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awork: Projekte auf Autopilot

Den Projektstand im Blick mit automatisierten Benachrichtigungen

Als Projektleiter müssen Sie Ihr Projekt ständig im Blick behalten, damit Sie schnell reagieren können, wenn Ihr Projekt aus dem Ruder läuft.

Oft ein Streitpunkt im Projektteam: Ist das eine Hol- oder eine Bringschuld? Also: Wer muss wann wenn informieren? Oder muss der Projektleiter selbst die Informationen zusammensuchen?

Was sonst sehr zeitaufwändig, nervig und konfliktbehaftet sein kann, ist mit awork ganz einfach. Denn auch für diese automatischen Benachrichtigungen gibt es wieder fertige Vorlagen, die Sie ganz einfach nutzen können.

In diesem Video zeige ich Ihnen die Funktion:

https://youtu.be/Ml4YPwrDPgM

Meine abschließende Beurteilung zu awork

Nachdem ich nun einige Stunden awork getestet habe, kann ich sagen, dass es wirklich ein gutes Tool ist, um die digitale Zusammenarbeit zu organisieren.

Es lässt sich intuitiv bedienen, die grafische Aufbereitung gefällt mir und auch die kleinen Tipps, die zwischendurch angezeigt werden, sind sehr hilfreich. Mir hat es Spaß gemacht, mit awork zu arbeiten.

Auch die Tatsache, dass es ein deutsches Produkt ist, ist für mich ein wichtiger Pluspunkt.

Die Funktionen gehen über die einfache Auflistung von Aufgaben hinaus, ermöglichen auch eine Zeiterfassung und vieles wird durch die Automatisierungsmöglichkeiten vereinfacht.

awork: Hintergrundprozesse automatisieren

Was sind Hintergrundprozesse im Projekt?

Mit Hintergrundprozessen meine ich alle Abläufe, die zusätzlich zu der Aufgabenplanung und Projektsteuerung anfallen.

Beispiele:

  • Wer muss informiert werden, wenn ein Projektmitglied eine Aufgabe hinzufügt?
  • Wer wird informiert, wenn eine Aufgabe erledigt ist?
  • Wenn alle Unteraufgaben erledigt sind, soll die Hauptaufgabe als erledigt gekennzeichnet werden – wer ist dafür verantwortlich?
  • Aufgaben, die zu einer bestimmten Liste hinzugefügt werden, sollen eine bestimmte Kennzeichnung (Tag) erhalten – wer ist dafür verantwortlich?

In awork können Sie diese Automatisierungen hinterlegen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten. Im ersten Schritt legen Sie fest, was der Auslöser ist. Im nächsten Schritt, was dann automatisch passieren soll. Dies zeige ich Ihnen im folgenden Video:

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Die integrierte Zeiterfassung von awork

Was haben Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht?

Diese Frage haben Sie sich sicherlich auch schon an so manchen Tag gestellt. Aber alles detailliert aufzuschreiben ist dann doch zu aufwändig.

Aber insbesondere in Projekten müssen Sie Ihre Bearbeitungszeiten notieren und an den Projektleiter melden. So kann dieser feststellen, ob das Projekt noch im Rahmen läuft, oder ob gegengesteuert werden muss.

In awork ist die Zeiterfassung bereits integriert. Entweder, sie starten den Timer, wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen und stoppen ihn am Ende, oder Sie tragen die Zeiten pro Aufgabe manuell ein. Auch Korrekturen sind möglich, falls Sie einmal vergessen haben, den Timer zu starten.

Der Projektleiter erhält eine Zusammenfassung für das Projekt und Sie selbst bekommen eine Tagesansicht.

In diesem Video zeige ich die Zeiterfassungs-Funktion:

https://youtu.be/ChJmXcQN-l8

Aufgabenplanung mit awork

Aufgabenplanung leicht gemacht

Kanban-Board oder Wasserfall? Aufgabenliste, Timeline oder Board? Dashbord mit meinen Aufgaben?

Kein Problem mit awork.

Das Tool lässt sich intuitiv bedienen. Es „spricht“ sogar mit Ihnen.

Zu jeder Aufgabe können Sie eine Beschreibung, Bearbeiter, Termin, Unteraufgaben oder auch Kommentare erfassen.

Ein Projekt gliedern Sie am Besten in Aufgabenlisten auf. So planen Sie jeden Meilenstein und erkennen später schnell den Fortschritt.

Aber wie starten? Ganz einfach! In awork gibt es fertige Vorlagen, die Sie nutzen und anpassen können. So müssen Sie Ihr Projekt nicht ganz blank starten, sondern bekommen ein paar Ideen dazu. Aus der Praxis – für die Praxis.

Aber awork ist nicht nur für Projekte geeignet. Sie können im Prinzip alle anfallenden Aufgaben hier erfassen, einplanen und beobachten. So reduzieren Sie die E-Mail-Flut innerhalb Ihres Teams.

Schauen Sie selbst:

https://youtu.be/wot6MVw5Sdw

awork – Digitale Teamarbeit in einfach

So managen Sie Ihre Projekte mit awork

Digital zusammenzuarbeiten ist in der aktuellen Corona-Situation für viele Firmen sehr wichtig geworden. Aber wie funktioniert das gut?

Im Frühjahr 2020 haben die meisten Unternehmen die Mittel genutzt, die vorhanden waren. Und da wird die erste Wahl die Kommunikation über E-Mails gewesen sein. Ich habe mit vielen Freunden, Bekannten und Kunden gesprochen und es hat sich herausgestellt, dass auch häufig Video-Konferenzen durchgeführt wurden. Für die Meisten war dies Neuland.

Aber die digitale Zusammenarbeit über Mails zu organisieren ist nicht der beste Weg. Zu viele Informationen werden an zu viele Menschen unnötig verteilt. Jeder kommt mit dem Lesen nicht mehr hinterher. Und der schnelle Austausch über den aktuellen Stand der Dinge bei verschiedenen Projekten ist eigentlich gar nicht möglich.

Daher wurde vielfach nach Alternativen gesucht. Einige Softwareprogramme waren besser geeignet, andere weniger.

Heute möchte ich Ihnen ein Tool vorstellen, mit dem Sie die digitale Zusammenarbeit einfach organisieren können: awork.

awork: Installation und Einstieg

Zur Webseite geht’s hier: awork.io

Man kann das Tool 14 Tage kostenlos testen und dies würde ich auch empfehlen. Erst wenn Sie selbst Projekte und Aufgaben anlegen und diese an Kollegen zuweisen, werden Sie ein Gefühl für diese Software bekommen.

awork kommt aus Deutschland, genauer gesagt, aus Hamburg. Das ist für mich der erste Pluspunkt, da es weniger Probleme mit dem Datenschutz gibt.

Da die Software internetbasiert läuft, muss auch nichts installiert werden und man hat von überall Zugriff.

Das erste Projekt ist schnell angelegt. Dabei müssen Sie sich aber gleich entscheiden, ob Sie Ihre Projekt agil oder klassisch bearbeiten möchten.

In diesem Video zeige ich Ihnen die ersten Schritte:

https://youtu.be/mfa0IWCgXRI