Alle Jahre wieder! Die Projektziele

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Die Projektziele

Ziele? Brauchen wir!

Unbedingt.

Hey, das weiß ja sogar der Weihnachtsmann!

Ein paar wichtige Ziele haben wir bereits im ersten Teil der Serie identifiziert – anhand des magischen Dreiecks. Schauen wir uns doch das noch einmal an:

Nun sind das vielleicht die wichtigsten Rahmenbedingungen – aber reicht das aus? In den wenigsten Projekten werden nur drei Ziele formuliert (wobei drei gut formulierte Ziele immerhin besser als gar keine sind). Gehen wir also noch ein wenig mehr in die Tiefe und

  • ergänzen weitere Ziele
  • fügen noch die Klasse „soziale Ziele“ hinzu
  • formulieren die Ziele noch konkreter aus
  • hinterlegen einen Beleg (Woran können wir überhaupt erkennen, dass das Ziel erreicht wurde?)
  • vergeben eine Priorität.

 

Und hier kommt das Ergebnis:

Grundlage für die Formulierung von Zielen ist die SMART-Regel, die ich in diesem Artikel bereits erklärt habe: SMART

Ich denke, wir können zufrieden sein. So langsam nimmt das Projekt Gestalt an. Der nächste Schritt: Wir schauen uns mal an, was und wen wir berücksichtigen müssen.


Gefallen Ihnen meine Vorlagen und Checklisten für das Projektmanagement? Das gesamte Paket können Sie bei mir bestellen: Checklisten für Projekte

Alle Jahre wieder! Ein Projekt entsteht

Alle Jahre wieder!

Es weihnachtet! Sie denken vielleicht „Jetzt schon?“, aber seit einigen Wochen werden bereits Lebkuchen und Schokoladen-Weihnachtsmänner im Supermarkt angeboten, der Adventskalender von IKEA war bereits Anfang November vergriffen und in der Schule meines Sohnes durfte ich vor zwei Wochen Präsente basteln, die auf dem Weihnachtsmarkt in unserem Stadtteil verkauft werden. Aber jetzt ist Ende November und wir können doch nun wirklich von der Weihnachtszeit sprechen, oder?

Beginnend mit dem heutigen Artikel gibt es bis Weihnachten eine kleine Serie zum Thema Projektmanagement. Stellen Sie sich ein Projekt mit folgenden Rahmenbedingungen vor:

  • globale Zielgruppe
  • Belieferung mehrere Länder in unterschiedlichen Zeitzonen
  • Anwendung verschiedener Sprachen
  • extrem kurzes Zeitfenster
  • begrenztes Projektteam

Durchaus anspruchsvoll!

Wo spielt das Projekt? Im tief verschneiten Norden Lapplands. Die Hauptperson: Ein betagter, fülliger Herr mit weißem Rauschebart. Sonstige Beteiligte: Unzählige Huftiere (der Anführer bzw. Teamleiter heißt Rudolph und hat eine rote Nase) und Wichtel. Richtig geraten: Sie erhalten einen spannenden Einblick in die Welt des Weihnachtsmannes!

Der Weihnachtsmann wird ja nicht jünger! Deshalb gibt er in diesem Jahr die Projektleitung ab. Sie wurden auserwählt. Wer jetzt krampfhaft nach einer Ausrede sucht: Keine Chance! Wenn der Weihnachtsmann Hilfe benötigt, dann darf man nicht Nein sagen

Ich weiß, die Aufgabe der Projektleitung kommt jetzt sehr kurzfristig auf Sie zu und Sie haben sicherlich genug andere Dinge zu tun, daher biete ich Ihnen an, dass wir dieses Projekt zusammen meistern.

Also: Auf geht’s!

Die Projektmerkmale

Handelt es sich überhaupt um ein Projekt? Lassen Sie es uns herausfinden und die Projektmerkmale überprüfen:

Ja, doch. Die Projektmerkmale sind erfüllt. Hurra – wir haben ein Projekt! O.k., die Neuartig- und Einmaligkeit ist sicher nicht 100%ig gegeben. Was sagt uns das: Die Projektmerkmale sind eine grobe Richtlinie, kein Gesetz. Sofern sich ein Vorhaben mit Projektmanagement-Methoden besser bearbeiten lässt, kann es auch als Projekt bezeichnet werden.

Ist-Analyse

Weihnachten ist ja nun keine neue Angelegenheit. Dementsprechend liegen bereits viele Erfahrungen vor und Abläufe wurden festgelegt. Dennoch gibt es jede Menge Herausforderungen:

  • Die Menge und der Wert der gewünschten Geschenke wächst von Jahr zu Jahr weltweit.
  • Die Projektlaufzeit verkürzt sich, da sich Wünsche sich immer häufiger auf den letzten Stand der Technik beziehen (im Vergleich zu Holzeisenbahnen, die auch schon Monate vor dem Fest hergestellt werden konnten).
  • Die Anzahl der Reklamationen nach dem Fest steigt.
  • Das Projektteam ist begrenzt: Die Gemeinschaft der Wichtel ist übersichtlich!

 

Das magische Dreieck

Der Klassiker! Eine sehr zentrale Methode im Projektmanagement ist das magische Dreieck. Was, bis wann und wie viel? Diese drei Punkte sollten ausgewogen sein. Wie sieht es in unserem Projekt aus?

Die Leistung ist klar, der Zeitpunkt auch. Aber wie werden die Kosten bemessen? Beim Weihnachtsmann geht es natürlich nicht um Geld. Der Lohn des Weihnachtsmannes sind die glücklichen Kinder. Jedes Mal, wenn sich ein Kind zu Weihnachten über ein Geschenk freut, wird aufgrund des glücklichen Gesichtes ein Weihnachtsstern generiert. Und der fließt zurück in die Werkstatt des Weihnachtsmannes. Dort werden sie gesammelt und stehen für das nächste Jahr wieder zur Verfügung. (Anmerkung: es gibt leider keine Zinsen, allerdings ist diese Währung wirklich sicher vor Börsencrashs oder andere wertmindernde Ereignisse)

So, die erste Hürde ist geschafft. Erste Informationen zum Projekt wurden gesammelt und es gibt einen deutlich besseren Überblick. Bereit für den nächsten Schritt? Im nächsten Artikel beschäftigen wir uns mit den Projektzielen!

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Die 5 Phasen der Kulturveränderung

Wie die Veränderung der Unternehmenskultur gelingen kann

Eine Unternehmenskultur zu verändern ist ein nicht ganz leichter und länger andauernder Prozess. Es gibt ja immer wieder Manager, die glauben, man bräuchte nur einmal aufschreiben, was die neue (gewünschte) Unternehmenskultur ausmachen soll. Dann wird ein nett gestalteter Flyer an alle Mitarbeiter verteilt und das war’s. Aber so einfach geht das nicht.

Es gibt auch Situationen, da war gar nicht ursprünglich das Ziel die Unternehmenskultur zu verändern, sondern es ist beinahe nebenbei passiert, weil an einer anderen Stellschraube gedreht wurde. Beispiel: Der Vertrieb hat neue Märkte erschlossen, sodass der mittelständische Betrieb nun international tätig ist. Welche Auswirkungen hat das auf die Buchhaltung? Welche auf den Einkauf? Plötzlich müssen internationale Standards eingehalten werden. Man hat es mit Währungsrisiken zu tun. Und: immer mehr Dokumente sind in englisch zu erstellen. Dies hat eine enorme Auswirkung auf die Unternehmenskultur. Bisherige Werte („Wir produzieren nur in Deutschland“) werden aus Effizienzgründen über Bord geworfen. Nun ist es wichtig, neue Werte zu etablieren und die Mitarbeiter mit Ihren Sorgen und der entstandenen Unsicherheit mitzunehmen.

Die 5 Phasen der Kulturveränderung

Das, was jetzt in unserem Beispiel-Unternehmen passiert lässt sich gut in 5 Phasen darstellen:

5 Phasen der Kulturveränderung

Damit die Kulturveränderung gelingt, müssen Prozesse angepasst werden, die Mitarbeiter sollten geschult werden und die Kommunikation im Unternehmen über die gesamte Zeit der Veränderung sollte angemessen, offen und klar sein. Aber darüber hinaus finde ich persönlich es sehr wichtig, an den Werten zu arbeiten. Denn durch die Veränderung werden die alten Werte in Frage gestellt und es müssen neue Werte formuliert werden.

Diese neuen Werte sollten auch über neue Symbole deutlich gemacht werden. Seien Sie kreativ und binden die Mitarbeiter dazu ein. Hier ein paar Ideen von mir zum Thema Internationalisierung:

  • Im Eingangsbereich werden Uhren aufgehängt, die die aktuelle Uhrzeit der Länder anzeigen, in denen das Unternehmen nun auch Produktionsstätten betreibt.
  • Im Eingangsbereich wird eine Skulptur aufgestellt, die die Internationalisierung symbolisiert.
  • Die Kantine veranstaltet regelmäßig Aktionswochen, in denen typische Gerichte der Länder, in denen das Unternehmen Produktionsstätten betreibt, angeboten werden.
  • Auf der Weihnachtsfeier gibt die Dekoration Hinweise auf die anderen Weihnachtsrituale der Länder.

Sie haben auch Ideen dazu? Dann schreiben Sie doch einfach einen Kommentar unter diesen Artikel.

Storymanagement

Aber wie schaffen Sie es nun, mit neuen Geschichten eine neue Unternehmenskultur zu etablieren? Die folgende Liste gibt Ihnen ein paar Ideen, was Sie tun können:

  • Kommunikationsanlässe gestalten, bei denen Geschichten erzählt werden können.
  • Die Beteiligten anleiten, kulturelle Muster in ihren Geschichten selbst zu analysieren.
  • Im Unternehmen gezielt nach Geschichten suchen, welche funktionale Muster kommunizieren können.
  • Führung wirksam als gute Geschichte inszenieren.
  • Verantwortung für die gezielte Suche und Weitergabe guter Geschichten wecken.
  • Negative Geschichten aktiv managen und nutzen.
  • Geschichten als die Bausteine für interne und externe Kommunikation nutzen.

Dabei ist die Glaubwürdigkeit Ihrer Geschichte sehr wichtig. Denn ausgedachte Geschichten werden nicht geglaubt. Daher sollten Sie nach realen Geschichten suchen, die die neuen Werte verkörpern. Diese Geschichten sollten dann  häufig erzählt werden. Und ganz wichtig: Auch die negativen Seiten des Unternehmens angehen. Dies stärkt Ihre Glaubwürdigkeit.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Im nächsten Artikel geht es zum Abschluss noch um Misserfolge.

Leiten – Führen – Managen

Begriffsabgrenzung: Leiten – Führen – Managen

Die Begriffe „Leiten“, „Führen“ und „Managen“ werden häufig als Synonym verwendet. Aber bedeuten diese drei Begriffe wirklich dasselbe?

Ich denke nicht. Im Gegenteil: Es gibt deutliche Unterschiede.

Leiten

Zum Leiten gehört die Entwicklung einer Unternehmensvision und daraus abgeleitet eine Unternehmensstrategie. Daraus ergeben sich wiederum langfristige, mittelfristige und kurzfristige Ziele, die dann in Maßnahmen heruntergebrochen werden.

Aber auch ein Abteilungsleiter sollte für seinen Bereich eine Vision und Strategie entwickeln. Wo soll die Abteilung in 5 Jahren stehen? Was wird sich in den nächsten Jahren verändern? Wie müssen wir auf veränderte Kundenanforderungen oder sich entwickelnde Märkte reagieren?

Diese strategische Denkweise gehört zu „Leiten“.

Managen

Beim Managen geht es verstärkt um die Prozesse. Dies sind sowohl die Prozesse in der eigenen Abteilung, als auch übergreifende und Unternehmensprozesse. Eine Neuausrichtung des Unternehmens macht eine Anpassung von Prozessen notwendig. Aber auch wenn im Grundsatz alles weiterhin bestehen soll, müssen Prozesse ständig optimiert und angepasst werden.

„Managen“ bedeutet letztendlich „organisieren“.

Führen

Das Führen betrifft eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens: Die Mitarbeiter. Diese sollten gefördert werden und auch Teams sollten entwickelt werden. Gelegentlich müssen Führungskräfte aber auch Konflikte lösen.

Alles gleichzeitig?

Zu den Aufgaben von Führungskräften, wie z.B. Abteilungsleiter oder Projektleiter, gehören alle drei Aspekte. Aber sie tun es nicht immer gleichzeitig. In der einen Situation ist vielleicht das Managen von Prozessen eher gefragt, in der anderen das Führen von Mitarbeitern.

Mein Eindruck ist, dass das Leiten fast ausschließlich im Herbst eines jeden Jahres übernommen wird, weil dann von der Controllingabteilung die Planung für das nächste Jahr abgefragt wird. Außerdem finden in vielen Unternehmen im Dezember die jährlichen Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen statt.

Prozesse werden auch nur dann angesehen, wenn etwas nicht optimal läuft. Für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess bleibt im Tagesgeschäft zu wenig Zeit.

Die Mitarbeiterförderung fällt im Alltag auch oft hinten runter, sodass sich die Führungskräfte genau genommen täglich um das Lösen von Konflikten und Problemen kümmern.

Das dies aber auf Dauer weder für die Führungskraft, noch für die Mitarbeiter gut ist, habe ich bereits in meinem Artikel „Prozessberatung vs. Expertenberatung“ beschrieben. Mein Apell heute also an Sie: Versuchen Sie bitte ein ausgeglichenes Verhältnis von Leiten, Führen und Managen zu erreichen.

In diesem Video erkläre ich die drei Begriffe auch noch einmal:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

GROW – Eine Coachingtechnik für Führungskräfte

Die Führungskraft als Coach – wie geht das?

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen eine Coachingmethode vorstellen, die Sie als Führungskraft nutzen können: GROW.

Wie so häufig bei solchen Methoden stehen auch hier die 4 Buchstaben für die jeweiligen Schritte. Lassen Sie uns diese Schritte nach und nach durchgehen.

Im letzten Beitrag habe ich aufgezeigt, warum es sowohl für eine Führungskraft selbst, als auch für die Mitarbeiter besser ist, wenn die Führungskraft als Coach agiert und nicht als Experte, der alles weiß und alles entscheidet. Heute möchte ich Ihnen zeigen, wie dieser Coachingprozess bzw. das Coachinggespräch ablaufen könnte.

Goal – Die Orientierungsphase

Im ersten Schritt geht es natürlich erstmal darum Kontakt zu der ratsuchenden Person (Mitarbeiter) aufzubauen und sich das Anliegen kurz (!) schildern zu lassen. Gehen Sie dabei noch nicht zu tief in die Details. Wichtig ist auch, dass Sie das Ziel des Gesprächs klären. Möchte der Mitarbeiter Ihre Einschätzung zu der Sache haben, oder möchte er wissen, ob er auf dem richtigen Weg ist?

Wenn Sie bisher immer derjenige waren, der die Entscheidungen getroffen hat und selbst Lösungen vorgeschlagen hat, dann wird dieser Schritt bereits neu für Sie sein. Machen Sie doch einmal die spannende Erfahrung, wie es sich anfühlt, dass Ihr Mitarbeiter gar nicht von Ihnen erwartet, dass Sie sein Problem lösen.

Reality – Klärungsphase

Jetzt können Sie Verständnisfragen stellen und den Sachverhalt klären. Genauso interessant ist es zu erfahren, was bisher unternommen wurde, um das Problem zu lösen.

Denken Sie bitte auch hier daran, dass Sie nicht alle Details benötigen. Sie müssen ja nicht entscheiden…

Options – Lösungsphase

Auch in diesem dritten Schritt geht es darum, dass Sie Ihrem Mitarbeiter Fragen stellen. Die Antworten kommen von ihm – nicht von Ihnen!

Fragen Sie ihn also, welche Lösungsmöglichkeiten es aus seiner Sicht gibt. Welche Chancen und Risiken gibt es nach seiner Einschätzung? Und ganz wichtig: Was wäre ein erster Schritt? Dadurch kommt der Mitarbeiter ins Handeln. Er weiß nun, was er konkret tun muss, wenn er an seinen Arbeitsplatz zurück kehrt.

What next – Abschlussphase

Dieser vierte Schritt folgt am nächsten Tag. Fragen Sie also Ihrem Mitarbeiter gleich am nächsten Tag, was das Ergebnis seiner Handlung ist. Wenn das Ergebnis positiv ist, dann fragen Sie, was die nächsten Schritte sein werden. Wenn das Ergebnis negativ ist, sollten Sie in die Klärungsphase zurückkehren. Vielleicht wurden Aspekte bisher übersehen. Lassen Sie dann Ihren Mitarbeiter neue Lösungsansätze finden und daran arbeiten.

Warum sollten Sie bereits am nächsten Tag nachhaken? Zum Einen zeigen Sie dadurch Interesse an dem Thema und der Mitarbeiter fühlt sich wertgeschätzt. Zum Anderen halten Sie den Prozess am Laufen, bis das Problem gelöst ist.

 

Diese Methode erkläre ich auch in dem folgenden Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Prozessberatung vs. Expertenberatung

 

Die Führungskraft als Held

Die Führungskraft als Held

Die Führungskraft, die der Experte in der Abteilung ist, muss immer der Superheld sein. Er hat nach seinem eigenen Verständnis immer über alles den Überblick und kennt auch Details. Dafür muss er alle Informationen haben, sämtliche Mails in Kopie erhalten, ständig Entscheidungen treffen, Budgets im Blick behalten und mit vielen Menschen in zahlreichen Besprechungen reden. Da er der Held ist, löscht er die Feuer, wenn „etwas anbrennt“.

Und das für jedes Thema, für jeden Prozess, für jeden Kunden.

Aber ist das überhaupt möglich? Nein.

Sind wir doch mal ehrlich: Niemand kann den Überblick über alle Details, Zusammenhänge usw. haben.

Die Konsequenz: Viele Führungskräfte sind erschöpft, weil das alles gar nicht leistbar ist. Wenn man als Führungskraft der Held sein will, muss man damit leben, dass man nicht alle Details kennt. Somit besteht immer eine gewisse Unsicherheit, weil man Entscheidungen getroffen hat, ohne die gesamte Datenlage zu kennen. Dies führt auch gelegentlich zu Fehlentscheidungen.

Führungskraft als Coach

Die Führungskraft als Coach

Als Coach stellt die Führungskraft ihrem Mitarbeiter Fragen. Fragen, durch die der Mitarbeiter in der Lage ist, selbst die Lösung zu finden. Er wird dabei selbst kreativ und übernimmt dafür die Verantwortung.

Dabei kommt noch ein weiterer Aspekt hinzu: Wenn die Führungskraft als Held alleine entscheidet, ist sie auch die einzige Person, die die richtige Idee hat und eine Lösung vorschlägt. Wenn die Führungskraft dagegen die Mitarbeiter mit einbindet in die Lösungsfindung, dann gibt es z.B. 15 Personen, die Ideen entwickeln. Dabei kommt doch wahrscheinlich eine viel bessere Lösung heraus.

Eine positive Konsequenz daraus ist die höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter. Wer sich selbst einbringen kann und seine eigenen Ideen umsetzen darf, ist viel motivierter und zufriedener mit seiner Arbeit. Wer dagegen immer nur die Anweisungen des Vorgesetzten abarbeitet, macht irgendwann nur noch „Dienst nach Vorschrift“. Insbesondere, wenn der Mitarbeiter mit der Entscheidung des Chefs nicht einverstanden ist macht sich eine große Unzufriedenheit breit, die er auch (unter der Hand) äußern wird. Ich höre oft von meinen Trainingsteilnehmern „… die da oben entscheiden und wir hier unten müssen das dann immer mitmachen…“. Das führt zu einem Gefühl des Ausgeliefertseins und der Machtlosigkeit.

Eine weitere positive Wirkung ist, dass der Mitarbeiter aus den positiven Erfahrungen lernt. Wenn er bereits 3 Probleme selbst erfolgreich gelöst hat, wird er das Vertrauen in sich selbst haben, auch das 5., 10. oder 20. Problem, das noch kommt, selbst lösen zu können. Dadurch wird es ihm in Zukunft leichter fallen, schwierige Situationen selbst zu lösen. D.h. der Mitarbeiter wird dann bei dem nächsten Problem auf den Chef zu kommen und sagen: Ich habe folgendes Problem. Ich habe mir auch schon Gedanken gemacht, wie ich das lösen könnte. Das und das würde ich jetzt tun. Bin ich da auf dem richtigen Weg?

Das ist doch viel entspannter für die Führungskraft.

Die Führungskraft muss also „nur“ die „richtigen“ Fragen stellen. Und das Gute ist: Dies kann auch mal eben schnell z.B. im Fahrstuhl geschehen. Da der Chef nur 1 oder 2 Fragen stellen muss. Wenn Sie dann im 3. Stock angekommen sind, hat Ihr Mitarbeiter bereits einen neuen Anstoß erhalten, um eine Lösung zu finden. Wenn Sie dagegen erstmal alle Details erklärt bekommen, wie der Fall anfing, wie es dann weiter ging, was die Entwicklungsabteilung dazu gesagt hat, was die Produktion gemacht hat, was der Kunde dann gesagt hat, was der Lieferant, dann haben Sie selbst im 30. Stock noch keine Lösung gefunden.

Die Führungskraft kann also viel schneller seinen Mitarbeitern helfen. Wenn sie dagegen der Held ist und alles entscheidet, dann müssen die Mitarbeiter darauf warten, dass sie ihn mal zwischendurch erwischen, denn diese Führungskraft nimmt natürlich an vielen Besprechungen teil. Und wenn das nicht gelingt, dann kann man den Chef erst am nächsten Tag fragen. Bis dahin bleibt der Mitarbeiter tatenlos. Morgen ruft aber schon wieder der Kunde an, weil er dringend eine Lösung benötigt. Da die Coaching-Fragen schnell zwischendurch gestellt werden können, läuft der Prozess zügig weiter. Der Anruf des Kunden verursacht dann keine Schweißausbrüche mehr. Stattdessen kann der Mitarbeiter sagen: „Wir sind dran. Wir testen heute folgende Alternative und morgen kann ich berichten, ob es geklappt hat.“ Das hinterlässt beim Kunden einen viel besseren Eindruck.

Beispiele für Coaching-Fragen gebe ich am Ende dieses Videos:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

So erstellen Sie mit Word ein Faltblatt

Haben Sie auch schon einmal den Auftrag bekommen, ein Faltblatt zu erstellen? Oder haben Sie sich vielleicht dies selbst überlegt z.B. um ihr Projekt bei den Kollegen bekannt zu machen?

Vielseitige Einsatzbereiche

Faltblätter können vielseitig eingesetzt werden. Produktvorstellungen, Dienstleistungsangebote, Sonderaktion zu einer Messe, Veranstaltungsübersicht, Projektmarketing usw. Ich selbst habe vor 20 Jahren ein Bewerbungs-Faltblatt erstellt, weil ich mich bei vielen Unternehmen initiativ bewerben wollte. Damals ging es noch nicht online und mit dem Faltblatt hatte ich eine kostengünstige und besondere Form gefunden. Die Rückmeldungen waren durchweg positiv. Ich habe dann auch auf der „Hannover Messe“, eine Industriemesse, verschiedene Stände aufgesucht und dort meine Bewerbung abgegeben. Ein klassische dicke Bewerbungsmappe hätte das Standpersonal nicht entgegen genommen, aber so ein Flyer kam gut an.

So geht’s

Wenn Sie also ein Faltblatt erstellen möchten, empfehle ich Ihnen, dafür Word zu nutzen. Die notwenigen Einstellungen zu Seitenrändern, Spalten und Seitenformat sind mit wenigen Klicks gemacht. Steht das „Gerüst“, können Sie sich ganz auf den Inhalt und die Darstellungsweise konzentrieren.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, welche Einstellungen Sie vornehmen sollten und was zu beachten ist:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Mit Visual Storytelling begeistern

Was ist „Visual Storytelling“?

Es geht darum Geschichten zu erzählen, die mit packenden Worten und faszinierenden Bildern ein Publikum in ihren Bann ziehen können. Geschichten, die haften bleiben und weitererzählt werden. Dabei können Videos, Bilder, Texte und Audioaufnahmen miteinander kombiniert werden. Es ergibt sich eine sehr dichte Erzählweise.

Am Ende steht eine positive Botschaft, die mit dem Produkt in Verbindung gebracht wird.

Vorteile des Visual Storytellings

  • Die Zuschauer werden angeregt. Sie nehmen aktiv an der Geschichte teil: wahrnehmen, mitfühlen, neugierig werden, nachdenken, sich erinnern.
  • Die Geschichten werden im Gehirn der Zuschauer als Erfahrung und nicht als nüchterne Information abgespeichert. Sie bleiben daher langfristig im Gedächtnis.
  • In der Werbung eingesetzt schaffen die Geschichten eine Verbindung zwischen der Marke bzw. dem Produkt und dem (potenziellen) Kunden.
  • Durch den Unterhaltungsfaktor identifizieren und begeistern sich die Kunden.

Wie können Sie mit Ihrem Unternehmen Geschichten finden?

Im Grunde ist es ganz einfach. In jedem Unternehmen werden Geschichten bereits erzählt. Sie werden neuen Mitarbeitern weitererzählt und man kann sie auf Betriebsfesten und in den Teeküchen hören.

Mögliche Inhalte sind zum Beispiel:

  • die Gründungsgeschichte eines Unternehmens (z.B. apple und Microsoft)
  • eine problematische Unternehmensperiode und deren Überwindung (z.B. LEGO mit hohen Verlusten in 2003 und dem Weg zurück zu einem sehr erfolgreichen Unternehmen LEGO)
  • der Einfluss der Produkte auf das Leben von Menschen, (z.B. Siemens answers Pressemitteilung)
  • Geschichten der Mitarbeiter
  • Perspektiven von Kunden und Kooperationspartnern

Wie gehen Sie am Besten vor?

Bevor Sie starten, sollten Sie sich einige Fragen stellen und schriftlich beantworten:

Inhalt

  • Was ist das hauptsächliche Erzählziel?
  • Was ist das emotionale Herz der Geschichte?
  • Ist es spannend / emotional / aktivierend?
  • Ist es verständlich, authentisch, nachvollziehbar?
  • Ist das, was Sie erzählen, überhaupt relevant?

Zielgruppe

  • An welches Zielpublikum richtet sich die Geschichte?
  • Entstammt die Geschichte der Lebenswelt des Publikums?

Unternehmen / Marke

  • Passt der Kontext zum Unternehmen / zur Marke?
  • Ist der Inhalt authentisch? Passt er zum Außenbild des Unternehmens?
  • Wird eine eigene Sprache verwendet, die helfen, Zugang zum Publikum zu schaffen?

Wirkung

  • Welche Botschaft soll vermittelt werden?
  • Was soll in den Köpfen des Publikums passieren? Welche Gedanken, Gefühle, Erinnerungen, Handlungen sollen beim Empfänger ausgelöst werden?

Was sollten Sie bei der Auswahl der Bilder beachten?

Bevor Sie jetzt sofort loslegen und Ihre nächste PowerPoint-Präsentation umgestalten, sollten Sie sich noch einige Gedanken zur Auswahl der Bilder, Videos und Audiodateien machen, die Sie idealerweise verwenden können:

Kontext

Die Bilder sollten in einem bestimmten Kontext stehen. Nehmen wir das Beispiel der Vintage-Mode für Frauen (s.u.). Für die Fotostrecke wurde als Auto ein Oldtimer genutzt, außerdem wurden alle Bilder in warmen und hellen Tönen gehalten.

Authentische Darstellung von Personen und Persönlichkeit

Damit sich der Betrachter mit der dargestellten Situation besser identifizieren kann, sollten authentische Personen abgebildet sein. Also Ihre tatsächlichen Mitarbeiter an ihrem tatsächlichen Arbeitsplatz. Dabei muss z.B. die Werkstatt nicht pikobello aufgeräumt sein. Sie bleiben glaubwürdiger, wenn der Hintergrund realitätsnah ist.

Klare Bildsprache

Die verwendeten Bilder sollten nicht mehrere Interpretationen möglich machen. Vielmehr müssen sie klar, deutlich und unmissverständlich die Botschaft vermitteln. Der Zuschauer sollte sehr schnell das Bild verstehen können.

Beispiele

Damit Sie eine noch besseren Eindruck von dieser Methode bekommen, habe ich einige Beispiel zusammengestellt:

  • Statt Mode im Online-Shop normal zu präsentieren, wird eine Bildergeschichte gestalten, in der junge Frauen einen Tagesausflug mit dem Auto unternehmen. Es werden Bilder von Freundschaft, Zusammenhalt und einem weiblichen Verständnis von Abenteuer gezeigt. Diese Fotos erscheinen in einer Slideshow auf der Homepage des Modeanbieters. Die Personen sehen nicht wie Models aus, sondern sehr natürlich. Es wird ein Lebensgefühl vermittelt. (Die Slideshow, die ich beschrieben habe, ist leider im Moment nicht mehr online. Trotzdem: Mode für Frauen)
  • Ein Hersteller von Holzspielzeug stellt seine Produkt in jedem Bild in eine Umgebung, wobei die Umgebung in s/w dargestellt wird und das eigene Produkt farbig. Es werden verschiedene Spielarten vorgestellt: Holzbausteine
  • Der NDR hat einige Geschichten aufgegriffen und speziell aufbereitet. Dabei geht es z.B. um den Bau der Elbphilharmonie, die Sturmflut von 1962 oder auch erfolgreiche Fernsehserien wie das Großstadtrevier: NDR

Wo können Sie Visual Storytelling einsetzen?

Es gibt aus meiner Sicht viele Ansatzpunkte. So könnten Sie Ihre Web-Seite entsprechend anpassen und statt mit nüchternen Informationen mehr mit emotionalen Bildern Ihre Interessenten und Kunden ansprechen. Dies könnten Sie auch auf gedruckte Flyer und Broschüren übernehmen.

Aber warum diese Methode nicht auch in PowerPoint-Präsentationen anwenden? Z.B. beim Projektabschlussbericht (wie sind wir gestartet, welche Probleme sind entstanden und wie haben wir sie gelöst) oder auch bei Quartals- und Jahresberichten. Statt langweiliger Textfolien, unübersichtlichen Tabellen und simplen Diagrammen könnten Sie Ihre Erfolgsgeschichte mit Bildern und kurzen Videos erzählen. Ihnen scheint der Aufwand zu groß? Dann erinnern Sie sich bitte daran, dass es nicht um Perfektion, sondern um Authentizität geht. – Um die echten Geschichten.

 

 

Wo finde ich rechtlich sichere Bilder und wie lege ich sie richtig ab?

Rechtssichere und möglichst kostengünstige professionelle Fotos für Präsentationen. Das ist auch bei mir immer wieder ein Thema. Daher freue ich mich über diesen Gastartikel von Kathleen Rother:


Sie haben eine inhaltsreiche PowerPoint-Präsentation erstellt und wollen diese nun mit passenden Bildern aufpeppen?

Aber wo finden Sie diese? Dazu noch schnell, für kleines Budget und rechtlich sicher? 

Ich gebe Ihnen im folgenden Artikel gute Tipps an die Hand, diese Aufgabe erfolgreich umzusetzen.


1. Wo können Sie Bilder finden und zu welchen Bedingungen dürfen diese genutzt werden?

Wie Sie sicher schon wissen, dürfen Sie auf keinen Fall einfach bei Google Ihre Themen oder Ideen eingeben und dann die Bilder, die Sie dort finden, herunterladen und selbst benutzen. ALLE Bilder unterliegen einem Urheberrechtsschutz.

Bei privater Nutzung kann man Glück haben und der Bilderklau wird nicht entdeckt. Eine PowerPoint-Präsentation für Ihre Geschäftskunden und Interessenten hat jedoch eindeutig kommerziellen Charakter und da gelten strenge Regeln.

Es gibt Firmen die mit Programmen das Netz nach unrechtmäßig genutzten Bildern abscannen. Die Strafen liegen im Tausenderbereich!

Bitte denken Sie daran, auch auf Ihrer Website, auf facebook und anderen Medien und Kanälen nur Bilder zu verwenden, dessen rechtliche Herkunft klar und die Nutzung erlaubt ist.

Aber wo können Sie rechtlich sichere Bilder finden?

Im Internet ist es sehr gut möglich jede Menge rechtlich sichere Bilder gegen geringe Kosten zu kaufen, aber auch viele kostenlose Möglichkeiten stehen zur Verfügung.

1.1 Kostenpflichtige Bilddatenbanken

Bilder für die kommerzielle Nutzung finden Sie am sichersten und schnellsten in Bilddatenbanken. Bei allen anderen Bildquellen ist es sehr schwer den wirklichen Urheber zu finden und ihn um die Nutzungsrechte zu bitten.  

Ich empfehle fotolia.com. Dieses Portal für günstige und sehr gute Bilder mit einer riesigen Auswahl kennen Sie vielleicht schon? Eine kostenfreie Registrierung ist nötig, geht aber unkompliziert.

Vorteile kostenpflichtiger Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil ist, dass durch den KAUF die Nutzungsrechte wirklich sicher bei Ihnen liegen und so nachweisbar sind. Sie müssen allerdings fotolia als Quelle angeben und den Fotografen.
  2. Kostenpflichtige Portale haben meist professionellere Bilder als kostenfreie Bilddatenbanken.
  3. Sie bekommen die Bilder in verschiedenen Größen, also auch so groß das sie für ein Poster oder einen Messestand ausreichen (das ist bei den kostenlosen Portalen sehr selten so.)
  4. Kostenpflichtige Portale haben eine sehr große Auswahl zu fast allen Themen. Die Gefahr, dass Ihr Mitbewerber die gleichen Fotos benutzt, ist geringer. Denn das passiert öfters als gedacht. Vorab können Sie kostenlos Bilder in geringer Auflösung herunterladen um eine Vorauswahl zu treffen.
  5. Bei fotolia zahlen Sie zwischen 3 und 12 Euro je Bild und Bildgröße. Das ist ein wirklich akzeptabler Preis. Bei anderen kostenpflichtigen Portalen gibt es z.B. günstige Abo-Preise.

Achtung: bitte beim Kauf genau auf die jeweiligen Nutzungsrechte achten. Die Preise steigen für zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten. Manche Fotos darf man nur für Social Media verwenden und für die Nutzung auf der Website zahlt man mehr. Überlegen Sie vorher genau für welchen Zweck Sie die Bilder benötigen. So vermeiden Sie zu hohe Kosten, aber auch eine ungenügende rechtliche Absicherung.

Natürlich gibt es noch andere kostenpflichtige Bildagenturen. Nicht jeder ist ein Freund von fotolia. Empfehlenswert ist noch depositphotos. Hier finden Sie für kleines Geld auch Illustrationen, Videos, Werbebilder und redaktionell Fotos.

In einem meiner Info-Videos stelle ich dieses Portal kurz vor.

1.2 Kostenlose und lizenzfreie Bildportale

Produzieren Sie PowerPoint-Präsentationen sozusagen „am laufenden Band“ und es geht hauptsächlich ums „aufhübschen“ und unterstreichen der Inhalte, sind kostenlose Bilddatenbanken eine sehr gute Alternative. Auf den Bildern dieser Portale liegen keine Lizenz- und Urheberrechte und Sie können diese einfach kostenfrei nutzen.

Meist ist es nicht einmal nötig den Urheber zu nennen. Das ist ein großer Vorteil, da die Bildunterschrift mit Fotograf auch schnell störend wirken kann. Eine kostenlose Registrierung ist auch hier nötig.

Die 1. Wahl ist bei mir pixabay.com, ein Portal in dem Sie absolut kostenfreie Bilder zu allen nur möglichen Themen bekommen. Einfach das Suchwort eingeben und eine große Auswahl an Fotos wird Ihnen gezeigt.

Achtung: die ersten Bilder, die erscheinen (obere Bildleiste), sind von Shutterstock und kostenpflichtig. Zudem gibt es kleine Ausnahmen bei den Lizenzrechten. Bitte genau schauen. Es muss die CCO-Lizenz verzeichnet sein! Das ist aber neben dem Bild leicht erkennbar.

Sie fragen sich jetzt, wieso doch eine Lizenz? Die CCO-Lizenz ist eine Lizenz, die die freie Nutzung für jeden und jeden Anlass erlaubt.

Vorteile kostenfreier Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil liegt klar in der kostenfreien Nutzung.
  2. Die CCO-Lizenz bietet freie Nutzung für jeden Anlass (auch kommerziell).
  3. Der Urheber muss nicht genannt werden (ist aber erwünscht).
  4. Es gibt variable Bildgrößen (S für facebook oder ppt, Original für Drucksachen). Zumindest bei pixabay. Bei vielen anderen gibt es auf jeden Fall auch hochauflösende Bilder.
  5. Trotzdem bitte die Größe in der Präsentation testen. Sehr wichtig ist, dass das Bild nicht unscharf ist. Sollte dies der Fall sein, bitte die nächste Größe herunterladen und ausprobieren. Klappt es auch hier nicht oder gibt es nur eine Größe, dann doch bei fotolia suchen, denn dort kann man alle Größen kaufen.

Bei Interesse können Sie sich hier noch ein kostenloses Erklär-Video von mir zu pixabay anschauen.

Eine von vielen weiteren kostenfreien Plattformen ist lifeofpix.com. Hier finden Sie hochauflösende Bilder und es kommen jede Woche neue Fotos dazu. Diese können ohne Einschränkung genutzt werden.

Dann gibt es noch pexels.com. Empfehlenswert da starke und passende Fotos für fast alle Bereiche zu finden sind. Sie müssen sich nicht registrieren und können die Bilder direkt herunterladen. Es gibt eine sehr gute Suchfunktion!

In Kategorien unterteilt ist splitshire.com. Auch hier können Sie gern einmal kurz stöbern ob Bilder zu den Themen, die Sie benötigen, zu finden sind. Genauso bei pixelio.de.

Es gibt natürlich noch viel mehr kostenlose Bilddatenbanken. Wenn Ihnen diese nicht ausreichen, geben Sie einfach „kostenlose Bilddatenbanken“ als Stichwort in Google ein.

Das Grundprinzip ist immer gleich.

ACHTUNG: Schauen Sie bitte bei allen Datenbanken und Portalen die Sie finden,

  • wie das mit der Namensnennung des Fotografen ist
  • ob Sie die Bilder auch kommerziell nutzen dürfen und ob
  • die Bilder wirklich die CCO-Lizenz haben!

Das sind die wichtigsten Grundlagen beim Nutzen von kostenlosen Fotos!

TIPP:  Bei den englischen Datenbanken Suchbegriffe in Englisch eingeben, ansonsten wird nichts oder wenig gefunden!

1.3 Eigene Fotos

Es gibt natürlich noch die Möglichkeit eigene Fotos zu verwenden.

Diese haben Sie natürlich kostenlos, exklusiv und rechtlich sicher. Die Verwendung rate ich aber nur, wenn Sie oder ein Kollege ein guter Fotograf sind und die Bilder wirklich wirkungs- oder stimmungsvoll sind und die Aussage Ihrer Präsentation unterstützen. Für Titelfotos gelten noch einmal besondere Ansprüche.

ACHTUNG: Hier gibt es Persönlichkeitsrechte zu beachten falls Sie Personen und Firmen oder deren Eigentum fotografieren.

Die Bilder müssen zudem immer noch bearbeitet, z.B. auf die richtige verwendbare Größe gebracht, aufgehellt oder Rottöne reduziert werden.

Die Profifotos von fotolia & Co. sind im Verhältnis zum Zeitaufwand sicher günstiger.

 Wollen Sie wissen, wie Sie Ihre ppt-Präsi nicht nur mit guten Bildern aufpeppen, sondern auch richtig professionell gestalten, schauen Sie gern hier meinen Blog-Artikel mit Video zu diesem Thema.

2. Wichtige Tipps für die Rechtssicherheit

Auch die CCO-Lizenz gibt nicht eine 100%ige Garantie.

Es gab schon Fälle, in denen Bilder erst lizenzfrei waren und später nicht mehr. So kann es auch zu Abmahnungen kommen. Können Sie allerdings beweisen, dass das Bild zum Zeitpunkt der Nutzung lizenzfrei war, dürfte das keine Probleme geben.

Dazu kommt: auf fast allen kostenlosen Bilddatenbanken kann praktisch jeder seine Fotos hochladen und zur Verfügung stellen kann. So ist es leider auch möglich, dass sich jemand damit einen bösen Scherz erlaubt und kostenpflichtige Bilder hoch lädt, die er vielleicht einmal gekauft hat. Oder einfach ein Bild aus dem Internet zieht und dieses einstellt.

Wenn Sie diese Bilder dann unwissentlich herunterladen und nutzen können Sie sich theoretisch strafbar machen. Zumal wenn Sie keinen Nachweis durch eine Registrierung haben.

TIPP 1: Bildschirmfoto für Ihre Sicherheit

Sie sollten unbedingt von dem Foto, der Lizenz und dem aktuellen Datum ein Bildschirmfoto machen und in Ihren Foto-Ordner hochladen um einen Beweis bei eventuellen Abmahnungen zu haben.

TIPP 2: Google Bildercheck

  1. Laden Sie das ausgewählte Bild auf Ihren Rechner.
  2. Bei Google „Bildersuche“ (im Suchfeld eingeben) auf das kleine Kamerasymbol klicken um das abgespeicherte Bild hochzuladen
  3. Google durchsucht nun das Web und auch Bilddatenbanken nach diesem Bild
  4. Zeigt das Suchergebnis das Bild in einer kommerziellen Bilddatenbank oder ist es urheberrechtlich geschützt, benutzen Sie das Foto auf keinen Fall und suchen Sie ein anderes.

Dieser Test bietet keine 100%ige Sicherheit, aber sortiert auf jeden Fall schon einmal aus.

TIPP 3: Falls Sie wirklich auf der ganz sicheren Seite sein wollen, kaufen Sie für wenig Geld bei fotolia & Co.

Das alles sind keine rechtsverbindlichen Auskünfte, aber viele Tipps mit denen Sie das Risiko, sich mit den Bildrechten falsch zu verhalten, extrem reduzieren. 

3.Wie legen Sie Ihre Bilder richtig ab, um sie jederzeit schnell wieder zu finden?

Wenn Sie die herunter geladenen Bilder oder eigene Fotos auf Ihren Rechner ziehen, ist es sehr wichtig, diese so abzulegen, dass Sie diese auch schnell und sicher wiederfinden.

Besonders wichtig ist das, um bei eventuellen Nachfragen zu den Nutzungsrechten schnell nachweisen zu können woher sie dieses oder jenes Bild bezogen haben.

Auch wenn Sie ein Bild noch einmal nutzen oder es in einer anderen Größe bestellen wollen, muss klar sein woher das Bild ursprünglich stammt. 

1.Schaffen Sie eine Struktur für Ihre Bildablage!

Möglichkeit A: Zum Beispiel einen Bildordner passend zu jedem Projekt oder jeder Präsentation anlegen und diesen mit Unterordnern der genutzten Bilddatenbanken versehen. Es ist sehr wichtig, die Bilder später noch den Bilddatenbanken, aus denen sie stammen, zuordnen zu können.

Möglichkeit B: Sie legen einen Über-Ordner für alle Bilder an, die sie verwenden und nutzen Unterordner zu den Projekten. In diesem liegen dann wieder Ordner, die nach den Bilddatenbanken sortiert sind. Bei dieser Möglichkeit liegen alle Bilder grundsätzlich im Bildordner und nicht im Projektordner.

Überlegen Sie sich Ihre Struktur vorher. Ist diese klar, bitte die Bilder IMMER entsprechend in den richtigen Ordner legen. Mit der Suchfunktion können Sie nach dem Projekt oder nach der Bilddatenbank suchen.

2. Überschreiben Sie keine Dateien! 

Es ist sehr wichtig, die Bildnummer, die die Bilddatenbank vergeben hat, nicht zu überschreiben. Auch wenn es Ihnen sicherer scheint das Bild unter: „Berglandschaft“ wiederzufinden als unter einem Zahlencode. Ist der Code überschrieben, können Sie das Bild in der Bilddatenbank nicht mehr wiederfinden oder nur mit hohem Zeitaufwand. Es geht im Zweifel schneller, 3 Ordner mit Bildern aus 3 Bilddatenbanken zu durchsuchen. Wenn Ihnen das Abspeichern unter einem Ihnen besser zu merkenden Namen wichtig ist, machen Sie eine Kopie, aber lassen das Original mit dem Zahlencode in dem Ordner der jeweiligen Bilddatenbank. Das ist wirklich wichtig, um nachweisen zu können, woher Sie das Bild ursprünglich bezogen haben oder wenn Sie es für einen Nachkauf noch einmal abrufen wollen.

3. Nutzen Sie immer die gleiche Hierarchie beim Ordner-Aufbau! 

In Punkt 1 habe ich schon erklärt, dass es wichtig ist, dass Sie sich vorab eine eigene Struktur für Ihre Bildablage überlegen. Halten Sie diese immer ein. Das prägt sich in Ihr Unterbewusstsein und lässt das Ablegen der Bilder und auch die Suche automatischer ablaufen.

4. Vergessen Sie nie ein regelmäßiges Backup!

Sind die Bilder vom Rechner verschwunden, können Sie Ihren Ursprung und die Rechtslage nicht mehr nachweisen. Deshalb ist ein regelmäßiges Backup auch für den richtigen und sicheren Umgang mit Bilddaten sehr wichtig!

Zum Thema Dateien richtig abspeichern gibt es bereits einen ausführlichen Artikel von mir. Vielleicht finden Sie auch dort noch Ideen für das Abspeichern Ihrer Bilddaten.

4. Zusammenfassung:

 Legen Sie Thema, Größe und Budget für die Bilder fest.

  1. Checken Sie kurz die hier vorgeschlagenen, oder andere Portale.
  2. Legen Sie einen kostenlosen Account an.
  3. Geben Sie ein Suchwort zum Thema ein.
  4. Schauen Sie nach der richtigen Bildgröße.
  5. Checken Sie noch einmal die Nutzungs- und Lizenzbedingungen.
  6. Führe Sie die Sicherheits-Tipps aus.
  7. Laden Sie das Bild/er herunter und legen Sie diese richtig ab.
  8. Setzen Sie das Bild in Ihre Präsentation ein.
  9. Testen Sie ob das Bild scharf und gut platziert ist.
  10. Überzeugen Sie mit tollen Fotos!

 

Weitere nützliche Tipps aus dem Bereichen Grafikdesign, Marketing und Kreativität finden Sie ebenfalls auf meinem Blog unter http://www.kathleenrother.de/.

In meinem 2 h Online-Kurs können Sie lernen wie Sie Bildgrößen und Logo selbst richtig in verschiedenen Größen und im richtigen Format anlegen können.

Diesen finden Sie unter: www.kathleenrother.de/Kurse

Viel Spaß und Erfolg in Ihrem Business!

Herzliche Grüße von Kathleen Rother

 

Über die Autorin

Mein Name ist Kathleen Rother. Ich bin Grafikdesignerin und ich vermittle Grafik-Basics und erstelle Design-Checks für Geschäftsfrauen, die endlich mit einem passenden Design sichtbar und glücklich werden wollen. Ich helfe ihnen ihr Design selbst zu entwerfen oder die Zusammenarbeit mit dem Grafiker optimal zu gestalten.

Für die Umsetzung biete ich hilfreiche Blogbeiträge, eMail- und Online-Kurse und persönliche Design-Checks.

Hippes CRM statt EXCEL Bingo

Wo ein CRM-System Ihrem Good-Old-Excel den Todesstoß versetzt

Die Basis für jedes Unternehmen sind Daten. Kundendaten! Denn ohne Kunden kein Geschäft. Die Kundendaten sind meist relativ statisch. D. h. es gibt einen Firmennamen, eine zugehörige Adresse und ggf. noch Kontaktdaten wie Telefonnummer oder eMail-Adresse. Bis hierhin werden alle Excel-Liebhaber sagen: Das geht doch prima in Excel. Warum also ein CRM-System? Ganz einfach – weil Excel spätestens an seine Grenzen stößt, wenn es um Bewegungsdaten geht.

EXCEL für vertriebliches CRM einsetzbar?

Excel ist ein umfangreiches Programm mit zahlreichen Möglichkeiten – unbestritten. Es scheitert jedoch beim Einsatz für vertriebliches CRM. Denn CRM (Customer Relations Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement) lebt davon, Bewegungsdaten abzuspeichern.

Vertriebsstatus im CRM-System einfacher abbildbar und selektierbar

Bewegungsdaten sind z. B. sich ändernde Vertriebsstatus. So müssen Sie abbilden können, wo Ihr Kunde aktuell im Vertriebsprozess steht. Ist er lediglich eine eingekaufte Adresse, die noch „unangetastet“ ist. Oder hat es bereits einen telefonischen Erstkontakt gegeben? Gab es vielleicht schon einen persönlichen Termin oder haben Sie schon ein Angebot geschrieben? All diese Dinge sollten Sie möglichst zum Kunden ablegen, um jederzeit den aktuellen Status im Blick zu haben. Excel kann das nur im begrenzten Umfang. Die Listen werden jedoch sehr unübersichtlich und zudem lassen sich Kunden nicht anhand dieser Kriterien selektieren. Versuchen Sie in Excel einmal, aus 20.000 Kundendatensätzen herauszufiltern, welcher Kunde bereits einen persönlichen Termin hatte jedoch noch kein Angebot und auch kein Infomaterial per Post. Der Otto-Normal-Excel-User streicht hier schon die Segel. Das ist nur etwas für echte Excel-Freaks! Alle anderen freuen sich über ein einfach zu bedienendes CRM-System, bei dem die Vertriebsstatus einfach per Checkbox aktivierbar und selektierbar sind.

Vertriebsstatus und Produktzuordnungen per Checkbox. Weitere Merkmale und Vertriebskennzeichen individuell programmierbar.

 

Kontakthistorien in Excel nicht möglich

Ein gutes CRM-System lebt zudem davon, dass alle Kontaktpunkte, die jemals mit dem Kunden stattgefunden haben lückenlos dokumentiert sind. So sollten Sie eine chronologische Kontakthistorie führen, in der z. B. alle Anrufe, eMails oder sonstige Kommunikationswege abgebildet sind, so dass Sie mit nur einem Blick wissen, wer was wann mit wem besprochen hat. DAS ist die Nasenlänge, die Sie ihren Wettbewerbern voraus sind. Eine Excel-Liste muss bei dieser Aufgabe zwangsläufig kapitulieren, denn die Kontakthistorie wächst sukzessive und wird natürlich dadurch über die Jahre immer wertvoller. Ein CRM-System, wie z. B. infra-struktur, bietet diese Kontakthistorie gleich mit an. Da die Telefonanlage mit infra-struktur koppelbar ist, werden alle Anrufe anhand der Rufnummer erkannt und AUTOMATISCH in der Kontakthistorie der passenden, digitalen Kundenakte abgelegt. Das gleiche funktioniert mit der eMails-Erkennung und Zusortierung via der in den Kundendaten abgespeicherten eMail-Adresse. Die Kontakthistorie füllt sich daher quasi wie von Geisterhand. Anwendungsfehler können dadurch absolut miniert werden. Komfortabel kann jeder Mitarbeiter die Historie einsehen, so dass Kunden auch mitarbeiterunabhängig betreut werden können. Spontane Mitarbeiterausfälle, z. B. durch Krankheit oder Urlaub können von den Kollegen problemlos aufgefangen werden, weil durch die Kontakthistorie das Wissensmonopol des Einzelnen aufgehoben wird und eine transparente Arbeitsweise entsteht. In der Kontakthistorie können Sie bequem nach verschiedenen Kommunikationskanälen selektieren. Anfragen wie „Suche mir alle eMails mit dem Suchwort Demoanfrage“ ergeben in wenigen Millisekunden das passende Ergebnis.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

 

Daten automatisch miteinander verknüpfen

Zu einem Kundendatensatz gehören jedoch nicht nur die Bewegungsdaten, sondern ggf. auch verschiedene Projekte. So könnten z. B. zum Kundendatensatz eines Handwerkers verschiedene Bauprojekte verknüpft sein, die er durchgeführt hat. Diese Spinnennetz-artige Verknüpfung von Daten ist nun wirklich der Todesstoß für Excel. Denn wenn Sie diese Komplexität aus verknüpften Kunden- und Projektakten kombiniert mit allen Bewegungsdaten abbilden wollten, dann macht Excel rein volumentechnisch endgültig die Grätsche. In „infra-struktur“ ist es einerseits möglich, alle Bewegungsdaten zu einem Kunde- oder Projektdatensatz zu speichern. Darüber hinaus können Sie verschiedene Kunden- und Projektakten auch in Beziehung setzen und so miteinander verknüpfen. Dadurch werden Ihre Wege, Informationen schnell zu finden, immer kürzer. Sie können deutlich effektiver arbeiten und kürzere Reaktionszeiten sicherstellen.

Verknüpfung von Kundendaten mit verschiedenen Projektakten

 

Dokumente zum Kunden oder zum Projekt ablegen

Zur Kundenakte gehören auch Schriftstücke wie z. B. der normale Schriftverkehr, Lieferscheine, Verträge und Angebot. Zu einer Projektakte – greifen wir z. B. das Beispiel des Handwerkers wieder auf – gehören Skizzen, Zeichnungen, Pläne etc. Auch hier kann Excel nicht mit einer praxisnahen Lösung aufwarten. Im CRM-System infra-struktur laden Sie über das integrierte Dokumentenmanagement jegliche Dokumente, wie z. B. Fotos, Grafiken, Word-, Excel- oder PDF-Dateien, hoch und verknüpfen diese mit den passenden Kunden- oder Projektakten. So müssen Sie den Kunden Meyer nun nicht mehr vertrösten, der eine Frage zu seinem letzten Angebot hat, nur weil der betreuende Kollege gerade im Urlaub ist und Sie sich in seiner physischen Ordner- und Ablagestruktur nicht auskennen. Sie gehen einfach in die Kundenakte auf den Reiter Dokumente, finden das Angebot und können Hr. Meyers Frage im Nu beantworten. So geht guter Kundenservice heute!

Verknüpfen Sie Dateien und Dokumente mit Kunden- und/oder Projektakten.

 

Fazit

Excel ist und bleibt ein mächtiges Tool mit vielen Möglichkeiten und Einsatzgebieten. Für den Einsatz im Bereich CRM scheitert Excel jedoch an vielen Punkten. Eine Übersicht über weitere kritische Vergleichspunkte finden Sie am Ende dieses Artikels. Modern strukturierten Unternehmen empfehlen wir den Einsatz eines professionellen CRM-System wie z. B. „infra-struktur“. Mit nur 69 Euro im Monat können sich insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) professionell aufstellen und ein Kundenbeziehungsmanagement aufbauen, welches den Großkonzernen in nichts nachsteht. Es ist schnell und einfach implementiert, kostenmäßig attraktiv, wächst mit Ihrem Unternehmen mit, ist modular erweiterbar und intuitiv bedienbar. Backstage sitzen „echte, charmante Menschen“, die auf dem kurzen Dienstweg schnell reagieren und Support leisten. Also … wann steigen Sie von Excel auf ein CRM-System um?

 

CRM versus Excel

 

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

Kontakt: https://www.infra-struktur.de

 

P.S.: Gönnen Sie sich eine Pause und erleben Sie bei einem leckeren Kaffee in 3 Minuten die DNA von infra-struktur in unserem Kurzvideo: https://www.infra-struktur.de/produktvideo