Der Chef führt seine Mitarbeiter – und wer führt den Chef?

Haben Sie als Sekretärin oder Assistentin manchmal das Gefühl, jemand müsste Ihren Chef führen? Dann sind Sie damit nicht alleine. Ich höre häufig von Sekretärinnen, dass es immer wieder zu Problemen im Büroalltag kommt.

Mitarbeiter stehen bei Ihnen im Sekretariat Schlange, weil sie einige Punkte mit dem Chef zu klären haben, aber der sitzt seit einer halben Stunde mit einem Kollegen zusammen in seinem Büro und bespricht Themen, die eigentlich nur ganz kurz dauern sollten.

Gleichzeitig steht auch schon der nächste Besprechungstermin an. Was tun Sie? Die Mitarbeiter auf später vertrösten und den Besprechungstermin kurzfristig verschieben?

Das Telefon klingelt natürlich auch die ganze Zeit. Wen müssten Sie durchstellen, zu wem schreiben Sie eine Telefonnotiz auf?

Was ist dringend? Was ist wichtig?

Wenn Sie noch neu sind, fällt es Ihnen am Anfang noch schwer, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Mit der Zeit funktioniert es besser. Dennoch ist Ihr Chef manchmal verärgert, weil Sie aus seiner Sicht etwas falsch eingeschätzt haben.

Ihr Chef erhält sicherlich 100 Mails am Tag, oder sogar mehr. Er kommt gar nicht mehr dazu, alles zu lesen, weil er viel Zeit in Besprechungen verbringt. Sie sollen ihm dabei helfen, aber wie?

Herausforderungen für die Sekretärin bzw. Assistentin

Sie sollen Ihren Chef unterstützen, aber es ist unklar wie. Vielleicht haben Sie mit Ihrem Chef zu Beginn kurz darüber gesprochen, was Sie tun sollen. Da fielen ein paar Stichworte. Aber sind Sie sich sicher, dass sie beide darunter dasselbe verstehen? Oder hat er ganz andere Vorstellungen zu Ihrem Job, als Sie?

Ist Ihnen auch klar, welche Erwartungen Ihr Chef an Sie hat? Ich meine das ganz konkret. Haben Sie Details geklärt? Zum Beispiel, wie bestimmte Unterlagen von Ihnen aufbereitet werden sollen.

Wenn Sie solche Punkte nicht klären, kommt es häufig zu Abstimmungsproblemen. Das kostet dann allen Beteiligten nur unnötig Zeit und Energie.

Daher ist es aus meiner Sicht sehr wichtig, dass Sie Ihre Rolle klären.

Meine Tipps dazu stelle ich Ihnen in dem folgenden Video vor:

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.