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Mit diesen 2 Fragen vermeiden Sie Überstunden und Frust

In diesem 7. und damit letzten Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ zeige ich Ihnen mit welchen zwei einfachen Fragen Sie Überstunden und Frust sowohl beim Chef, als auch bei Ihnen selbst und den Kollegen vermeiden können.


Stellen Sie kurz ein paar Infos und Daten zusammen…

Diesen Satz hören Sie als Sekretärin bzw. Assistentin von Ihrem Chef wahrscheinlich täglich. Auch die Mitarbeiter erhalten immer wieder den Auftrag, zu einem bestimmten Thema Zahlen, Daten, Fakten zusammenzustellen oder sich dazu Gedanken zu machen.

Aber ist wirklich klar, was Sie tun sollen?

Welches Ziel verfolg Ihr Chef damit? Wofür benötigt er diese Zusammenstellung? Bis wann soll es fertig sein?

Ich erlebe es immer wieder, dass diese Fragen zu selten gestellt werden. Es ist doch alles klar.

Was dann passiert…

Sie, bzw. Ihre Kollegen machen sich an die Arbeit. Sie sammeln die Informationen, werten Excel-Listen aus, tragen Daten aus anderen Abteilungen zusammen und bereiten dies anschaulich in einer PowerPoint-Präsentation auf. Schließlich ist das Thema hoch komplex und muss von allen Seiten ausführlich beleuchtet werden. Sie benennen Risiken und erarbeiten auch gleich Lösungsansätze.

Die PowerPoint-Datei wird immer umfangreicher, aber nur so werden Sie diesem Thema gerecht.

Da diese Zusatzaufgabe viel Zeit bindet, machen Sie ein paar Überstunden.

Nach ein paar Tagen schicken Sie Ihre Ausarbeitung an den Chef.

Der wiederum ist erschlagen vom Umfang und hat eigentlich keine Zeit, um alles zu lesen. Daher pickt er sich nur einige Stichworte heraus.

Das bekommen Sie mit und sind frustriert. Sie haben sich so viel Mühe gegeben und Zeit investiert und dann wird das alles gar nicht gelesen.

Womöglich hätte eine einfache Mail mit einem 2-Zeiler vollkommen ausgereicht.

Zwei einfache Fragen

Mein Tipp, um Überstunden und Frust zu vermeiden: Klären Sie zu Beginn, wenn Sie die Aufgabe delegiert bekommen, wie ausführlich Ihre Antwort/Ausarbeitung sein soll und ob Ihr Chef die Infos lieber schriftlich oder mündlich haben möchte.

Denn Sie denken, dass doch alles klar ist, aber das ist es nicht. Sprechen Sie darüber, statt sofort in Aktionismus zu verfallen.

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Ich habe noch ein kleines, amüsantes Beispiel für Sie:

Eine Geschäftsführerin eines mittelständischen Unternehmens berichtet mir, dass Sie einen jungen Mitarbeiter per Mail nach dem Stand der Dinge in einem bestimmten Projekt gefragt hat.

Testen Sie sich: Was ist Ihr erster Impuls? Projektstandsbericht. PowerPoint-Präsentation. Budgetauslastung, Zielerreichungsgrad, Ressourcenverbrauch.

Die Antwort des Mitarbeiters war eine Ein-Wort-Mail: Er schrieb „läuft“.

Sie grinsen? Oder sind Sie empört?

Aber ist es im Kern nicht genau das, was die Geschäftsführerin wissen wollte? Läuft’s oder läuft’s nicht?

Automatische Suche nach Informationen mit Google Alerts

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Wollen Sie auf dem Laufenden bleiben, was über Ihr Unternehmen, die Konkurrenz oder ein anderes für Sie wichtiges Thema regelmäßig im Internet veröffentlicht wird? Dann empfehle ich Ihnen bei Google Suchaufträge dazu einzurichten, sogenannte Google Alerts.

Die Beschreibung zur Vorgehensweise finden Sie in diesem PDF-Dokument:  Google Alert.

Informationen sind nicht Wissen

Wissensmanagement

Heute beginne ich eine kleine Reihe zum Thema Wissensmanagement.

Wissen wird zunehmend zu einem wichtigen Rohstoff, über den die Unternehmen verfügen. Ohne Knowhow und Erfahrung läuft nichts. Selbst die Bedienung von Maschinen in der Fertigung ist heutzutage eine komplexe Angelegenheit. Außerdem nimmt der Sektor der wissensintensiven Dienstleistungen immer mehr an Bedeutung zu.

Kurz gesagt: wir werden zu sogenannten Wissensarbeitern.

 

Was ist Wissen?

Beim Wissensmanagement geht es nun darum, das vorhandene Wissen zu speichern, organisieren und für alle verfügbar zu machen. Dabei sollte man aber „Informationen“ nicht mit „Wissen“ gleichsetzen. Wissen beruht auf Verstehen. Die Informationen müssen in einen Zusammenhang eingeordnet werden und das können in der Regel nur die Menschen selbst. Kleines Beispiel: wenn Sie morgens im Radio hören, dass es draußen minus zehn Grad sind, dann ist das eine Information. Sie selbst kombinieren diese Information mit Ihren Erfahrungen zu der Einordnung dass es draußen sehr kalt ist (als Finne würde man das vielleicht anders beurteilen). Daraus ziehen Sie die Schlussfolgerung, dass Sie warme Kleidung anziehen müssen.

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Methoden und Technik(en)

Mit welchen Methoden Sie das Wissen der Mitarbeiter erheben, mit welchen Kanälen und Techniken Sie das Wissen verbreiten und auch das Erfahrungswissen älterer Mitarbeiter, die in Rente gehen, sichern können beschreibe ich in den nächsten Artikeln.

Informationsfluss: geregelt oder spontan?

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Heutzutage wird man in der Regel mit Informationen überschwemmt. Man erhält viele E-Mails und muss zwischen wichtig und unwichtig entscheiden. Man sitzt einerseits in vielen Besprechungen und bekommt manche Informationen nur „zwischen Tür und Angel“ oder über den Flurfunk mit.  Oft sagen mir Führungskräfte, dass eine regelmäßige Teambesprechung nicht notwendig ist, weil man doch so eng beieinander sitzt und viel miteinander redet und außerdem die Bürotür ja immer offen ist und die Mitarbeiter jederzeit reinkommen können, wenn sie Fragen haben.
Aber bekommen auf diesem Weg wirklich alle Mitarbeiter immer die wichtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt? Ich vermute: Nein.
Besser ist es, wenn Sie regelmäßig eine Teambesprechung durchführen. Themen könnten dabei sein:
• Neues vom Vorstand/Geschäftsführung
• Stand der Zielerreichung (falls Sie bestimmte Kennzahlen regelmäßig  monitoren)
• Jeder berichtet kurz über seine aktuellen Projekte und Aufgaben
• Ausblick auf die nächsten 2 Wochen: welche wichtigen Termine bzw. Aufgaben stehen an?

Wie häufig sollte eine Teambesprechung durchgeführt werden?

Es gibt mehrere mögliche Varianten. So könnten Sie sich z.B. alle 2 Wochen für ca. 1 Stunde treffen.  Oder es gibt 1x im Monat eine ausführliche Runde und wöchentlich eine kurze Besprechung im Stehen über ca. 20 min. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, sich jeden Morgen ca. 10-15 min. im Stehen zu treffen, um die wichtigsten Dinge für den Tag zu klären. Oder wenn die Abteilung etwas größer ist (z.B. 40 Mitarbeiter) und diese in 4 Teams aufgeteilt ist, dann könnte es 1x im Monat ein Treffen mit allen 40 Mitarbeitern geben, wo die Abteilungsleitung Neues vom Vorstand berichtet und den Stand der Zielerreichung vorstellt und alle 2 Wochen die Mitarbeiter über ihre aktuellen Projekte in den kleineren Teambesprechungen berichten und außerdem alle 2 Wochen die Abteilungsleitung sich mit den Teamleitern trifft.

Wie sollten diese Teambesprechungen organisiert sein?

Legen Sie den Besprechungsrhythmus fest und laden alle zu einem Serientermin für das ganze Jahr ein. Sie können eine Datei auf dem Teamlaufwerk als Themenspeicher hinterlegen, sodass jeder Mitarbeiter die Themen notieren kann, die aus seiner Sicht beim nächsten Treffen besprochen werden sollten. Wenn in der Teambesprechung Aufgaben an einzelne Mitarbeiter delegiert werden, dann führen Sie diese in einem Handlungsplan (z.B. eine Excel-Tabelle für das ganze Jahr). Und überlegen Sie sich, wie Sie sicherstellen wollen, dass auch die Mitarbeiter, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, die wichtigsten Informationen erhalten.


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