Wenn Sie das Buch „Simplify your life“ gelesen haben, dann kennen Sie die 6 goldenen Ordnungsregeln. Im Buch wird es eher auf den privaten Bereich, also die eigene Wohnung bezogen.

In diesem Artikel leite ich daraus Handlungsempfehlungen fürs Büro ab.

Aber hier zur Erinnerung die Regeln:

Wenn du etwas heraus nimmst, lege es wieder zurück.

Kennen Sie das? Sie kommen gerade aus einer Besprechung zurück und wollen gleich noch Ihre E-Mails checken. Also werden die Unterlagen aus der Besprechung einfach auf den Schreibtisch gelegt. Sie denken sich „Das räume ich dann später wieder weg.“ Plötzlich ist Feierabend und die Unterlagen liegen immer noch auf dem Schreibtisch. Inzwischen sind vielleicht sogar noch andere Dinge hinzugekommen. Und Sie denken sich „Das räume ich morgen weg.“

Aber Sie tun es nicht.

Stattdessen findet nach 14 Tagen die nächste Besprechung statt und Sie suchen die Unterlagen vom letzten Treffen…

Diese erste Regel für dazu, dass Sie sofort Ordnung schaffen. Sie müssen nie wieder aufräumen, da Sie die Unterlagen sofort nach der Besprechung wieder zurück legen.

So herrscht mehr Ordnung auf dem Schreibtisch und Sie müssen keine Zeit fürs Suchen verschwenden.

Am einfachsten geht das Zurücklegen mit einem System, das dies unterstützt. Normale Stehordner im Schrank sind dafür eher ungeeignet. Besser, schneller und einfacher geht es mit Hängemappen oder dem Mappei-System.

Wenn du etwas öffnest, dann schließe es wieder.

Den ganzen Tag über öffnen wir E-Mails, Dateien und Programme. Irgendwann ist die Task-Leiste voll mit Icons bzw. Reitern. Aber ist das sinnvoll? Nein.

Besser ist es, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Ihr Gehirn nimmt unbewusst war, was noch so alles rumliegt. Sei es elektronisch in der Taskleiste, oder in Papierform auf dem Schreibtisch. Dadurch werden Sie ständig abgelenkt und verlieren den Fokus auf die aktuelle Aufgabe.

Mein Tipp: Schließen Sie alle Dateien bzw. Programme, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Wenn dir etwas heruntergefallen ist, hebe es wieder auf.

Auch wenn Sie sich denken „Das hebe ich später auf“, ist es besser, es sofort zu tun. Schnell verschwindet sonst ein Blatt Papier unter einem Rollcontainer oder eine Pinnnadel tritt sich fest.

Das ist ärgerlich und kann ganz einfach von Ihnen vermieden werden.

Wenn du etwas heruntergenommen hast, hänge es wieder auf.

Ich denke, das kommt hauptsächlich in Besprechungsräumen zum Tragen. Und aus meiner Erfahrung ist es dort auch eher umgekehrt, daher würde ich sagen:

Richte den Raum wieder so her, wie du in vorgefunden hast.

Mir fällt das insbesondere beim Flipchart auf: Ich möchte es benutzen, muss aber erstmal mehrere Seiten umblättern, bis ich ein leeres Flipchartblatt gefunden habe. Manchmal ist es ganz interessant für mich. Ich erfahre etwas über Personalstrategien, Umsatzzahlen und anderen internen Informationen. Gut ist das aber nicht.

Plakate von meinen Vorgängern an den Wänden, Moderationskarten auf der Metaplanwand, benutztes Geschirr auf dem Tisch… Ich könnte immer so weiter machen.

Wenn stattdessen jeder seine Sachen wieder mitnimmt, ist der Raum sofort aufgeräumt. Gehen Sie mit einem guten Beispiel voran!

Wenn du etwas nachkaufen willst, schreibe es sofort auf.

Büromaterial verbraucht sich manchmal wie von Zauberhand. Gestern hatten Sie noch 3 Kugelschreiber in der Stifteschublade, heute keinen mehr… Gut, dass es den Büromaterialschrank gibt.

Ärgerlich, wenn dort auch die Bestände aufgebraucht sind.

Dies können Sie mit einem Kanban-System vermeiden. Durch entsprechende Karten sehen Sie sofort die Bestellnummer, übliche Bestellmengen und den Lieferanten. Wenn Sie auch noch die Lieferzeiten und den Verbrauch betrachten und die Karte so platzieren, dass rechtzeitig nachbestellt wird, wenn die Mindestmenge erreicht ist, läuft es (fast) wie von selbst.

Wenn du etwas reparieren musst, tue es innerhalb einer Woche.

Verklemmter Tacker, defekter Drucker, Aktenvernichter mit Papierstau, verklemmte Schublade, schief hängende Schranktür, umkippendes Flipchart, defekte Jalousie… Im Büro gibt es viele mechanische Geräte, die kaputt gehen können.

Aber statt sofort dem Hausmeister Bescheid zu geben oder die IT mit der Reparatur des Druckers zu beauftragen, ärgert man sich jeden Tag aufs Neue, dass etwas nicht funktioniert.

Teilweise habe ich gesehen, dass die Mitarbeiter dann ein Provisorium selbst geschaffen haben. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Kabelbinder kommen dabei oft zum Einsatz oder auch Telefonbücher erhalten einen neuen Sinn.

Statt sich immer wieder darüber zu ärgern: Reparieren (lassen)!