In diesem Beitrag gehe ich nochmal einen Schritt weiter und zeige an einem Beispiel, wie Sie ein Projekt planen können und ChatGPT Ihnen dabei als Assistent hilft.

Da in einem klassischen Projektmanagement die einzelnen Schritte und Vorgehensweisen klar sind und eine logische und zeitliche Abfolge haben, kann der KI-Bot hier gut helfen.

Mit Hilfe von ChatGPT können Sie also in wenigen Minuten eine Planung für Ihr Projekt erstellen.

Da es sich um einen Chat handelt, sollten Sie erstmal Ihr Projekt vorstellen und dann in diesem Chat bleiben, um die weiteren Prompts (Anweisungen / Fragen) zu stellen, damit ChatGPT den Zusammenhang zu Ihrem Projektthema behält und seine Antworten immer weiter detailliert.

Das Beispiel-Projekt

Aus vielen Gesprächen mit anderen Selbständigen und eigener Analyse weiß ich, dass insbesondere kleine Unternehmen auf ihrer Webseite nur ein paar Basis-Informationen veröffentlichen. Hauptsächlich werden die Produkte oder Dienstleistungen nur kurz beschrieben und die Kontakt-Adresse, Telefonnummer und E-Mail genannt.

Die Webseite wird nicht regelmäßig überarbeitet, weil eine Werbeagentur sehr teuer ist. Außerdem fehlen die notwendigen Programmierkenntnisse.

Daher höre ich häufig: „Ja, meine Webseite müsste ich mal überarbeiten, aber jetzt passt es gerade nicht.“

Und so wird das Thema über Jahre vor sich hergeschoben.

Mit WordPress hat man dagegen die Möglichkeit eine eigene Webseite zu erstellen, ohne selbst programmieren zu können. Anpassungen und Ergänzungen sind einfach gemacht. Außerdem können kostenlose Plugins installiert werden, um noch mehr Möglichkeiten zu haben.

Aber ein Unternehmensinhaber, z.B. ein Handwerker, traut sich nicht so einfach an das Thema heran. Hier kann ChatGPT unterstützen.

Die Projektbeschreibung

Als erstes sollten Sie ChatGPT Ihr Projekt vorstellen, damit die weiteren Antworten möglichst genau sind und zu Ihrem Projekt passen.

Schritt 1: Domain und Hosting

• Falls Sie noch keine Domain haben, registrieren Sie eine passende Domain, die den Namen Ihres Unternehmens oder Ihre Dienstleistungen enthält.
• Wählen Sie einen Hosting-Anbieter, der WordPress-Hosting anbietet. Beliebte Optionen sind Bluehost, SiteGround oder HostGator. Befolgen Sie die Anweisungen des Hosting-Anbieters, um WordPress auf Ihrer Domain zu installieren.

Schritt 2: WordPress einrichten

• Sobald WordPress installiert ist, können Sie auf das WordPress-Dashboard zugreifen. Hier können Sie Ihre Webseite erstellen und verwalten.

Schritt 3: Wählen Sie ein Theme

• Wählen Sie ein WordPress-Theme, das zu Ihrem Unternehmen passt. Es gibt viele kostenlose und kostenpflichtige Themes verfügbar. Sie können Themes im WordPress-Theme-Verzeichnis durchsuchen und installieren.

Schritt 4: Grundlegende Einstellungen vornehmen

• Gehen Sie zu „Einstellungen“ im WordPress-Dashboard und passen Sie die grundlegenden Einstellungen an, wie z.B. den Seitentitel, die Permalinks (URL-Struktur) und die Zeitzone.

Schritt 5: Seiten und Inhalte erstellen

• Erstellen Sie grundlegende Seiten für Ihre Webseite, wie z.B. „Über uns“, „Dienstleistungen“, „Kontakt“ und andere relevante Seiten.
• Fügen Sie Inhalte hinzu, die Ihre Dienstleistungen und Ihr Unternehmen beschreiben. Verwenden Sie klare und prägnante Texte sowie ansprechende Bilder.

Schritt 6: Plugins hinzufügen

• Nutzen Sie WordPress-Plugins, um Funktionen hinzuzufügen, die Ihre Webseite verbessern, wie z.B. ein Kontaktformular, SEO-Tools oder Social-Media-Sharing-Buttons.
• Ein gutes Plugin für die Kontaktseite ist „Contact Form 7“, das Ihnen erlaubt, benutzerdefinierte Kontaktformulare zu erstellen.

Schritt 7: Design anpassen

• Passen Sie das Design Ihres Themes an Ihre Marke an. Dies kann das Ändern von Farben, Hinzufügen eines Logos und Anpassen von Schriftarten umfassen.

Schritt 8: SEO optimieren

• Nutzen Sie ein SEO-Plugin wie „Yoast SEO“, um Ihre Webseite für Suchmaschinen zu optimieren. Das hilft dabei, Ihre Seite in den Suchergebnissen besser sichtbar zu machen.

Schritt 9: Mobile Optimierung

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Webseite auf Mobilgeräten gut aussieht und funktioniert. Die meisten WordPress-Themes sind responsive, aber überprüfen Sie dies trotzdem.

Schritt 10: Überprüfung und Veröffentlichung

• Überprüfen Sie Ihre Webseite sorgfältig auf Fehler und Unstimmigkeiten.
• Wenn alles bereit ist, veröffentlichen Sie Ihre Webseite, sodass sie für Besucher zugänglich ist.

Schritt 11: Wartung und Aktualisierung

• Pflegen Sie Ihre Webseite, indem Sie regelmäßig Updates für WordPress, Themes und Plugins durchführen.
• Halten Sie Ihre Inhalte aktuell und fügen Sie bei Bedarf neue Informationen hinzu.

Wenn Sie spezifische Fragen haben oder Hilfe bei bestimmten Schritten benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. WordPress bietet auch eine aktive Community und zahlreiche Ressourcen, um Ihre Webseite erfolgreich zu gestalten.

Diese Antwort ist ausführlicher, als ich es erwartet hatte, zeigt mir aber schon, worauf es ankommt. Außerdem erhalte ich bereits wertvolle Hinweise zu Plugins.

Projektziele definieren

Zu Beginn eines Projektes sollten Sie die Ziele festlegen. Diese Ziele sollten SMART sein.

Spezifisch (Specific):

• Ziel: Verbesserung der Benutzererfahrung auf der Webseite.
• Klärung: Was genau möchten Sie an der Benutzererfahrung verbessern? Ist es die Navigation, die Ladezeiten oder die Informationsverfügbarkeit?

Messbar (Measurable):

• Ziel: Steigerung der Anzahl der monatlichen Seitenaufrufe um 20% im Vergleich zum Vorjahr.
• Klärung: Wie werden Sie die Anzahl der Seitenaufrufe messen, z.B. durch Google Analytics?

Erreichbar (Achievable):

• Ziel: Erstellen von mindestens 10 neuen Blogbeiträgen im nächsten Quartal.
• Klärung: Ist es realistisch, dass Sie diese Menge an Blogbeiträgen erstellen können, basierend auf Ihren Ressourcen und Ihrem Zeitplan?

Relevant (Relevant):

• Ziel: Optimierung der Webseite, um Suchmaschinen-Sichtbarkeit zu verbessern und mehr qualifizierte Leads zu generieren.
• Klärung: Ist die Optimierung der Webseite für Suchmaschinen und Lead-Generierung relevant für Ihr Geschäft?

Zeitgebunden (Time-bound):

• Ziel: Die Überarbeitung der Webseite wird innerhalb von 3 Monaten ab Projektstart abgeschlossen sein.
• Klärung: Bis wann sollen die Ziele erreicht sein? Haben Sie einen klaren Zeitrahmen festgelegt?

Diese SMART-Ziele helfen Ihnen, Ihr Projekt zur Überarbeitung der Unternehmenswebseite klarer zu definieren und sicherzustellen, dass Sie messbare Fortschritte verfolgen können.

Hier schlägt uns ChatGPT nicht nur Ziele vor, sondern gibt auch noch Erläuterungen dazu bzw. führt Fragen auf, die Sie sich bei Ihrem Projekt stellen sollten. So sind Sie besser in der Lage, Ihre eigenen Projektziele zu definieren.

Die Phasenplanung

Nun beginnt die Planung. Ein Projekt wird in mehrere Phasen aufgeteilt, die jeweils mit einem Meilenstein enden. Das bedeutet, dass am Ende einer Phase ein Zwischenergebnis erzielt wird. Die Phasen folgen zeitlich aufeinander.

Ich habe um eine übersichtliche Tabelle gebeten, bei der ich keine Erklärungen zu den Phasen haben möchte, sondern nur die Übersicht. Jetzt wird schon deutlicher, wie Sie in Ihrem Projekt vorgehen sollten.

Die Strukturplanung

Ein Projekt wird in Teilaufgaben bzw. Teilprojekte mit Arbeitspaketen unterteilt. Der Projektstrukturplan ist die Grundlage für die Termin- und Ablaufplanung, die Kostenplanung und der Planung der Ressourcen (Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind).

Teilprojekt 1: Planung

Arbeitspaket	Beschreibung
1.1 Projektziele	Festlegen der Ziele für die Webseiteüberarbeitung
1.2 Ressourcenplanung	Planung der benötigten Ressourcen und Budgetierung

Teilprojekt 2: Design

Arbeitspaket	Beschreibung
2.1 Webdesign	Gestaltung des visuellen Erscheinungsbildes der Webseite
2.2 UX-Optimierung	Verbesserung der Benutzererfahrung und Navigation

Teilprojekt 3: Entwicklung

Arbeitspaket	Beschreibung
3.1 Technische Umsetzung	Implementierung der Webseite auf Basis des Designs
3.2 Responsives Design	Sicherstellung der optimalen Darstellung auf verschiedenen Geräten

Teilprojekt 4: Inhaltserstellung

Arbeitspaket	Beschreibung
4.1 Texte und Inhalte	Erstellung und Optimierung von Texten für die Webseite
4.2 Grafiken und Medien	Auswahl und Bearbeitung von Bildern, Videos und anderen Medien

Teilprojekt 5: Veröffentlichung und Wartung

Arbeitspaket	Beschreibung
5.1 Webseite veröffentlichen	Hochladen und Veröffentlichen der fertigen Webseite
5.2 Laufende Wartung	Implementierung von Updates, Fehlerbehebung und Content-Management

Nun wird es langsam konkret. Falls Ihnen einige Begriffe zu technisch sind und Sie sie nicht verstehen, können Sie entweder bei Wikipedia nachsehen, oder auch ChatGPT bitten, die Fachbegriffe zu erläutern.

Die Ablaufplanung

Der Strukturplan wird nun verfeinert und ergänzt. Die Aufgaben werden in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht.

Phase und Teilprojekt sind hier identisch. Es kann aber sein, dass es bei Ihrem Projekt, wenn es sich um ein anderes Thema handelt, anders sein wird.

Die Terminplanung

Nachdem klar ist, welche Aufgaben es gibt, muss nun die Bearbeitungsdauer geschätzt werden. Dieser Part fällt vielen Projektmanagern schwer, denn die Dauer für eine Aufgabe, die man noch nie gemacht hat, ist schwer einschätzbar. Lassen Sie sich auch hier wieder von ChatGPT helfen.

Diese Zeitplanung gibt gute Hinweise, wie lange das Projekt dauern wird (ca. 20 Wochen). Wobei meine Einschätzung z.B. bei 3.1 deutlich geringer wäre. Klar wird aber auch: Die Webseite überarbeitet man nicht in 3 Tagen! Und es wird die laufende Wartung berücksichtigt. Denn es soll ja nicht wieder eine statische Seite werden, die einmal erstellt wurde und dann jahrelang so bleibt. Dazu gehört, dass z.B. Mitarbeiterfotos aktualisiert werden müssen, wenn es personelle Veränderungen gibt. Aber auch besondere (Verkaufs-)Aktionen, regelmäßiger „Blick hinter die Kulisse“ oder andere Themen, die in Blogartikeln erläutert werden, sorgen dafür, dass Kunden immer wieder Ihre Webseite besuchen.

Die Ressourcenplanung

Nun geht es weiter mit unserer Projektplanung und der Frage, wie viele Mitarbeiter für das Projekt benötigt werden.

Hier bin ich mit der Antwort von ChatGPT nicht so zufrieden. Ich habe ja am Anfang gesagt, dass ich meine Unternehmensseite mit WordPress erstellen möchte. Dafür benötige ich keinen Webentwickler oder Frontendentwickler, sondern kann vieles selbst erledigen.

Die Kostenplanung

Ein ganz wichtiger Punkt: Wie viel wird unser Projekt kosten? Hier kann ChatGPT eine Einschätzung geben. Natürlich müssen Sie dann noch konkret die Kosten ermitteln, indem Sie Preise recherchieren und Angebote einholen.

Phase	Teilprojekt	Arbeitspaket	Geschätzte Dauer (Wochen)	Benötigte Ressourcen	Geschätzte Kosten (Euro)
Phase 1: Planung	Teilprojekt 1: Planung	1.1 Projektziele	2	Projektmanager, Teammitglieder	5.000
		1.2 Ressourcenplanung	1	Projektmanager, Finanzexperte	2.500
Phase 2: Design	Teilprojekt 2: Design	2.1 Webdesign	3	Grafikdesigner, UX-Experte	8.000
		2.2 UX-Optimierung	2	UX-Experte, Webdesigner	5.000
Phase 3: Entwicklung	Teilprojekt 3: Entwicklung	3.1 Technische Umsetzung	4	Webentwickler, Frontend-Entwickler	12.000
		3.2 Responsives Design	2	Webentwickler, Designer	6.000
Phase 4: Inhaltserstellung	Teilprojekt 4: Inhaltserstellung	4.1 Texte und Inhalte	3	Content Writer, SEO-Experte	7.000
		4.2 Grafiken und Medien	2	Grafikdesigner, Fotograf	4.000
Phase 5: Veröffentlichung und Wartung	Teilprojekt 5: Veröffentlichung und Wartung	5.1 Webseite veröffentlichen	1	Webentwickler, IT-Administrator	3.000
		5.2 Laufende Wartung	ongoing	IT-Administrator, Support-Team	6.000 pro Jahr

Die geschätzten Kosten sind nur grobe Schätzungen und können je nach den tatsächlichen Ressourcenkosten und anderen Faktoren variieren. Es ist wichtig, die Kosten sorgfältig zu überwachen und das Budget während des Projekts zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass es eingehalten wird.

Bei den Kosten zeigt sich, was in dem Schritt davor sich bereits angedeutet hat: ChatGPT geht davon aus, dass wir für unsere Webseite Programmierer benötigen, die viel kosten. Da ich mit WordPress arbeiten möchte, kann ich mir viele dieser Kosten sparen.

Ich habe ChatGPT um eine neue Einschätzung gebeten unter der Berücksichtigung, dass ich die Seite mit WordPress erstelle:

Die neue Kostenaufstellung habe ich jetzt nicht hier eingefügt, kann aber sagen, dass einige Posten nun „0 €“ betragen und auch sonst die Kosten reduziert wurden.

Fazit

ChatGPT ist aus meiner Sicht teilweise als Projekt-Assistenz geeignet. Ziele, Projektphasen, Teilprojekte und Arbeitspakete werden sinnvoll aufgelistet. Hier müsste ich im konkreten Fall aber noch weiter ins Detail gehen und die Arbeitspakete konkretisieren lassen.

Bei der Zeitschätzung, Ressourcenplanung und Kostenaufstellung hat ChatGPT meine Vorgabe, die Webseite mit WordPress zu erstellen nicht richtig berücksichtigt, was zu einer überhöhten Kosteneinschätzung führt.

Es bleibt also dabei: Der künstliche Intelligenz darf man nicht blind vertrauen, sondern muss mit einem Realitäts-Check die Angaben überprüfen.

Gleichzeitig würde ich aber auch sagen, dass es verzeihlich ist, wenn ChatGPT bei seiner Zeitschätzung zu hoch liegt, denn es ist immer besser in seinem Projekt Puffer einzuplanen. Falls ein Aufgabenpaket schneller fertig wird, können Sie sich freuen. Eine zu optimistische Schätzung wäre ärgerlicher. Außerdem ist mir auch klar, dass die Kostenschätzung nicht genau sein kann, sondern nur Orientierung gibt und mit konkreten Preisen und Angeboten angepasst werden muss. Aber auch hier gilt: Wenn Sie mit höheren Kosten gerechnet haben, aber es dann günstiger wird, können Sie sich freuen.