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Rechnungen automatisch erfassen mit „Rechnungsrakete“

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Viele Solo-Selbstständige haben so ihre Mühe mit der Buchhaltung. Es ist ein ungeliebtes Thema. Natürlich gibt es Steuerberater, die gerne diese Aufgabe übernehmen. Aber das kostet… Und wenn man nur ein paar Belege hat, vielleicht als Kleinst-Unternehmer gilt oder die Selbstständigkeit vorerst nebenberuflich betreibt, dann fragt man sich, ob man das nicht auch selbst kann.

Was liegt da näher, als eine Excel-Tabelle anzulegen. Aber die Erfassung der Informationen von jedem Beleg ist auch wieder aufwändig.

Abhilfe kann da ein kostenloses Excel-Add-In schaffen: Mit „Rechnungsrakete“ wird Ihnen ein Teil der ungeliebten Arbeit automatisiert abgenommen.

Erst habe ich noch über den Namen dieses kleinen Programms geschmunzelt. Aber dann doch festgestellt, dass es überraschend gut funktioniert.

Wie sind Ihre Erfahrungen damit? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

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Diagramme einfach erstellen mit dem Add-In „Modern Charts“

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Eigentlich ist es ja ganz einfach: Um langweilige Zahlenkolonnen besser verständlich zu machen, eignen sich Diagramme sehr gut.

Wenn Sie auch nur ein einfaches Standard-Diagramm erstellen möchten, geht das auch sehr schnell.

Wenn es dann aber doch etwas schöner aussehen soll und moderner wirken, dann sind ein paar Klicks mehr nötig. Außerdem muss man überhaupt wissen, wie es geht…

Aber STOP! Bevor Sie zu schnell aufgeben und dann doch wieder nur die Tabelle zeigen, weil Ihnen das Erstellen eines Diagramms zu aufwändig ist, sollten Sie das kostenlose Add-In „Modern Charts“ ausprobieren.

Hier können Sie aus verschiedenen Vorlagen fertig designte Diagramme auswählen. Auch das Anpassen geht sehr schnell.

Allerdings ist die Auswahl an Möglichkeiten dann doch etwas eingeschränkt. Aber sehen Sie selbst:

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Wie Sie ganz einfach ein Formular mit Word erstellen

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Formulare machen das Arbeitsleben leichter

In dem Beispiel oben können Sie bereits gut erkennen, wie Sie mit Formularen Ihre Arbeit leichter und effizienter gestalten können. Das Beispiel zeigt einen Brief und dort möchte man natürlich die Empfängeradresse, das Datum und die Anrede immer an der selben Stelle im Dokument platzieren. Hierfür eigenen sich Formularfelder.

Es gibt noch viel mehr Anwendungsgebiete:

  • Personaleinstellungsbogen
  • Einarbeitungsplan
  • Einrichtung eines neuen PC-Arbeitsplatzes mit entsprechenden Angaben zu Softwareprogrammen und Zugriffsrechten
  • Urlaubsantrag
  • Datenblatt zu einem Kunden
  • Datenblatt zu einem Lieferanten

Welche Beispiele für Formulare kennen Sie? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

In Word können Sie für Formulare verschiedene Felder einsetzen. Das kann ein Textfeld sein, oder die Möglichkeit, etwas anzukreuzen oder auch eine Mehrfachauswahl. Dafür benötigen Sie in Word den zusätzlichen Reiter „Entwicklertools“. Für Anfänger oder Ungeübte ist das nicht geeignet.

Wenn Sie aber eigentlich gar nicht so hohe Ansprüche an Ihr Formular haben, sondern wie im Beispiel oben nur Text an eine bestimmte Stelle einfügen möchten, dann sollten Sie sich einmal das kostenlose Add-In „Curly“ ansehen.

Mehr dazu in diesem Video:

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Bessere Texte mit dem Duden-Mentor

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Mehr als nur eine Rechtschreibprüfung

In MS-Word haben wir eine gut funktionierende Rechtschreibprüfung. Ich jedenfalls habe schon häufig Tippfehler dadurch korrigiert. Es werden sogar teilweise Grammatikfehler gefunden. Die entstehen bei mir immer dann, wenn ich erst einen Satz beginne, dann aber an der Formulierung etwas ändere. Dabei kann es passieren, dass meinem Satz das Verb fehlt, oder Mehrzahl und Einzahl nicht zueinander passen.

Wer aber noch weiter gehen will und auch Vorschläge zum Stil erhalten möchte, dem empfehle ich den Duden-Mentor zu testen.

Der ist als Add-In in Word vorhanden oder auch auf der Webseite verfügbar. Als Add-In wird Ihr Text während Sie ihn in Word schreiben analysiert, auf der Webseite kopieren Sie Ihren fertigen Text einfach in das große Textfeld.

Die Hinweise des Duden-Mentors gehen aber über die einfache Korrektur hinaus: Sie erhalten Erklärungen zu Ihren Fehlern.

Mehr dazu in diesem Video:

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Wie Sie Balkendiagramme durch Symbole aufpeppen

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Peppen Sie Ihre Balkendiagramme auf

Langweilige Zahlenkolonnen in Excel überzeugen keine Führungskraft. Wenn Sie Ihre Zahlen und Argumente gut präsentieren möchten, kommen Sie um Diagramme nicht herum. Meiner Erfahrung nach werden am häufigsten Balken-, Säulen-, Linien- und Kreisdiagramme genutzt. Das passt immer. Wird aber mit der Zeit auch langweilig.

Wenn Sie Ihren Chef beeindrucken möchten, sollten Sie Ihre Balkendiagramme etwas interessanter und neuer gestalten.

Wer sich gut in Excel auskennt, der kann ein Diagramm, wie oben gezeigt auch selbst erstellen.

Alle anderen können ein kostenloses Add-In in Excel nutzen.

So gestalten Sie Diagramme mit People Graph

Grundsätzlich zum Diagramm: Die Anzahl der dargestellten Personen passt zur Zahl, die davor steht. Für die Zahl 85.000 stehen daneben 8 und ein halbes Männchen.

Das Add-In bietet Ihnen aber auch weitere Symbole an und Sie können die Farben und den Hintergrund Ihres Diagramms ändern.

Wie das Add-In funktioniert und meine Bewertung dazu sehen Sie in diesem Video:

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So visualisieren Sie Ihre Zahlen mit Hilfe von Landkarten

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Ansprechende Grafiken statt Zahlenkolonnen

Eigentlich wissen wir doch alle, dass Zahlenkolonnen langweilig sind und man die Informationen viel einfacher erfassen würde, wenn es gute Grafiken dazu gäbe. Eigentlich… Tatsächlich wissen wir aber auch, dass es gar nicht so einfach ist, Zahlen entsprechend aufzubereiten. Denn häufig wird kurz vor einer Präsentation noch schnell etwas aktualisiert oder hinzugefügt, sodass man wieder mit viel Aufwand Anpassungen vornehmen muss. Und die Zeit hat man dann nicht mehr.

Mit wenigen Klicks Landkarten erstellen

Insbesondere Verkaufszahlen, die sich auf bestimmte Regionen oder Vertriebsstandorte beziehen, lassen sich gut mit bestimmten Landkarten visualisieren. Aber wie geht das schnell und einfach? Ohne, dass Sie lange nach entsprechenden Karten suchen müssen? Mit der Möglichkeit, während der Präsentation der Zahlen auch in die Karte hinein- und herauszoomen zu können?

Dabei hilft Ihnen das kostenlose Add-In „Maps“. Wie es funktioniert, erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie auch ohne ein Add-In das Datum und die Uhrzeit einfügen

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Auf der Suche nach Add-Ins für Word, die mir die Arbeit erleichtern könnten, bin ich auf „Date and Time“ gestoßen. Erst dachte ich kurz, dass das eine sinnvolle App sein könnte, aber dann habe ich mich gefragt, warum ich dafür eine App brauche? Das aktuelle Datum und die Uhrzeit können Sie ganz einfach über ein Feld einfügen. Und das geht aus meiner Sicht genauso schnell.

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie das geht:

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Add-In für Wikipedia-Zitate

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Mal schnell etwas nachschlagen – dafür schlägt doch heute niemand mehr ein Lexikon oder eine Enzyklopädie auf. Vielleicht machen das einige noch zu Hause, aber ganz sicher nicht im Büro. Wenn wir uns informieren wollen, dann nutzen wir Wikipedia.

Eine Definition oder Erklärung passt auch immer einmal gut in ein Konzept oder Bericht. Also wird Wikipedia aufgerufen, der Begriff gesucht, Text kopiert, in die Word-Datei eingefügt und die Quelle genannt.

Das sind viele Klicks und ein Wechsel zwischen verschiedenen Fenstern ist notwendig.

Das geht mit diesem Add-In in Word viel schneller und einfacher.

Wo Sie Add-Ins in Ihre MS-Office-Programme integrieren können

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Da geht noch mehr

Die meisten von uns nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Einerseits verwundert das nicht, weil die Programme für verschiedene Einsatzgebiete geeignet sind und nicht jeder braucht immer alles. Zum Beispiel habe ich viele mathematische Formeln in Excel noch nie genutzt, weil mir schlicht das mathematische Verständnis dafür fehlt. Ich brauche diese Formeln für meine Arbeit nicht.

Andererseits ist es gut, auch mal tiefer in die Programme einzusteigen, um nützliche Funktionen zu entdecken, die uns Arbeitsschritte erleichtern oder sogar automatisieren. Ich gebe auf meinem YouTube-Kanal und in verschiedenen E-Books und Video-Kursen Tipps dazu. Wenn Sie einmal in meinem Angebot stöbern wollen, dann klicken Sie hier.

Aber es geht noch mehr… Es gibt viele kleine Zusatzprogramme, die Sie in Ihre Office-Programme installieren können. Diese Add-Ins sind sehr spezialisiert und bieten damit gezielt einen Mehrwert für Sie. Wo Sie diese Funktion in Word, Excel und PowerPoint finden, erkläre ich in diesem Video:

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Welche Add-Ins haben Sie bereits integriert? Was können Sie empfehlen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.