In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen bleibt eine der leistungsfähigsten Anwendungen von Microsoft oft ungenutzt: OneNote. Während E-Mails, Excel-Tabellen und klassische Notizbücher den Büroalltag dominieren, fristet OneNote ein Schattendasein – dabei könnte es den Arbeitsalltag enorm erleichtern.

Vielleicht denken Sie: „Noch ein Tool? Dafür habe ich keine Zeit!“ Doch genau hier liegt der Irrtum. OneNote ist intuitiv, flexibel und spart Ihnen langfristig Zeit, statt sie zu kosten. Es hilft Führungskräften, Projektleitern und Büroprofis, Notizen, Aufgaben und Besprechungen effizient zu organisieren, ohne sich in Papierstapeln oder chaotischen Dateien zu verlieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie OneNote gezielt in Ihrem Berufsalltag nutzen können, um produktiver zu arbeiten, Projekte besser zu koordinieren und den Überblick zu behalten. Lassen Sie sich überraschen, wie einfach es ist, mit OneNote Ordnung in Ihre täglichen Aufgaben zu bringen!

---

Warum OneNote ein unverzichtbares Tool im Berufsalltag ist

In einem hektischen Arbeitsumfeld ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Jeden Tag fallen unzählige Aufgaben an: Meetings müssen dokumentiert, To-do-Listen erstellt und Informationen schnell abrufbar gemacht werden. Viele greifen dabei auf Post-its, Word-Dokumente oder E-Mails zurück – doch diese Methoden sind oft unübersichtlich und ineffizient. Genau hier kommt OneNote ins Spiel.

OneNote ist mehr als nur ein digitales Notizbuch – es ist Ihr persönliches Organisationstool. Alle wichtigen Informationen sind an einem Ort gebündelt, leicht durchsuchbar und jederzeit abrufbar. Doch was bedeutet das konkret für Ihren Berufsalltag?

Vorteile für verschiedene Berufsgruppen

✅ Führungskräfte:

• Strukturierte Meeting-Protokolle mit Aufgabenlisten und Follow-ups
• Alle wichtigen Notizen zentral gespeichert und jederzeit abrufbar
• Bessere Organisation von Strategien, Zielsetzungen und Ideen
• In diesem Beitrag zeige ich Ihnen die Funktionen, die Sie in OneNote dafür nutzen sollten: Vom Notizbuch zur Wissenszentrale

✅ Projektleiter:

• Projekte und Aufgaben effizient verwalten
• Informationen und Dokumente für das gesamte Team zentral speichern
• Nahtlose Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Outlook
• Einen ersten Eindruck, wie Sie OneNote für Ihr Projektmanagement nutzen könnten, erfahren Sie in diesem Artikel: So machen Sie Ihr Projektmanagement effizienter

✅ Sachbearbeiter & Sekretärinnen:

• Wichtige Infos, Anrufe und Termine schnell erfassen und sortieren
• Automatisierte Notizen aus E-Mails oder Webseiten übernehmen
• Einheitliche Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben nutzen
• Die besten Hacks für Assistenzkräfte habe ich Ihnen zusammengestellt. Im Video erkläre ich Ihnen die einzelnen Funktionen.

Das Beste: OneNote lässt sich ganz individuell an Ihren Arbeitsstil anpassen. Egal, ob Sie es für schnelle Notizen, als Wissensdatenbank oder zur Teamkoordination nutzen – es wird schnell zu einem unverzichtbaren Helfer im Arbeitsalltag.

Grundlagen: OneNote optimal einrichten

Damit OneNote seine volle Wirkung entfaltet, ist es wichtig, es richtig einzurichten. Eine gut strukturierte Umgebung erleichtert die tägliche Nutzung und sorgt dafür, dass Sie immer den Überblick behalten. In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie OneNote von Anfang an effizient gestalten, um Zeit zu sparen und produktiver zu arbeiten.

1. Das richtige Programm wählen

Wenn Sie auf Ihrem Rechner nach OneNote suchen, werden Ihnen zwei Möglichkeiten angezeigt. Es besteht ein großer Unterschied zwischen den beiden Versionen. Außerdem gibt es Gerüchte, dass Microsoft in absehbarer Zeit OneNote for Windows 10 nicht mehr zur Verfügung stellen wird. Daher ist es besser, gleich die richtige Programm-Variante aufzurufen. Aber keine Sorge: Falls Sie mit der Variante bereits ein Notizbuch erstellt haben, können Sie sie einfach mit der OneNote-App öffnen. Die Inhalte bleiben erhalten. Warum Sie die OneNote-App und nicht OneNote for Windows 10 verwenden sollten, erkläre ich in diesem Beitrag: Was ist der Unterschied

2. Das Menü und weitere Ansichtseinstellungen

Bei Ihnen sieht OneNote ganz anders aus, als in meinen Videos? Fehlen vielleicht im Menü einige Schaltflächen, oder die Notizbücher und Abschnitte sind am linken Bildschirmrand angeordnet? Dann sollten Sie einige Einstellungen vornehmen:

• Verwenden Sie das klassische Menüband, denn nur so sind alle Schaltflächen sichtbar
• Wählen Sie das horizontale Registerkartenlayout. Der Vorteil: Sie sind auf ein Notizbuch fokussiert. (Reiter Ansicht – Schaltfläche Registerkartenlyout)
• Damit die Liste der Seiten am rechten Bildschirmrand erscheint, nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen im Reiter Datei – Optionen – Ansicht vor.

Diese Einstellungsmöglichkeiten zeige ich Ihnen in einem Video.

3. Die richtige Notizbuchstruktur wählen

OneNote basiert auf einer hierarchischen Struktur, die aus Notizbüchern, Abschnitten und Seiten besteht. Überlegen Sie, welche Struktur für Ihren Arbeitsalltag am besten geeignet ist:

• Notizbücher: Legen Sie separate Notizbücher für unterschiedliche Bereiche an – beispielsweise ein Notizbuch für jedes Projekt, ein weiteres für Besprechungsnotizen oder eines für persönliche Aufgaben und Ideen.
• Abschnitte: Unterteilen Sie jedes Notizbuch in Abschnitte, um Themen gezielt zu gruppieren. Für ein Projekt-Notizbuch könnten dies etwa „Planung“, „Budget“, „Meeting-Protokolle“ und „To-Dos“ sein.
• Seiten: Auf den Seiten notieren Sie dann die Details. Hier können Sie Aufgabenlisten, Textnotizen, Bilder und vieles mehr einfügen.

Sie haben noch nie mit OneNote gearbeitet? Dann sehen Sie sich bitte zuerst mein Einführungsvideo (klick) und die ersten Schritte (klick) an.

OneNote-Hack: Icons für mehr Übersichtlichkeit. Nicht nur Farben helfen dabei, sich schneller zurecht zu finden. Mit Icons können Sie Ihr Notizbuch visuell ansprechend gestalten. So können Sie Informationen schneller erfassen.

Vielleicht ist es Ihnen bereits aufgefallen: Es gibt im Menü von OneNote keinen Speicherbutton. Das liegt daran, dass die Software immer automatisch alles im Hintergrund speichert. So ist es möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig im Notizbuch arbeiten und die Änderungen sehen können. Sollten Sie oder ein Kollege aus Versehen eine Seite oder einen ganzen Abschnitt gelöscht haben, können Sie diesen aus dem Papierkorb wieder herstellen. Dafür haben Sie 60 Tage Zeit. Wie das geht, erkläre ich in diesem Beitrag: Wie Sie gelöschte Seiten wieder herstellen.

4. Synchronisation über mehrere Geräte

Ein großer Vorteil von OneNote ist, dass Ihre Notizen automatisch auf allen Geräten synchronisiert werden – ob PC, Tablet oder Smartphone. So haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Daten. Achten Sie darauf, dass Ihre Notizen mit Ihrem Microsoft-Konto verbunden sind, um die Synchronisation zu gewährleisten und die Daten nicht nur lokal zu speichern.

5. Tags und Schlagwörter für eine schnelle Organisation

Mit Kategorien (Tags) können Sie Ihre Notizen nach bestimmten Kriterien kennzeichnen und später schnell nach bestimmten Themen suchen. Ein Tag wie „Wichtig“ oder „To-Do“ hilft Ihnen, Aufgaben oder dringende Notizen schnell zu finden. Sie können Tags auch nach spezifischen Projekten oder Aufgaben benennen, um die Suche weiter zu vereinfachen.

Wie Sie neue Kategorien erstellen, erkläre ich in diesem Beitrag: Nie wieder suchen

6. Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben

Um Routineaufgaben effizienter zu gestalten, können Sie Vorlagen in OneNote erstellen. Zum Beispiel eine Vorlage für Besprechungsnotizen, die Sie immer wieder verwenden können. So sparen Sie sich das ständige Formatieren und Strukturieren und können sich ganz auf den Inhalt konzentrieren.

OneNote bringt schon einige Seitenvorlagen mit. Vielleicht gefällt Ihnen eine davon? Sie finden sie beim Reiter Einfügen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Seitenvorlagen klicken und dann unten im Fenster auf Seitenvorlagen, werden Ihnen am rechten Bildschirmrand die Vorlagen aufgelistet:

Business-Vorlagen und Aufgabenlisten sind besonders für den Arbeitsalltag geeignet. Hier finden Sie z.B. Sitzungsnotizen, aber auch eine Projektübersicht.

Selbst gestaltete Vorlagen können Sie speichern. Sie finden sie dann unter dem Punkt “Meine Vorlagen“.

7. Eine klare Namenskonvention etablieren

Damit Ihre Notizen auch langfristig übersichtlich bleiben, sollten Sie eine klare Namenskonvention für Notizbücher, Abschnitte und Seiten festlegen. Ein Beispiel könnte lauten: „Projektname – Meeting Protokoll – Datum“ oder „Kunde – Aufgaben – Quartal“. So finden Sie selbst nach Monaten noch schnell das, was Sie suchen.

Mit dieser Grundstruktur können Sie OneNote von Anfang an optimal nutzen und den vollen Nutzen aus dem Tool ziehen.

Die Seiten werden in der Ansicht automatisch nach Erstellungsdatum sortiert. Die neuste Seite wird unten angefügt. Dies ist aber z.B. bei Protokollen unpraktisch, da man in diesem Fall das aktuellste Protokoll oben sehen möchte, um schneller darauf zuzugreifen. In einigen Abschnitten kann es auch sinnvoll sein, die Seiten alphabethisch zu sortieren. Wie Sie die Sortierung ändern, erkläre ich in diesem Video: Seiten automatisch sortieren

Effizientes Aufgaben- und Projektmanagement mit OneNote

Projektleiter schöpfen oft nicht die Möglichkeiten, die das Programm bietet, aus. Welche Fehler Sie nicht machen sollten erkläre ich hier: OneNote für Projektleiter

OneNote ist nicht nur ein einfaches Notizbuch – es ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Aufgaben- und Projektmanagement, das Ihnen hilft, alle Aspekte Ihrer Projekte zu koordinieren und gleichzeitig den Überblick zu bewahren. Ob es darum geht, Aufgaben zu delegieren, Projektfortschritte zu dokumentieren oder Besprechungsnotizen festzuhalten – mit OneNote haben Sie alles an einem Ort.

1. Aufgabenlisten erstellen und verwalten

OneNote bietet eine einfache Möglichkeit, Aufgabenlisten zu erstellen und zu verwalten. Sie können Checklisten für Ihre täglichen Aufgaben erstellen und dabei direkt auf der Seite eine Checkbox einfügen, die Sie beim Erledigen der Aufgaben abhaken können.

• To-Do-Listen: Erstellen Sie einfache Aufgabenlisten für jedes Projekt oder jeden Bereich. Sie können Aufgaben nach Priorität ordnen und diese schnell ändern oder verschieben.
• Erinnerungen und Deadlines: OneNote lässt sich mit Outlook verbinden. Wenn Sie Aufgaben aus OneNote in Outlook übertragen, können Sie sie mit Erinnerungen und Deadlines versehen, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten. Mehr dazu finden Sie hier: Aufgaben und Zusammenarbeit
• Sie arbeiten lieber agil? Wie Sie ein Kanban-Board in OneNote erstellen, zeige ich Ihnen in diesem Artikel: Kanban-Board in OneNote

2. Besprechungsnotizen effizient erfassen

Als Führungskraft oder Projektleiter verbringen Sie viel Zeit in Besprechungen – und die erfassten Notizen sind oft der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektmanagement. OneNote macht es einfach, Meeting-Protokolle zu erstellen, die Sie mit anderen teilen oder nachverfolgen können. Sie können direkt auf der Seite Notizen machen, To-dos hinzufügen und sogar Audio-Aufnahmen der Besprechung integrieren, um später auf Details zurückzugreifen.

• Vorlagen für Besprechungsnotizen: Erstellen Sie eine Vorlage für Besprechungen, die Sie immer wieder verwenden können. Diese könnte Abschnitte wie „Ziele“, „Diskussion“, „Entscheidungen“ und „To-Dos“ enthalten.
• Handschriftliche Notizen digitalisieren: Wenn Sie während eines Meetings handschriftliche Notizen machen, können Sie diese in OneNote scannen und durch die OCR-Funktion sogar durchsuchen lassen.

3. Projektfortschritt dokumentieren und überwachen

Mit OneNote können Sie den Fortschritt Ihrer Projekte jederzeit dokumentieren. Fügen Sie regelmäßig Notizen zu den aktuellen Entwicklungen hinzu, um den Überblick zu behalten und zu sehen, wie sich das Projekt entwickelt. Sie können:

• Projektübersichten erstellen und mit Teammitgliedern teilen.
• Wichtige Meilensteine und Fristen markieren, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
• Visuelle Darstellungen wie Diagramme oder Tabellen einfügen, um komplexe Informationen zu veranschaulichen.

4. Zusammenarbeit im Team fördern

OneNote ermöglicht es Ihnen, Notizbücher mit Ihrem Team zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Das macht es zum perfekten Tool für die Teamkoordination und Zusammenarbeit. Jeder im Team kann gleichzeitig Änderungen vornehmen, und Sie haben immer die neueste Version der Notizen.

• Teams und Abteilungen organisieren: Sie können für jedes Team oder jede Abteilung ein eigenes Notizbuch anlegen, das für die gesamte Gruppe zugänglich ist.
• Echtzeitbearbeitung: Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, sehen Sie alle Änderungen in Echtzeit – so bleiben alle Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand.

Mit OneNote können Sie also nicht nur Aufgaben und Projekte einfach verwalten, sondern auch die Zusammenarbeit im Team fördern, was zu einer effizienteren Arbeitsweise und besseren Ergebnissen führt. Mehr dazu finden sie in diesem Artikel: So revolutionieren Sie Ihr Projektmanagement mit OneNote

Verbesserung der Zusammenarbeit im Team

Effektive Zusammenarbeit ist in jedem Team der Schlüssel zum Erfolg. OneNote bietet eine Vielzahl an Funktionen, die die Kommunikation, Dokumentation und das Wissensmanagement innerhalb von Teams und Abteilungen erheblich verbessern können. Ob für die gemeinsame Erstellung von Besprechungsnotizen oder als zentralisierte Wissensdatenbank – mit OneNote behalten alle Teammitglieder jederzeit den Überblick.

1. Notizbücher für das Team freigeben

OneNote macht es einfach, Notizbücher zu teilen und mit anderen zu bearbeiten. Sie können Notizbücher mit Ihrem Team, einer Abteilung oder einem einzelnen Kollegen teilen, sodass jeder im Team auf die gleichen Informationen zugreifen kann. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten oder wichtige Informationen zentral verfügbar sein sollen.

• Freigabe und Berechtigungen: Sie können Notizbücher so einstellen, dass Teammitglieder entweder nur lesen oder auch bearbeiten können. Das ermöglicht eine flexible und sichere Zusammenarbeit.
• Verwaltung von Zugriffsrechten: Legen Sie fest, wer welche Bereiche eines Notizbuchs einsehen oder bearbeiten kann, um sensible Informationen zu schützen.

Durch die Freigabe von Notizbüchern erhalten alle Teammitglieder jederzeit und ohne Verzögerung Zugang zu den aktuellen Inhalten, sodass der Informationsfluss reibungslos bleibt.

2. Effiziente Besprechungsprotokolle erstellen und teilen

OneNote eignet sich hervorragend, um Besprechungsprotokolle zu erstellen und direkt mit dem Team zu teilen. Während des Meetings können Sie die wichtigsten Punkte und Aufgaben sofort in OneNote notieren. Nach der Besprechung können Sie das Protokoll mit allen relevanten Personen teilen, die dann direkt Kommentare hinzufügen oder Aufgaben abhaken können.

• Vorlagen für Protokolle: Erstellen Sie Vorlagen für Besprechungsnotizen, die Sie für jede Besprechung wiederverwenden können. Eine gut strukturierte Vorlage könnte Abschnitte wie „Agenda“, „Diskussion“, „Entscheidungen“ und „To-Do’s“ enthalten.
• Echtzeit-Kollaboration: Während der Besprechung können auch andere Teammitglieder gleichzeitig Notizen hinzufügen oder wichtige Punkte ergänzen. So ist das Protokoll sofort vollständig und aktuell.

Besprechungsnotizen sind so jederzeit für alle Teammitglieder zugänglich, ohne dass manuell Dokumente versendet werden müssen.

3. OneNote als Wissensdatenbank für die Abteilung nutzen

Ein weiteres Highlight von OneNote ist seine Fähigkeit, als Wissensdatenbank für die Abteilung zu fungieren. Sie können wichtige Informationen, Leitfäden, Prozesse und Best Practices zentral speichern und so dafür sorgen, dass alles an einem Ort verfügbar ist. Das spart Zeit und reduziert die Notwendigkeit, ständig nach Informationen zu suchen.

• Zentralisierte Sammlung von Dokumentationen: Nutzen Sie OneNote, um wichtige Prozesse, Anleitungen oder FAQ-Dokumente zu sammeln, die für Ihr Team von Bedeutung sind. Sie können so sicherstellen, dass alle relevanten Informationen für alle jederzeit zugänglich sind.
• Durchsuchbarkeit und Organisation: Da alle Inhalte in OneNote durchsuchbar sind, können Mitarbeiter schnell nach bestimmten Themen oder Informationen suchen. Mit Tags und einer klaren Struktur finden Sie alles in Sekundenschnelle.

Durch die Nutzung von OneNote als Wissensdatenbank können Sie das Teamwissen speichern und sicherstellen, dass jedes Mitglied Zugang zu den benötigten Ressourcen hat – ganz ohne lange Suche nach Dateien oder E-Mails. Mehr dazu finden Sie in diesem Beitrag: So dokumentieren Sie Wissen digital

Fazit – Wie OneNote Ihre Produktivität steigert

OneNote ist mehr als nur ein digitales Notizbuch – es ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Steigerung der Produktivität. Durch seine flexible Struktur und die vielfältigen Funktionen ermöglicht es eine schnelle Organisation von Aufgaben, eine effiziente Zusammenarbeit im Team und eine lückenlose Dokumentation von Projekten und Besprechungen.

Besonders in einem beruflichen Umfeld, in dem Information häufig zwischen verschiedenen Kanälen und Teammitgliedern fließt, bietet OneNote die Möglichkeit, alles an einem Ort zu bündeln – und das in Echtzeit. Egal, ob Sie Aufgabenlisten erstellen, Meeting-Protokolle verfassen oder Ihr Team mit einer zentralen Wissensdatenbank unterstützen möchten: OneNote hilft Ihnen, Ihre Arbeit zu strukturieren und immer den Überblick zu behalten.

Der wahre Vorteil von OneNote liegt in seiner Benutzerfreundlichkeit. Es ist einfach zu erlernen, lässt sich an verschiedene Arbeitsstile anpassen und spart langfristig Zeit. Wer OneNote einmal in den Arbeitsalltag integriert hat, wird schnell feststellen, wie sehr es dabei hilft, den täglichen Papier- und Dateiwust zu reduzieren und Prozesse effizienter zu gestalten.

OneNote ist somit ein unverzichtbares Tool für alle, die ihre Produktivität steigern und den Arbeitsalltag besser organisieren möchten – sowohl für Führungskräfte als auch für Projektleiter, Sachbearbeiter und Sekretärinnen. Wenn Sie die Vorteile dieses Tools noch nicht genutzt haben, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, damit zu beginnen.

Habe ich Sie mit meiner Begeisterung für OneNote anstecken können? Möchten Sie sofort durchstarten? Dann ist vielleicht mein Spickzettel (klick) für Sie interessant.