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Die Alternative zu Trennstreifen: Staffeltrennblätter

 

Um den Inhalt eines Stehordners zu strukturieren werden häufig Trennstreifen. Aber das hat einen entscheidenden Nachteil: Die Beschriftungen liegen direkt übereinander und können daher schlecht gelesen werden. Eine Alternative dazu sind Staffeltrennblätter.


Papierstapel auf Schreibtisch

Alles auf einen Blick

Stehordner, egal ob breit oder schmal, sind häufig gut gefüllt. Um den Inhalt zu strukturieren sollten Sie Trennblätter verwenden. Bei meinen Kunden sehe ich in der Regel A4-große Register oder auch schmale Trennstreifen.

Wenn Sie Register mit einer Staffelung 1-12 oder 1-31 verwenden, sollten Sie im Ordner ein Inhaltsverzeichnis anlegen. So erkennen Sie schnell, welches Thema bei welcher Nummer abgelegt ist.

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Trennstreifen werden meistens per Hand beschriftet. Sie können Sie aber auch mit Word bedrucken oder ein Beschriftungsgerät nutzen.

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Wenn Sie Trennstreifen verwenden, gibt es allerdings ein Problem: Die Beschriftungen liegen alle direkt übereinander. Sie können sie daher schlecht lesen. Häufig beobachte ich dann, dass wild geblättert wird. Aber wäre es nicht besser, alles auf einen Blick sehen zu können?

Eine gute Alternative zu den Trennstreifen sind Staffel-Trennblätter. Durch die gestaffelte Anordnung können Register mit 3, 4, 6 oder 11 Blatt gebildet werden. Auf dem folgenden Foto sehen Sie ein 11er-Register:

So funktioniert’s

Die Staffel-Trennblätter verfügen über mehr als 2 Löcher zum Einheften. Wenn Sie also die einzelnen Trennblätter in unterschiedlichen Löchern abheften, erzeugen Sie dadurch eine Staffelung. Hilfestellung bietet Ihnen dabei die Beschriftung V1 bis V6 für die 6 Trennblätter.

Für 11 Trennblätter drehen Sie 5 einfach um und heften diese von unten gestaffelt ein. Dabei hilft Ihnen die Beschriftung R1 bis R5. Dabei ist die Reihenfolge wichtig. Beginnen Sie am Besten mit den unteren 5 Trennblättern und fügen dann die oberen 6 ein.

Eine Kurz-Anleitung ist auf den Staffel-Trennblättern aufgedruckt.

Die Staffeltrennblätter erhalten Sie sicherlich bei Ihrem Büromittellieferanten. Ansonsten können Sie sie auch bei Amazon bestellen:

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Farbige Rückenschilder für Stehordner

Farben geben Orientierung

Ein Kunde von mir betreibt verschiedene Niederlassungen. Dem Bereichsleiter war es wichtig, dass die Organisation in der Verwaltung der einzelnen Niederlassungen weitestgehend einheitlich ist, damit die Springer-Kraft, die die Urlaubs- und Krankheitsvertretung übernimmt, sich schnell zurecht findet. Außerdem wollte er durch die Vereinheitlichung und die Einführung von Standards eine effizientere Arbeitsweise erreichen.

Nachdem wir gemeinsam die Ablagestruktur neu organisiert haben, wurde auch ein Farbkonzept entwickelt.

Farben geben einfach Orientierung beim Suchen nach Informationen. Wenn Sie sich im Team z.B. darauf geeinigt haben, dass Rechnungen immer in einem blauen Ordner abgelegt werden, dann können Sie im Schrank gezielter nach dem richtigen Ordner suchen.

Da Sie ja bereits Ordner (vermutlich in grau marmoriert) angelegt haben, wäre der Aufwand nun groß, alles in farbige Stehordner um zuheften. Daher liegt es nahe, dass die Rückenschilder nun farbig sein sollten. Wenn Sie aber auch die alten Einsteckschilder weiter verwenden möchten und sich die Arbeit sparen wollen, alle Schilder neu zu beschriften, könnten die Rückenschilder „Ordofix“ von Durable die richtige Lösung für Sie sein.

Es gibt die Rückenschilder in den Farben Schwarz, Grün, Rot, Gelb und Blau.

Sie kleben die Schilder einfach auf den Ordnerrücken (das Loch ist bereits ausgestanzt). Am oberen Teil ist das Schild etwas länger, sodass Sie es umknicken und auf die Ordnerinnerseite kleben.

Einsteckschilder wie gewohnt

Da die Rückenschilder über eine entsprechende Tasche verfügen, können Sie die Einsteckschilder wie gewohnt beschriften und hinein schieben.

So wird aus einem schlichten grau marmorierten Stehordner ein Ordner, der Ihrem Farbkonzept entspricht.

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Die Vorlage zur Beschriftung der Einsteckschilder finden Sie zum Download bei Durable:

https://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

 

 

Mehr als nur Mappen – Grundprinzipien der Mappei-Methode

Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Mappei-Methode basiert auf ein paar einfachen und leicht umsetzbaren Prinzipien, mit denen Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente und Informationen haben.

Sofort-Ordnung mit Loseblatt-Ablage

Haben Sie, genau wie ich, keine Lust Ablage zu machen? Ordner aus dem Schrank holen, Papier lochen, abheften und Ordner wieder in den Schrank stellen. Dazu habe ich weder Lust noch Zeit.

Das tolle an Mappei ist, dass Sie nur 1x eine Mappe anlegen. Dort legen Sie das Papier ungelocht in einer Loseblatt-Sammlung sofort ab. Diese Mappe befindet sich als Arbeitsmappe an Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie an Aufgaben erinnert werden möchten, dann planen Sie diese entweder über Outlook oder mit dem Termin-Modul von Mappei ein. Wird der Vorgang aktuell nicht von Ihnen benötigt, wandert die Mappe in den Schrank.

Sie benötigen also keinen Ablagekorb mehr auf Ihrem Schreibtisch.

Logische Einheiten

Vermeiden Sie dicke, unhandliche Mappen. Gliedern Sie stattdessen die Dokumente in logische Einheiten. Je kleiner die Einheiten, desto schneller finden Sie benötigte Unterlagen. Sie können dafür auch Fächermappen verwenden. Beispiel Einkauf: Legen Sie pro Lieferant eine Fächermappe an. In den jeweiligen Fächern können Sie z.B. den Rahmenvertrag, die Lieferantenbewertung, Spezifikationen bzw. Produktübersicht und aktuelle Bestellungen getrennt ablegen.

Eindeutige Kennzeichnung

Bevor Sie die Mappen beschriften, sollten Sie sich mit Ihren Kollegen in der Abteilung darüber einigen, wie Mappen beschriftet werden. Sind die Produktnummern entscheidend oder legen Sie nach Produktnamen ab? Sind es Lieferantennummern oder Lieferantennamen? Kundennummern oder Kundennamen? Wenn Sie die Mappen mit den jeweiligen Namen beschriften möchten, dann sollten Sie bei Namen, bei denen eine Kurzform üblich ist, festlegen, ob Sie die offiziellen (längeren) Namen oder die Kurzform wählen.

Außerdem sollten Sie sich auf ein gemeinsames Farbkonzept einigen. Beispiel: Lieferanten für Stahl = gelb, Lieferanten für Schrauben = blau.

Wenn Sie Ihre Mappen beschriften, wählen Sie ein Schild in der entsprechenden Farbe. Schreiben Sie dort den Namen drauf (zur besseren Orientierung sind auf den Schildern kleine Dreiecke aufgedruckt, die Ihnen zeigen, wo Sie mit der Beschriftung beginnen sollten). Kleben Sie dann das Schild an die Hinterseite der Mappe und zwar an die Stelle mit dem Buchstaben, mit dem der Name beginnt.

Die Stehorganisation

Ihre Mappen stellen Sie in eine Ordnungsbox. Sie können die Box auch mit Leitkarten gliedern. Achten Sie bitte darauf, dass die Mappen mit einem Beschriftungsschild bei „A“ hinten stehen und die bei „Z“ vorne. Nur so können Sie den Beginn der Schilder lesen und Informationen schnell finden.

Diese Grundprinzipien erkläre ich auch in diesem Video:

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Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das genannte Buch „Ordnung ohne Stress“.

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Oder Sie bestellen direkt im Online-Shop von Mappei. Hier stehen Ihnen alle Produkte zur Auswahl. Bei Bedarf werden Sie auch kompetent beraten. Einfach auf das Logo klicken.

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Papier organisieren, obwohl der papierlose Büro kommt?

Das papierlose Büro kommt

Bei vielen meiner Kunde höre ich, dass das Ziel für die nächste Zeit ist, papierlos zu arbeiten. Daher stellt sich immer wieder die Frage, warum man sich noch Gedanken über die Papierablage und -organisation am Schreibtisch machen muss.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Wie weit sind Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro?

Soll demnächst ein Projekt starten, das die digitale Akte realisiert? Ist bereits seit 1, 2 oder 3 Jahren die Rede davon? Aber wenn jetzt Ihr Chef davon spricht, dann hört es sich so an, als würde es demnächst wirklich los gehen?

Mein Eindruck ist, dass viele Unternehmen noch zögern. Rein technisch ist es natürlich möglich eine digitale Akte einzuführen. Auf der CeBIT in Hannover kann man sich zahlreiche Software-Lösungen dazu ansehen.

Aber wie sieht die Realität aus?

Es werden Mails ausgedruckt. Die Ablage erfolgt in Papierform. In Besprechungen bringt jeder Teilnehmer zahlreiche Unterlagen mit, um auskunftsfähig zu sein.

In 2016 hat das Markt- und Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH, ein Anbieter für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- und Bezahlsysteme, eine Studie zum papierlosen Büro erstellt (zur Studie hier klicken).

Dabei kam heraus, dass viele Büroangestellte das papierlose Büro für sinnvoll und machbar erachten, aber bürokratische Hürden, die Angst vor Datenverlust und die mangelnde Änderungsbereitschaft der Mitarbeiter dagegen stehen.

Wenn schlechte Prozesse digitalisiert werden, werden sie dadurch nicht effizienter

Was ist häufig der Anlass dafür, dass Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen wollen?

Mir begegnet immer wieder folgende Situation: Ein Vertriebsmitarbeiter soll im Sinne von One-Face-To-The-Customer Ansprechpartner für seine Kunden sein. Der Kunde ruft nun an und der Vertriebsmitarbeiter benötigt einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge, die den Kunden betreffen. Dies ist aber häufig nicht so einfach möglich. Die Lösung dafür soll dann das DMS sein.

Der Mitarbeiter könnte auch jetzt schon, mit den vorhandenen Möglichkeiten in Papier und elektronisch, auskunftsfähig sein. Aber die Prozesse, die dafür notwendig wären, sind nicht geklärt bzw. laufen nicht effizient ab. Durch die Digitalisierung werden die Prozesse allerdings nicht bessern, sondern nur schneller. Der erhoffte Effekt wird also nicht so einfach eintreffen.

Eine gute Organisation in Papier hilft Ihnen bereits jetzt

Wir halten fest: Sie haben noch Papier an Ihrem Arbeitsplatz. Die Einen mehr, die Anderen weniger.

Daher macht es Sinn, auch jetzt schon eine abgestimmte, einheitliche und standardisierte Papierablage zu haben und zwar nicht nur in der dauerhaften Ablage in Standordnern im Schrank, sondern auch in den Handakten mit denen Sie täglich arbeiten an Ihrem Schreibtisch.

Wenn klar ist, ob Kunden nach Kundennummern oder nach Kundennamen abgelegt werden (ein Beispiel dazu gebe ich im Video); wenn alle in der Abteilung für die gleichen Dateien, die selben Stichworte im Dateinamen verwenden; wenn Sie sich im Team auf ein einheitliches Farbsystem zur Kennzeichnung geeinigt haben, dann profitieren Sie jetzt davon, weil Sie Informationen schneller finden. Außerdem haben Sie gute für die Einführung eines DMS vorgearbeitet, denn dann werden Sie genau diese Punkte klären und vereinheitlichen müssen.

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Zusammenfassung

Ja, es lohnt sich, das Papier am Arbeitsplatz gut zu strukturieren und zu organisieren und Standards im Team zu vereinbaren, weil Sie dadurch Informationen schneller finden und Prozesse effizienter ablaufen. Sie profitieren schon jetzt davon und sind gut vorbereitet, wenn ein DMS eingeführt wird.

Ordnung auf dem Schreibtisch mit Hängemappen

Auf vielen Schreibtischen sehe ich diverse Papierstapel. Die Mitarbeiter sammeln verschiedene Papier-Unterlagen in Klarsichthüllen. Dabei werden Unterlagen zu einem Thema zusammengelegt. Die Klarsichthüllen stapeln sich dann auf dem Schreibtisch oder Sideboard, manchmal auch auf der Fensterbank.

Das Problem dabei ist, dass die Klarsichthüllen in der Regel nicht beschriftet sind. D.h. der Mitarbeiter selbst, aber vor allem auch die Vertretung, findet die richtigen Unterlagen nicht mit einem Griff, sondern muss den ganzen Stapel durchgehen. Das kostet Zeit, ist umständlich und füllt den Schreibtisch unnötig.

Daher empfehle ich den Einsatz von Hängemappen. Diese können sehr einfach beschriftet werden und verschwinden dann in der großen Schublade im Rollcontainer. Wer keine große Schublade im Rollcontainer hat, der kann die Hängemappen in speziellen Kunststoffkästen ablegen und diesen Kasten entweder auf den Schreibtisch, oder auf das Sideboard stellen. Ich empfehle immer die Verwendung der Hängemappen mit seitlichen Leinenfröschen, damit die Unterlagen nicht so leicht herausfallen. Das ist auch praktisch, wenn man eine Mappe mit in eine Besprechung mitnehmen will.

In den Hängemappen sollten sich nur aktuelle Unterlagen liegen, sogenannte Handakten.

In dem folgenden Video erkläre ich die Nutzung dieser Hängemappen.

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Die benötigten Hängemappen mit Leinenfröschen können Sie hier bestellen:

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Es gibt die Hängemappen auch mit einem internen Register, um die Unterlagen noch innerhalb der Mappe zu strukturieren:

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Wer zwar eine hohe Schublade im Rollcontainer hat, aber keinen entsprechenden Korb, um die Hängemappen abzulegen, der benötigt dies (bitte die Maße überprüfen):

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Hängemappenboxen können Sie hier bestellen:

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