Die Projektorganisation

Ich denke, es ist klar, dass an diesem Projekt ziemlich viele Wichtel und ein paar Rentiere beteiligt sind. Jeder Wichtel ist auf eine bestimmte Aufgabe spezialisiert. Damit Sie als Projektleiter nicht mit jedem sprechen müssen, sollten Sie eine Projektorganisation einrichten.

Sie bilden also verschiedene Teilprojekte und benennen jeweils einen Teilprojektleiter. Sie führen dann nur noch Besprechungen mit den Teilprojektleitern durch. Und die wiederum kommunizieren in Teamsitzungen mit den jeweiligen Wichteln. Wir richten 3 Teilprojekte ein: Wunschzettelbearbeitung, Verpackung, Transport. Jedes Teilprojekt besteht aus 2-3 Teams.

Diese Struktur lässt sich gut in einem Organigramm darstellen:

In jedem Team gibt es natürlich auch noch sehr unterschiedliche Aufgabengebiete. Damit die Einarbeitung der Wichtel schnell erfolgen kann, sollten Sie Tätigkeitsbeschreibungen erstellen.

Aus den letzten Jahren können Sie auf erfahrene Wichtel zurückgreifen. Dennoch kann es sein, dass ein Wichtel mit seinen Aufgaben nicht zufrieden war und etwas Neues ausprobieren möchte. Daher sollten Sie Zeit für Bewerbungsgespräche einplanen. Außerdem sollten Sie mit den Teilprojektleitern besprechen, wer im Team das neue Teammitglied einarbeitet.

Der Weihnachtsmann als Lenkungsgremium

Und der Weihnachtsmann?

Wie bereits gesagt, hat er sich aus der Projektleiterrolle zurückgezogen. Aber ein wachsames Auge möchte er natürlich trotzdem über das Projekt haben! Und so wirkt er in der Rolle des Lenkungskreises auf das Projekt ein. Seine Aufgaben:

• Überwachung des Projektfortschrittes von außen
• Treffen von Entscheidungen, die von dem Projektleiter nicht allein getroffen werden
• Unterstützung mit guten Ratschlägen

Spielregeln im Projekt

Der Weihnachtsmann ist in dieser Rolle wirklich sehr aufgehoben! Das Projekt profitiert von seinen umfangreichen Erfahrungen aus der Vergangenheit. Und er hat nicht das Gefühl, so langsam auf’s Altenteil abgeschoben zu werden.

Bei der Risikoanalyse haben wir ja herausgefunden, dass es wichtig ist, dass sich die Wichtel und Rentiere wohl fühlen. Dazu gehört auch, dass die Stimmung bei allen gut ist. Daher sollten Sie Spielregeln für Ihr Projekt erarbeiten. Ich habe bereits einen Vorschlag erarbeitet. In der Diskussion mit den Wichteln und Rentieren wurden dann folgende Regeln gemeinsam beschlossen:

Diese Spielregeln sollten Sie gut sichtbar im Weihnachtsdorf aufhängen.

Ihnen gefallen meine Vorlagen und Checklisten zum Projektmanagement und Sie möchten sie für Ihre eigenen Projekte nutzen? Kein Problem. Sie können das Vorlagenpaket hier bestellen:

Praxisleitfaden Projektmanagement (klick)

Hier noch einmal ein kurzer Rückblick auf alle Schritte, die wir für die Vorbereitung des Weihnachtsfestes bisher gemacht haben:

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-ein-projekt-entsteht/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-projektziele/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-stakeholder/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-risiken/

Die nächsten Schritte sind:

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-projektphasen-und-meilensteine/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-der-projektstrukturplan/

Alle Jahre wieder! Der Ablauf- und Terminplan

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.