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Mehr als nur Mappen – Grundprinzipien der Mappei-Methode

Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Mappei-Methode basiert auf ein paar einfachen und leicht umsetzbaren Prinzipien, mit denen Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente und Informationen haben.

Sofort-Ordnung mit Loseblatt-Ablage

Haben Sie, genau wie ich, keine Lust Ablage zu machen? Ordner aus dem Schrank holen, Papier lochen, abheften und Ordner wieder in den Schrank stellen. Dazu habe ich weder Lust noch Zeit.

Das tolle an Mappei ist, dass Sie nur 1x eine Mappe anlegen. Dort legen Sie das Papier ungelocht in einer Loseblatt-Sammlung sofort ab. Diese Mappe befindet sich als Arbeitsmappe an Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie an Aufgaben erinnert werden möchten, dann planen Sie diese entweder über Outlook oder mit dem Termin-Modul von Mappei ein. Wird der Vorgang aktuell nicht von Ihnen benötigt, wandert die Mappe in den Schrank.

Sie benötigen also keinen Ablagekorb mehr auf Ihrem Schreibtisch.

Logische Einheiten

Vermeiden Sie dicke, unhandliche Mappen. Gliedern Sie stattdessen die Dokumente in logische Einheiten. Je kleiner die Einheiten, desto schneller finden Sie benötigte Unterlagen. Sie können dafür auch Fächermappen verwenden. Beispiel Einkauf: Legen Sie pro Lieferant eine Fächermappe an. In den jeweiligen Fächern können Sie z.B. den Rahmenvertrag, die Lieferantenbewertung, Spezifikationen bzw. Produktübersicht und aktuelle Bestellungen getrennt ablegen.

Eindeutige Kennzeichnung

Bevor Sie die Mappen beschriften, sollten Sie sich mit Ihren Kollegen in der Abteilung darüber einigen, wie Mappen beschriftet werden. Sind die Produktnummern entscheidend oder legen Sie nach Produktnamen ab? Sind es Lieferantennummern oder Lieferantennamen? Kundennummern oder Kundennamen? Wenn Sie die Mappen mit den jeweiligen Namen beschriften möchten, dann sollten Sie bei Namen, bei denen eine Kurzform üblich ist, festlegen, ob Sie die offiziellen (längeren) Namen oder die Kurzform wählen.

Außerdem sollten Sie sich auf ein gemeinsames Farbkonzept einigen. Beispiel: Lieferanten für Stahl = gelb, Lieferanten für Schrauben = blau.

Wenn Sie Ihre Mappen beschriften, wählen Sie ein Schild in der entsprechenden Farbe. Schreiben Sie dort den Namen drauf (zur besseren Orientierung sind auf den Schildern kleine Dreiecke aufgedruckt, die Ihnen zeigen, wo Sie mit der Beschriftung beginnen sollten). Kleben Sie dann das Schild an die Hinterseite der Mappe und zwar an die Stelle mit dem Buchstaben, mit dem der Name beginnt.

Die Stehorganisation

Ihre Mappen stellen Sie in eine Ordnungsbox. Sie können die Box auch mit Leitkarten gliedern. Achten Sie bitte darauf, dass die Mappen mit einem Beschriftungsschild bei „A“ hinten stehen und die bei „Z“ vorne. Nur so können Sie den Beginn der Schilder lesen und Informationen schnell finden.

Diese Grundprinzipien erkläre ich auch in diesem Video:

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Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das genannte Buch „Ordnung ohne Stress“.

Produkte von Amazon.de

 

Oder Sie bestellen direkt im Online-Shop von Mappei. Hier stehen Ihnen alle Produkte zur Auswahl. Bei Bedarf werden Sie auch kompetent beraten. Einfach auf das Logo klicken.

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Büroausstattung von IKEA für mehr Ordnung

Wer auf seinem Arbeitsplatz für Ordnung sorgen möchte, benötigt allerlei Hilfsmittel. Auch IKEA bietet Zubehör und Büroausstattung an. In diesem Artikel stelle ich verschiedene Elemente vor.


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Für mehr Sicherheit am Arbeitsplatz

Sicherheit ist auch an einem Büroschreibtisch wichtig. Kabel sollten nicht chaotisch über den Fußboden verlaufen, da man dort schnell ins Stolpern gerät. Auch auf und unter dem Schreibtisch sind Kabelkanäle sinnvoll.

Zum Thema Sicherheit gehört aber auch der Bürostuhl. Im vorhergehenden Artikel habe ich verschiedene Bürostühle vorgestellt. Zum Schutz des Fußbodenbelages gibt es entsprechende durchsichtige Matten. Und falls Sie eher kurze Beine haben, sollten Sie eine Fußstütze unter Ihren Schreibtisch stellen, damit Sie mit den Füßen Kontakt zum Boden bekommen.

 

SIGNUM Kabelkanal, unter dem Schreibtisch montieren

MONTERA Kabeltunnel für die Wand

UPPLEVA Kabelabdeckleiste für die Wand

 

 

 

 

 

KOLON Fußbodenschutz

DAGOTTO Fußstütze

 

 

 

 

Ordnung auf dem Schreibtisch

Für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch sind Ablagekästen sinnvoll. Diese sollten Sie allerdings nur für den Posteingang und ggf. den Postausgang nutzen. Und eventuell noch für einen kurzfristige Zwischenlagerung von Vorgängen (wenn Sie noch auf eine Antwort von einem Kollegen warten und diese voraussichtlich heute oder morgen erhalten). Für alle weiteren Unterlagen und Vorgänge empfehle ich Ihnen Hängemappen zu nutzen. Diese können Sie beschriften, sodass Sie die Unterlagen schnell im Griff haben und nicht lange in Stapeln suchen müssen. Außerdem schaffen Sie es dadurch, den Schreibtisch von Papierstapeln zu befreien. Sinnvolles Zubehör von IKEA sind:

 

 

SUMMERA Einsatz für die Stifte-Schublade
SUMMERA Hängemappen aus Kunststoff

 

 

 

 

 


Was viele Menschen nicht wissen: den Zeitungshalter kann man nicht nur an die Wand montieren, sondern auch als Formularfach in der Schublade des Rollcontainers verwenden.

KVISSLE Formularfächer für die Schublade
KVISSLE Ablagekasten mit 4 Schüben
KVISSLE Stehsammler für Zeitschriften und Kataloge
Die KVISSLE-Serie ist in weiß gehalten und stabil. Aber leider auch etwas teurer.

 

 

Günstiger ist die DOKUMENT-Serie in Silber aus Draht:

 

DOKUMENT Papierkorb
DOKUMENT Zeitschriftensammler
DOKUMENT Ablagekasten mit 3 Fächern
DOKUMENT Stiftebecher

YPPERLIG Stiftehalter, Büroklammern etc.

Wer etwas mehr Farbe im Regal haben möchte, der kann auch die Zeitschriftensammler KNUFF aus Sperrholz selbst in der Wunschfarbe anmalen. Ich empfehle ja immer, sich ein Farbkonzept für die Ordner und Hängemappen zu überlegen. Dies können Sie also auch für die Zeitschriftensammler umsetzen:

KNUFF Zeitschriftensammler aus Sperrholz

Oder auch mit der Mini-Kommode MOPPE:
MOPPE mit 6 Schubladen, MOPPE mit 6 unterschiedlich großen Schubladen

Zum Schutz der Schreibtischplatte gibt es natürlich auch eine Schreibunterlage. Aber Achtung: bitte nicht unter die Unterlage kleine Zettel schieben. Das sieht nicht ordentlich aus. Besser für diese wichtigen Informationen eine Infomappe anlegen: PRÖJS Schreibunterlage transparent

 

Büromaterial

Sogar Büromaterial kann man bei IKEA kaufen. Hier lohnt sich auf alle Fälle aber auch ein Preisvergleich mit den üblichen Büromaterial-Anbietern. Die Notizbücher sind in einem klassischen schwarz gehalten und daher gut fürs Büro geeignet.

 

FULLFÖLJA Notizbuch A5
FULLFÖLJA Notizbuch A4
FULLFÖLJA Klebeband mit Halter

 

 

 

Ideensammlung – dekorativ und nützlich

Wer schnell mal eine Idee notieren möchte, oder ein Mindmap entwickelt, der braucht eine beschreibbare Magnettafel. Diese gibt es in weiß in zwei verschiedenen Größen:

 

 

VEMUND Schreib-/Magnettafel weiß, 70×50 cm
SPONTAN Magnettafel, weiß, 37×78 cm

 

 

 

 

 



Und zum draufkleben Post-It:

FULLFÖLJA Haftnotizzettel in verschiedenen Größen und Farben

 

 

 

 

 

Aber auch die klassische Pinnwand hat IKEA im Angebot: VÄGGIS Pinnwand

Einsätze für KALLAX

Wer sich für ein Regal bzw. eine Regal-Schreibtisch-Kombination von KALLAX entschieden hat, benötigt noch ein paar Einsätze. Denn das Regal hat leider keine Rückwand. Die Einsätze verfügen selbst über eine Rückwand, Seiten- und Bodenteile. Eine Tür wird also nicht einfach am Regal befestigt, sondern wird mit einem Einsatz zusammengebaut und ins Fach eingesetzt.

 

 

KALLAX Einsatz mit Tür, weiß
KALLAX Einsatz mit 2 Schubladen, weiß
KALLAX Einsatz mit Vitrinentür und einem Glasboden, weiß
KALLAX Einsatz mit kleinen Fächern, grau
KALLAX Zwischenboden mit Stifteschale, grau

LEKMAN Box, weiß

 

 


Nachdem ich Ihnen nun ausführlich die Produkte von IKEA vorgestellt habe, mache ich im nächsten Artikel einen Preisvergleich mit normalen Büromöbelprogrammen. Lassen Sie sich überraschen!