Warum Sie mit Outlook Zeit sparen

Früher vs. Heute

Wann haben Sie damit begonnen, mit Outlook zu arbeiten? Bei mir war es 2001, allerdings habe ich 3 Jahre vorher bereits mit einem anderen Mailprogramm gearbeitet.

Können Sie sich noch daran erinnern, wie es früher war? Oft denken wir ja „Früher war alles besser.“ Das stimmt häufig nicht, aber für Outlook ganz sicher nicht.

In diesem Artikel bzw. Video nehme ich Sie auf eine kleine Zeitreise mit.

Diese Dinge gehen mit Outlook schneller

Ich habe eine Liste erstellt mit den Aufgaben bzw. Tätigkeiten, die wir früher ganz anders gemacht haben. Folgende Punkte sind mir dabei eingefallen:

  • Infos an mehrere Personen verteilen. Wer kann sich noch daran erinnern, wie wir früher Ausdrucke oder Kopie eingetütet haben, um sie mit der internen Hauspost an Kollegen zu verteilen? Heute schreiben wir eine E-Mail und nehmen die Kollegen in „Cc“. Die Informationen kommen viel schneller an.
  • Dokumente an Externe versenden. Früher haben wir Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen etc. per Post verschickt. Es hat mehrere Tage gedauert, bis das Dokument beim Kunden an kam. Heute versenden wir das Dokument als PDF per Mail und weniger Sekunden später ist es bei der richtigen Person angekommen.
  • Posteingang bearbeiten. Früher wurde sämtliche Eingangspost dem Chef vorgelegt, der hat sich alles angesehen, Hinweistexte dazu geschrieben und den Namen des Kollegen, der dies bearbeiten soll. Erst dann bekam der Kollege diese Post. Und wenn der Chef häufig in Besprechungen war, dann hat das echt gedauert, bis die Post verteilt war. Auch beim Chef wurde viel Zeit mit der Postbearbeitung gebunden.
  • Besprechungstermin finden. Früher haben wir die Kollegen angerufen und gefragt, ob dieser oder jener Termin passt. Das konnte ganz schön nervig werden und schnell ging es nicht. Heute nutzen wir in Outlook bei der Einladung zum Termin die Planungsansicht und können ganz leicht feststellen, welcher Zeitraum passt. Idealerweise ist darüber auch der Besprechungsraum buchbar und die Küche bekommt die Info, wann wieviel Kaffee in welchem Raum benötigt werden.
  • Mehrere Kalender im Blick behalten. Die Sekretärin muss 3 Kalender verwalten? Heute kein Problem mehr mit Outlook, da man sie sich nebeneinander oder überlagernd anzeigen lassen kann. Früher lagen alle Kalender auf dem Tisch und sie musste hin- und herblättern.
  • Handakten führen. Drucken – lochen – abheften. Der Büro-3-Kampf. Die Schränke voll mit Akten. Und wer erinnert sich noch an Tageskopien? Heute: Unterordner strukturieren – Mails ablegen – fertig.
  • Bewerber einladen. Kurzfristig einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen? Das ging früher nicht (s.o. „Ausgangspost“)
  • Bewerbungen intern weiterleiten. Früher wurden die Bewerbungsmappen geeigneter Bewerber an den Abteilungsleiter mit der internen Hauspost weitergeleitet. Wenn der sich gegen den Bewerber entschieden hat, kam die Mappe erstmal an die Personalabteilung zurück und wurde dann noch an einen weiteren Abteilungsleiter geschickt, der eventuell auch Interesse haben könnte. Die Personalabteilung hatte zu Recht einen Zwischenbescheid an den Bewerber geschickt, mit dem Hinweis, dass es einige Zeit dauern wird, die Bewerbung zu prüfen.
  • To-Do-Liste schreiben. Früher habe ich auf einen Zettel geschrieben, was alles zu tun ist. Jeden Tag ein Zettel und unerledigte Aufgaben wurden auf den Zettel für den nächsten Tag übertragen. Heute nutze ich die Aufgaben in Outlook dafür.
  • Wiedervorlage pflegen. Die Wiedervorlage bestand früher aus mehreren Hängemappen im Schrank. Eine für jeden Tag und jeden Monat. Am Anfang eines Monats wurden dann die Zettel aus der Monats-Mappe auf die jeweiligen Tagesmappen verteilt. Heute sind die Aufgaben in Outlook To-Do-Liste und Wiedervorlage in einem.
  • Visitenkarten verwalten. Früher haben viele Menschen Visitenkartenmappen genutzt. Leider lassen sich die Karten dort nicht gut alphabetisch sortieren. Besser geeignet waren Karteikartenboxen. Aber dann hatte man auch nur die Karte und konnte keine weiteren Informationen zu der Kontaktperson notieren. Ganz anders ist das mit den Kontakten in Outlook. Hier kann ich Besprechungsnotizen und Links zu Dateien hinzufügen. Und über die Kategorien kann z.B. eine Klassifizierung der Kunden vorgenommen werden. Außerdem haben bei freigegebenen Kontakten alle Kollegen Zugriff auf die selben Daten.
  • Kalenderwochen benennen. „Lieferdatum: KW 46“ Wann ist das genau? Auch ich hatte früher einen 3-Monats-Kalender und einen Jahreskalender an der Wand hängen, um dort die Kalenderwochen ablesen zu können. Jetzt sehe ich das in meinem Outlook-Kalender.

Wenn Ihnen noch weitere Beispiele einfallen, dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Ich gebe zu, dieses höhere Tempo hat auch Nachteile. Wenn z.B. ein Kollege 3 min. nachdem er eine Mail geschickt hat bereits eine Antwort erwartet (früher hätte er 3 Tage warten müssen!). Oder wenn eine halbe Stunde vorher erst zu einer Besprechung eingeladen wird. Aber das ist ein anderes Video… 😉

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