Geht es Ihnen manchmal auch so? Ein Kollege bittet Sie, eine Aufgabe für ihn zu übernehmen, weil er dafür keine Zeit hat. Sie haben aber eigentlich auch genug Dinge zu tun und sagen ihm das auch. Der Kollege wiederholt seine Bitte. Sie  bringen ein weiteres Argument, warum es im Moment bei Ihnen auch nicht geht. So geht das ein paar Mal hin und her. Sie bringen immer neue Argumente und Begründungen an, warum Sie die Aufgabe nicht übernehmen können. Am Ende fällt Ihnen nichts mehr ein und Sie knicken ein und machen es doch.

Eine sehr einfache Methode, sich durchzusetzen ist „Schallplatte mit Sprung„. Sie nennen am Anfang ein Argument (z.B. „Ich habe hier noch eine Termin-Sache, die muss ich bis Freitag erledigen, daher kann ich Dir nicht helfen.“) und wiederholen dies immer wieder, wie eine Schallplatte einen Sprung. So drehen Sie den Spieß um und der Kollege muss sich immer wieder neue Argumente einfallen lassen. Da Sie immer bei Ihrem Text bleiben, laufen Sie nun nicht mehr Gefahr, einzuknicken.

P.S. an dieser Stelle kann man auch gut von Kindern lernen, denn die wenden häufig diese Methode an (z.B. „ich will jetzt die Schokolade haben“) und als Erwachsener sucht man immer nach neuen Gründen, warum es jetzt keine Schokolade geben soll. Halten Sie doch einfach mal mit der Schallplatte-mit Sprung dagegen.

Grenzen Sie sich ab

In der hektischen Welt des Bürolebens sind wir oft mit zahlreichen Anfragen, Aufgaben und Projekten konfrontiert. Inmitten des ständigen Drucks und der steigenden Arbeitsbelastung kann es eine echte Herausforderung sein, ein gesundes Gleichgewicht zu finden. Eine Fähigkeit, die in solchen Situationen besonders wichtig ist, aber oft übersehen wird, ist die Kunst des Nein-Sagens.

Warum ist das Nein-Sagen wichtig?

1. Selbstpflege: In der modernen Arbeitswelt neigen viele dazu, ihre persönlichen Bedürfnisse und Grenzen zu vernachlässigen. Das ständige Ja-Sagen kann zu Überlastung, Stress und Burnout führen. Ein gesundes Maß an Selbstpflege erfordert, dass wir lernen, auch Nein zu sagen, wenn es notwendig ist.
2. Effektive Priorisierung: Wer immer Ja sagt, gerät schnell in die Falle, zu viele Aufgaben auf einmal zu übernehmen. Das kann zu ineffizientem Arbeiten führen und die Qualität der Ergebnisse beeinträchtigen. Ein klares Nein ermöglicht es, Prioritäten zu setzen und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
3. Respektvolle Kommunikation: Das Nein-Sagen ist nicht nur für das eigene Wohlbefinden wichtig, sondern auch für eine respektvolle Kommunikation im Team. Es ermöglicht eine ehrliche und transparente Interaktion, bei der jeder seine eigenen Grenzen kennt und respektiert.

Wie sagt man effektiv Nein?

1. Klare Kommunikation: Statt vage Ausreden zu finden, ist es ratsam, klar und direkt zu kommunizieren. Erklären Sie, warum Sie die Anfrage ablehnen und geben Sie gegebenenfalls alternative Lösungsvorschläge an.
2. Positive Formulierung: Ein Nein kann auch positiv formuliert werden, indem Sie zum Beispiel betonen, dass Sie bereits mit anderen Verpflichtungen ausgelastet sind. Vermeiden Sie es, sich zu rechtfertigen, und bleiben Sie freundlich, aber bestimmt.
3. Grenzen setzen: Es ist wichtig, klare Grenzen für sich selbst zu setzen und diese zu kommunizieren. Wenn Sie wissen, dass Sie bereits an Ihrer Kapazitätsgrenze arbeiten, seien Sie ehrlich darüber und erklären Sie, warum Sie keine weiteren Aufgaben übernehmen können.

Fazit

Die Fähigkeit, im Büro gelegentlich Nein zu sagen, ist entscheidend für das eigene Wohlbefinden und eine effiziente Arbeitsweise. Es ermöglicht eine bessere Priorisierung, fördert eine respektvolle Kommunikation im Team und trägt dazu bei, Überlastung und Stress zu vermeiden. Durch klare und positive Kommunikation können Sie lernen, Ihre Grenzen zu setzen, ohne dabei das Teamgefühl zu beeinträchtigen. Denken Sie daran: Ein gut platziertes Nein kann der Schlüssel zu einem ausgewogenen und erfolgreichen Berufsleben sein.

Weitere hilfreiche Tipps für eine bessere Selbstorganisation habe ich in diesem Artikel zusammengefasst: Selbstorganisation als Schlüssel zum Erfolg

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.