15 Kollegen aus 12 Abteilungen, meistens Abteilungsleiter, und der Geschäftsführer. Ein Strategiemeeting noch in diesem Monat. Sie sollen mal eben schnell einen gemeinsamen Termin dafür finden. Kein Problem – oder?

Sie denken sich jetzt vielleicht „es gibt keine Probleme, nur Herausforderungen“. Gut, dann aber eine Herausforderung – oder?

Wie Outlook Sie dabei unterstützt, einen Besprechungstermin zu finden

Sie könnten nun drei mögliche Termine (die beim Geschäftsführer passen) festlegen und den Teilnehmern eine Mail mit diesen Terminanfragen schicken. Danach sammeln Sie alle Antworten, haken bei einigen Kollegen, die sich noch nicht gemeldet haben, nach und hoffen, dass einer der Terminoptionen passt. Das kostet Zeit und Nerven.

Oder Sie nutzen Outlook dafür.

1. Sie erstellen einen beliebigen Termin im Kalender. Dieser Termin kann auch sehr kurzfristig sein. Sie werden später einen passenden finden.
2. Zu diesem Termin laden Sie über die entsprechende Schaltfläche die Teilnehmer ein.
3. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Terminplanungsassistent„.
4. Nun sehen Sie wann wer bereits verplant (blauer Balken) oder abwesend (lila Balken) ist. Weiße Zeiträume sind verfügbar.
5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „AutoAuswahl„. Outlook sucht nun einen Termin, an dem alle Zeit haben.

Sollte es keinen gemeinsamen Termin in diesem Monat geben (sondern wegen der Urlaubszeit erst im Herbst), verschieben Sie den Termin mit der Maus auf einen Zeitpunkt, an dem die meisten Teilnehmer Zeit haben und sprechen die, die eigentlich schon verplant sind an, ob es möglich wäre, dass sie den anderen Termin verschieben.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass alle Kollegen ihren Kalender in Outlook pflegen. Aber das ist ja wahrscheinlich sowieso selbstverständlich.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.