Unternehmen unterliegen einem ständigen Veränderungsprozess. Anpassung an neue Marktanforderungen, die Weiterentwicklung der Technik und nicht zuletzt der Fachkräftemangel erfordern regelmäßige strategische Entscheidungen im Management. Dies gilt für jede Branche und jede Unternehmensgröße. Das Festhalten an alten Vorgehensweisen bedeutet Stillstand und wirkt sich negativ aus, wie ich bereits in diesem Artikel gezeigt habe: Warum Prozesse kontinuierlich verbessert werden müssen

Dieser Change-Management-Prozess sollte strukturiert angegangen werden. Dafür sind einige Modelle bekannt. Lewins 3-Phasen-Modell hat in der Praxis zu einigen Problemen geführt. Auch die 8-Stufen von Kotter haben ihre Makel.

Mehr Flexibilität verspricht das 5-Phasen-Modell von Krüger, das ein bekanntes Konzept im Change-Management ist, das die verschiedenen Phasen beschreibt, die Organisationen während eines Veränderungsprozesses durchlaufen. Die Phasen sind: Initialisierung, Konzeption, Mobilisierung, Umsetzung und Verstetigung.

Die 5 Phasen

1️⃣ Initialisierung:

• Ziel: Erkennen und Benennen des Veränderungsbedarfs.
• Aktivitäten: In dieser Phase wird der Bedarf für Veränderung identifiziert, und erste Überlegungen zur Art und Richtung der Veränderung werden angestellt. Es werden relevante Informationen gesammelt, und es wird eine initiale Diagnose der aktuellen Situation erstellt.
• Ergebnisse: Entscheidungsträger erkennen die Notwendigkeit für Veränderung und sind bereit, den Prozess zu starten.

2️⃣ Konzeption:

• Ziel: Entwicklung eines detaillierten Veränderungskonzepts.
• Aktivitäten: Es werden klare Ziele gesetzt, und ein detaillierter Plan für die Veränderung wird erstellt. Dazu gehören die Definition der gewünschten zukünftigen Zustände, die Planung von Maßnahmen und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten. In dieser Phase werden auch potenzielle Hindernisse und Widerstände identifiziert.
• Ergebnisse: Ein umfassender Veränderungsplan, der von den wichtigsten Stakeholdern unterstützt wird.

3️⃣ Mobilisierung:

• Ziel: Schaffung der nötigen Voraussetzungen für die Umsetzung des Veränderungsplans.
• Aktivitäten: In dieser Phase wird die Organisation auf die Veränderung vorbereitet. Dazu gehört die Kommunikation der Veränderungsziele an alle Betroffenen, das Schaffen von Verständnis und Akzeptanz sowie das Mobilisieren von Ressourcen. Es werden Schulungen durchgeführt und Teams gebildet, um die Veränderung zu unterstützen.
• Ergebnisse: Die Organisation ist bereit und in der Lage, den Veränderungsprozess zu starten, mit motivierten und gut informierten Mitarbeitern.

4️⃣ Umsetzung:

• Ziel: Umsetzung der geplanten Veränderungsmaßnahmen.
• Aktivitäten: Die geplanten Maßnahmen werden in die Praxis umgesetzt. Dies umfasst die Einführung neuer Prozesse, Systeme oder Strukturen sowie die Anpassung bestehender Arbeitsweisen. Die Fortschritte werden kontinuierlich überwacht, und bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.
• Ergebnisse: Die Veränderungsmaßnahmen sind erfolgreich umgesetzt, und die ersten positiven Ergebnisse sind sichtbar.

5️⃣ Verstetigung:

• Ziel: Sicherstellen, dass die Veränderungen nachhaltig in der Organisation verankert werden.
• Aktivitäten: In dieser Phase geht es darum, die Veränderungen zu stabilisieren und in den Alltag der Organisation zu integrieren. Dazu gehört die kontinuierliche Unterstützung der Mitarbeiter, die Anpassung von Kultur und Strukturen sowie das Sicherstellen, dass die neuen Prozesse und Verhaltensweisen beibehalten werden. Es werden Mechanismen eingeführt, um die Nachhaltigkeit der Veränderungen zu überwachen.
• Ergebnisse: Die Veränderungen sind dauerhaft in der Organisation verankert, und die gewünschten Ergebnisse werden langfristig erzielt.

Das 5-Phasen-Modell von Krüger bietet einen strukturierten Rahmen, um Veränderungen systematisch und erfolgreich zu managen, indem es alle relevanten Schritte von der initialen Erkennung des Veränderungsbedarfs bis zur nachhaltigen Verankerung der Veränderungen abdeckt.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.