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Projektmanagement leicht gemacht

Heute gebe ich Ihnen ein paar Ideen, wie Sie die Tipps aus meinem E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ umsetzen können.


 

So läuft es täglich in vielen Unternehmen

Ich habe es schön häufig erlebt. Da kommt der Chef ins Büro und sagt zum Mitarbeiter: „Herr Mustermann, machen Sie sich doch mal Gedanken zu folgendem Thema.“ Der Mitarbeiter macht sich auf ein Post-It eine kurze Notiz. Der Chef geht wieder. Der Mitarbeiter stöhnt, weil er eine Zusatzaufgabe erhalten hat und nicht weiß, wie er das angehen soll, weil er sich mit dem Thema eigentlich noch gar nicht auskennt. Aber er legt sofort los, weil die Aufgabe ja vom Chef kam und daher schnell erledigt sein muss. In den nächsten Tagen macht der Mitarbeiter ein paar Überstunden und erstellt eine umfangreiche PowerPoint-Präsentation, die er dann dem Chef vorstellt. Leider passt das Ergebnis nicht zu den Vorstellungen des Chefs. Das ganze Konzept-Papier landet im Mülleimer. Der Chef denkt, er hat einen unfähigen Mitarbeiter, der nicht weiß, was wirklich wichtig ist und der Mitarbeiter ist frustriert, weil er keine Anerkennung für seine Leistung erhalten hat und nun wieder von vorne beginnen kann.

Machen Sie es ab sofort besser!

Meine Empfehlung an Sie: machen Sie es ab sofort anders! Wenn Ihr Chef Sie mit so einer vagen Aufgabenstellung überfällt, dann nehmen Sie sich gleich die Checkliste zum Projektauftrag, die Sie in der Lektion 3 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ finden und gehen gemeinsam mit dem Chef die Punkte durch. Fragen Sie Ihren Chef, was ihn an der aktuellen Situation genau stört, welche Probleme er sieht. Fragen Sie auch, welche Ziele der Chef mit dieser neuen Aufgabe verfolgt und welche Erwartungen er an die Lösung hat. Vielleicht hat Ihr Chef ja auch schon eine grobe Lösungsidee im Kopf? Fragen Sie nach einem Budget und Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen und nach seinen Zeitvorstellungen, wann Sie starten und fertig sein sollen. Klären Sie zum Schluss noch, in welcher Form das Konzept-Papier vorgelegt werden soll (PowerPoint-Präsentation, Word-Dokument oder reicht für den ersten Informationsaustausch auch eine E-Mail?). Um so professionell reagieren zu können, sollten Sie die Checkliste immer ausgedruckt griffbereit haben.

Der Projektauftrag

Im nächsten Schritt sollten Sie einen Projektauftrag erstellen. In der Lektion 3 gebe ich Ihnen einen Tipp, wie Sie eine entsprechende und professionelle PowerPoint-Präsentation in wenigen Schritten erstellen. Wenn Sie den Projektauftrag detailliert haben, dann gehen Sie die einzelnen Punkte in einem Gespräch mit Ihrem Chef durch, arbeiten ggf. Änderungen ein und lassen sich den Projektauftrag absegnen.

Die Projektplanung: Meilensteine

Nun beginnt die Projektplanung. Dabei geht es vom Groben ins Detail. D.h. zuerst sollten Sie wichtige Meilensteine festlegen. Zu diesen Zeitpunkten sind wichtige Zwischenergebnisse erreicht. In der Lektion 5 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ stelle ich Ihnen zwei Vorlagen in Excel vor, die Sie für die Planung und Darstellung Ihrer Projekt-Meilensteine einsetzen können.

Jetzt geht’s los!

Überlegen Sie sich, welche Kollegen mit Ihnen zusammen an dem Thema arbeiten sollten und laden diese zu einem Kick-off-Meeting ein. Hier stellen Sie Ihr Projekt vor und motivieren die Kollegen mitzuarbeiten.

Treffen Sie sich dann gemeinsam mit den Kollegen zu einem weiteren Termin, wo Sie zusammen ein Mindmap mit den zu erledigenden Aufgaben erstellen. In der Lektion 6 stelle ich Ihnen eine Liste mit hilfreichen Fragen vor, die Ihnen dabei hilft, nichts Wichtiges zu vergessen.

Übernehmen Sie dann die Aufgaben in eine To-Do-Liste für das Projekt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer solchen Liste in Excel finden Sie in der Lektion 8.

Der Statusbericht

Einmal pro Monat sollten Sie einen Statusbericht erstellen und diesen Ihrem Chef vorstellen. So merkt Ihr Chef, dass es voran geht (das gibt ihm ein gutes Gefühl) und Sie können abklären, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind (das schützt Sie davor nur für den Papierkorb gearbeitet zu haben). Eine entsprechende Word-Vorlage stelle ich Ihnen in der Lektion 11 meines kostenlosen E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ vor.

Der Abschlussbericht

Wenn das Projekt beendet ist, erstellen Sie noch einen Abschlussbericht. Hierfür können Sie die PowerPoint-Vorlage aus der Lektion 13 nutzen. Aus meiner Sicht ganz wichtig, aber leider oft vergessen: Die Abschlussfeier. Meine Empfehlung: Feiern Sie gemeinsam den Erfolg. Denn häufig enden Projekte irgendwann ziemlich klanglos. Was aber sehr Schade ist, denn Sie haben viel Zeit und Energie in Ihr Projekt gesteckt. Das dürfen Sie auch einmal feiern.

Sie möchten sich für den kostenlosen E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ anmelden? Dann klicken Sie einfach auf diesen Button:

Mit diesen 2 Fragen vermeiden Sie Überstunden und Frust

In diesem 7. und damit letzten Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ zeige ich Ihnen mit welchen zwei einfachen Fragen Sie Überstunden und Frust sowohl beim Chef, als auch bei Ihnen selbst und den Kollegen vermeiden können.


Stellen Sie kurz ein paar Infos und Daten zusammen…

Diesen Satz hören Sie als Sekretärin bzw. Assistentin von Ihrem Chef wahrscheinlich täglich. Auch die Mitarbeiter erhalten immer wieder den Auftrag, zu einem bestimmten Thema Zahlen, Daten, Fakten zusammenzustellen oder sich dazu Gedanken zu machen.

Aber ist wirklich klar, was Sie tun sollen?

Welches Ziel verfolg Ihr Chef damit? Wofür benötigt er diese Zusammenstellung? Bis wann soll es fertig sein?

Ich erlebe es immer wieder, dass diese Fragen zu selten gestellt werden. Es ist doch alles klar.

Was dann passiert…

Sie, bzw. Ihre Kollegen machen sich an die Arbeit. Sie sammeln die Informationen, werten Excel-Listen aus, tragen Daten aus anderen Abteilungen zusammen und bereiten dies anschaulich in einer PowerPoint-Präsentation auf. Schließlich ist das Thema hoch komplex und muss von allen Seiten ausführlich beleuchtet werden. Sie benennen Risiken und erarbeiten auch gleich Lösungsansätze.

Die PowerPoint-Datei wird immer umfangreicher, aber nur so werden Sie diesem Thema gerecht.

Da diese Zusatzaufgabe viel Zeit bindet, machen Sie ein paar Überstunden.

Nach ein paar Tagen schicken Sie Ihre Ausarbeitung an den Chef.

Der wiederum ist erschlagen vom Umfang und hat eigentlich keine Zeit, um alles zu lesen. Daher pickt er sich nur einige Stichworte heraus.

Das bekommen Sie mit und sind frustriert. Sie haben sich so viel Mühe gegeben und Zeit investiert und dann wird das alles gar nicht gelesen.

Womöglich hätte eine einfache Mail mit einem 2-Zeiler vollkommen ausgereicht.

Zwei einfache Fragen

Mein Tipp, um Überstunden und Frust zu vermeiden: Klären Sie zu Beginn, wenn Sie die Aufgabe delegiert bekommen, wie ausführlich Ihre Antwort/Ausarbeitung sein soll und ob Ihr Chef die Infos lieber schriftlich oder mündlich haben möchte.

Denn Sie denken, dass doch alles klar ist, aber das ist es nicht. Sprechen Sie darüber, statt sofort in Aktionismus zu verfallen.

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Ich habe noch ein kleines, amüsantes Beispiel für Sie:

Eine Geschäftsführerin eines mittelständischen Unternehmens berichtet mir, dass Sie einen jungen Mitarbeiter per Mail nach dem Stand der Dinge in einem bestimmten Projekt gefragt hat.

Testen Sie sich: Was ist Ihr erster Impuls? Projektstandsbericht. PowerPoint-Präsentation. Budgetauslastung, Zielerreichungsgrad, Ressourcenverbrauch.

Die Antwort des Mitarbeiters war eine Ein-Wort-Mail: Er schrieb „läuft“.

Sie grinsen? Oder sind Sie empört?

Aber ist es im Kern nicht genau das, was die Geschäftsführerin wissen wollte? Läuft’s oder läuft’s nicht?

Wo finde ich rechtlich sichere Bilder und wie lege ich sie richtig ab?

Rechtssichere und möglichst kostengünstige professionelle Fotos für Präsentationen. Das ist auch bei mir immer wieder ein Thema. Daher freue ich mich über diesen Gastartikel von Kathleen Rother:


Sie haben eine inhaltsreiche PowerPoint-Präsentation erstellt und wollen diese nun mit passenden Bildern aufpeppen?

Aber wo finden Sie diese? Dazu noch schnell, für kleines Budget und rechtlich sicher? 

Ich gebe Ihnen im folgenden Artikel gute Tipps an die Hand, diese Aufgabe erfolgreich umzusetzen.


1. Wo können Sie Bilder finden und zu welchen Bedingungen dürfen diese genutzt werden?

Wie Sie sicher schon wissen, dürfen Sie auf keinen Fall einfach bei Google Ihre Themen oder Ideen eingeben und dann die Bilder, die Sie dort finden, herunterladen und selbst benutzen. ALLE Bilder unterliegen einem Urheberrechtsschutz.

Bei privater Nutzung kann man Glück haben und der Bilderklau wird nicht entdeckt. Eine PowerPoint-Präsentation für Ihre Geschäftskunden und Interessenten hat jedoch eindeutig kommerziellen Charakter und da gelten strenge Regeln.

Es gibt Firmen die mit Programmen das Netz nach unrechtmäßig genutzten Bildern abscannen. Die Strafen liegen im Tausenderbereich!

Bitte denken Sie daran, auch auf Ihrer Website, auf facebook und anderen Medien und Kanälen nur Bilder zu verwenden, dessen rechtliche Herkunft klar und die Nutzung erlaubt ist.

Aber wo können Sie rechtlich sichere Bilder finden?

Im Internet ist es sehr gut möglich jede Menge rechtlich sichere Bilder gegen geringe Kosten zu kaufen, aber auch viele kostenlose Möglichkeiten stehen zur Verfügung.

1.1 Kostenpflichtige Bilddatenbanken

Bilder für die kommerzielle Nutzung finden Sie am sichersten und schnellsten in Bilddatenbanken. Bei allen anderen Bildquellen ist es sehr schwer den wirklichen Urheber zu finden und ihn um die Nutzungsrechte zu bitten.  

Ich empfehle fotolia.com. Dieses Portal für günstige und sehr gute Bilder mit einer riesigen Auswahl kennen Sie vielleicht schon? Eine kostenfreie Registrierung ist nötig, geht aber unkompliziert.

Vorteile kostenpflichtiger Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil ist, dass durch den KAUF die Nutzungsrechte wirklich sicher bei Ihnen liegen und so nachweisbar sind. Sie müssen allerdings fotolia als Quelle angeben und den Fotografen.
  2. Kostenpflichtige Portale haben meist professionellere Bilder als kostenfreie Bilddatenbanken.
  3. Sie bekommen die Bilder in verschiedenen Größen, also auch so groß das sie für ein Poster oder einen Messestand ausreichen (das ist bei den kostenlosen Portalen sehr selten so.)
  4. Kostenpflichtige Portale haben eine sehr große Auswahl zu fast allen Themen. Die Gefahr, dass Ihr Mitbewerber die gleichen Fotos benutzt, ist geringer. Denn das passiert öfters als gedacht. Vorab können Sie kostenlos Bilder in geringer Auflösung herunterladen um eine Vorauswahl zu treffen.
  5. Bei fotolia zahlen Sie zwischen 3 und 12 Euro je Bild und Bildgröße. Das ist ein wirklich akzeptabler Preis. Bei anderen kostenpflichtigen Portalen gibt es z.B. günstige Abo-Preise.

Achtung: bitte beim Kauf genau auf die jeweiligen Nutzungsrechte achten. Die Preise steigen für zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten. Manche Fotos darf man nur für Social Media verwenden und für die Nutzung auf der Website zahlt man mehr. Überlegen Sie vorher genau für welchen Zweck Sie die Bilder benötigen. So vermeiden Sie zu hohe Kosten, aber auch eine ungenügende rechtliche Absicherung.

Natürlich gibt es noch andere kostenpflichtige Bildagenturen. Nicht jeder ist ein Freund von fotolia. Empfehlenswert ist noch depositphotos. Hier finden Sie für kleines Geld auch Illustrationen, Videos, Werbebilder und redaktionell Fotos.

In einem meiner Info-Videos stelle ich dieses Portal kurz vor.

1.2 Kostenlose und lizenzfreie Bildportale

Produzieren Sie PowerPoint-Präsentationen sozusagen „am laufenden Band“ und es geht hauptsächlich ums „aufhübschen“ und unterstreichen der Inhalte, sind kostenlose Bilddatenbanken eine sehr gute Alternative. Auf den Bildern dieser Portale liegen keine Lizenz- und Urheberrechte und Sie können diese einfach kostenfrei nutzen.

Meist ist es nicht einmal nötig den Urheber zu nennen. Das ist ein großer Vorteil, da die Bildunterschrift mit Fotograf auch schnell störend wirken kann. Eine kostenlose Registrierung ist auch hier nötig.

Die 1. Wahl ist bei mir pixabay.com, ein Portal in dem Sie absolut kostenfreie Bilder zu allen nur möglichen Themen bekommen. Einfach das Suchwort eingeben und eine große Auswahl an Fotos wird Ihnen gezeigt.

Achtung: die ersten Bilder, die erscheinen (obere Bildleiste), sind von Shutterstock und kostenpflichtig. Zudem gibt es kleine Ausnahmen bei den Lizenzrechten. Bitte genau schauen. Es muss die CCO-Lizenz verzeichnet sein! Das ist aber neben dem Bild leicht erkennbar.

Sie fragen sich jetzt, wieso doch eine Lizenz? Die CCO-Lizenz ist eine Lizenz, die die freie Nutzung für jeden und jeden Anlass erlaubt.

Vorteile kostenfreier Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil liegt klar in der kostenfreien Nutzung.
  2. Die CCO-Lizenz bietet freie Nutzung für jeden Anlass (auch kommerziell).
  3. Der Urheber muss nicht genannt werden (ist aber erwünscht).
  4. Es gibt variable Bildgrößen (S für facebook oder ppt, Original für Drucksachen). Zumindest bei pixabay. Bei vielen anderen gibt es auf jeden Fall auch hochauflösende Bilder.
  5. Trotzdem bitte die Größe in der Präsentation testen. Sehr wichtig ist, dass das Bild nicht unscharf ist. Sollte dies der Fall sein, bitte die nächste Größe herunterladen und ausprobieren. Klappt es auch hier nicht oder gibt es nur eine Größe, dann doch bei fotolia suchen, denn dort kann man alle Größen kaufen.

Bei Interesse können Sie sich hier noch ein kostenloses Erklär-Video von mir zu pixabay anschauen.

Eine von vielen weiteren kostenfreien Plattformen ist lifeofpix.com. Hier finden Sie hochauflösende Bilder und es kommen jede Woche neue Fotos dazu. Diese können ohne Einschränkung genutzt werden.

Dann gibt es noch pexels.com. Empfehlenswert da starke und passende Fotos für fast alle Bereiche zu finden sind. Sie müssen sich nicht registrieren und können die Bilder direkt herunterladen. Es gibt eine sehr gute Suchfunktion!

In Kategorien unterteilt ist splitshire.com. Auch hier können Sie gern einmal kurz stöbern ob Bilder zu den Themen, die Sie benötigen, zu finden sind. Genauso bei pixelio.de.

Es gibt natürlich noch viel mehr kostenlose Bilddatenbanken. Wenn Ihnen diese nicht ausreichen, geben Sie einfach „kostenlose Bilddatenbanken“ als Stichwort in Google ein.

Das Grundprinzip ist immer gleich.

ACHTUNG: Schauen Sie bitte bei allen Datenbanken und Portalen die Sie finden,

  • wie das mit der Namensnennung des Fotografen ist
  • ob Sie die Bilder auch kommerziell nutzen dürfen und ob
  • die Bilder wirklich die CCO-Lizenz haben!

Das sind die wichtigsten Grundlagen beim Nutzen von kostenlosen Fotos!

TIPP:  Bei den englischen Datenbanken Suchbegriffe in Englisch eingeben, ansonsten wird nichts oder wenig gefunden!

1.3 Eigene Fotos

Es gibt natürlich noch die Möglichkeit eigene Fotos zu verwenden.

Diese haben Sie natürlich kostenlos, exklusiv und rechtlich sicher. Die Verwendung rate ich aber nur, wenn Sie oder ein Kollege ein guter Fotograf sind und die Bilder wirklich wirkungs- oder stimmungsvoll sind und die Aussage Ihrer Präsentation unterstützen. Für Titelfotos gelten noch einmal besondere Ansprüche.

ACHTUNG: Hier gibt es Persönlichkeitsrechte zu beachten falls Sie Personen und Firmen oder deren Eigentum fotografieren.

Die Bilder müssen zudem immer noch bearbeitet, z.B. auf die richtige verwendbare Größe gebracht, aufgehellt oder Rottöne reduziert werden.

Die Profifotos von fotolia & Co. sind im Verhältnis zum Zeitaufwand sicher günstiger.

 Wollen Sie wissen, wie Sie Ihre ppt-Präsi nicht nur mit guten Bildern aufpeppen, sondern auch richtig professionell gestalten, schauen Sie gern hier meinen Blog-Artikel mit Video zu diesem Thema.

2. Wichtige Tipps für die Rechtssicherheit

Auch die CCO-Lizenz gibt nicht eine 100%ige Garantie.

Es gab schon Fälle, in denen Bilder erst lizenzfrei waren und später nicht mehr. So kann es auch zu Abmahnungen kommen. Können Sie allerdings beweisen, dass das Bild zum Zeitpunkt der Nutzung lizenzfrei war, dürfte das keine Probleme geben.

Dazu kommt: auf fast allen kostenlosen Bilddatenbanken kann praktisch jeder seine Fotos hochladen und zur Verfügung stellen kann. So ist es leider auch möglich, dass sich jemand damit einen bösen Scherz erlaubt und kostenpflichtige Bilder hoch lädt, die er vielleicht einmal gekauft hat. Oder einfach ein Bild aus dem Internet zieht und dieses einstellt.

Wenn Sie diese Bilder dann unwissentlich herunterladen und nutzen können Sie sich theoretisch strafbar machen. Zumal wenn Sie keinen Nachweis durch eine Registrierung haben.

TIPP 1: Bildschirmfoto für Ihre Sicherheit

Sie sollten unbedingt von dem Foto, der Lizenz und dem aktuellen Datum ein Bildschirmfoto machen und in Ihren Foto-Ordner hochladen um einen Beweis bei eventuellen Abmahnungen zu haben.

TIPP 2: Google Bildercheck

  1. Laden Sie das ausgewählte Bild auf Ihren Rechner.
  2. Bei Google „Bildersuche“ (im Suchfeld eingeben) auf das kleine Kamerasymbol klicken um das abgespeicherte Bild hochzuladen
  3. Google durchsucht nun das Web und auch Bilddatenbanken nach diesem Bild
  4. Zeigt das Suchergebnis das Bild in einer kommerziellen Bilddatenbank oder ist es urheberrechtlich geschützt, benutzen Sie das Foto auf keinen Fall und suchen Sie ein anderes.

Dieser Test bietet keine 100%ige Sicherheit, aber sortiert auf jeden Fall schon einmal aus.

TIPP 3: Falls Sie wirklich auf der ganz sicheren Seite sein wollen, kaufen Sie für wenig Geld bei fotolia & Co.

Das alles sind keine rechtsverbindlichen Auskünfte, aber viele Tipps mit denen Sie das Risiko, sich mit den Bildrechten falsch zu verhalten, extrem reduzieren. 

3.Wie legen Sie Ihre Bilder richtig ab, um sie jederzeit schnell wieder zu finden?

Wenn Sie die herunter geladenen Bilder oder eigene Fotos auf Ihren Rechner ziehen, ist es sehr wichtig, diese so abzulegen, dass Sie diese auch schnell und sicher wiederfinden.

Besonders wichtig ist das, um bei eventuellen Nachfragen zu den Nutzungsrechten schnell nachweisen zu können woher sie dieses oder jenes Bild bezogen haben.

Auch wenn Sie ein Bild noch einmal nutzen oder es in einer anderen Größe bestellen wollen, muss klar sein woher das Bild ursprünglich stammt. 

1.Schaffen Sie eine Struktur für Ihre Bildablage!

Möglichkeit A: Zum Beispiel einen Bildordner passend zu jedem Projekt oder jeder Präsentation anlegen und diesen mit Unterordnern der genutzten Bilddatenbanken versehen. Es ist sehr wichtig, die Bilder später noch den Bilddatenbanken, aus denen sie stammen, zuordnen zu können.

Möglichkeit B: Sie legen einen Über-Ordner für alle Bilder an, die sie verwenden und nutzen Unterordner zu den Projekten. In diesem liegen dann wieder Ordner, die nach den Bilddatenbanken sortiert sind. Bei dieser Möglichkeit liegen alle Bilder grundsätzlich im Bildordner und nicht im Projektordner.

Überlegen Sie sich Ihre Struktur vorher. Ist diese klar, bitte die Bilder IMMER entsprechend in den richtigen Ordner legen. Mit der Suchfunktion können Sie nach dem Projekt oder nach der Bilddatenbank suchen.

2. Überschreiben Sie keine Dateien! 

Es ist sehr wichtig, die Bildnummer, die die Bilddatenbank vergeben hat, nicht zu überschreiben. Auch wenn es Ihnen sicherer scheint das Bild unter: „Berglandschaft“ wiederzufinden als unter einem Zahlencode. Ist der Code überschrieben, können Sie das Bild in der Bilddatenbank nicht mehr wiederfinden oder nur mit hohem Zeitaufwand. Es geht im Zweifel schneller, 3 Ordner mit Bildern aus 3 Bilddatenbanken zu durchsuchen. Wenn Ihnen das Abspeichern unter einem Ihnen besser zu merkenden Namen wichtig ist, machen Sie eine Kopie, aber lassen das Original mit dem Zahlencode in dem Ordner der jeweiligen Bilddatenbank. Das ist wirklich wichtig, um nachweisen zu können, woher Sie das Bild ursprünglich bezogen haben oder wenn Sie es für einen Nachkauf noch einmal abrufen wollen.

3. Nutzen Sie immer die gleiche Hierarchie beim Ordner-Aufbau! 

In Punkt 1 habe ich schon erklärt, dass es wichtig ist, dass Sie sich vorab eine eigene Struktur für Ihre Bildablage überlegen. Halten Sie diese immer ein. Das prägt sich in Ihr Unterbewusstsein und lässt das Ablegen der Bilder und auch die Suche automatischer ablaufen.

4. Vergessen Sie nie ein regelmäßiges Backup!

Sind die Bilder vom Rechner verschwunden, können Sie Ihren Ursprung und die Rechtslage nicht mehr nachweisen. Deshalb ist ein regelmäßiges Backup auch für den richtigen und sicheren Umgang mit Bilddaten sehr wichtig!

Zum Thema Dateien richtig abspeichern gibt es bereits einen ausführlichen Artikel von mir. Vielleicht finden Sie auch dort noch Ideen für das Abspeichern Ihrer Bilddaten.

4. Zusammenfassung:

 Legen Sie Thema, Größe und Budget für die Bilder fest.

  1. Checken Sie kurz die hier vorgeschlagenen, oder andere Portale.
  2. Legen Sie einen kostenlosen Account an.
  3. Geben Sie ein Suchwort zum Thema ein.
  4. Schauen Sie nach der richtigen Bildgröße.
  5. Checken Sie noch einmal die Nutzungs- und Lizenzbedingungen.
  6. Führe Sie die Sicherheits-Tipps aus.
  7. Laden Sie das Bild/er herunter und legen Sie diese richtig ab.
  8. Setzen Sie das Bild in Ihre Präsentation ein.
  9. Testen Sie ob das Bild scharf und gut platziert ist.
  10. Überzeugen Sie mit tollen Fotos!

 

Weitere nützliche Tipps aus dem Bereichen Grafikdesign, Marketing und Kreativität finden Sie ebenfalls auf meinem Blog unter http://www.kathleenrother.de/.

In meinem 2 h Online-Kurs können Sie lernen wie Sie Bildgrößen und Logo selbst richtig in verschiedenen Größen und im richtigen Format anlegen können.

Diesen finden Sie unter: www.kathleenrother.de/Kurse

Viel Spaß und Erfolg in Ihrem Business!

Herzliche Grüße von Kathleen Rother

 

Über die Autorin

Mein Name ist Kathleen Rother. Ich bin Grafikdesignerin und ich vermittle Grafik-Basics und erstelle Design-Checks für Geschäftsfrauen, die endlich mit einem passenden Design sichtbar und glücklich werden wollen. Ich helfe ihnen ihr Design selbst zu entwerfen oder die Zusammenarbeit mit dem Grafiker optimal zu gestalten.

Für die Umsetzung biete ich hilfreiche Blogbeiträge, eMail- und Online-Kurse und persönliche Design-Checks.

Wie Sie Kommentare in PowerPoint einfügen

Kommentar einfügen

Was Sie vielleicht schon von Word oder Excel kennen, funktioniert auch in PowerPoint: Sie können Kommentare auf Folien einfügen.

Unnötige Ausdrucke vermeiden

Insbesondere bei PowerPoint-Dateien passiert es schnell: man erstellt eine Präsentation und will diese mit dem Chef oder Projektleiter abstimmen. Dafür leitet man die Datei per Mail weiter. Und was kommt dann? Der Chef bzw. Projektleiter druckt alles aus, um dann handschriftliche Kommentare, Anmerkungen oder Hinweise zur Gestaltung anzufügen.

Aber gerade bei PowerPoint kommt eine Menge Papier zusammen, da die Präsentationen nicht selten 50 Seiten haben.

Im nächsten Schritt bekommen Sie dann diese Blätter wieder und können im besten Fall auch die Handschrift gut lesen.

Wenn aber der Projektleiter an einem anderen Standort sitzt, dann muss er die 50 Seiten einscannen, um Ihnen die Datei zurückzusenden. Das kostet Zeit und ist vermeidbar!

Nutzen Sie doch einfach die Kommentar-Funktion. Wie einfach das geht, erkläre ich in meinem Video:

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Die kurze Anleitung können Sie downloaden, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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PowerPoint-Tipp #3 – Tastenkombinationen

Geht es Ihnen auch so, wie mir? Wenn ich eine Präsentation in PowerPoint erstelle, dann arbeitet ich über das Menü. Dabei gibt es auch bei PowerPoint einige nützliche Tastenkombinationen, die das Arbeiten erleichtern.

Ich habe mir eine kurze Liste mit den wichtigsten Shortcuts zusammengestellt. Diese sind sowohl für die Erstellung der Folien und der Textformatierung  nützlich, als auch während der Präsentation.

Diese Liste stelle ich Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können sie unterhalb des Videos downloaden.

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Wie Sie in umfangreichen Präsentationen den Überblick behalten

Eine gute PowerPoint-Präsentation hat einen klaren Aufbau.

Einleitung – Hauptteil – Schluss

In der Einleitung führen Sie in das Thema ein. Sie beschreiben die aktuelle Situation oder das Problem, um das es geht.

Im Hauptteil können Sie verschiedene Lösungsvorschläge präsentieren und diese bewerten, oder auch unterschiedliche Thesen aufstellen und darauf Ihre Argumentation stützen. Vielleicht geht es ja auch in Ihrer Präsentation um einen Projektstandsbericht, dann führen Sie die erledigten und noch offenen Aufgaben auf und geben einen Einblick auf verschiedene Budgets.

Im Schlussteil fassen Sie noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen oder geben eine Empfehlung ab und fordern die Entscheidung ein.

Dies sind nur Beispiele, wie Ihre Präsentation aufgebaut sein könnte. Wie auch immer es bei Ihnen konkret aussieht, klar wird: die Präsentation besteht aus vielen Themenabschnitten und es können so einige Folien zusammenkommen.

PowerPoint bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, dabei den Überblick zu behalten. Sie können die Folien in Abschnitte zusammenfassen. Dadurch sehen Sie im linken Übersichtsbereich nur die Folien, die zu dem aktuellen Abschnitt gehören.

Ein weiterer Vorteil: wenn Sie einen Themenabschnitt verschieben wollen, geht das ganz einfach und sehr gezielt.

Wie Sie Abschnitte einfügen, erkläre ich in diesem Video:

 

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Wie Sie Fotos in PowerPoint verändern

Mir ist aufgefallen, dass ich bisher wenig zu PowerPoint gesagt habe. Das will ich heute nachholen. Zu PowerPoint fällt mir sehr viel ein, denn ich beobachte in meinen Trainings häufig, dass das Programm nicht optimal eingesetzt wird.

Im heutigen ersten Teil möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Fotos ganz einfach verändern können, um das dann als Hintergrundbild in einer Folie einzusetzen.

Sie lernen, wie Sie ein Foto beschneiden können, um z.B. Ränder auszublenden. Außerdem gibt es in PowerPoint eine Vielzahl an Möglichkeiten, ein Foto zu verändern, z.B. es als Bleistiftzeichnung oder wie ein Blick durch Glas wirken zu lassen. Sie werden erstaunt sein, was alles möglich ist!

Ich habe dann das Foto als Hintergrundbild eingesetzt und Texte darüber gelegt.

Wie das geht, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

 

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Aufbau einer Präsentation

Schild gewundene strasse

In meinem letzten Artikel habe ich darüber geschrieben, was man beachten muss, um eine gute Präsentation in PowerPoint zu erstellen. Heute geht es um den „roten Faden“.

Als erstes sollten Sie sich überlegen, welches Ziel Sie mit der Präsentation verfolgen. Wollen Sie über den aktuellen Stand z.B. im Projekt berichten, oder geht es z.B. um ein Problem, das gelöst werden soll.

Überlegen Sie sich auch wer die Zielgruppe der Präsentation ist und über welches Vorwissen diese verfügt.

Grundsätzlich sollte die Präsentation aus einer Einleitung, einem Hauptteil und einem Schluss bestehen. Der Hauptteil lässt sich häufig gut in 3 Teile unterteilen, so bleibt die Präsentation übersichtlich und es lassen sich starke Argumentationsketten aufbauen. Beispiele für eine solche Dreiteilung sind:

  • Ist – Ziel – Weg
  • Tatsache – Ursache – Folgerung
  • Risiken – Chancen – Pläne
  • Vergangenheit – Gegenwart – Zukunft
  • These – Antithese – Synthese
  • Problem – Lösung – Vorgehen

 

Eine gute Präsentation erstellen

besprechung3

Es gibt immer wieder Anlässe, zu denen Sie eine Präsentation z.B. in PowerPoint erstellen müssen. Das kann im Rahmen eines Projektes sein, oder Sie wollen neue Produkte oder Idee präsentieren. Vielleicht geht es aber auch um Marktentwicklungen und Finanzen.

Sie haben sicherlich selbst schon an einigen Präsentationen teilgenommen und die Erfahrung gemacht, dass es gelungene und weniger gelungene Vorträge gibt.  Weniger gelungene Präsentationen zeichnen sich durch verschiedene Faktoren aus:

  • zu lang
  • zu viele Folien
  • zu kleine Schrift
  • zu viel Text
  • Diagramme, die niemand versteht
  • alberne oder unpassende Cliparts
  • der Vortragende liest nur ab, was auf der Folie steht
  • Stimme ist zu leise
  • Vortrag ist nicht lebendig
  • kein roter Faden erkennbar
  • kein Handout
  • kein einheitliches Design
  • zu bunt
  • zu viele Animationen

Machen Sie es besser und achten bei der Erstellung einer Präsentation auf folgende Punkte:

  • maximal 20 Folien (weniger ist mehr)
  • maximal 6 Zeilen pro Folie
  • maximal 6 Wörter pro Zeile
  • gut erkennbar ist eine Schriftgröße mit 30 oder 40 pt
  • nutzen Sie das Corporate Design Ihrer Firma (in der Regel werden Ihnen entsprechende PowerPoint-Vorlagen zur Verfügung gestellt)
  • Stichworte statt ganzer Sätze
  • einfache, klare, leichtverständliche Diagramme
  • Fotos statt Cliparts
  • keine Folien-Übergang-Animationen
  • Textanimationen nur wenn es wirklich sinnvoll ist
  • roter Faden / Spannungsbogen
  • überlegen Sie sich, welches Ziel Sie mit der Präsentation erreichen wollen

Im nächsten Artikel werde ich detaillierter auf den roten Faden in der Präsentation eingehen.

 

Windows: Verknüpfungen unter „Speichern unter“ bei Office 2010

Eigene Dateien

 

Kennen Sie das? Wenn Sie z.B. in Word eine Datei auf Ihrem Laufwerk abspeichern wollen, dann landen Sie zuerst im Ordner „Eigene Dateien“. Sie müssen dann sehr oft klicken, bis Sie das richtige Laufwerk, Ihre Abteilung und dann den entsprechenden Unterordner gefunden haben.

Viel schneller sind Sie, wenn die Ordner, die Sie häufig benutzen, in der linken Leiste im Fenster „Speichern unter“ stehen. Dann müssen Sie nur noch dort drauf klicken und sind gleich im richtigen Verzeichnis.

Die Beschreibung zur Vorgehensweise finden Sie in folgender PDF-Datei:

Windows_Verknüpfungen unter Speichern unter bei Office 2010

Viel Spaß damit!


Ihre Dateiablagestruktur ist nicht optimal? Klicken Sie auf den folgenden Button und erfahren, wie Sie in nur 3 Stunden eine neue Ordnerstruktur entwickeln können:

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