ChatGPT kann Sie im Projektmanagement gut unterstützen. So können Sie die KI nach geeigneten Methoden und Tools fragen, oder auch eine Ideenliste erstellen lassen. Sie können auch nach Projektphasen, Aufgabenlisten oder Vorschlägen für E-Mail-Texten fragen.

Diese Fragen sind sogenannte Prompts.

ChatGPT Prompts formulieren

Was ist beim Formulieren der Fragen oder Aufgabenstellungen zu beachten?

Allgemein gilt:

• Je präziser Sie einen Befehl formulieren, desto exakter wird ChatGPT antworten.
• ChatGPT ist Ihr Dialogpartner. Je mehr Kontext ChatGPT zur Verfügung steht, desto klarer wird Ihr Befehl ausgeführt. Sie können also erstmal Ihre Situation bzw. Problem beschreiben.
• Versuchen Sie bitte sprachlich klar und genau zu formulieren und vermeiden Sie zu lange Sätze.
• Rückfragen können Ihnen dabei helfen, noch konkretere Antworten zu erhalten.
• Schreiben Sie, was der Chatbot Ihnen sagen soll, nicht, was er Ihnen nicht sagen soll.
• Auch der Schreibstil (professionell, locker, lustig), die Textlänge (1 Seite oder kurz) oder das Alter des Empfängers Ihres späteren Textes können von ChatGPT beachtet und auf Ihre genaue Anweisung hin textlich entsprechend berücksichtigt werden.

Anwendungsbeispiele

Die folgenden Beispiele habe ich mit Hilfe von dem Chat-Bot von Bing durchgeführt, weil ich hier genauer festlegen kann, ob ich einen Text, eine Mail oder eine Ideenliste erstellen möchte und in welchem Stil der Text gehalten werden soll. Obwohl ich es nicht über die Anwendung ChatGPT gemacht habe, nenne ich es hier so.

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➡️ Ideen für einen Workshop erhalten

Sie möchten zum Kick-Off Ihres Projektes einen Workshop durchführen und benötigen noch eine paar kreative Ideen.

Antwort:

• Eine kurze Geschichte erzählen, die das Projektthema oder -ziel veranschaulicht
• Eine Umfrage oder ein Quiz unter den Teilnehmern durchführen, um ihr Vorwissen oder ihre Erwartungen zu erfassen
• Eine kreative Herausforderung stellen, wie z.B. einen Turm aus Papier und Klebeband zu bauen oder ein Logo für das Projekt zu entwerfen
• Eine Eisbrecher-Aktivität organisieren, bei der die Teilnehmer sich gegenseitig kennenlernen oder etwas Persönliches über sich selbst teilen
• Eine Collage oder ein Moodboard aus Bildern, Zitaten oder Symbolen erstellen, die das Projekt inspirieren oder repräsentieren
• Eine gemeinsame Vision oder ein Leitbild für das Projekt formulieren und visualisieren
• Eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) des Projekts durchführen und diskutieren
• Eine Brainstorming-Session abhalten, um Ideen, Fragen oder Bedenken zum Projekt zu sammeln und zu priorisieren
• Eine Simulation oder ein Rollenspiel durchführen, um mögliche Szenarien, Probleme oder Lösungen für das Projekt zu erforschen
• Eine Feedback-Runde durchführen, bei der die Teilnehmer ihre Meinung, ihr Interesse oder ihre Motivation für das Projekt äußern

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➡️ Marktbericht erstellen lassen

Sie möchten einen Marktbericht erstellen, um Ihren Chef von einer neuen Geschäftsidee oder einem neuen Markt zu überzeugen? Dann bitten Sie ChatGPT Ihnen Inhalte für eine entsprechende PowerPoint-Präsentation zu erstellen. Tipp: Sie können dabei auch in eine andere Rolle schlüpfen, wie z.B. die eines Unternehmensberaters.

Antwort:

Bericht über den aktuellen Stand bei Online-Shops für Kapselkaffeemaschinen

Folie 1: Einleitung

• Ziel des Berichts: Analyse der Online-Shops für Kapselkaffeemaschinen in Deutschland und Europa
• Methodik: Vergleich von Preisen, Sortiment, Kundenbewertungen, Lieferbedingungen und Marketingstrategien
• Relevanz für unser Geschäft: Identifikation von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken für unseren Online-Shop

Folie 2: Marktübersicht

• Marktvolumen: ca. 1,5 Milliarden Euro Umsatz in Deutschland und 4,5 Milliarden Euro in Europa im Jahr 2022
• Marktführer: Nespresso, Tassimo, Dolce Gusto, Senseo und Lavazza
• Markttrends: steigende Nachfrage nach nachhaltigen und personalisierten Kapseln, wachsende Konkurrenz durch günstigere Alternativen

Folie 3: Stärken und Schwächen unseres Online-Shops

• Stärken: hohe Qualität und Vielfalt unserer Kapseln, attraktive Preise und Rabatte, schnelle und kostenlose Lieferung, hohe Kundenzufriedenheit und Treue
• Schwächen: geringe Bekanntheit und Sichtbarkeit im Internet, begrenzte Auswahl an Maschinen und Zubehör, hoher Anteil an Einwegverpackungen

Folie 4: Chancen und Risiken unseres Online-Shops

• Chancen: Erweiterung unseres Sortiments um nachhaltige und personalisierte Kapseln, Erhöhung unserer Online-Präsenz durch gezielte Werbung und Kooperationen, Erschließung neuer Märkte und Kundensegmente
• Risiken: sinkende Margen durch steigenden Wettbewerbsdruck, Verlust von Kunden durch mangelnde Innovation und Differenzierung, rechtliche und regulatorische Herausforderungen durch Umweltschutzauflagen

Folie 5: Fazit und Empfehlungen

• Fazit: Unser Online-Shop hat ein großes Potenzial im Markt für Kapselkaffeemaschinen, muss aber seine Stärken besser ausspielen und seine Schwächen überwinden
• Empfehlungen: Investition in nachhaltige und personalisierte Kapseln, Optimierung unserer Website und unseres Kundenservices, Entwicklung einer klaren Positionierung und eines einzigartigen Markenimages

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➡️ Branchenwissen zu einem neuen Kunden erhalten

Stellen Sie sich vor, Ihr neuer Kunde gehört zu einer Ihnen unbekannten Branche. Da wäre es doch gut, Wettbewerber zu kennen und ein paar Zahlen zu der Branche. So können Sie sich besser auf das nächste Gespräch vorbereiten.

Antwort:

Hier ist eine Liste der Top 10 Automarken in Bezug auf die Anzahl der Autos, die sie im Jahr 2022 weltweit verkauft haben, sowie ihren Umsatz in Milliarden US-Dollar. Die Daten stammen aus den folgenden Quellen:

Automarke	Verkaufte Autos (in Millionen)	Umsatz (in Milliarden US-Dollar)
Toyota	10,5	281,6
Volkswagen	8,3	295,7
Hyundai	6,9	105,8
General Motors	5,9	122,5
Stellantis	5,8	165,6
Renault-Nissan-Mitsubishi	5,8	144,9
Ford	4,3	127,1
Honda	4,2	137,6
BMW	2,3	118,4
Mercedes-Benz	2,2	192,6

Wie Sie sehen können, ist Toyota die meistverkaufte Automarke der Welt, gefolgt von Volkswagen. Volkswagen ist jedoch der umsatzstärkste Automobilhersteller der Welt. Die meisten Automarken haben im Jahr 2022 einen Rückgang der Verkaufszahlen im Vergleich zu 2021 erlebt, aufgrund von verschiedenen Faktoren wie der Corona-Krise, dem Halbleitermangel und geopolitischen Spannungen.

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➡️ Erste Ideen entwickeln

Wenn Sie eine Aufgabe von Ihrem Chef gestellt bekommen haben, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, dann bitten Sie ChatGPT einfach um eine Ideen-Liste. Falls die erste Liste noch nicht passt, dann einfach den Entwurf neu generieren lassen oder einzelne Ideen herauspicken und konkretisieren lassen.

Antwort:

• Verwende Drohnen oder Roboter, um die Lieferungen zu automatisieren und zu beschleunigen.
• Nutze künstliche Intelligenz, um die optimale Route, das Fahrzeug und den Fahrer für jede Bestellung zu ermitteln.
• Implementiere ein Rücksende-Management-System, das die Kunden dazu anregt, unerwünschte Produkte in der Nähe abzugeben oder zu spenden, anstatt sie zurückzuschicken.
• Fördere die Nachhaltigkeit, indem du recycelbare oder wiederverwendbare Verpackungen verwendest und die Kunden dafür belohnst, dass sie sie zurückgeben oder wiederverwenden.
• Biete flexible Lieferoptionen an, wie z.B. Click-and-Collect, Same-Day-Delivery oder Locker-Pickup, um die Kundenbedürfnisse zu erfüllen und die Lagerhaltungskosten zu senken.
• Etabliere eine gemeinsame Plattform für die Zusammenarbeit mit anderen Einzelhändlern, um die Transportkapazitäten zu teilen und die Leerfahrten zu reduzieren.
• Nutze die Datenanalyse, um die Nachfrage vorherzusagen, das Inventar zu optimieren und die Bestandsüberschüsse oder -engpässe zu vermeiden.
• Erstelle ein Treueprogramm, das die Kunden dazu ermutigt, größere oder häufigere Bestellungen aufzugeben, um die Versandkosten pro Artikel zu senken.
• Bilde das Logistikpersonal weiter, um ihre Fähigkeiten zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Fehlerquoten zu verringern.
• Investiere in moderne Technologien, wie z.B. RFID-Tags, GPS-Tracker oder Blockchain, um die Transparenz und Sicherheit der Lieferkette zu erhöhen.

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➡️ Projektrisiken managen

Als Projektmanager müssen Sie Projektrisiken im Blick behalten und ggf. reagieren. Sie müssen das Problem analysieren und eine Lösung finden. Das ist aber manchmal nicht ganz einfach. ChatGPT kann Ihnen helfen, wenn Sie nicht weiterkommen.

Antwort:

Als Unternehmensberater würde ich dir folgende Lösungen vorschlagen:

• Kläre die Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder im Lenkungsausschuss und stelle sicher, dass sie die Ziele und den Nutzen des Projekts verstehen.
• Erstelle eine klare Agenda für jede Sitzung des Lenkungsausschusses und kommuniziere die zu treffenden Entscheidungen im Voraus.
• Nutze Moderationstechniken, um die Diskussion zu strukturieren und zu fokussieren, und fordere die Stakeholder aktiv zur Abstimmung auf.
• Dokumentiere die getroffenen Entscheidungen und die offenen Punkte und verfolge deren Umsetzung regelmäßig nach.

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➡️ Eine Agenda für eine Lenkungsauschuss-Sitzung erstellen lassen

Wenn Sie neu sind beim Thema Projektmanagement, dann haben Sie noch nie an einer Lenkungsausschuss-Sitzung teilgenommen bzw. diese organisiert. Sie möchten alles richtig machen, aber Ihnen fehlt die Erfahrung. Dann fragen Sie einfach nach.

Antwort:

Eine mögliche Agenda für eine Lenkungsausschuss-Sitzung ist:

• Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmer
• Bericht über den aktuellen Stand des Projekts, einschließlich Meilensteine, Risiken und Abweichungen vom Plan
• Diskussion über offene Fragen und Entscheidungsbedarf
• Festlegung von Maßnahmen und Verantwortlichkeiten
• Terminplanung für die nächste Sitzung und Feedback
• Verabschiedung und Dank

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➡️ E-Mail-Text erstellen

Sie sind gestresst und müssen jetzt noch ganz schnell die Projektmitglieder zum Kick-Off-Meeting einladen. Sie sitzen vor Outlook, aber es fällt Ihnen gerade nichts ein? Dann holen Sie sich Hilfe.

Antwort:

Hallo liebe Projektmitglieder,

ich freue mich, euch mitteilen zu können, dass unser Projekt offiziell gestartet ist. Um uns alle auf den gleichen Stand zu bringen und die nächsten Schritte zu besprechen, lade ich euch herzlich zum Projekt Kick-Off ein. Es findet am 16.10.2023 von 10:00-12:00 Uhr im Besprechungsraum „Sylt“ statt.

Bitte bestätigt mir eure Teilnahme bis zum 13.10.2023 per E-Mail. Ich bin gespannt auf eure Ideen und Anregungen für unser spannendes Projekt.

Bis bald und viele Grüße

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Fazit

Die Beispiele zeigen, wie vielfältig ChatGPT Sie als Projektleiter unterstützen kann. Die Antworten sind aus meiner Sicht gut. Sie liefern erste Ideen, mit denen Sie dann weiterarbeiten können. So werden Sie schneller, weil Sie in wenigen Sekunden konkret werden können.

Aber ich denke, es wird auch klar, dass der Job des Projektleiters nicht durch die KI überflüssig wird.

Im nächsten Artikel gehe ich der Frage nach, ob ChatGPT Ihre neue Projekt-Assistenz werden kann.