In welchen Fällen werden in Ihrem Unternehmen Projektmanagement-Methoden eingesetzt? Meiner Erfahrung nach sind es häufig Produktentwicklungs- und Kundenprojekte. Heute möchte ich einen weiteren Aspekt hinzufügen: die Prozesse. Aus meiner Sicht haben viele Projekte das Ziel, Prozesse zu verbessern. Auch die Einführung einer neuen Software, dient der Prozessoptimierung.

So gibt es viele Überscheidungen des Projektmanagements mit dem Qualitätsmanagement und dem Geschäftsprozessmanagement.

Definition Geschäftsprozess

Aber was ist eigentlich ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess findet funktions- und organisationsübergreifend statt und verknüpft wertschöpfende Aktivitäten. Er ist auf die Kundenerwartungen ausgerichtet.

Der Detaillierungsgrad

Wenn man einen Geschäftsprozess beschreibt, dann gibt es unterschiedliche Detaillierungsgrade. Man beginnt mit dem Wertschöpfungsprozess. Dieser wird dann in Teilprozesse aufgeteilt. Die Teilprozesse werden mit ihren einzelnen Prozessschritten beschrieben. Auf der untersten Detaillierungsebene gibt es dann die konkreten Arbeitsschritte.

Ziele der Prozessdokumentation

Wenn Sie die konkreten Arbeitsschritte beschreiben, dann haben Sie eine Arbeitsanweisung für Ihre Mitarbeiter erstellt. Aber auch für die Einführung einer neuen Software benötigen Sie diesen Detaillierungsgrad, um genau ermitteln zu können, welche Arbeitsweisen sich durch die neue Software verändern. Auch für Prozessoptimierungsprojekte ist es wichtig, den aktuellen Stand zu dokumentieren. Hierbei könnte es aber ausreichend sein, die Prozessschritte zu beschreiben. Wenn Sie einen Prozess dann im Laufe des Projektes verbessern, sollten Sie den neuen Stand ebenfalls für alle sichtbar machen. Wenn Sie dagegen eine Mitarbeiterbedarfsplanung aufbauen wollen, benötigen Sie nicht nur die Prozessschritte, sondern auch Aussagen darüber, wie lange ein Prozessschritt dauert und wie häufig er z.B. in einem Monat von den Mitarbeitern ausgeführt wird. Vielleicht streben Sie aber auch eine ISO-Zertifizierung an und benötigen daher die Prozessdokumentation.

Prozess-Ziele

An einen Prozess werden in der Regel hohe Anforderungen gestellt:

• • Qualität (Null-Fehler, dauerhaftes hohes Qualitätsniveau)
  • Zeit (geringe Durchlaufzeiten, kurze Liefertermine, Termintreue)
  • Kosten (maximale Kapazitätsauslastung, geringer Ressourcenverbrauch, niedrige Prozesskosten)

Diese Ziele stehen in einem Spannungsfeld zueinander. Um ein hohes Qualitätsniveau zu erreichen benötigt man in der Regel viel Zeit und es entstehen hohe Kosten. Aber dieses „Magische Dreieck“ ist Ihnen ja bereits vom Projektmanagement bekannt. So muss man auch bei den Prozessen immer einen guten Ausgleich zwischen diesen drei Zielen schaffen.

Sollen Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen dokumentieren und verbessern? Dann empfehle ich Ihnen meinen Basiskurs Prozessmanagement.

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Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.