Wie gut sind Sie organisiert?

Finden Sie es selbst heraus mit dieser Arbeitsplatz-Analyse!

Eigentlich läuft es ganz gut...

Sie wissen, dass Sie eigentlich gar nicht so schlecht organisiert sind. Meistens schaffen Sie Ihre Arbeit ganz gut. Naja, ein paar Überstunden haben Sie in den letzten Monaten angesammelt, aber das ist ja normal - oder? Manchmal ärgern Sie sich, weil Sie eine bestimmte E-Mail nicht finden können, aber Sie bekommen ja auch jeden Tag viele neue Mails, da kann es schon mal länger dauern. Auf Ihrem Schreibtisch liegen ein paar Papierstapel rum, aber bei den vielen Besprechungen jeden Tag, bleibt einfach keine Zeit, um die Ablage zu machen.

Aber es geht bestimmt noch besser...

Trotzdem fragen Sie sich manchmal, ob es nicht noch besser geht. Vielleicht könnte man hier und da doch noch etwas verbessern. Damit Sie notwendige Informationen schneller finden, Aufgaben nicht mehr auf dem letzten Drücker erledigen und zufriedener in den Feierabend gehen können. 


Fragebogen Arbeitsplatz-Analyse

 Treffen die folgenden Aussagen auf Sie zu?

Papierablage

  • Ich finde alle laufenden Papiervorgänge zu meinen Kunden und Projekten innerhalb 1 Minute.
  • Mein Schreibtisch ist frei von Papierstapeln, damit ich mich auf meine Aufgaben fokussieren kann.
  • Die Papierablage ist auf die vorgeschriebenen Inhalte reduziert.

E-Mails

  • Mein E-Mail-Posteingang ist jeden Abend leer.
  • Ich finde die Mails zu meinen aktuellen Kunden und Projekten innerhalb 1 Minute.
  • Es fällt mir leicht meine E-Mails zu priorisieren.
  • Ich lege mir E-Mails, die noch bearbeitet werden müssen, in Outlook mit einem konkreten Termin auf Wiedervorlage.
  • Ich räume regelmäßig meine gesendeten Mails auf.
  • Für Mails, die ich häufiger schreibe, verwende ich Mail-Vorlagen und/oder Textbausteine.

Stellvertretung

  • Meine Stellvertretung kann den Status in Arbeit befindlicher Vorgänge nachvollziehen und erkennt die nächsten Schritte.
  • Meine Stellvertretung hat Zugriff auf mein E-Mail-Postfach.
  • Meine Stellvertretung kann meinen elektronischen Kalender einsehen.
  • Nach der Rückkehr aus dem Urlaub ist mein E-Mail-Postfach von meiner Stellvertretung vorsortiert.

Informationsfluss

  • Ich bin ausreichend informiert.
  • Ich bekomme alle Informationen zum richtigen Zeitpunkt.

Planung

  • Ich nehme mir regelmäßig Zeit für konzeptionelle Arbeiten und blocke mir diese Zeit im Kalender.
  • Ich mache nur in Ausnahmefällen Überstunden, weil ich meine Arbeit innerhalb der normalen Arbeitszeit schaffe.
  • Ich habe einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben.
  • Ich gehe meine Aufgaben an, statt sie vor mir herzuschieben.
  • Ich gehe regelmäßig mit dem guten Gefühl in den Feierabend, meine Arbeit geschafft zu haben.

Dateiablage

  • Ich finde für mich relevante Dateien innerhalb 1 Minute.
  • Die elektronische Ablagestruktur ist im Team abgestimmt.
  • Auch zu den Dateinamen gibt es klare Standards im Team.
  • Ich habe Vorlagen für Briefe, Angebote, Bestätigungen, Präsentationen etc. abgespeichert.
  • Ich habe Checklisten für meine Arbeit erstellt.

Schnittstellen

  • Die Zusammenarbeit mit meinen benachbarten Abteilungen läuft gut.
  • Die Prozesse sind ausreichend dokumentiert.

Projektmanagement

  • Die Zusammenarbeit im Projekt läuft gut.
  • Meine Projekte werden erfolgreich beendet.
  • Ich nutze viele Vorlagen und Checklisten, um meine Projekte effizient zu bearbeiten.

Besprechungen

  • Ich nehme nur an den Besprechungen teil, bei denen meine Anwesenheit notwendig ist.
  • Besprechungen beginnen und enden bei uns pünktlich.
  • Besprechungen bieten mir einen Mehrwert für meine Arbeit.
  • Protokolle sind direkt nach der Besprechung fertig.

Unterbrechungen

  • In der Regel kann ich konzentriert arbeiten, ohne ständig unterbrochen zu werden.
  • Wir haben wirksame Absprachen im Team getroffen, um Störungen zu reduzieren.

MS-Office-Programme

  • Ich kennen mich gut mit Outlook aus und kann diese Software für meine Selbstorganisation effizient einsetzen.
  • Ich kenne mich gut mit Word aus und nutze diese Software effizient.
  • Ich kenne mich gut mit Excel aus und kann die benötigten Zahlen schnell zusammenstellen und in geeigneten Diagrammen visualisieren.
  • Ich kenne mich gut mit PowerPoint aus und kann ansprechende Präsentationen erstellen.
  • Ich kenne mich gut mit OneNote aus und setze diese Software für meine effiziente Selbstorganisation ein.

Führung

  • Ich kann beruhigt 2 Wochen in den Urlaub fahren, denn ich weiß, dass alles gut läuft.
  • Ich fördere die persönliche und fachliche Weiterentwicklung meiner Mitarbeiter.
  • Ich halte mich aus dem Tagesgeschäft heraus und konzentriere mich auf die strategische Weiterentwicklung unserer Abteilung.

Ihre Ansatzpunkte um besser zu werden.

Wie viele der 43 Aussagen treffen auf Sie zu? 

Gibt es einige Punkte, bei denen Sie voll zustimmen würden, andere nur teilweise?

Waren überraschende Ergebnisse dabei?

Zögern Sie nicht länger und packen es an!

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