Heute möchte ich Ihnen noch ein paar Begriffe aus dem Prozessmanagement erklären.

Die Prozesslandschaft

Die Prozesslandschaft gibt einen guten Überblick über die Prozesse im Unternehmen. Dabei ist der Detaillierungsgrad noch relativ hoch.

Es wird in 3 Ebenen unterschieden: der Kernprozess ist zentral und steht daher in der Mitte. Darüber gibt es Management-Prozesse. Unterhalb des Kernprozesses werden die unterstützenden Prozesse angeordnet.

• Management-Prozesse:
  • Festlegung der Unternehmensziele
  • Unternehmenssteuerung
  • Überwachung der Zielerreichung
• Kernprozess:
  • Sichtbarer und unmittelbarer Kundennutzen
• Unterstützende Prozesse:
  • Bereitstellung betriebliche Ressourcen
  • Sicherung des reibungslosen Ablauf des Geschäftslebens

Ein Beispiel sieht so aus:

Nachdem man die Prozesslandschaft erstellt hat, kann man die einzelnen Prozesse dokumentieren. In der Fachsprache wird dies auch „modellieren“ genannt.

Elemente eines Prozesses

Ein Prozess besteht aus verschiedenen Elementen. Zentral ist natürlich die Aufgabe. Man sollte zur Aufgabe aber auch dokumentieren, wer der Aufgabenträger ist, wer also diese Aufgabe übernimmt. Dazu nennt man nicht den konkreten Mitarbeiternamen, sondern die Funktion, wie sie im Organigramm steht (z.B. „Assistenz“ oder „Sachbearbeiter Rechnungswesen“ oder „strategischer Einkäufer“). Um alles perfekt zu dokumentieren, sollte man auch noch dazuschreiben, welche Sachmittel, Software und Informationen (z.B. Dateien) für die Erledigung dieser Aufgabe benötigt werden.

Methoden der Prozessaufnahmen

Es gibt zahlreiche Methoden, um Prozesse aufzunehmen. Ich will diese hier nicht einzeln nennen. Üblicherweise werden die Sachbearbeiter befragt, wie Sie in einem bestimmten Prozess vorgehen. Die einzelnen genannten Arbeitsschritte werden dann aufgeschrieben. Man kann aber auch die Mitarbeiter beobachten oder Laufzettel einsetzen.

Methoden der Prozessdokumentation

Auch hier gibt es zahlreiche Methoden, um Prozesse zu dokumentieren. Einige eignen sich speziell für IT-Abteilungen, andere wurden für den öffentlichen Dienst entwickelt.

Ich möchte hier die „Ereignisgesteuerte Prozesskette“ nennen, die 1992 von einer Arbeitsgruppe unter Leitung von August Wilhelm Scheer an der Universität des Saarlandes in Zusammenarbeit mit der SAP AG entwickelt wurde. Die Elemente sind: Operatoren, Ereignisse, Funktionen. Ein Ereignis beschreibt den Beginn des Prozesses (z.B. Kunde bestellt Produkt xy per Fax) und auch den erreichten Zustand am Ende des Prozesses (z.B. Produkt ist an den Kunden ausgeliefert). Funktionen sind die einzelnen Aufgaben. Es gibt an einigen Stellen Konnektoren, an denen ein Prozess verzweigt. Man unterscheidet zwischen „und“ und „oder“. Bei einem Und-Konnektor laufen im Prozess zwei Arbeitsstränge parallel ab, bei einem Oder-Konnektor geht es im Prozess entweder in der einen oder anderen Richtung weiter. Dabei kann es sein, dass in einer Schleife vom Nebenstrang auf dem Hauptprozess weiter oben zurückgeführt wird (z.B. wenn ein Formular nicht vollständig ausgefüllt ist) oder der Nebenstrang endet (z.B. wenn eine Bestellung abgebrochen wird). Die einzelnen Elemente werden mit sogenannten „Kanten“ verbunden. Es handelt sich dabei um eine sehr verbreitete Methode, die auch ich jahrelang angewendet habe.

Sie möchten die von mir erwähnten Methoden zur Prozessaufnahme und Prozessdokumentation genauer kennenlernen? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“.  Hier stelle ich Ihnen ausführlich alle Methoden vor.

Außerdem zeige ich Ihnen eine kostenlose Software, mit der Sie ereignisgesteuerte Prozessketten professionell dokumentieren können.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.