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Werde eine Büroheldin

Ich freue mich über diesen Gastartikel von Alexandra Schwekendiek, die wie ich aus Hannover kommt und mit der ich die Vision von aufgeräumten Arbeitsplätzen teile.


Du bist selbstständig und liebst dein Business (eigentlich) heiß und innig? Alles macht dir Freude außer diese ganze Schreibtischarbeit?
In deinem E-Mail Postfach und auf deinem Schreibtisch herrscht das absolute Chaos und du bist dem heillos ausgeliefert?

Du hast keinen Überblick und Durchblick mehr?
Die Schreibtischplatte verschwindet unter mehreren Papierschichten?

In deinem E-Mail Postfach tummeln sich unzählige E-Mails aber die wichtigen Nachrichten findest du nicht?

Täglich vergeudest du viel Zeit weil du soviel suchen musst?

Damit du sofort aus dem gröbsten E-Mail und Papier-Chaos heraus kommst, habe ich 2 Tipps für dich.

Nach der Umsetzung wirst du definitiv einen besseren und klareren Überblick über deine Unterlagen und deine E-Mails haben!

 

TIPP 1: Deine schlaue und dennoch einfache E-Mail Ablage

Um die ganzen E-Mails aufzuräumen bzw. aufzubewahren, ist es wichtig, eine gut funktionierende E-Mail Ablage zu haben. Sie sollte gut strukturiert und gleichzeitig auch einfach sein!

Was sind die 2 wichtigsten Ziele einer E-Mail Ablage?

  • Guter Überblick
  • Wenig Sucherei

Die folgende, recht einfache und dennoch strukturierte E-Mail Ablage hat 
sich – gerade zu Anfang, wenn du anfängst gegen das E-Mail Chaos anzukämpfen – sehr bewährt.
infachheit siegt und deswegen gibt es praktischerweise auch nur 2 Regeln:

Regel Nummer 1

Im Posteingang sind ausschließlich aktuelle
E-Mails, die du noch lesen und bearbeiten musst.

Regel Nummer 2

Die restlichen E-Mails werden konsequent gelöscht oder abgelegt.

 

Für die Ablage der E-Mails lege separate Ordner oder Postfächer an und beschrifte sie mit Projektnamen, Kundennamen etc. Je nachdem, womit du arbeitest. Nach Bedarf kannst du dann in diesen Ordnern auch nochmal Unterordner anlegen.

ACHTUNG: Werde hier aber nicht zu genau und verliere dich auch bitte nicht in Details.

 

Was ich damit meine?

Durch diese Ablage sparst du dir Zeit, weil du keine E-Mails mehr suchen musst. Diese eingesparte Zeit soll dann aber bitte nicht in die Verwaltung deiner E-Mail Ablage gesteckt werden!

Das Wichtigste ist, dass die E-Mails abgelegt sind und dass du weißt, in welchem Ordner. Das reicht. Vollkommen!

Es sind ja auch die aktuellen und noch zu bearbeitenden E-Mails im Posteingang mit denen wir täglich arbeiten müssen.

Ich rate grundsätzlich immer davon ab, sofort alles ganz genau und 150%ig zu machen.

Denn oft ist es schlichtweg einfach zu viel des Guten! Du findest dann schlimmstenfalls gar nichts mehr wieder, bist frustriert und weiter weg von einer Arbeitserleichterung als vorher.

Und genau das will ich vermeiden! Daher mein Tipp und auch meine Bitte: mache es dir zu Anfang so einfach wie möglich. Freue dich über jeden Fortschritt und genieße dein aufgeräumtes und übersichtliches E-Mail Postfach!

 

TIPP 2: Deine effektive Methode, die Berge an Unterlagen zu bezwingen

Auch hier hat sich Einfachheit bewährt, denn es gibt lediglich 3 Arten von Unterlagen.

Bitte sortiere alle Unterlagen, die du derzeit auf deinem Schreibtisch hast, auf folgende 3 Haufen:

Haufen 1:  aktuelle, noch zu bearbeitende Unterlagen

Haufen 2: bereits abgearbeitete, 
erledigte Unterlagen (das ist deine ABLAGE)

Haufen 3: ist der Rest und das ist der MÜLL

Jetzt haben wir die Papierberge schon recht gut im Griff, oder?

Aber das geht noch klarer und übersichtlicher.

  

So geht es weiter mit den 3 Haufen:

Haufen 1: diese Unterlagen dürfen zurück auf deinen Schreibtisch. Aber wirklich nur die! Das sind alle aktuelle Unterlagen, die du noch bearbeiten musst.

Bitte suche dir dafür einen festen Platz auf deinem Schreibtisch.

Am besten besorgst du dir auch einen festen Kasten oder Briefkorb und legst dort die Unterlagen hinein. So können sich die Unterlagen auch nicht wieder auf deinem Schreibtisch verselbständigen! 🙂
Sobald von diesen Unterlagen etwas fertig bearbeitet ist, ist es deine Ablage und wird am besten sofort entsprechend abgeheftet. Oder du legst es auf den Haufen 2 und heftest in regelmäßigen Abständen alle Unterlagen ab.
Haufen 2: Alle Papiere und Unterlagen vom Haufen 2 sind bereits bearbeitet und müssen jetzt nur noch entsprechend abgeheftet werden.

Dieser Haufen 2 ist deine ABLAGE.

Diese Unterlagen brauchst du nicht für deine tägliche Arbeit und daher sollten sie auch nicht auf deinem Schreibtisch sein. Entweder heftest du sie sofort in die entsprechenden Ordner oder du sammelst die Ablage an einem bestimmten Ort (z.B. im Schrank oder im Regal) und sortierst die Unterlagen in bestimmten zeitlichen Abständen in die Ordner ein.
Haufen 3: Alle Papiere und Unterlagen von diesem Haufen gehören in den Müll. Wenn du davon aber wirklich noch etwas benötigst, dann bringe es bitte an einen anderen Platz.

An dieser Stelle möchte ich dich auch ganz herzlich zum Wegwerfen motivieren und einladen!

Auch wenn du denkst: dieses oder jenes möchte ich irgendwann nochmal lesen – wirf es bitte weg! Was du nicht sofort oder zumindest innerhalb von ein paar Tagen liest, wird auch noch später ungelesen rumliegen. Oft sind zudem auch viele Unterlagen, Prospekte etc. nach ein paar Wochen nicht mehr aktuell.

Außerdem kannst du ja auch alles jederzeit ganz aktuell im Internet nachlesen.

Belaste dich, deinen Schreibtisch und somit dein Office also nicht mit unnötigen Papierbergen.
Das waren meine 2 Tipps, wie du sofort mehr Klarheit, mehr Durchblick und einen besseren Überblick über deine E-Mails und deine Unterlagen bekommst! Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung und anschließend viel Freude!

 

Wünschst du dir noch mehr Ordnung in deinem Office?

Möchtest du vielleicht noch etwas tiefer in das Thema einsteigen? Sehnst du dich nach mehr Erleichterung in deinem Arbeitsalltag?

Dann ist mein Kurs „In 4 Wochen zur Büroheldin“ genau richtig für dich.

Er startet am 1. Juni 2017.

Trage dich hier (klick) ein und ich melde mich bei dir. Versprochen!
Alles Liebe, deine Alexandra

 

Über die Autorin

Alexandra Schwekendiek zeigt Selbstständigen, wie sie die ganze Schreibtisch-Arbeit, die Verwaltung und Organisation, also das ganze „Drumherum“ um das eigentliche Business selber besser meistern können. Sie hilft dir beim Stapelsyndrom, der Zettelage und der Aufschieberitis. Sie gibt dir und deinem Business Klarheit und Struktur damit du – dein Office im Griff hast – und nicht umgekehrt – den „Schreibtischkram“ schneller erledigt hast – entspannter arbeiten kannst und gleichzeitig erfolgreicher wirst Ihr Motto ist: Klarheit & Struktur als Business-Booster 

http://www.alexandra-schwekendiek.com/