Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist ein etwas sperriges Instrument aus dem Projektmanagement. Vielleicht fragen Sie sich, warum wir denn nun noch einen Plan benötigen. Warum fangen wir nicht einfach an? Er ist wirklich nützlich! Denn:

• in ihm sind alle Arbeitspakete enthalten, die im Projekt bearbeitet werden müssen
• er wird übersichtlich in einer Baumstruktur dargestellt
• die Arbeitspakete sind die Basis für die Delegation von Aufgaben an die Projektmitarbeiter
• er wird als Ausgangsbasis für die weitere Feinplanung genutzt.

Ich habe für Sie eine Übersicht erstellt, die das Prinzip des Projektstrukturplans erklärt:

Wie Sie beim Erstellen vorgehen, bleibt Ihnen überlassen. Vielleicht fällt es Ihnen leichter, zuerst die Arbeitspakete zu definieren und dann diese zu Unteraufgaben zu clustern (zusammenzufassen), um diese dann Teilaufgaben bzw. Teilprojekten zuzuordnen. Oder Sie gehen von oben nach unten vor, vom Groben zum Detail.

Am Ende sollten Arbeitspakete entstanden sein, die an die Wichtel delegiert werden können. Und so sieht der Projektstrukturplan für das Weihnachtsprojekt aus (ich habe dafür eine SmartArt-Grafik „Hierarchie“ genutzt):

Die Arbeitspakete

Die Kästchen auf der untersten Ebene sind nun die Arbeitspakete. Was genau in einem Arbeitspaket zu tun ist, wird in einem Formular festgehalten. Warum? Wissen nicht alle, was zu tun ist? Nicht unbedingt! Viele der Wichtel werden besonders für die Weihnachtszeit aus anderen Bereichen hinzugezogen. Statt ihnen immer alles zu erklären, können sie zumindest für den ersten Start die Beschreibung lesen, in der alle wichtigen Informationen enthalten sind. Ich habe dafür eine Word-Vorlage erstellt:

Ich habe ein Arbeitspaket beispielhaft ausgefüllt. Die weiteren Arbeitspaket-Dokumente können Sie entsprechend erstellen:

Um die einzelnen Arbeitspakete und die Termine übersichtlicher darzustellen, sollten Sie ein Gantt-Chart erstellen. Dazu mehr im nächsten Artikel dieser Serie!

Passende Vorlagen und Checklisten zum Projektmanagement habe ich für Sie in einem Paket zusammengefasst. Einfach hier bestellen: Checklisten für Projekte

Hier ein kurzer Überblick über alle Schritte, die wir für die Vorbereitung des Weihnachtsfestes gemacht haben:

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-ein-projekt-entsteht/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-projektziele/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-stakeholder/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-risiken/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-projektorganisation-und-kommunikation/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-projektphasen-und-meilensteine/

Der nächste Schritt:

Alle Jahre wieder! Der Ablauf- und Terminplan

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.