Die Ausgangssituation

Der Leiter einer Einrichtung hat festgestellt, dass die Informationsweitergabe zwischen Ihm und seiner Assistentin bzw. zu seinen Teamleitern, Mitarbeitern und Vorgesetzten, nicht gut funktioniert.

Er beschäftigt sich mit vielen unterschiedlichen Themen. Von Personal, über Finanzen, Verträge mit Leasingunternehmen, bis hin zu Wasserschäden war alles dabei. Außerdem war er häufig in den Außenstellen unterwegs und oft im Büro nicht erreichbar.

Ganz konkret ging es aber nun in meinem Arbeitsplatzcoaching mit Ihm um das Funktionspostfach (info@…), in dem er, seine Assistentin und eine weitere Verwaltungskraft die E-Mails lesen und bearbeiten. Es war immer unklar, wer welche Mails bereits gelesen hat, wer welche Mails gerade bearbeitet und wie der Stand der Dinge ist.

Was ist ein Funktionspostfach?

Ein Funktionspostfach für E-Mails, wie z.B. info@musterag.de, ist ein spezielles E-Mail-Konto, das für allgemeine oder spezifische Zwecke innerhalb eines Unternehmens genutzt wird. Es dient nicht einer einzelnen Person, sondern wird von mehreren Personen oder einer Abteilung gemeinsam verwendet. Durch die Einbindung eines Funktionspostfachs in Outlook können Unternehmen sicherstellen, dass wichtige E-Mails nicht verloren gehen und mehrere Personen effizient daran arbeiten können.

Beispiele für solche Postfächer sind:

• info@musterag.de: Allgemeine Anfragen
• support@musterag.de: Kundensupport
• sales@musterag.de: Verkaufsanfragen
• bewerbung@musterag.de: Bewerbungen

Vorteile eines Funktionspostfachs

1. Zentralisierte Kommunikation: Alle relevanten E-Mails laufen an einer Stelle zusammen.
2. Zugänglichkeit für mehrere Nutzer: Mehrere Mitarbeiter können auf das Postfach zugreifen und E-Mails bearbeiten.
3. Verbesserte Organisation: E-Mails können leichter delegiert und kategorisiert werden.
4. Kontinuität: Auch bei Abwesenheit einzelner Mitarbeiter bleibt die Kommunikation erhalten.

Tipps zur Nutzung eines Funktionspostfachs

1. Ordnerstruktur: Erstellen Sie eine klare Ordnerstruktur, um E-Mails effizient zu kategorisieren und zuzuordnen.
2. Regeln und Filter: Nutzen Sie Regeln und Filter, um eingehende E-Mails automatisch zu sortieren.
3. Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle berechtigten Nutzer wissen, wie das Funktionspostfach verwendet wird, und klären Sie Zuständigkeiten.
4. Archivierung: Regelmäßige Archivierung kann helfen, das Postfach übersichtlich zu halten und die Performance zu verbessern.

Was nicht gut funktioniert

Bisher haben Sie versucht, eine Excel-Liste zu führen. Hier wurde jedes Thema aufgeschrieben, wer dafür zuständig ist und wie der Stand der Dinge ist.

Aber gut funktioniert hat das nicht. Es war sehr zeitraubend, diese Liste zu führen, da ca. 50 Mails pro Tag in diesem Funktionspostfach eingegangen sind.

Auch OneNote wäre nicht die richtige Lösung für dieses Problem gewesen, da auch hier der Zusatzaufwand notwendig wäre.

Die Lösung

Wir haben folgende Maßnahmen beschlossen:

1. Betreff ändern: Im Betreff der empfangenen Mail wird ergänzt, wer sich kümmert (Namenskürzel)
2. Mailtext ergänzen: Im Textbereich der empfangenen Mail wird am Anfang eingetragen, wie der Stand der Dinge ist.
3. Kategoriefarben: Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Farbe erhalten und seine Kategorie zur Mail hinzugefügt, wenn er die Mail gelesen hat. Wenn alle drei Farben hinzufügt wurden, kann die Mail abgelegt werden.

In diesem Video stelle ich das Kundenbeispiel und die Maßnahmen vor:

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.