Outlook bietet zahlreiche Funktionen, die helfen, den E-Mail-Alltag effizienter zu gestalten. Eine dieser nützlichen Funktionen ist der Suchordner. Mit einem Suchordner lassen sich E-Mails nach bestimmten Kriterien filtern und übersichtlich an einem Ort darstellen – ohne dass man sie manuell sortieren oder verschieben muss. In diesem Blog-Artikel erkläre ich Schritt für Schritt, wie man einen Suchordner erstellt, welche Vorteile er bietet und warum es sinnvoll sein kann, ihn in den Favoriten anzuzeigen.

So erstellen Sie einen Suchordner

• Scrollen Sie im Posteingang in Ihrer linken Leiste mit den Unterordnern ganz nach unten. Dort finden Sie den Punkt “Suchordner“.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie im Kontextmenü “Neuer Suchordner“.
• Wählen Sie eines der angebotenen Kriterien aus, wie z.B. ungelesene Nachrichten, oder Nachrichten von oder an bestimmte Personen. Was Sie für welchen Praxisfall nutzen sollten, erkläre ich im Video.
• Wählen Sie die E-Mail-Adresse der Person (z.B. Ihrem Chef) aus.
• Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

Nun stellt Ihnen Outlook die Mails zusammen, die dem Kriterium entsprechen. Aber Vorsicht: es ist nur eine zweite Sicht auf die Mails. Tatsächlich bleiben die Mails dort, wo Sie sie abgelegt haben. Wenn Sie also eine Mail aus dem Suchordner löschen, löschen Sie sie ganz.

Wenn Sie den Suchordner gerne oben in Ihren Favoriten anzeigen lassen möchten, dann

• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gerade erstellen Suchordner.
• Wählen Sie im Kontextmenü Zu Favoriten hinzufügen.

In meinem Video zeige ich Ihnen Schritt-für-Schritt diese Funktion:

Vorteile von Suchordnern in Outlook:

1. Zeitersparnis:
   Suchordner filtern automatisch E-Mails nach voreingestellten Kriterien. Dadurch spart man sich das manuelle Durchsuchen des Posteingangs oder der Unterordner.
2. Individuelle Anpassung:
   Sie können Suchordner nach Ihren eigenen Bedürfnissen erstellen, z. B. für E-Mails von bestimmten Absendern, mit spezifischen Schlagwörtern oder für E-Mails mit Anhängen.
3. Keine physische Verschiebung der E-Mails:
   Die Nachrichten bleiben in ihren ursprünglichen Ordnern, was bedeutet, dass sie nicht doppelt abgelegt werden. Der Suchordner ist nur eine dynamische Ansicht.
4. Mehr Überblick:
   Sie können gezielt Informationen aus verschiedenen Ordnern herausfiltern und so einen besseren Überblick über wichtige E-Mails erhalten, ohne in jedem Ordner separat suchen zu müssen.
5. In Favoriten anzeigen:
   Besonders relevante Suchordner können in den Favoriten gespeichert werden, um sie noch schneller im Blick zu haben und jederzeit Zugriff darauf zu haben.

Nachteile von Suchordnern in Outlook:

1. Kein Ersatz für Ordnerstruktur:
   Ein Suchordner kann keine Ordnerstruktur ersetzen, sondern ergänzt nur die Ansicht. Für eine dauerhafte Archivierung ist weiterhin eine manuelle Organisation notwendig.
2. Mögliche Verwirrung bei vielen Suchordnern:
   Wenn man zu viele Suchordner erstellt, kann es unübersichtlich werden. Der Nutzer verliert leicht den Überblick, welche Ordner wirklich wichtig sind.
3. Suchfunktion kann Performance beeinträchtigen:
   Bei sehr großen Postfächern oder vielen komplexen Suchkriterien kann es vorkommen, dass die Suchordner etwas langsamer laden.

Fazit

Suchordner in Outlook sind ein praktisches Werkzeug, um E-Mails effizient zu verwalten und schneller auf wichtige Informationen zuzugreifen. Besonders bei einem vollen Posteingang können sie dabei helfen, Ordnung zu halten und den Überblick zu bewahren, ohne dass man Nachrichten manuell organisieren muss. Allerdings sollten sie sinnvoll eingesetzt werden, um unnötige Komplexität zu vermeiden. Wer seine wichtigsten Suchordner in den Favoriten anzeigt, hat zudem schnellen Zugriff auf die relevantesten E-Mails und kann so noch produktiver arbeiten.

Welche Beispiele haben Sie für Suchordner in Outlook? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Lust auf mehr? Wie Sie Outlook wie ein Profi nutzen, erkläre ich hier: Mehr Zeit – weniger Stress

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.