In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) fehlt es oft an professioneller Projektmanagement-Software wie MS-Project. Stattdessen greifen viele Projektleiter notgedrungen auf Excel zurück, um ihre Projekte zu organisieren. Doch Excel reicht nicht aus, um komplexe Aufgaben zu verwalten und Teams effektiv zu koordinieren. Es muss auch der Zugriff auf Protokolle und Informationen organisiert werden, es wird gemeinsam an Konzepten gearbeitet und Ideen entwickelt. Gut wäre es, alles an einem Ort gebündelt zu haben.

Hier kommt OneNote ins Spiel: eine oft unterschätzte, aber äußerst leistungsstarke Alternative, die nicht nur einfach zu bedienen ist, sondern auch die Flexibilität und Übersicht bietet, die für ein erfolgreiches Projektmanagement entscheidend sind. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit OneNote Ihr Projektmanagement auf ein neues Level heben können – ganz ohne teure Softwarelösungen.

Was ist OneNote?

OneNote ist ein digitales Notizbuch von Microsoft, das es Nutzern ermöglicht, Informationen an einem zentralen Ort zu sammeln, zu organisieren und zu teilen. Es bietet eine flexible Plattform, auf der Textnotizen, Bilder, Links, Tabellen, To-Do-Listen und sogar handschriftliche Skizzen gespeichert werden können. Dank der cloudbasierten Synchronisation sind Ihre Notizen von jedem Gerät aus zugänglich, was OneNote zu einem idealen Werkzeug für die persönliche Organisation sowie die Zusammenarbeit im Team macht.

Sie haben noch nie mit OneNote gearbeitet? Dann empfehle ich Ihnen diese beiden Videos zum Einstieg:

• Wählen Sie die richtige Version auf Ihrem PC
• Erste Schritte mit OneNote

Projektmanagement mit OneNote

Kleinere und mittelgroße Projekte mit einer überschaubaren Anzahl an Projektmitgliedern lassen sich sehr gut mit OneNote organisieren. Bei großen Projekten, wie z.B. die Einführung von SAP oder umfangreiche Baustellen mit 50 oder 100 Beteiligten, ist es dagegen besser auf professionelle Projektmanagement-Software, wie MS-Project oder die kostenlose Alternative ProjectLibre, zurückzugreifen.

So geht’s:

Ein Notizbuch anlegen

Zu Beginn legen Sie für Ihr Projekt ein neues Notizbuch an. So können Sie die Zugriffsrechte am leichtesten verwalten. Denken Sie dabei daran, als Speicherort einen Ordner zu wählen, auf den alle Projektmitglieder Zugriff haben. Falls Sie unterwegs von einem Tablet auf das Notizbuch Zugriff haben möchten, wählen Sie die Cloud. Dies wäre auch sinnvoll, falls Sie externe Projektmitglieder auf das Notizbuch Zugriff gewähren möchten.

Die Struktur mit Abschnitten anlegen

Strukturieren Sie nun Ihr Notizbuch über die Abschnitte, indem Sie für jede Projektphase einen eigenen Bereich schaffen. Also z.B. für jeden Meilenstein und auch Start, Ist-Analyse, Soll-Konzept, Pilotierung, Implementierung und Abschluss. Hier müssen Sie bereits eine wichtige Entscheidung treffen: Wo werden die Protokolle abgelegt? Sie können einen gesonderten Abschnitt für Protokolle anlegen, oder bei jeder Phase die Protokolle als Seite speichern. Aus meiner Sicht ist die zweite Vorgehensweise sinnvoller, da auch meiner Erfahrung niemand später einen Überblick über alle Protokolle haben möchte, sondern wissen will, was in den einzelnen Phasen besprochen wurde.

Mit fertige Vorlagen schneller ans Ziel

Sowohl in den Microsoft-Programmen Word, Excel und PowerPoint, als auch in OneNote gibt es fertige Vorlagen für Projekte. Zum Beispiel einen Projektantrag (Word), Projektübersicht (OneNote), Aufgabenliste (OneNote), Aufgabenplanung (Excel), Kick-Off-Veranstaltung (PowerPoint).

Ansonsten können Sie auch mit einer Tabelle ein Kanban-Board erstellen und so die Aufgaben agil planen.

Aufgaben in Outlook planen

Wussten Sie schon, dass OneNote und Outlook perfekt Hand-in-Hand arbeiten? Dies zeigt sich bei der Aufgabenplanung. So können Sie in OneNote z.B. in einem Kanban-Board oder in einem Protokoll die zu delegierende Aufgabe benennen. Dann wandeln Sie diesen Eintrag in eine Outlook-Aufgabe um und planen Sie sie ein. So müssen Sie nicht mehr Ihre Aufgaben manuell übertragen.

Als Projektleiter delegieren Sie die Aufgabe über Outlook und so haben Sie immer den Stand der Dinge im Blick. Wenn ein Projektmitarbeiter eine Aufgabe erledigt hat, wird der Projektleiter automatisch benachrichtigt und auch in OneNote wird das rote Fähnchen zu einem grünen Haken.

Mehr Übersicht mit Kategorien

In Projekten werden nicht nur Aufgaben verwaltet. Es gibt auch Ideen 💡, Wichtiges ⭐, Fragen ❓oder auch Kritisches ❗. Hierfür können Sie in OneNote die entsprechenden Kategorien verwenden. So fallen die Themen mehr auf und Sie können auch eine Zusammenfassungsseite erstellen, bei der die Einträge je nach Kategorie über das gesamte Projekt hinweg aufgelistet werden. Dadurch behalten Sie ganz einfach den Überblick.

Fazit

OneNote ist eine leistungsstarke und flexible Lösung für das Projektmanagement, besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die oft nicht über die Ressourcen für teure Softwarelösungen verfügen. Durch die intuitive Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, verschiedene Inhalte zu integrieren, können Projektleiter ihre Aufgaben, Notizen und Teamkommunikation effektiv an einem Ort bündeln. Die cloudbasierte Synchronisation ermöglicht den Zugriff von überall und fördert die Zusammenarbeit im Team. Mit OneNote lassen sich Projekte nicht nur einfacher organisieren, sondern auch effizienter umsetzen. Wenn Sie auf der Suche nach einer praktischen Alternative zu herkömmlichen Projektmanagement-Tools sind, ist OneNote eine hervorragende Wahl, um den Überblick zu behalten und Ihre Projekte zum Erfolg zu führen.

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