Der Preisvergleich – Büromöbel von üblichen Herstellern

In den letzten Artikeln habe ich Ihnen die Büromöbel von IKEA vorgestellt. Heute kommt der Preisvergleich zu „normalen“ Büromöbeln. Ist IKEA wirklich so günstig, wie man immer denkt?


Büromöbel einfach online bestellen und liefern lassen

Anbieter von Büromaterial haben natürlich auch Büromöbel im Katalog. Diese Büromöbel gibt es in verschiedenen Farben und Ausführungen. Für den Preisvergleich habe ich ein paar Online-Anbieter herausgesucht. Sicherlich gibt es auch bei Ihnen vor Ort Büromöbelanbieter, bei denen Sie sich die Produkte im Geschäft ansehen können. In einigen Städten gibt es auch Büromöbel-Outlets, wo Sie Restposten oder gebrauchte Möbel kaufen können.

Beim Preisvergleich müssen Sie eine wichtige Sache beachten: Die Online-Anbieter geben immer Netto-Preise an. D.h. es kommt noch 19% Mehrwertsteuer hinzu. Also sind die Preise nicht so günstig, wie sie auf dem ersten Blick aussehen. Wenn wir also die Möbel mit IKEA-Möbeln vergleichen, müssen wir das beachten, da bei IKEA Brutto-Preise angegeben werden.

Im folgenden Preisvergleich betrachte ich nur die Möbel. Bei den Gesamtkosten muss man aber auch bedenken, dass noch Zusatzkosten entstehen. So zahlt man bei IKEA für das Zusammenstellen der Möbel (Click & Collect) bis zu 25,- Euro und für die Lieferung bis zu 175 ,- Euro. Bei den Online-Händlern entstehen dagegen diese Zusatzkosten nicht, da die Lieferung in der Regel ab einem Warenwert von 50 Euro kostenlos ist.

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Der Preisvergleich

Bei den Online-Händlern musste ich ein bisschen nach einem geeigneten Möbelprogramm suchen, da nicht alle über einen Rollcontainer mit hoher Schublade für Hängemappen verfügen.

Ich habe einen Schreibtisch (80×120 cm), einen Bürostuhl, einen Rollcontainer, ein Sideboard, einen hohen Schrank mit Türen und eine Bodenschutzmatte herausgesucht.

Natürlich kann ich Ihnen hier keine allumfassende Marktübersicht bieten. Es handelt sich also nur um einige Beispiele.

 

Hier die klickbaren Links zu den einzelnen Möbelserien:

KAISER + KRAFT: Bianca

office-discount: Sydney

Büroplus: Altus

otto-office: Profiline

Büromarkt Böttcher: Basic

 

Auf dem ersten Blick ist IKEA günstiger. Aber: bei den anderen Möbelserien erhält man andere Dekore (Holzfurnier, grau etc.) ohne Aufpreis. Außerdem muss man selbst die Teile zusammensuchen und transportieren. Wenn man dafür wie oben beschrieben den Service in Anspruch nimmt, dann kommen noch 200,- Euro hinzu. Dann sind im Vergleich andere Anbieter günstiger.

Es lohnt sich also, bei den Online-Händlern nach Büromöbeln zu schauen.

Für Sparfüchse: Komplettbüros

Wer wenig Geld zur Verfügung hat, für den sind Komplettbüros interessant. Hier erhalten Sie eine festgelegte Auswahl an Möbelstücken. Sie können sich also nicht zwischen verschiedenen Schreibtischgrößen entscheiden. Teilweise ist auch das Dekor festgelegt. Ein weiterer Nachteil: Der Rollcontainer hat keine hohe Schublade für Hängemappen. Wenn Ihnen das nicht so wichtig ist, dann schauen Sie sich doch einmal die folgenden Angebote an:


KAISER + KRAFT: Jack-Komplettbüro

Bestehend aus Schreibtisch, Rollcontainer und Schrank für 649,- Euro netto.

 

 

 

 

 

KAISER + KRAFT: Multi-Komplettbüro

Bestehend aus Schreibtisch, Rollcontainer, halbhohes Regal, Schrank und Schreibtischstuhl für 719,- netto.

 

Auch bei Amazon kann man Komplettbüros finden. Die Angebote bestehen teilweise nur aus 2 Teilen (Schreibtisch + Regal), einige beinhalten aber auch 5 Teile (Winkelschreibtisch, Rollcontainer, Sideboard, Schrank, Regal). Ich habe Kombinationen für bis zu 1.000,- Euro herausgesucht. Es gibt natürlich auch Angebote für 2.000, 3.000 oder 4.000 Euro. Hier eine Auswahl:










Nachtrag: Einer meiner Newsletter-Empfänger hat mich auf eine weitere Büromöbelserie hingewiesen: USM (klick).

Ich habe diese Möbel auch schon oft in den Büros meiner Kunden gesehen. Sie sind modular aufgebaut und zeitlos im Design. Allerdings nicht ganz günstig. Man kann fertig zusammengestellte Möbel auswählen, oder mit einem Konfigurator (klick) sein Regal nach eigenen Wünschen zusammenstellen. Es gibt auch diverse Einsätze (Tür, Schubladen etc.). Für mehr Inspiration einfach hier klicken: Büromöbel

Büroausstattung von IKEA für mehr Ordnung

Wer auf seinem Arbeitsplatz für Ordnung sorgen möchte, benötigt allerlei Hilfsmittel. Auch IKEA bietet Zubehör und Büroausstattung an. In diesem Artikel stelle ich verschiedene Elemente vor.


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Für mehr Sicherheit am Arbeitsplatz

Sicherheit ist auch an einem Büroschreibtisch wichtig. Kabel sollten nicht chaotisch über den Fußboden verlaufen, da man dort schnell ins Stolpern gerät. Auch auf und unter dem Schreibtisch sind Kabelkanäle sinnvoll.

Zum Thema Sicherheit gehört aber auch der Bürostuhl. Im vorhergehenden Artikel habe ich verschiedene Bürostühle vorgestellt. Zum Schutz des Fußbodenbelages gibt es entsprechende durchsichtige Matten. Und falls Sie eher kurze Beine haben, sollten Sie eine Fußstütze unter Ihren Schreibtisch stellen, damit Sie mit den Füßen Kontakt zum Boden bekommen.

 

SIGNUM Kabelkanal, unter dem Schreibtisch montieren

MONTERA Kabeltunnel für die Wand

UPPLEVA Kabelabdeckleiste für die Wand

 

 

 

 

 

KOLON Fußbodenschutz

DAGOTTO Fußstütze

 

 

 

 

Ordnung auf dem Schreibtisch

Für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch sind Ablagekästen sinnvoll. Diese sollten Sie allerdings nur für den Posteingang und ggf. den Postausgang nutzen. Und eventuell noch für einen kurzfristige Zwischenlagerung von Vorgängen (wenn Sie noch auf eine Antwort von einem Kollegen warten und diese voraussichtlich heute oder morgen erhalten). Für alle weiteren Unterlagen und Vorgänge empfehle ich Ihnen Hängemappen zu nutzen. Diese können Sie beschriften, sodass Sie die Unterlagen schnell im Griff haben und nicht lange in Stapeln suchen müssen. Außerdem schaffen Sie es dadurch, den Schreibtisch von Papierstapeln zu befreien. Sinnvolles Zubehör von IKEA sind:

 

 

SUMMERA Einsatz für die Stifte-Schublade
SUMMERA Hängemappen aus Kunststoff

 

 

 

 

 


Was viele Menschen nicht wissen: den Zeitungshalter kann man nicht nur an die Wand montieren, sondern auch als Formularfach in der Schublade des Rollcontainers verwenden.

KVISSLE Formularfächer für die Schublade
KVISSLE Ablagekasten mit 4 Schüben
KVISSLE Stehsammler für Zeitschriften und Kataloge
Die KVISSLE-Serie ist in weiß gehalten und stabil. Aber leider auch etwas teurer.

 

 

Günstiger ist die DOKUMENT-Serie in Silber aus Draht:

 

DOKUMENT Papierkorb
DOKUMENT Zeitschriftensammler
DOKUMENT Ablagekasten mit 3 Fächern
DOKUMENT Stiftebecher

YPPERLIG Stiftehalter, Büroklammern etc.

Wer etwas mehr Farbe im Regal haben möchte, der kann auch die Zeitschriftensammler KNUFF aus Sperrholz selbst in der Wunschfarbe anmalen. Ich empfehle ja immer, sich ein Farbkonzept für die Ordner und Hängemappen zu überlegen. Dies können Sie also auch für die Zeitschriftensammler umsetzen:

KNUFF Zeitschriftensammler aus Sperrholz

Oder auch mit der Mini-Kommode MOPPE:
MOPPE mit 6 Schubladen, MOPPE mit 6 unterschiedlich großen Schubladen

Zum Schutz der Schreibtischplatte gibt es natürlich auch eine Schreibunterlage. Aber Achtung: bitte nicht unter die Unterlage kleine Zettel schieben. Das sieht nicht ordentlich aus. Besser für diese wichtigen Informationen eine Infomappe anlegen: PRÖJS Schreibunterlage transparent

 

Büromaterial

Sogar Büromaterial kann man bei IKEA kaufen. Hier lohnt sich auf alle Fälle aber auch ein Preisvergleich mit den üblichen Büromaterial-Anbietern. Die Notizbücher sind in einem klassischen schwarz gehalten und daher gut fürs Büro geeignet.

 

FULLFÖLJA Notizbuch A5
FULLFÖLJA Notizbuch A4
FULLFÖLJA Klebeband mit Halter

 

 

 

Ideensammlung – dekorativ und nützlich

Wer schnell mal eine Idee notieren möchte, oder ein Mindmap entwickelt, der braucht eine beschreibbare Magnettafel. Diese gibt es in weiß in zwei verschiedenen Größen:

 

 

VEMUND Schreib-/Magnettafel weiß, 70×50 cm
SPONTAN Magnettafel, weiß, 37×78 cm

 

 

 

 

 



Und zum draufkleben Post-It:

FULLFÖLJA Haftnotizzettel in verschiedenen Größen und Farben

 

 

 

 

 

Aber auch die klassische Pinnwand hat IKEA im Angebot: VÄGGIS Pinnwand

Einsätze für KALLAX

Wer sich für ein Regal bzw. eine Regal-Schreibtisch-Kombination von KALLAX entschieden hat, benötigt noch ein paar Einsätze. Denn das Regal hat leider keine Rückwand. Die Einsätze verfügen selbst über eine Rückwand, Seiten- und Bodenteile. Eine Tür wird also nicht einfach am Regal befestigt, sondern wird mit einem Einsatz zusammengebaut und ins Fach eingesetzt.

 

 

KALLAX Einsatz mit Tür, weiß
KALLAX Einsatz mit 2 Schubladen, weiß
KALLAX Einsatz mit Vitrinentür und einem Glasboden, weiß
KALLAX Einsatz mit kleinen Fächern, grau
KALLAX Zwischenboden mit Stifteschale, grau

LEKMAN Box, weiß

 

 


Nachdem ich Ihnen nun ausführlich die Produkte von IKEA vorgestellt habe, mache ich im nächsten Artikel einen Preisvergleich mit normalen Büromöbelprogrammen. Lassen Sie sich überraschen!

So gestalten Sie Ihr Büro mit Möbeln von IKEA

Wer sein Büro neu einrichten möchte, der muss sich erstmal für einen Anbieter entscheiden. Diejenigen, die sich selbständig gemacht haben und von zu Hause aus arbeiten, denken vielleicht zuerst an IKEA. So ging es mir auch. Als ich mein Büro eingerichtet habe, bin ich zum Möbelhaus gefahren, habe mir einen Überblick verschafft, etwas ausgesucht und dann im Auto nach Hause transportiert und aufgebaut.

Also habe ich mir die Produkte von IKEA noch einmal genauer angesehen.

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Das professionelle Büro

IKEA bietet eine Möbelserie für ein professionelles Büro an. Das Gute daran: Zeitloses Design, gute Funktionalität und die Maße entsprechen den Arbeitsstättenrichtlinien. Die Schreibtische heißen BEKANT, die Schränke GALANT. Es gibt auch eine Kaufhilfe, in der auf einigen Seiten Produktbeispiele zusammengetragen sind und Hinweise zur Richtlinie gegeben werden. Diese Übersicht erhalten Sie im Möbelhaus oder auch online: Das professionelle Büro (PDF)

Schreibtische

Die Schreibtische gibt es in verschiedenen Größen (breite) und Formen. Die Tischplatte ist in weiß, Birkenfurnier, schwarzbraun und grau erhältlich. Die Untergestelle gibt es in weiß und schwarz. Außerdem kann man auch ein Gestell auswählen, das elektrisch höhenverstellbar ist. So erhält man eine Vielzahl an Kombinationen. Da ich hier nicht alle Möglichkeiten auflisten kann, beschränke ich mich auf die Farben Birke und weiß. Birke ist ein schönes Holz-Design und daher gut für Büros geeignet. Weiß hat den Vorteil, dass man sehr leicht ergänzende Möbel in weiß finden kann.

 

 

 

 

 

 

 

Rollcontainer

Die Rollcontainer gibt es in zwei Ausführungen: mit 3 Schubladen und mit 2 Schubladen (eine davon ist hoch und für Hängemappen geeignet).

 

 

 

 

 

Konferenztische

Die Konferenztische sind quadratisch (140×140 cm) und halbrund (140×70 cm) erhältlich. Daraus lassen sich verschiedene Varianten kombinieren:

 

 

 

Schränke

Die Schränke können auch modular zusammengesetzt werden, sodass man sie den eigenen Bedürfnissen anpassen kann. Sie fragen sich jetzt vielleicht, warum man nicht einfach die normalen Billy-Regale oder andere Schränken nutzen sollte. Was ist der Unterschied? Im Büro hat man häufig nicht allzu viel Platz. Daher ist es gut, wenn die Schränke nicht über normale Türen verfügen, sondern Schiebetüren. Außerdem kann es sinnvoll sein, dass die Türen abschließbar sind. Beides ist bei der GALANT-Serie möglich. Auch hier gibt es wieder verschiedene Farben (Weiß, Birkenfurnier, Schwarzbraun, Grau), Höhen (120 oder 80 cm), Breiten (160 oder 80 cm) und Ausstattungen (offen, Tür, Schiebetür, Jalousie) und somit viele Kombinationsmöglichkeiten. Ich stelle Ihnen hier einige vor:

Schreibtischstühle

Wenn Sie mehrere Stunden täglich am Schreibtisch sitzen, dann sollten Sie in einen guten Stuhl investieren. Ihr Rücken wird es Ihnen danken. Wichtig dabei ist, dass der Stuhl höhenverstellbar ist, Sie die Lehne in der Höhe verstellen können und die Lehne möglichst über einen Wippmechanismus verfügt. Auch gute Rollen, die zum Fußboden passen, sind Pflicht. Es gibt drei geeignete Stühle im Programm: VOLMAR ist der Beste und natürlich auch am teuersten, MARKUS liegt im Mittelfeld und verfügt auch über eine Nackenstütze, RENBERGET hat weniger Funktionen und ist am günstigsten.

VOLMAR Drehstuhl mit Armlehnen, schwarz

 

MARKUS Drehstuhl mit Armlehnen, schwarz

RENBERGET Drehstuhl mit Armlehnen, schwarz

Die Alternativen

Mit BEKANT und GALANT hat IKEA eine gute Serie für Büromöbel herausgebracht. Aber es ist nicht ganz günstig. Natürlich gibt es auch noch einige Alternativen, wie z.B. BESTA, EKET und KALLAX, wie im Video vorgestellt.

SKARSTA Schreibtisch weiß, höhenverstellbar mit Kurbel

KALLAX Schreibtisch und Regal, weiß

FREDDE Arbeitsplatz, schwarz

Im Video habe ich gezeigt, dass ich diesen Schrank mit BESTA-Elementen zusammengestellt habe. Auf dem Foto können Sie die Maße erkennen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Teile, die Sie dafür benötigen, falls Sie diesen Schrank bestellen möchten. Sie können die Elemente natürlich auch in weiß bestellen, wenn das besser zu Ihren restlichen Möbeln passt.

2x BESTA Korpus, schwarzbraun, 60x40x128 cm
2x BESTA Korpus, schwarzbraun, 60x20x64 cm
6x BESTA Boden, schwarzbraun, tief
2x BESTA Boden, schwarzbraun, schmal
4x LAPPVIKEN Tür, schwarzbraun, 60×64 cm
2x BAGGANÄS Knopf, schwarz

Gesamtpreis: 208,- Euro

 

 

 


Im Video habe ich auch gezeigt, dass man mit der EKET-Serie ebenfalls einen Schrank zusammenstellen kann. Die hohen Schränke gibt es allerdings nur in weiß. Leider kann man den Schrank auf dem Foto nicht besonders gut erkennen. Hier nun die Liste der Teile zum Nachbauen:

4x EKET Schrank mit Tür und 2 Böden, weiß, 35x35x105 cm
2x EKET Schrank mit 4 Fächern, weiß, 70x25x70 cm
Gesamtpreis: 320,- Euro

 

 

 

 

 

Dies war ja schon einmal eine ganze Menge. Vielleicht waren ja bereits Möbel dabei, die Ihnen gefallen.

Die IKEA Business-Card mit einigen Vorteilen finden Sie hier: Business-Card

Ich habe zu den vorgestellten Möbeln jeweils Links zum Online-Shop hinzugefügt. So erhalten Sie einen Überblick, was die jeweiligen Möbel kosten. Sie können auch online bestellen und die IKEA-Mitarbeiter suchen für Sie alles zusammen. So müssen Sie nicht mit unendlich langen Teilelisten durch die Regale gehen. Dieser Service nennt sich „Click & Collect“. Sie finden ihn hier beschrieben: Click & Collect

Im nächsten Blog-Artikel stelle ich noch weiteres Schreibtischzubehör vor.

Büroplanung leicht gemacht

Wer sein Büro neu einrichten möchte sollte zuerst seinen Platzbedarf für Ablagen usw. ermitteln. Außerdem lohnt es sich mit der Arbeitsstättenrichtlinie zu beschäftigen. Hierfür habe ich zwei Checklisten für Sie entwickelt, die kostenlos zum Download bereit stehen.


Wie plant man ein Büro?

Haben Sie sich selbständig gemacht? Vielleicht mit einem oder zwei Kollegen zusammen? Dann benötigen Sie ein Büro. Und natürlich Büromöbel. Aber halt – bevor Sie ins nächste Möbelhaus rennen und einfach ein paar Regale und Schreibtische auswählen, sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um zu planen.

Denn ein Büro sollte gut durchdacht sein. Schließlich wollen Sie täglich mehrere Stunden dort verbringen. Auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie sich nicht einfach mit Ihrem Laptop an den Küchentisch setzen.

Ihr Arbeitsplatz ist der Ort, an dem Sie Geld verdienen. Daher sollten Sie diesem Thema eine hohe Aufmerksamkeit und Bedeutung geben.

Aber wie plant man ein Büro? Welche Regeln sollten dabei beachtet werden?

Die Bestandsaufnahme

Wenn sie bereits seit einiger Zeit in Ihrem Büro arbeiten und jetzt nur die Möbel austauschen möchten, dann ist es einfach. Zählen und messen Sie die Ordner, Ablagekästen, Hängemappen usw., die Sie bereits haben. Denn der Bestand muss ja auch in den neuen Möbel wieder Platz finden.

Wenn Sie neu starten, dann wagen Sie den Blick in die Zukunft und stellen sich vor, wie viele Ordner Sie wohl benötigen werden. Oder Sie kaufen einfach einen Schrank. Der ist zwar zu Beginn recht leer, aber er wird sich mit den Jahren sicherlich füllen…

Damit Ihnen die Büroplanung leichter fällt, habe ich eine Checkliste für die Bestandsaufnahme entwickelt. Sie können Sie hier kostenlos herunterladen: Checkliste Büroplanung

Was gibt es zu beachten?

Für ein professionelles Büro gibt es ein paar Regeln zu beachten. Diese sind in einer Arbeitsstättenrichtlinie zusammengefasst: Checkliste Arbeitsstättenrichtlinie Büro

Vielleicht denken Sie jetzt „Ist denn alles in Deutschland geregelt?“. Ich bin der Meinung, dass diese Richtlinie tatsächlich gute Hinweise gibt. Denn im Kern geht es um ein gesundes Arbeiten. Wenn Sie also 4, 6, 8 oder sogar 10 Stunden täglich an Ihrem Schreibtisch sitzen, dann sollten dieser Schreibtisch und der Stuhl so gestaltet sein, dass Sie auf Dauer keine Rückenschmerzen bekommen. Die Richtlinie beruht auf Erfahrungen und ist daher durchaus sinnvoll.

Im folgenden Video erläutere und kommentiere ich die beiden Checklisten:

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Im nächsten Blog-Artikel sehen wir uns dann konkrete Büromöbel an.

 

Wer hat an der Uhr gedreht …?

8 Methoden, wie Sie die Zeitfresser im Büro entlarven und Ihr Zeitmanagement deutlich optimieren

Fragen Sie sich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, eMails und das Chaos auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Es gibt einfache Methoden, wie Sie die Zeitfresser identifizieren und wie Sie mit Ihnen umgehen können. Lernen Sie, sich mit Hilfe einfacher Tipps besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten, effizienter zu werden und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Moderne Büromanagement- und CRM-Systeme wie z. B. „infra-struktur“ können Ihnen dabei gute Dienste leisten. Denn … wer gut organisiert ist, der kann sich am Ende des Tages auch über viele „grüne Haken“ auf seiner ToDo-Liste freuen 🙂

1.   Aufräumen! Organisieren und strukturieren Sie Ihre Informationen

Moderne Büromanagement Softwaresysteme wie z. B. „infra-struktur“ bieten Ihnen die komfortable Möglichkeit, z. B. Ihre Kundendaten in digitalen Kundenakten zu organisieren. In diesen werden die Kontaktdaten Ihrer Kunden automatisch mit allen zugehörigen eMails, Anrufen, Dokumenten, Terminen und sonstigen Notizen in einer chronologischen Kontakthistorie verknüpft sind. Anstatt langen, endlosen Suchen und Durchforsten von Servern, PC-Festplatten, Laptop und eMail-Ablagen finden Sie nun alle Infos mit nur zwei Klicks in wenigen Sekunden.

Digitale Kundenakten sind wie ein Spinnennetz. Sie bündeln und verknüpfen sämtliche Kundendaten. So finden Sie alles auf schnellstem Weg.

2.   Schaffen Sie Transparenz und einfache Vertretungsmöglichkeiten

Die Kontakthistorie des CRM-Systems „infra-struktur“ zeigt Ihnen in einer übersichtlichen und chronologischen Auflistung, wer was wann mit wem wie besprochen hat. Auf diese Kontakthistorien haben alle Kollegen Zugriff. So kann auch Kollege Müller, der seinen spontan krankgewordenen Kollegen Schuster vertritt, dem Kunden König ebenso kompetent Auskunft über die letzte Bestellung geben, wie Schuster selbst. Dazu klickt er einfach in die digitale Kundenakte und findet in der Kontakthistorie die letzte eMail, in der Kunde König am 01.12.2017 um 13:52 per eMail 500 Stück von Produkt A bei Herrn Schuster bestellt hat. Darüber hinaus sieht er, dass Kunde König die Bestellmenge um 15:43 per Telefonat mit Frau Rieger aus der Verwaltung um weitere 500 Stück erhöht hat. Kein „Oh, da kann ich Ihnen nicht weiterhelfen. Da müssen Sie 3 Wochen warten, bis der Kollege aus dem Krankenhaus wieder da ist.“ Kein „Nein, das weiß ich nicht, da muss ich erstmal herausfinden, mit wem Sie damals gesprochen haben.“ Mitarbeiter-unabhängige Kundenbetreuung sichert heute schnelle Reaktionszeiten, zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeiter.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

3.   Definieren Sie Prozesse für wiederkehrende Aufgaben

Legen Sie wiederkehrende Aufgaben wie z. B. die Anleitung zur Reisekostenabrechnung in einem Unternehmens-Wiki ab. So leisten Sie „Hilfe zur Selbsthilfe“ und die Mitarbeiter können die Anleitung selbständig abbarbeiten anstatt zum zigten Mal Sie oder Ihre Sekretärin zu fragen und fremde Zeit zu rauben.

4.   Beenden Sie die Zettelwirtschaft

Lösen Sie Monopolwissen auf und starten Sie eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Know-how mit einer gelebten Selbstverständlichkeit allen anderen Kollegen zur Verfügung stellt – sei es, dass er Notizen zu Anrufen hinzufügt, damit der Kollege bei eigener Abwesenheit einfach vertreten kann oder sei es durch Freischaltung des eigenen Terminkalenders, um so anderen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Termine für Sie oder ganze Teams einzustellen.

Anrufnotizen zu Anrufen hinzufügen – digital statt Postits und Zettelwirtschaft!

5.   Delegieren Sie Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip an Kollegen

Wichtiges und gleichzeitig Dringendes erledigen Sie selbst und sofort, während Wichtiges, aber nicht Dringendes für später terminiert werden kann. Hierzu können Sie in der Büromanagement- und CRM Software „infra-struktur“ Kalendereinträge oder Aufgaben mit Erinnerungsfunktion anlegen. Nicht Wichtiges, aber Dringendes delegieren Sie einfach an Kollegen, z. B. mit der Globalisieren-Funktion in infra-struktur. Damit können Sie eMails, Aufgaben oder Dokumente einfach an Kollegen „weiterleiten“ und Ihnen eine kurze Notiz mitsenden, was Sie erledigen sollen.

Mit dem Eisenhower-Prinzip können Sie Aufgaben schnell und einfach priorisieren und delegieren.

Legen Sie sich Aufgaben direkt mit Erinnerungsfunktion an, um nichts zu vergessen und rechtzeitig daran erinnert zu werden.

6.   Arbeiten Sie blockweise und unterbinden Störungen

Multitasking war gestern, Singletasking ist heute. Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an EINER Sache deutlich effizienter ist, als alle gleichzeitig zu machen.

Sie können es an einem Experiment selbst ausprobieren: Nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen Sie drei Spalten. In die erste sollen die Zahlen 1 bis 23, in die zweite die Buchstaben A bis W und in die dritte Spalte die römischen Zahlen von I bis XXIII eingetragen werden. Im 1. Durchlauf tragen Sie die Daten Zeilenweise ein, d. h. 1, A, I. Im 2. Durchlauf tragen Sie die Daten Spaltenweise ein, d. h. erst 1, 2, 3, … , dann A, B, C … usw. Stoppen Sie bei beiden Durchläufen separat die Zeit und Sie werden sehen, dass das Switchen zwischen den verschiedenen Aufgaben den Zeitaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht.

Fazit: Legen Sie z. B. in Ihrem Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von eMails, Anrufen und Projektarbeit fest und halten Sie sich strikt daran. Lassen Sie sich nicht ständig von dem „Pling“ einer neuen eMail im Posteingang aus Ihrer Arbeit reißen. In infra-strukur können Sie akustische Signale mit einem Klick deaktivieren oder Ihre eMails für einen definierten Zeitraum an einen Kollegen globalisieren bzw. weiterleiten.

Legen Sie feste Zeitfenster für Projekte und Aufgaben fest, in denen Sie nichts anderes tun und sich nicht stören lassen.

7.   Leben Sie die Clean Desktop Policy

Warum haben wir Menschen Chaos? Ganz einfach, weil wir nicht wissen, WOHIN wir die Fülle an Informationen schieben, ablegen, lagern sollen. D. h. Aufräumen geht immer nur dann, wenn ich eine eindeutige Struktur habe, die mir Wegweiser gibt, wo bestimmte Sachen hingehören. Legen Sie in „infra-struktur“ z. B. Projekte an, zu denen Sie Skizzen, Dokumente, eMails etc. verknüpfen und somit leicht wiederfinden können. Zusätzlich können Sie das Projekt noch mit einem Kunden verknüpfen. So finden Sie alle Infos mit wenigen Klicks wieder – entweder über den Kunden oder über das Projekt. Noch ein weiterer Tipp: Räumen Sie abends 5 Minuten vor Feierabend Ihren Schreibtisch auf. Sie bekommen dann noch einmal ein gutes Gefühl, nichts vergessen zu haben und können am nächsten Tag entspannt mit einem „sauberen“ Schreibtisch starten.

Verknüpfen Sie Dokumente & Dateien jeglicher Art mit Ihren digitalen Kundenakten. So haben Sie alle Informationen zu Ihren Kunden zentral an einer Stelle und finden alle Infos mit wenige Klicks.

8.   Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche – mit Puffer- und Pausenzeiten

Studien belegen, dass Sie negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen können. Jegliche Behauptung, dass TV schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In unserer heutigen hochtechnologisierten Welt ist jedoch folgendes passiert: 1. arbeiten viele Menschen ständig am Limit, weil unser „Leistungszug Deutschland“ eben so schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro 60 Stunden non-stop arbeitet und sein Feldbett im Büro hat. 2. brauchen wir uns kaum noch bewegen. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per eMail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch.

Zudem ergaben Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zugunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe und verzichtet damit z. B. auf den Besuch im Fitnessstudio. Das Fazit: Unsere „Stress-Silos“ laufen immer weiter voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung. Unser Tipp: Planen Sie Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in Ihren Wochenkalender wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere Ihre freie Zeit verplanen. Achten Sie auf sich und auf den Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren. Unser Call-Center ist nur eine Möglichkeit, sich einfach mal eine „Auszeit“ zu verschaffen. Ihre Kunden können Ihre Anliegen auch in Ihrer Abwesenheit bei sympathischen Menschen loswerden und Sie können sich darum kümmern, wenn Sie wieder frei und energievoll dafür sind.

Freie Zeiten und Puffer in Ihrem Kalender sind wichtig. Verplanen Sie sich nicht bis auf`s Letzte und berücksichtigen Sie auch private Termine, die Ihre Work-Life-Balance begünstigen.

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

https://www.infra-struktur.de

 

 

Wie Sie es schaffen, nicht in alte Verhaltensweisen zurückzufallen

Nachhaltige Sicherung der Ergebnisse

Es ist geschafft! Sie haben Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt, im Team neue Strukturen geschaffen, sich auf gemeinsame Standards geeinigt und dabei auch Prozesse verbessert.

Das war’s!

War’s das schon?

Nein!

Es reicht nicht aus, einmal eine große Aufräumaktion zu starten. Selbst wenn Sie an meinem Inhouse-Seminar teilnehmen und über mehrere Monate sich intensiv mit dem Thema „Effizienz am Arbeitsplatz“ auseinander setzen, ist danach nicht Schluss. Damit die Veränderungen dauerhaft von allen Mitarbeitern beibehalten werden sollten Sie weitere Maßnahmen ergreifen. Falls Sie dies nicht tun, laufen Sie Gefahr, dass alle wieder in Ihre alten Verhaltensmuster zurück fallen. Dann war die viele Mühe umsonst und Sie hätten Ihre Zeit besser mit anderen Themen gefüllt.

4 Maßnahmen für einen dauerhaften Erfolg

Eine gemeinsame Vision entwickeln

Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.

Antoine de Saint-Exupery

Nicht jeder Mitarbeiter wird begeistert sein, wenn Sie den Vorschlag machen, die Arbeitsplatzorganisation zu verbessern. Es gibt immer Kollegen, die keinen Veränderungsbedarf erkennen. Aus ihrer Sicht muss sich nichts ändern. Jedenfalls nicht grundsätzlich. Das ist gut verständlich, denn Routine gibt Sicherheit. Wenn sich etwas ändert, dann muss sich jeder ändern und das ist erstmal bedrohlich.

Daher ist mein erster Tipp: entwickeln Sie gemeinsam eine Vision, wie Sie idealerweise zusammenarbeiten möchten.

Beschreiben Sie nicht nur mit einer Auflistung von Fakten die neue Büroorganisation, sondern arbeiten Sie heraus, welche Vorteile, welchen Nutzen die Mitarbeiter haben werden. Nicht nur für das Team, sondern ganz konkret für sich selbst. Es sollten Dinge dabei sein, über die sich die Kollegen idealerweise jeden Tag ärgern (z.B. langwierige Suche nach Dateien, Informationen kommen zu spät an, viele Überstunden).

Dieser Schritt steht ganz am Anfang, bevor Sie mit den Veränderungen beginnen. Es lohnt sich hierin Zeit zu investieren, denn das wird sich später doppelt auszahlen.

Seien Sie Vorbilder

Dabei kommt es nicht nur auf die Führungskraft an. Jedes Teammitglied ist Vorbild für die anderen. Je mehr Kollegen sich an die neuen Regeln und Standards halten, desto mehr Dynamik entsteht und es fällt allen die kontinuierliche Umsetzung leichter.

Jeder beobachtet automatisch jeden. Das können Sie für sich nutzen. Solange alle Kollegen bewusst konstruktives Feedback geben, unterstützen sie sich gegenseitig.

Die Arbeitsplatzorganisation im Fokus behalten

Damit allen Kollegen klar ist, dass es sich nicht um eine einmalige Aufräumaktion gehandelt hat, sondern die neuen Strukturen dauerhaft beibehalten werden sollen, sollten Sie das Thema „Effizienz am Arbeitsplatz“ immer wieder aufgreifen. Dafür können Sie Ihre regelmäßigen Teamsitzungen nutzen. Greifen Sie bei diesen Terminen bestimmte Einzelthemen noch einmal heraus und vertiefen diese. Außerdem sollten Sie regelmäßig prüfen, ob die festgelegten Standards noch zu Ihrer Arbeitsweise passen, oder angepasst werden sollten.

Erinnern Sie sich immer wieder an Ihre gemeinsame Vision und schauen Sie, wie weit Sie bereits gekommen sind. Klären Sie, was die nächsten Schritte sein könnten. Sie könnten auch jährlich ein Audit durchführen und jeden Arbeitsplatz begutachten.

Dabei sollte jedem Mitarbeiter bewusst sein, dass dieser Prozess nie beendet sein wird, sondern Sie gemeinsam jeden Tag einen kleinen Schritt daran arbeiten, immer besser zu werden.

Machen Sie es sich leicht

Nur wenn die neue Vorgehensweise leicht fällt, werden die Mitarbeiter diese auch dauerhaft umsetzen. Wenn das Neue dagegen komplizierter oder (zeit-)aufwändiger ist, dann werden Sie keinen Erfolg haben.

Dazu gehört auch, dass Sie die alten Arbeitsweisen unmöglich machen. Wenn Sie also z.B. möchten, dass alle Kollegen den elektronischen Kalender in Outlook nutzen, dann sollten Sie alle Papierkalender entfernen (Tischkalender, Wandkalender, Kalenderbücher). Oder wenn die viele kleinen Zettel verschwinden sollen, dann entfernen Sie die Zettelboxen und Post-It von den Schreibtischen.

Nach einiger Zeit werden die neuen Vorgehensweisen für alle selbstverständlich und Sie können sich nicht mehr vorstellen, früher anders gearbeitet zu haben. Oder möchten Sie Ihren Computer wieder abgeben und stattdessen eine mechanische Schreibmaschine auf Ihren Schreibtisch stellen?

Ein Erfahrungsbericht aus der Praxis

Team

Auf meinem Blog und meinem YouTube-Kanal gebe ich regelmäßig kostenlose wertvolle Tipps für die Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation. Aber manchmal frage ich mich, ob die vielen Interessenten und Leser meine Tipps auch in die Praxis umsetzen können.


Meike:

Heute treffe ich Andrea, die ich aus Zufall kennengelernt habe. Sie war sofort begeistert, als ich ihr berichtet habe, was ich beruflich mache und hat sich gleich meine Tipps angesehen.

Inzwischen hat sie viele meiner Tipps bei sich im Büro umgesetzt.

Aber nun erzähl doch mal kurz etwas zu deinem Arbeitsplatz und Aufgabengebiet.

Andrea:

Ich arbeite im Büro einer Heilpraktiker-Schule. Dort werden diverse Ausbildungen und Seminare angeboten.

Meine Aufgaben umfassen alle Tätigkeiten, die zur Organisation und Durchführung des Schulbetriebs anfallen, wie z. B. Anmeldungen zu bearbeiten, Rechnungen zu stellen, Zertifikate auszustellen , jegliche Anfragen telefonisch oder per E-Mail zu beantworten, Programmhefte  zu versenden. Des Weiteren sind die Unterrichtsskripte zu kopieren, Bildungsgutscheine zu bearbeiten, Anwesenheitslisten zu dokumentieren und Materialien zu bestellen.

Ich arbeite mit meiner Chefin und einer Kollegin zusammen, zeitweise in einem Büro.

Meike:

Was war der erste Schritt?

Andrea:

Ich habe die 10 Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz heruntergeladen und ausgedruckt. Das habe ich dann meiner Chefin vorgelegt und gefragt, ob wir einmal Hilfe von dir bekommen können. Aber leider ist es erst mal verschoben worden, auch aus Kostengründen.

Als ich mich intensiver mit der Situation im Büro beschäftigt habe, wurde mir klar, dass wir an der Zusammenarbeit im Team arbeiten sollten. Ein Hauptproblem war die Übergabe und die Frage, wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Meike:

Wie bist dann vorgegangen?

Andrea:

Ich habe um eine regelmäßige Bürobesprechung im Team gebeten. Im ersten Gespräch haben wir, sehr lange, wenn ich mich richtig erinnere vielleicht 2 Stunden zusammengesessen. Dabei wurde klar, dass wir uns wöchentlich besprechen sollten, um die nächsten Aufgaben vorzuplanen. Außerdem wollten wir ein kleines Büchlein  anlegen zur Übergabe.

Zwischenzeitlich trafen wir uns dann aus zeitlichen Gründen seltener, wenn dann aber auch wieder länger (ca. 1,5 Stunden). Mittlerweile klappt es wieder mit wöchentlichen Bürostunden, bei denen oft auch nicht viel zu besprechen ist, so dass eine halbe bis eine Stunde reicht.

Meike:

Was hast du konkret umgesetzt?

Andrea:

Als erstes fällt mir ein: die neue Dateistruktur. Vorher war die Struktur „gewachsen“. Zu jedem Ordner gab es eine Geschichte aus der Vergangenheit, die erzählt wurde, sodass man erst dann verstehen konnte, warum eine Datei dort abgelegt wurde.

Regelungen zur Dateibenennung wurde angegangen und das Bewusstsein dafür hat sich entwickelt.

Außerdem war mir eine Vereinheitlichung des Schriftbildes wichtig. Die Briefköpfe sind nun identisch, auch die Schriftart und –größe ist nun in allen Dokumenten gleich.

Während meiner Zeit hier haben wir den Bearbeitungsprozess der Anmeldungen optimiert, eine umgehende Bestätigungs-E-Mail und eine Rechnung 4 Wochen vor Kursbeginn und nicht mehr auf Nachfrage.

Als ich diese Stelle angefangen habe, haben wir noch in einem zu kleinen Büro gesessen. Uns wurde schnell klar, dass wir mehr Platz brauchen. Es war dann möglich mit dem Büro innerhalb unserer Räume umzuziehen. In diesem Zusammenhang haben wir viele Papierstapel aufgelöst. Das Aussortieren und Wegwerfen fiel schwer, aber es war befreiend. Wir haben nun mehr Luft und die Ideen konnten wieder fließen.

Aufgaben, die liegen geblieben sind „Machen wir, wenn wir mal Zeit haben“ wurden von uns aufgearbeitet.

Ich habe auch einen deiner Zeitmanagement-Tipps umgesetzt. Der Rat war morgens mit einer Aufgabe zu beginnen, die ich schon länger vor mir herschiebe und zu der ich eigentlich keine Lust habe. Dann läuft es Rest des Tages besser.

Ganz wichtig für mich: Ich entscheide über meine Zeit selbst und reagiere nicht nur auf Anrufe, Besucher etc. Ich nehme mir selbst Aufgaben vor, die ich einplane.

Meike:

Das ist ja eine ganz Menge, was du innerhalb von eineinhalb Jahren umgesetzt hast. Herzlichen Glückwunsch! Wie ist es dir gelungen, dein Chefin und Kollegin davon zu überzeugen, dass sich etwas ändern sollte in der Büroorganisation?

Andrea:

Mir selbst ist Ordnung am Arbeitsplatz sehr wichtig. Im Chaos kann ich nicht gut arbeiten. Als ich die vielen Tipps von dir gelesen habe und mir auch die Videos angesehen habe, wurde mir klar, wo wir etwas ändern sollten. Meine Chefin und meine Kollegin, die schon seit Beginn dort arbeiten haben natürlich ihre Gewohnheiten und waren daher im ersten Moment noch nicht begeistert davon, etwas zu ändern. Aber ich habe das immer wieder angesprochen. Wie sagt man so schön: Steter Tropfen höhlt den Stein. Ich realisiere weiterhin eine Clean-Desk-Policy und bin damit hoffentlich auch ein positives Beispiel für die anderen.

Mir ist natürlich klar, dass ich meine Chefin oder Kollegin nicht ändern kann, es geht mir auch nicht darum „Recht zu haben“. Vielmehr geht es darum, herauszufinden, wie wir die Aufgaben effizienter erledigen und auch besser zusammenarbeiten können.

Meike:

Welche weiteren Dinge haben sich inzwischen bezogen auf eure Zusammenarbeit geändert?

Andrea:

Früher wurden mir teilweise Unterlagen kommentarlos auf den Tisch gelegt mit der Erwartung, dass ich weiß, was zu tun ist. Jetzt passiert das nicht mehr.

Meike:

Wo gebe es noch weiteres Potenzial aus deiner Sicht?

Andrea:

Aus meiner Sicht könnten wir die Transparenz zwischen Schulleitung und Sekretariat verbessern. Außerdem lese ich mit großem Interesse deinen wöchentlichen Newsletter und bekomme dadurch immer wieder neue Anregungen. Ich möchte Dir noch mal ein ganz großes Danke-schön dafür mitgeben! Dass Du diese Tipps und Erfahrungen kostenlos teilst ist ein großes Geschenk!

Meike:

Bekommst du auch positives Feedback für die vielen Veränderungen?

Andrea:

Meine Chefin hat schon einige Male gesagt, dass sie froh ist, dass ich zum Team gehöre. Von Seiten der Dozenten und Schüler gibt es auch positives Feedback. Mir wurde tatsächlich auch schon gesagt, dass es, seit dem ich dort arbeite, besser läuft.

Meike:

Das ist toll. Ich wünsche dir viel Erfolg bei der weiteren Verbesserung der Büroorganisation.

Andrea:

Vielen Dank.


Haben Sie auch ein paar meiner Tipps bei sich im Büro umgesetzt? Wie haben Sie Ihre Führungskraft und die Kollegen davon überzeugt, dass die Büroorganisation verbessert werden sollte?

Bitte lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und schreiben einen Kommentar zu diesem Artikel.

Warum Sie nicht jeden Tag Ihren Briefkasten leeren sollten

Ich freue mich über diesen Gastartikel von meiner „Kollegin“ Katharina Vollus. Sie ist auch ein großer Fan von Ordnung und Strukturen um dadurch die eigene Produktivität zu steigern. In diesem Beitrag gibt sie wertvolle Tipps zum Umgang mit der immer noch bestehenden Papierflut im Büro.


Die 3-Schritt-Formel für mehr Produktivität mit dem Posteingang

Trotz Digitalisierung hört die Papierflut nicht wirklich auf. Sind die vielen täglich eintreffenden „Papiere“, die bearbeitet und abgeheftet werden wollen auch eine Herausforderung für Sie? Ist Ihr Schreibtisch schneller als Sie gucken können mit diesen Papieren wieder voll und Sie haben das Gefühl, es ist irgendwie alles zu viel? Dann erkläre ich ihnen in diesem Artikel eine einfache 3-Schritt-Formel, die ihnen in Zukunft zu mehr Produktivität und weniger Papierchaos verhilft.

In meinen Coachings “für mehr Fokus bei der Arbeit” sind mir immer wieder bestimmte Verhaltensweisen aufgefallen, die unweigerlich zu einem Art “Stau” bei den Papieren auf dem Schreibtisch führen. Denn das Problem ist oft nicht die eigentlich Unordnung, sondern die fehlende Konsequenz beim Umgang mit den Dokumenten. Es könnte Ihnen auffallen, wenn Sie beim Blick auf das ein oder andere Dokument denken “Ach, da müsste ich auch mal….” oder “Eigentlich wollte ich hier noch etwas machen….”

Die typische unproduktiven Verhaltensweisen:

  1. Zu viel oder vielleicht sogar alles an Papier in den Arbeitsbereich rein lassen
  2. Nicht sortieren und entscheiden wollen
  3. Sich vor der Umsetzung, vor dem Handeln drücken

Meine 3-Schritte-Formel lautet: Reduzieren – Entscheiden – Handeln

Das klingt erstmal super simpel, was klasse ist, um es sich auch zu merken und immer wieder daran zu erinnern. Aber im eigenen Verhalten jeweils nur einen der 3 Schritte zu gehen und nicht auszuweichen ist gar nicht so einfach. Wie oft, schieben wir etwas auf, nehmen erstmal alles auf die Todo-Liste ohne abzuwägen, zögern wir bei der Umsetzung aufgrund von Zweifeln etc?!

Was ich mit den 3 Schritten meine, verrate ich jetzt. Ohne jeweils ganz genau auf alle Details einzugehen. Es geht in diesem Beitrag erstmal um eine grundsätzliche Reflektion und das Fokussieren auf eine Verhaltensänderung.

Meine 3-Schritte-Formel für produktiven Umgang mit den eintreffenden Papieren und Dokumenten

  1. Reduzieren

Wir alle sind nur mit einer gewissen Menge an Willenskraft und Disziplin ausgestattet, die manchmal nicht mehr für die vielleicht lästigen, unangenehmen oder langweiligen Dinge reicht. Daher ist es strategisch entscheidend, wie viel wir überhaupt in den Bereich hineinlassen, wo unser Gehirn drüber nachdenken muss. Gewisse Regeln und Routinen helfen daher, Gehirn-Power zu sparen für die wirklich wichtigen Denkaufgaben.

Eine Routine für Selbstständige wäre, die Post seltener aus dem Briefkasten zu holen um seltener den eigentlichen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Können Sie sich vorstellen, nur jeden zweiten Tag den Briefkasten zu öffnen? Eine weitere einfache aber wirkungsvolle Angewohnheit ist es, die Post schon außerhalb ihres Arbeitszimmers grob durchzuscannen und alles, was offensichtlich Werbung ist sofort zu entsorgen. Dazu gehören auch Briefe von der Bank, dem Energieversorger oder Versicherer deren Inhalt sich nach dem öffnen als werbliche Angebote oder neue Tarife heraus stellt. Ab in Ablage P damit!

Schließlich sollten Sie sich bei jedem Dokument auch nach dem Lesen bzw. Bearbeiten fragen, ob es wirklich aufbewahrt werden muss. Wenn es keine (steuer-) rechtlichen Gründe dafür gibt, könnten Sie noch ein simples Foto machen, um ggf. noch mal drauf zu schauen, aber das meiste kann eigentlich gleich weg. Wie gesagt, alles klaut Aufmerksamkeit und Willenskraft und die brauchen Sie doch wahrlich für andere Dinge.

  1. Entscheiden

Entscheiden ist für mich die Schlüsselqualifikation für Erfolg. Denn nur wenn Sie folgende Fragen schnell entscheiden können, reduzieren Sie nachhaltig Mehrarbeit und sparen definitiv Zeit:

  1. Besteht bei einem Dokument Handlungsbedarf oder nicht?
  2. Was ist genau zu tun bzw. was ist der nächste umsetzbare Schritt den ich jetzt angehen kann?
  3. Dauert die Bearbeitung länger als 3 Minuten?

Mit diesen 3 einfachen Fragen, sind Sie in der Lage jedes Dokument konsequent zu bearbeiten und ggf auch sofort in die Ablage oder den Müll zu befördern. Ok, zugegeben, die zweite Frage nach dem nächsten Umsetzbaren Schritt ist etwas tricky. Aber hier schlummert das meiste Potential. Denn das genaue Formulieren, was Sie überhaupt konkret als nächstes Tun können und werden, macht die baldige Umsetzung sehr viel wahrscheinlicher. “Krankenversicherung klären” ist dabei weniger gut formuliert als “Bei Barmer anrufen und Zahnersatzkostenübernahme erfragen”. Schon weiß das Unterbewusstsein besser, was zu tun ist und denkt sich nicht so schnell Ausweichmanöver aus. Oder, was meinen Sie?

Natürlich gehört zu dem ganzen Komplex Entscheiden auch sich GEGEN eine Sache zu entscheiden. Oder vielmehr FÜR das, was ihnen wichtig ist, sie beruflich oder in anderen wichtigen Lebensbereichen weiter bringt. Wir können nie alles machen. Sie dürfen sich also an den Gedanken gewöhnen, dass immer etwas von der todo-Liste runter fällt. Nur wäre es doch schön, wenn Sie aktiv entscheiden, was nicht runter fallen soll und andere Dinge bewusst gehen lassen. Das reduziert dann auch das schlechte Gefühl wieder nicht alles geschafft zu haben.

Auf die 3. Frage gehe ich gleich beim Thema Handeln noch genauer ein. Nur soviel hier: alles was länger als 3 Minuten dauert, sollte auf einer Aufgabenliste notiert werden. Nutzen Sie bitte nicht die Dokumente selbst als Erinnerung. In einer Liste kann viel besser beschrieben werden, was überhaupt genau zu tun ist und dann mit allen anderen Aufgaben zusammen priorisiert werden.

  1. Handeln

Durch die Selektion mit Hilfe der ersten beiden Verhaltensweisen, also indem Sie konsequent reduzieren und entscheiden, was überhaupt bearbeitet werden muss, sollte schon mal viel weniger überhaupt auf dem Todo-Stapel liegen.

Außerdem ist bereits entschieden, welche Aktionen weniger als 3 Minuten benötigen. Diese können einfach sofort erledigt werden. Denn das Notieren und wieder raus suchen würde schon mehr Zeit in Anspruch nehmen, als es einfach zu tun. Dazu muss man sich zu Beginn ein wenig disziplinieren, aber irgendwann wird das “Sofort erledigen” eine ganz automatische Reaktion.

Für mich ist das zum Beispiel der Punkt “Rechnung bezahlen”. Das erledige ich lieber sofort online, als mir erst einen Reminder in den Kalender oder die Todo-Liste zu setzen und die Rechnung noch weiter auf dem Stapel liegen zu lassen. Falls die Zahlung erst zu einem bestimmten Tag abgebucht werden soll, kann man das ja einfach so im Onlineformular eingeben. Vermutlich scheiden sich hier die Geister, denn bei sehr vielen eintreffenden Rechnungen macht es sicher Sinn, diese gebündelt in einem Rutsch zu bearbeiten. Auch hierfür allein lohnt sich das Entscheiden und Sortieren aus Schritt 2.

Für alle Routine-Tätigkeiten sollte man überlegen, ob es Sinn macht, sie im Block abzuarbeiten und sich dafür auch wöchentliche Termine in den Kalender zu tragen. Ich habe  mir in meiner Todo-App Trello dafür bestimmte Aufgaben-Kärtchen als Wiederholung eingestellt. So kann ich Sie abhaken und bin sicher, dass sie zum richtigen Zeitpunkt einfach wieder auf meiner ToDo-Liste erscheinen.  Wie ich meine Todo-Liste organisiere erfährst du hier.

Fazit

Ich möchte Sie ermutigen, sich in ihrem Verhalten bezüglich der eintreffenden Papiere und die damit verbundenen Aufgaben mal selbst zu beobachten. Und wenn Sie dann ein ausweichendes Verhalten feststellen (egal welcher Art) einfach die 3-Schritt-Formel wiederholen und entweder Reduzieren, Entscheiden oder Handeln. Wenn ihnen diese Inspiration gefallen hat, würde Ihnen sicher auch meine Anleitung zum konsequenten Umgang mit ihren E-Mails gefallen. Lesen Sie mein gratis E-Book zum stressfreien Umgang mit dem Mailpostfach und sparen Sie täglich 30 Minuten ihrer Zeit. Hier anfordern.

 

Über die Autorin

Katharina Vollus ist seit mehr als 10 Jahren Projektmanagerin mit Erfahrung aus der Kreativ Branche und zahlreichen nationalen und internationalen Projekten für Kunden wie BMW, Deutsche Telekom, Bayer Material Science, Saudi Aramco, Samsung etc.

Ihr Anliegen ist es, Menschen dabei zu unterstützen sich auch ihre inspirierende zu fokussieren und das administrative drum herum durch gute Strukturen auf ein Minimum zu reduzieren.

Vieles zum Thema Produktivität, Zeitmanagement und Ziele erreichen lässt sich über Ordnung und Strukturen sehr gut erreichen.

Auf ihrem Blog www.ordnungsmentor.de/blog und über die Facebook-Gruppe „Die Ordnung, die du dir wünschst“

 

Fotos: von Pixabay

Transportrolle für Flipcharts

Wiederkehrende Workshops und Seminarreihen

Vielleicht sind Sie Qualitätsmanagementbeauftragter, Gesundheitsmanagementbeauftragter, Arbeitssicherheitsbeauftragter, Prozessmanager oder Personalentwickler.

Dann führen Sie zu einigen Themen immer wieder Workshops oder Seminare zum selben Thema durch. Wahrscheinlich haben Sie Ihre Flipchartblätter mit den Inhalten einmal beschriftet und wollen diese für das nächste Mal aufheben. Das ist auch aus Zeitspargründen sinnvoll. Aber:

Wohin mit dem ganzen Zeug?

In meinen Arbeitsplatzcoachings sehe ich immer wieder, dass die Flipchartblätter aufgerollt wurden, ein Gummiband rum und dann in die Ecke gestellt (zwischen Schrank und Fenster ist häufig etwas Platz). Manchmal werden die aufgerollten Blätter auch in einen Regenschirmständer, Umzugskarton oder Mülleimer gestellt, damit sie nicht so einfach umfallen.

Auf dem Weg zum nächsten Workshop wird die Rolle unter dem Arm geklemmt, dazu noch ein Paar Stifte und andere Unterlagen und dann hoffen alle, dass bis zum Besprechungsraum nichts runterfällt.

Ich persönlich habe noch die zusätzliche Herausforderung, dass ich zu meinen Kunden in der Regel mit der Bahn fahre. Das bedeutet, ich habe meinen kleinen Koffer, die Computertasche und dann noch die Flipchartblätter, die ich unversehrt von einem Gleis zum anderen bringen muss. Und falls der Zug Verspätung hatte, auch im Laufschritt.

Eine Zeit lang habe ich die Flipchartblätter gefaltet und konnte sie so in meinen Koffer packen. Aber das funktioniert natürlich nur nach einem Seminar oder Workshop, wenn ich die Materialien zu Dokumentationszwecken für mich selbst benötige. Wenn ich dagegen Flipchartblätter vorab beschrifte, weil ich das in Ruhe zu Hause tun möchte, dann müssen sie gerollt sein.

Daher habe ich mir eine Transportrolle besorgt. So sind die Blätter auch vor Regen geschützt. In diesem Video stelle ich sie vor:

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Eine Übersicht über solche Transportrollen oder auch Köcher genannt, habe ich Ihnen hier zusammengestellt:

 

Viel Platz für große Ideen

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Einsatzmöglichkeiten für große Haftnotizzettel

Sie sind Projektleiter? Dann empfehle ich Ihnen, große Haftnotizzettel bzw. Post-it einzusetzen. Es gibt sie in der Größe 20 x 15 cm. Dies bedeutet, dass Sie viel Platz haben, um wichtige und wiederkehrende Informationen aufzuschreiben bzw. zu malen.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ihr Projekt stockt gerade oder läuft an einigen Stellen aus dem Ruder. Sie wollen nun einen Workshop mit Ihren Projektmitarbeitern durchführen. Sie schreiben jedes Problem als Überschrift auf ein Flipchartblatt und sammeln darunter Lösungsideen.

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Grundsätzlich muss man sich im Projektmanagement immer wieder das magische Dreieck Kosten – Zeit – Ziel/Qualität vor Augen führen.

Wenn Sie also beim Zeitplan hinterher hinken, dann könnten Sie vielleicht externe Hilfe hinzu nehmen, damit die Arbeitspakete geschafft werden. Dies erhöht aber Ihre Kosten. Wenn die Kosten aus dem Ruder laufen, dann könnten Sie vielleicht das Ziel neu definieren, bzw. die Qualität reduzieren.

Da Sie bei jedem Problem, also bei jedem Flipchartblatt wieder auf das magische Dreieck verweisen, könnten Sie das Dreieck auf einen großen Haftnotizzettel malen und dann bei jedem Flipchartblatt wieder anheften.


Ich bin sicher, wenn Sie erstmal diese riesigen Post-it in der Hand haben, fallen Ihnen noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten dazu ein. Davon dürfen Sie gerne in einem Kommentar zu diesem Beitrag berichten.

Damit Sie nicht lange suchen müssen, habe ich Ihnen Bestellmöglichkeiten aufgelistet. Klicken Sie dazu einfach auf den folgenden Button: