Ist ein Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen etabliert?

Der globale Wettbewerbsdruck steigt und die Behauptung auf den Märkten wird für viele Unternehmen zunehmend schwieriger. Die Geschäftsmodelle werden komplexer und die Wertschöpfungsketten länger und verzweigter. Mehr denn je ist organisatorische Kompetenz gefragt; sie bildet die Grundlage für den zukünftigen Unternehmenserfolg. Organisatorische Kompetenz zeigt sich in einer ausgeprägten Kundenauftragsorientierung und Qualitätsverantwortung. Um sie aufzubauen, müssen sich die Unternehmen auf ihre Geschäftsprozesse konzentrieren.

Prozesse werden bisher nur dokumentiert, aber nicht gemessen oder verbessert

In einer Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers wurde untersucht, wie weit verschiedene Unternehmen das Geschäftsprozessmanagement bereits etabliert haben. Außerdem sollten die wesentlichen Elemente für ein effizientes, zukunftsorientiertes und gleichzeitig praxisbezogenes Management von Geschäftsprozessen herausgearbeitet werden. (Zur Studie hier klicken)

Festgestellt wurde, dass derzeit gerade erst einmal die systematische Dokumentation von Geschäftsprozessen erfolgt, was einen wesentlichen ersten Schritt darstellt, aber noch lange nicht das Ziel ist. Eine konsequente Messung der Prozessleistung anhand definierter Kennzahlen, die die Basis für die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen liefern können, wird nur von ganz wenigen Unternehmen durchgeführt.

Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass für die erfolgreiche Ausgestaltung eines funktionsfähigen Geschäftsprozessmanagements folgende Punkte berücksichtigt werden sollten:

      • Das Geschäftsprozessmanagement muss als Führungsfunktion im Unternehmen organisatorisch verankert und mit den notwendigen Entscheidungskompetenzen ausgestattet sein.
      • Nicht nur wertschöpfende, sondern auch administrative Geschäftsprozesse müssen gleichermaßen in das Geschäftsprozessmanagement einbezogen werden.
      • Für die effiziente Durchführung des Geschäftsprozessmanagements müssen konsequent analytische IT-Systeme eingesetzt werden.
      • Die Messung der Leistung von Geschäftsprozessen muss IT-unterstützt anhand von Prozessleistungsindikatoren erfolgen.

 

Ich kann den ersten beiden Punkten zustimmen, habe aber bei der Messung durch IT-Systeme Bedenken. Zum einen sehe ich einen hohen Aufwand, der notwendig ist, Prozesse so zu gestalten, dass sie durch IT-Systeme ausgewertet werden können und brauchbare Ergebnisse für Kennzahlen liefern. Zum anderen sehe ich die Gefahr der zu starken Überwachung der Mitarbeiter.

Wenn z.B. gemessen wird, wie lange ein Mitarbeiter benötigt, um Stammdaten in einer Datenbank zu erfassen, kommt bei dem Kollegen, der während der Eingaben einen Telefonanruf annimmt, ein schlechter Wert heraus.

Keine Zeit für die Prozessoptimierung

Eine Studie von SAP mit dem Titel „Einfachere Geschäftsprozesse 2015: Strategische Ziele erreichen„ kommt zu folgenden Erkenntnissen: die meisten Mitarbeiter sind zu sehr damit beschäftigt, wichtige Projekte und ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Sie können sich deshalb nicht eingehend mit der Vereinfachung von Geschäftsprozessen befassen.

Allerdings werden für komplexe Prozesse immer mehr Ressourcen benötigt, um die Unternehmensziele zu erreichen. Sie könnten an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden. Durch einen erhöhten bürokratischen Aufwand verlangsamt Komplexität auch die internen Prozesse. Solche Verzögerungen führen zu Frustration bei Kunden, Lieferanten und Partnern. Sie bevorzugen dann Wettbewerber. Wenn das Erreichen von Zielen innerhalb des Unternehmens zu schwierig wird, wandern Talente ab und Know-how geht verloren.

Vereinfachte Strukturen bringen dagegen viele Vorteile: bessere Kundenwahrnehmung, höhere Rentabilität, geringere Kosten, stärkere Mitarbeiterbindung und effektive Zusammenarbeit. Darüber hinaus werden Redundanzen minimiert und die Effizienz verbessert.

Aber wie kann man denn nun seine Prozesse vereinfachen?

Der Vorschlag ist, ein Projekt für die Verschlankung von Prozessen einzurichten, in dem sich einige Mitarbeiter eine Zeit lang ausschließlich mit diesem Thema beschäftigen. Dieses Projekt sollte einen hohen Stellenwert im Unternehmen haben. Gleichzeitig muss aber auch klar sein, dass die Mitarbeiter durch die Vereinfachung von Prozessen nicht ihren Job verlieren. Sonst werden sie nicht kooperieren.

Meine Erfahrung deckt sich mit der Empfehlung aus der Studie, dass Unternehmen die Komplexität verringern können, indem sie die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt ausgewählten Ansprechpartnern zur Verfügung stellen.

Dabei können entsprechende IT-Systeme helfen. Dass in dieser Studie viel Wert auf diesen Punkt gelegt wird, sollte uns nicht verwundern, da SAP ja solche IT-Systeme verkauft.

Aber meine Erfahrung ist auch, dass Prozesse zeitaufwändiger und fehleranfälliger werden, wenn die Schnittstellen zwischen den Systemen nicht ordentlich funktionieren. Wenn also ein Mitarbeiter Daten aus einer Software manuell in eine andere Software übertragen muss.

Oder wenn die Informationen in vielen verschiedenen Systemen verwaltet werden. So habe ich mal bei einem Trainingsteilnehmer folgendes beobachtet: er sollte als Einkäufer ein bestimmtes Produkt nachbestellen. In einer Datenbank hat er nachgesehen, von welchen Lieferanten dieses Produkt angeboten wird. In einer anderen Datenbank hat er die Preise recherchiert, um sie vergleichen zu können. Wiederum in einer anderen Datenbank hat er die Lieferbedingungen nachgelesen (z.B. ob ein bestimmter Lieferant nur die Bestellung annimmt, wenn eine gewisse Mindestgröße erreicht wurde). Ich weiß noch, dass er noch eine weitere Datenbank benötigte, aber ich kann mich nicht mehr erinnern, wofür. Mir war inzwischen schon ganz schwindelig geworden.

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