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Effizient arbeiten mit dem Excel-Daten-Link für PowerPoint

Der Excel-Daten-Link von FastChange

Ich habe in anderen Blog-Artikeln bereits einige Funktionen von FastChange, dem Add-in für PowerPoint vorgestellt.

Hier klicken für die bisherigen Artikel: Schneller arbeiten, Agenda erstellen, Corporate Design im Griff, Formen

Es gibt noch eine weitere Funktion, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte: Der Excel-Daten-Link.

Wahrscheinlich kennen Sie bereits die Möglichkeit, Excel-Tabellen oder auch Diagramme mit PowerPoint zu verknüpfen. Der Vorteil: Wenn Sie in Ihrer Excel-Datei eine Änderung vornehmen, wird die Änderung in der entsprechenden PowerPoint-Datei übernommen. So laufen Sie nicht Gefahr, die Änderung zu vergessen und bei einem wichtigen Meeting alte Daten zu präsentieren.

Sie kennen diese Funktionalität noch nicht? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs zu Tabellen in PowerPoint (klick)

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob diese Verknüpfung auch bei Textfeldern funktioniert. Die schlechte Nachricht: Es geht nicht einfach so standardmäßig. Die gute Nachricht: Sie benötigen nur das Add-In von FastChange (klick). Hier gibt es den Excel-Daten-Link. Und damit können Sie Texte, Bilder, Farben, Ampeln und HarveyBalls automatisch anpassen bzw. aktualisieren.

Was ist eine Serienpräsentation?

Die Möglichkeiten eines Serienbriefes sind Ihnen sicherlich bekannt. Sie erstellen in Word einen Brief und können aus einer Excel-Datenbank Adressdaten oder auch andere Informationen in den Brief über ein Seriendruckfeld einfügen. Wenn Sie dann den Serienbrief drucken, erhalten Sie Briefe mit den jeweils eingefügten Informationen. Das spart viel Zeit und ist nicht so fehleranfällig, wie das händische Kopieren und Einfügen der Daten.

Die gleiche Logik steckt hinter einer Serienpräsentation. Sie erstellen eine Folie in PowerPoint und verknüpfen einzelne Textfelder, Bilder und Diagramme mit einer Excel-Tabelle. Auf Knopfdruck werden dann Folien in Ihre PowerPoint-Datei eingefügt, in denen die Felder entsprechend der Excel-Daten gefüllt werden.

FastChange bietet mit dem Excel-Daten-Link genau diese Funktion. Sie haben dabei sogar die Wahl, ob die Folien in Ihre aktuelle PowerPoint-Datei eingefügt werden sollen, oder ob pro Datensatz eine eigene PowerPoint-Datei erstellt wird.

Dies ist besonders interessant für Controller und Projektleiter, die regelmäßig wiederkehrende Reports erstellen, Management Summaries vorstellen, oder flexible Produktblätter benötigen.

Wie der Excel-Daten-Link funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Zeit sparen mit den Formen aus FastChange

Wie ist der Status Ihres Projektes?

Über den Projektstand müssen Projektleiter regelmäßig berichten. Dafür werden einige wichtige Informationen, wie z.B. die Ausschöpfung des Budgets, die erreichten Ergebnisse und der Zeitplan vorgestellt. Dafür erstellen die Projektleiter PowerPoint-Präsentationen.

Wenn Sie auch schon einmal in dieser Situation waren, dann werden Sie genau wie ich festgestellt haben, dass es einige Zeit benötigt, um z.B. eine Projektstatus-Ampel zu erstellen, die auch noch gut aussieht.

Insbesondere für den Stand der Dinge bei Budgets werden auch gerne die Harvey-Balls verwendet. Diese finden Sie bei den Symbolen und zeigen 25%, 50%, 75% und 100% an. Aber reicht das aus? Wer es genauer haben will, der muss ein Mini-Kreisdiagramm erstellen.

Um zu zeigen, dass eine Problemlösungs-Variante wahrscheinlich in die Sackgasse führt, eine andere Vorfahrt erhält, oder ein Umweg notwendig ist, sind Straßenschilder beliebt.

Aber wer hat die Zeit, diese Formen zu erstellen und ggf. kurz  vor dem Meeting zu verändern?

Professionelle Formen mit einem Klick

In diesem Fall kann Ihnen das Add-In FastChange helfen wirklich Zeit zu sparen. Hier gibt es im Menü einige vorbereitete Formen. Die Auswahl ist groß und man merkt sofort, dass die Programmierer in der Vergangenheit viele Projektstatus-Berichte selbst erstellt haben. Alles, was man braucht ist mit wenigen Klicks verfügbar, einige Formen, wie z.B. die Projektstatus-Ampel sogar in verschiedenen Varianten.

Jetzt sind nicht nur PowerPoint-Profis in der Lage ansprechend gestaltete Präsentationen zu erstellen.

In dem folgenden Video stelle ich Ihnen diese Funktion kurz vor:

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Das Corporate Design im Griff mit FastChange

Hilfe, die Schrift stimmt nicht!

Ob internationaler Konzern oder kleiner Betrieb, es gibt in jedem Unternehmen ein festgelegtes Design für Briefe, Prospekte und auch PowerPoint-Präsentationen. Im Corporate Design ist festgelegt, welche Schriftart und -größe von den Mitarbeitern verwendet werden soll, welche Farben zum Unternehmenslogo passen und wie in PowerPoint Formen gestaltet werden.

Aber manchmal passiert es dann doch. Aus Versehen hat ein Mitarbeiter die falsche Schrift auf einer Folie benutzt oder im Diagramm stimmt eine Füllfarbe nicht. Oft fällt dies erst bei der Präsentation vor dem Kunden auf und das ist ärgerlich.

Also werden alle Mitarbeiter (nochmals) informiert, dass unbedingt das vorgegebene Corporate Design verwendet werden soll und jeder jede Folie prüfen muss, bevor die Präsentation vorgeführt wird.

Zeitfresser Foliengestaltung

Hier haben wir einmal wieder einen echten Zeitfresser gefunden. Ich bin der Meinung, dass es eigentlich ganz schnell geht, Inhalte in eine Präsentation einzufügen. Aber bis die Folien wirklich gut aussehen, vergehen Stunden.

Klar, die Schriftart, Schriftgröße und Farben müssen stimmen. Aber es passiert leider auch schnell aus Versehen oder auf Grund von Unwissenheit über die Vorgaben, dass etwas nicht richtig ist.

Und auch wenn man die richtige Vorlage verwendet hat und wirklich auf diese Punkte geachtet hat, kurz vor der Fertigstellung muss man ja dann doch wieder alles kontrollieren.

CD-Check mit einem Klick

Viel einfacher ist es mit dem Add-In von FastChange und dem dort integrierten CD-Check. Dort haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Dinge prüfen zu lassen. Ich würde immer alle Haken setzen (so ist auch schon die Voreinstellung). Dann einfach nur auf den Button klicken und schon werden die Fehler aufgelistet. Man erkennt genau auf welcher Folie was nicht stimmt. Dann einfach auf „Anpassen“ klicken und schon entspricht die Folie wieder den Vorgaben. Falls Sie im Ausnahmefall ganz bewusst an einer Stelle eine andere Schriftart eingesetzt haben, klicken Sie auf „Ignorieren“. Sie sind also in wenigen Minuten fertig!

Das ist besonders wichtig, wenn kurz vor einem Meeting noch schnell einige Änderungen an der Präsentation vorgenommen werden mussten.

 

Wie der CD-Check funktioniert stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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Agenda erstellen in PowerPoint mit FastChange

Warum gibt es in PowerPoint kein intelligentes Inhaltsverzeichnis?

Diese Frage habe ich mir schon oft gestellt. In Word geht es doch auch: Ich verwende in meinem Text die Überschriftenformatierung und dann erhalte ich quasi auf Knopfdruck ein Inhaltsverzeichnis. Wenn ich später Überschriften ändere oder hinzufüge, kann ich das Inhaltsverzeichnis ganz leicht aktualisieren.

Aber in PowerPoint gibt es diese Funktion leider nicht. Und das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Denn wenn Sie eine Agenda-Folie erstellen und diese mehrfach kopieren, um sie zu Beginn der jeweiligen Abschnitte zu setzen, müssen Sie später Änderungen an der Agenda auf jeder Folie manuell vornehmen.

Die Agenda-Funktion von FastChange

Mit den Add-In von FastChange können Sie diese Fehlerquelle ganz leicht eliminieren. Sie erstellen einfach eine Agendafolie mit Hilfe des entsprechenden Buttons. Dabei haben Sie bereits Zugriff auf verschiedene Vorlagen, die Ihnen ermöglichen eine professionell gestaltete Agenda mit einem Klick zu erstellen.

Im nächsten Schritt ändern Sie die Agenda-Punkte.

Danach duplizieren Sie diese Folie mit einem Klick. Sie können nun die Kopien an die entsprechenden Stellen verschieben.

Wenn Sie später in der 1. Agendafolie Änderungen vornehmen, können Sie sehr einfach die anderen Agendafolien austauschen.

Hinweis: Ich habe von FastChange eine Beta-Version erhalten. Die Agenda-Funktion wird derzeit überarbeitet. Dies bedeutet, dass einige Funktionalitäten bei Ihnen anders aussehen könnten.

Wie das funktioniert zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Schneller arbeiten in PowerPoint mit FastChange

In PowerPoint eine Präsentation zu erstellen ist eigentlich ganz einfach. Aber wenn es richtig professionell aussehen soll, dann setzt man viele Funktionen ein. Wie Sie diese Funktionen nicht länger suchen müssen, sondern auf einen Blick haben, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.


Erstellen Sie mal eben eine PowerPoint-Präsentation

Wer hat diesen Satz nicht schon einmal gehört?

Entweder möchte der Chef ein paar Fakten für seine nächste Besprechung nett aufbereitet haben, oder Sie benötigen für die nächste Projektsitzung noch ein paar Folien.

Ich selbst habe früher auch viele sehr umfangreiche PowerPoint-Dateien erstellt, weil es häufig einfacher ist, einen Sachverhalt mit einer Grafik darzustellen, als mit langen Texten. D.h. auch wenn dann gar nicht die Seiten präsentiert wurden, habe ich eher PowerPoint an Stelle von Word benutzt, weil Entscheider und Führungskräfte keine Zeit und Lust hatten, Texte zu lesen.

Eine Präsentation zu erstellen ist ja auch gar nicht schwer. In PowerPoint gibt es viele gute Vorlagen und durch die fertigen Folienlayouts kann jeder Ruck-Zuck ein paar schlichte Textfolien erstellen oder auch hier und da ein Bild, eine Grafik oder eine Tabelle einfügen. Auch die Animationen sind mit wenigen Klicks schnell gemacht.

Leider sieht das alles dann etwas langweilig aus. Um es richtig toll zu machen, braucht man dagegen sehr viel mehr Zeit.

Alle wichtigen Funktionen auf einem Blick

Ich habe nach einer Lösung gesucht, wie man noch effizienter mit PowerPoint arbeiten kann. Es gibt ja auch einige Funktionalitäten, die ich in der Software vermisse:

  • ein Inhaltsverzeichnis, das sich automatisch ändert, wenn ich etwas ändere
  • ein automatisch aktualisierter Dateiname in der Fußzeile der Folien
  • eine Seitennummerierung, die mir nicht nur anzeigt, welche Folie es ist, sondern wie viele es gesamt sind (Seite 5 von 35)

Jetzt habe ich das Add-In von FastChange gefunden. Hier sind alle häufig genutzten Schaltflächen in einer Registerkarte zusammengefasst. Man muss also nicht mehr in den einzelnen Menüs nach den Funktionen suchen und viel hin und her klicken, sondern hat alles auf einen Blick. Außerdem gibt es noch ein paar Spezialfunktionen.

Wo Sie dieses Add-In erhalten, wie Sie es installieren und einen kurzen Überblick zeige ich in diesem Video:

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