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Alles wird immer schneller – Was Sie dagegen tun können

Alles wird immer schneller

In meinem letzten Beitrag habe ich gezeigt, in welchen Situationen uns Outlook dabei hilft, schneller und effizienter zu arbeiten. Sicherlich stimmen Sie mir zu, dass es jetzt viel einfacher und schneller geht, eine Auftragsbestätigung an den Kunden per Mail zuschicken, statt es wie früher per Post zu tun. Aber vielleicht gibt es auch Situationen, in denen Sie sich die gute alte Zeit zurückwünschen.

Wenn Sie an einem Tag rund 100 Mails bekommen und gar nicht mehr wissen, wie Sie diese Mail-Flut bewältigen sollen.

Wenn dann auch noch jeder erwartet, dass Sie seine Mail sofort lesen, bearbeiten und beantworten. Und sollte das nicht der Fall sein, erhalten Sie entweder gleich wieder eine Mail, oder einen Anruf „Hast du meine Mail gelesen?“.

Oder wenn Sie mal wieder erst eine halbe Stunde vor Beginn zu einer Besprechung eingeladen wurden.

Mir berichten die Teilnehmer meiner Seminare häufiger, dass der Stress immer mehr durch solche Dinge zunimmt.

So können Sie auch wieder entschleunigen

Was können Sie dagegen tun? Wie können Sie für sich das Tempo etwas reduzieren? Wie schaffen Sie es, sich nicht mehr von den Mails durch den Tag hetzen zu lassen?

Wenn Sie zu viele Mails erhalten, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Anzahl auch nachhaltig zu reduzieren.

So können Sie sich von unnötigen Newslettern abmelden oder auch von Verteilern löschen lassen. Wenn Sie eine Mail verschicken, überlegen Sie genau, wie viele Kollegen Sie in „Cc“ setzen. Im Zweifel antwortet Ihnen jeder… Es ist oft auch besser, zu telefonieren, bzw. direkt miteinander zu sprechen. So klären Sie Ihre Punkte direkt und schicken sich nicht gegenseitig zig Mails hin und her.

Außerdem sollten Sie unbedingt die Mailbenachrichtigung ausschalten. So werden Sie nicht immer wieder in Ihrer Arbeit unterbrochen.

Wenn bei Ihnen die Kollegen erwarten, dass Sie jede Mail sofort lesen und beantworten, dann muss eine neue Regelung gefunden werden.

Erst einmal möchte ich eine Sache klarstellen: Sie sitzen ja nicht den ganzen Tag am Schreibtisch, langweilen sich und freuen sich, wenn Sie endlich eine Mail bekommen, die Sie bearbeiten dürfen.

Das glaubt aber offensichtlich der Kollege, der Ihnen eine Mail schickt und 3 min. später anruft und sich beschwert, dass er noch keine Antwort von Ihnen erhalten hat.

Es gehört in Ihrem Unternehmen zur Unternehmenskultur, dass man sofort auf eine Mail antwortet? Dann sind wir doch auch da einmal ehrlich: Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst davon. Alle haben das gleiche Problem.

Also können Sie es doch einfach ändern und es sofort anders machen.

Wenn Sie zu kurzfristig zu Besprechungen eingeladen werden, dann finden Sie einen neuen Weg.

Bei den zu kurzfristigen Besprechungen ist es im Grund das Gleiche, wie mit den Mails. Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst. Entweder, Sie vereinbaren im Team eine Regelung, dass z.B. mindestens 48 Stunden vor der Besprechung dazu eingeladen werden muss, oder Sie gehen nicht zu der Besprechung, sondern lesen nur das Protokoll.

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Selbstmanagement mit dem Zürcher Ressourcen Modell

Das Zürcher Ressourcen Modell

Das Zürcher Ressourcen Modell (ZRM) ist ein psychoedukatives Selbstmanagement-Training. Es wurde von Maja Storch und Frank Krause in den 1990er-Jahren für die Universität Zürich entwickelt. Integriert werden Erkenntnisse aus Psychoanalyse und Motivationspsychologie basierend auf neurowissenschaftlichen Erkenntnissen zum menschlichen Lernen und Handeln.

Innerhalb des Trainings kommen unterschiedliche Anwendungen zum Einsatz, wie systemische Analysen, Coaching, Wissensvermittlung und Selbsthilfetechniken in der Gruppe. Das Training soll Menschen in diesem Entwicklungsprozess systematisch auf der intellektuellen/kognitiven, emotionalen/emotiven und körperlichen/physiologischen Ebene ansprechen.

Mit Hilfe des ZRM soll der Mensch sich über eigene (Lebens-)Themen klar werden, Ziele entwickeln, die eigenen Ressourcen entdecken und Fähigkeiten erlangen, um nötige Ressourcen zu aktivieren, die zielorientiertes Handeln ermöglichen. Dies soll zur Entwicklung und Erweiterung der eigenen Selbstmanagementfähigkeiten führen.

Quelle: Wikipedia

Ich selbst habe das Zürcher Ressourcen Modell in einem Seminar kennengelernt und dabei eine konkrete Fragestellung bzw. Ziel gehabt. Mir hat die Methode gut gefallen und ich bin gestärkt in die kritische Situation gegangen. Da im Seminar aber nur sehr kurz darauf eingegangen werden konnte, habe ich später ein 2-tägiges Intensivseminar belegt. Hier bin ich offen, also ohne Fragestellung auf die Bilder zugegangen und war überrascht, wie sehr mich ein Bild berührt hat. Mein Unterbewusstsein hat mich offensichtlich an die richtige Stelle geführt.

Das Selbstmanagement-Tool auch online

Neugierig habe ich mich auf der Webseite www.zrm.ch umgesehen und ein Online-Tool gefunden. Wer das Zürcher Ressourcen Modell bereits kennt, kann hier mit wenigen Klicks ein Bild finden und ein Motto für sich finden. Es gibt zwar auch eine Anleitung für diejenigen, die mit ZRM noch nicht vertraut sind, aber ich vermute, es ist besser, wenn Sie einmal diese Methode live in einem Seminar kennengelernt haben.

Zum Online-Tool hier klicken: http://zrm.ch//OnlineToolContainer.html

In diesem Video stelle ich das Tool kurz vor:

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Natürlich hat Maja Storch auch Bücher geschrieben und Sie können die Fotos bestellen, um sie in Ihren Seminaren einzusetzen. Es gibt die Fotos im A6-Format für eine Einzelberatung und im A4-Format für Gruppen.

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