Alle Jahre wieder…

Heute ist der erste Arbeitstag im neuen Jahr. Da gibt es einiges zu tun, um das alte Jahr abzuschließen und gut für das neue Jahr vorbereitet zu sein. Es geht – natürlich – um Ablage, Ordnung und Strukturen. Bereits heute zeigt sich, wie gut Sie schon organisiert sind. Auch wenn diese notwendigen Arbeiten nicht zu Ihrer Lieblingsbeschäftigung zählen, sollten Sie diese nicht vor sich herschieben, sondern etwas Zeit investieren. Sie können heute schon die Stellschrauben für mehr Effizienz am Arbeitsplatz für das kommende Jahr stellen.

Los geht’s…

Das alte Jahr archivieren

Wahrscheinlich tun Sie dies bereits für Ihre Papierablage: Die Ordner aus dem letzten Jahr bekommen einen anderen Platz im Schrank oder Sie bringen sie gleich ins Archiv.

Dies sollten Sie auch mit Ihren Dateien tun: Abgeschlossene Projekte verschieben Sie in den Archivordner, oder auch alte Angebote, Rechnungen, Briefe usw.

Und was ist mit den E-Mails? Mein Tipp: Sichten Sie auch Ihre Unterordner und entscheiden, welche Themen in Ihr Mail-Archiv verschoben werden können. Vielleicht gibt es auch Themen, die gar nicht mehr so wichtig sind und gelöscht werden können.

Falls Sie zwischen den Jahren ein paar Tage frei hatten, haben sich bestimmt einige Mails angehäuft. Gehen Sie auch diese heute noch durch und räumen Ihren Posteingang auf. Mails, die Sie heute nicht mehr bearbeiten werden, planen Sie bitte konkret ein.

Was machen Sie eigentlich mit Ihren gesendeten Mails?

Meiner Erfahrung nach, machen sich viele Menschen viele Gedanken, wie sie Ihre empfangenen Mails sortieren und ablegen, aber kümmern sich gar nicht um die gesendeten Mails. Dabei sind diese viel wertvoller, da sie Ihre Antwort beinhalten.

Heute wäre also ein guter Zeitpunkt auch den Ordner „Gesendet“ zu sichten und alte Mails zu löschen, oder entsprechend abzulegen.

Bei Ihnen hat sich da ganz schön etwas angesammelt? Dann nutzen Sie den Schwung und die Ruhe, die Sie heute noch haben und räumen den Ordner komplett auf. Ab morgen gehen Sie dann jeden Tag kurz vor Feierabend Ihre gesendeten Mails durch. Das dauert dann nur noch wenige Minuten, weil Sie noch im Thema sind und viel schneller entscheiden können.

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Ordner für das neue Jahr anlegen

So, wie Sie es heute wahrscheinlich für Ihre Papierablage tun, sollten Sie auch in der Dateiablage und Ihrem Mail-Archiv die neuen Ordner für 2022 anlegen. So sind Sie gut vorbereitet, wenn es wieder so richtig los geht…

Vielleicht müssen Sie auch bei einigen Dateivorlagen die Jahreszahl anpassen. Und wenn Sie schon dabei sind, dann können Sie auch gleich einen kritischen Blick auf Ihre Vorlagen werfen. Vielleicht gibt noch Optimierungsmöglichkeiten?

Regelmäßige Besprechungen einplanen

Es gibt sicherlich auch bei Ihnen regelmäßig stattfindende Besprechungen. Das könnten Abteilungs- oder Teamrunden sein, regelmäßige Mitarbeitergespräche, Quartalstreffen oder auch 14-tägige Projektmeetings. Planen Sie doch gleich heute diese Besprechungen für das ganze Jahr durch und laden die Teilnehmer dafür ein. In diesem Zusammenhang reservieren Sie auch gleich die benötigten Besprechungsräume (vielleicht geht das ja auch über Ihr Mailprogramm).

So haben Sie gleich wichtige Termine festgezurrt.

Fristen notieren

Als nächstes überlegen Sie sich, welche Fristen Sie in diesem Jahr beachten müssen. Wann muss die Personal- oder Budgetplanung fertig sein? Wann die Zahlen für den Jahres-/Quartals-/Monatsabschluss? Welche Statistiken müssen bis wann erstellt werden? Vielleicht gibt es ja auch Aufgaben, die Sie jeden Monat erledigen müssen, wie z.B. Überstundenkonto prüfen, Kassenbuch führen oder die Bestellung von Büromaterial.

Aufgaben einplanen

Die Besprechungen und Fristen ziehen auch Aufgaben mit sich. Entweder zur Vor- aber auch zur Nachbereitung. Diese sollten Sie auch jetzt schon einplanen, da sie vorhersehbar sind. Sie können dafür in Outlook die Aufgaben nutzen, oder Termine mit sich selbst vereinbaren und diese im Kalender eintragen.

Beachten Sie dabei auch Ihre Urlaubsplanung und andere absehbare Abwesenheiten, wie z.B. Seminare und Geschäftsreisen.

Diese können Sie auch gleich in den Kalender eintragen.

Nun sollten Sie erstmal ein paar wichtige Dinge beachtet und eingeplant haben. Sie haben jetzt das Gefühl, dass alle Tage schon voll sind? Dann prüfen Sie, ob Sie Aufgaben delegieren können oder einige Besprechungen zwar regelmäßig, aber nicht so oft stattfinden könnten. Ansonsten zeigt dies „nur“, dass Sie viel zu tun haben.

Und hier zeigt sich der Vorteil, wenn Sie ihre Aufgaben schriftlich planen, statt alles nur im Kopf zu behalten: Sie merken, wie viel Zeit Ihnen dann noch für weitere Aufgaben bleibt, sodass Sie wissen, wie groß der Berg der weiteren Aufgaben und Tätigkeiten sein darf.

Mein Tipp: Schauen Sie sich meinen Artikel zum Kiesel-Prinzip an, um mehr darüber zu erfahren.

Geschafft! Jetzt kann das Jahr beginnen. Viel Erfolg!