Office 365: Überblick über alle Apps

Outlook, Word, Excel und PowerPoint kennen Sie bereits, wenn Sie seit einiger Zeit mit dem Office-Paket von Microsoft arbeiten. Wenn Sie sich aber für das Office-365-Paket entscheiden, dann kommen noch ein paar neue Apps dazu. In diesem Blog-Artikel gebe ich Ihnen einen Überblick über alle Tools und erkläre kurz die Funktionen.

Hier nun die kurzen Erklärungen zu jedem Programm in alphabetischer Reihenfolge:

Access

Access gehört schon länger zum Office-Paket, wird aber nur von wenigen Anwendern genutzt. Mit Access können Sie eine Datenbank erstellen und darüber Abfragen und Berichte generieren. Die Datenbank kann auch mit Word oder Excel verbunden werden, sodass Sie z.B. aus der Datenbank heraus einen Brief erstellen, in dem alle Infos bereits eingefügt sind.

Infos von Microsoft: Access

Bookings

Mit Bookings haben Sie die Möglichkeit Onlinetermine zu verwalten. Ihre Kunden erhalten automatische Bestätigungs-Mails und es gibt eine Erinnerungsfunktion.

Infos von Microsoft: Bookings

Delve

Delve bietet eine Übersicht darüber, welche Personen aus Ihrem Unternehmen gerade an welchen anderen Dokumenten arbeiten. Die Software verwendet einen selbstlernenden Dokumentenverwaltungs- und Suchassistenten. Dadurch werden Ihnen auch relevante Inhalte vorgeschlagen, die Ihnen bislang unbekannt waren. Delve basiert auf den Office-Graph-Algorithmus, der aus Datenschutzsicht allerdings sehr bedenklich ist.

Infos von Microsoft: Was ist Delve?

Einführungsvideo von Microsoft: Introducing Office Delve

Dynamics 365

Dynamics 365 ist eine cloudbasierte ERP & CRM-Lösung. Das bedeutet, dass Sie Standard-Prozesse automatisieren, Workflows einrichten und Informationen vernetzen können.

Infos von Microsoft: Dynamics

Excel

Excel gehört seit Jahrzehnten zu unserem Büroalltag. Mit Excel können Sie auch große Mengen an Daten/Zahlen in Tabellen verwalten, Diagramme und Berichte erstellen.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie meine besten Tipps & Tricks: Videos ansehen

Flow

Mit Flow können Sie automatisierte Workflows erstellen. Durch diese Workflows erhalten Sie Benachrichtigungen, können Dateien synchronisieren und Sie können Daten erfassen. Dieses Tool ist wirklich sehr umfangreich.

Infos von Microsoft: Flow

Von Microsoft gibt es viele Anleitungsvideos dazu: Videos zu Flow

Forms

Mit Forms können Sie Umfragen, Quizfragen und Fragebögen erstellen. Die Teilnahme ist mit jedem Web-Browser möglich. Die Ergebnisse können Sie später auswerten und auch nach Excel exportieren.

Infos von Microsoft: Forms

MyAnalytics

Mit dieser App können Sie Ihre Arbeitszeit erfassen und analysieren. Sie erkennen, wie viel Zeit Sie für die Bearbeitung von E-Mails, Besprechungen und konzentriertes Arbeiten verbringen.

Infos von Microsoft: MyAnalytics

OneDrive

OneDrive ist der virtuelle Ablageort für Ihre Dokumente. Über Ihren Office365-Zugang ist die Cloud von überall erreichbar. Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre Dateien auf Ihrem Laptop zu speichern, sodass Sie offline arbeiten können (z.B. im Flugzeug).

Infos von Microsoft: OneDrive

OneNote

OneNote ist bereits im Office-Paket enthalten, wird aber oft von den Mitarbeitern noch nicht genutzt. Bei diesem Tool handelt es sich um ein digitales Notizbuch, das sehr nützlich ist. Besprechungsprotokolle, Projektdokumentation, Ideensammlung – die Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig. Besonders gut gefällt mir die Vernetzung zu Outlook.

Auf meinem YouTube-Kanal finden Sie Anleitungen, sodass Sie sofort starten können: Videos ansehen

Outlook

Dieses E-Mail-Programm gehört in den meisten Unternehmen zum Standard. In der Kombination von E-Mails, Terminen, Aufgaben und Adressbuch bietet es gute Möglichkeiten sich selbst effizient zu organisieren.

Meine besten Tipps & Tricks zu Outlook finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten die vielen Möglichkeiten und Funktionen von Outlook nutzen? Dann empfehle ich Ihnen mein umfangreiches E-Book: Outlook-Handbuch

Outlook CRM

Outlook Customer Manager ersetzt den Business Manager, den vielleicht einige von Ihnen kennen. Dieses Tool ist direkt in Ihrem Outlook integriert.

Infos von Microsoft: CRM

Planner

Mit Planner können Sie die Aufgaben im Team verwalten. Sie können To-Do-Listen erstellen, Aufgaben einzelnen Mitarbeiter zuweisen, Prioritäten festlegen und den Bearbeitungsstatus erkennen.

Infos von Microsoft: Planner

Videoanleitungen von Microsoft: Videoschulung

PowerApps

PowerApps ist ein Entwicklungstool, mit dem Sie Web-Apps und mobile Apps ohne Programmierkenntnisse erstellen können. Dabei hilft eine große Auswahl an Vorlagen, sodass Sie mit nur wenigen Klicks eine App erstellen.

Infos von Microsoft: PowerApps

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitung zu PowerApps

PowerBI

Mit PowerBI können Sie Daten aus verschiedenen Quellen zusammenfügen, analysieren und visualisieren. Anschließend können Sie die Inhalte auf Dashboards teilen und freigeben. So erhält jeder Mitarbeiter einen guten Einblick in die Unternehmensdaten.

Infos von Microsoft: PowerBI

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

PowerPoint

Auch PowerPoint ist seit vielen Jahren im Office-Paket enthalten und bei vielen Mitarbeitern als Präsentations-Tool bekannt.

Meine besten Tipps & Tricks finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Sie möchten Ihre Präsentationen interessanter gestalten und frische Elemente einfügen? Dann empfehle ich Ihnen meine Video-Kurse, in denen ich Ihnen zu verschiedenen Spezial-Themen Schritt-für-Schritt erkläre, wie Sie beeindruckende Präsentationen erstellen: Zu den Video-Kursen

Project

Project ist ein professionelles Projektmanagement-Tool, mit dem Sie alle Aufgaben, Meilensteine, Ressourcen und Risiken im Blick haben.

Die kostenlose Alternative ProjectLibre, die allerdings nicht mit Ihren Outlook verknüpft ist, stelle ich in diesem Blog-Artikel vor: ProjectLibre

Publisher

Mit Publisher können Sie professionelle Etiketten, Grußkarten, Newsletter, Flyer, Broschüren und andere Marketingmaterialien erstellen.

Infos von Microsoft: Publisher

SharePoint

SharePoint ist nicht nicht nur ein Ablageort für Ihre Dateien, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit Intranetwebseiten zu erstellen (für Ihr Team, Ihr Projekt oder dem Unternehmen). Die Zusammenarbeit kann dadurch vereinfacht werden.

Infos von Microsoft: SharePoint

Skype for Business

Chats, Anwesenheitsinformationen, Video- und Audio-Konferenzen – dies alles bietet Ihnen Skype.

Infos von Microsoft: Skype

StaffHub

Mit StaffHub können Sie digitale Dienstpläne für Ihre Außendienstmitarbeiter, den Service oder Produktion erstellen. So können z.B. Schichtpläne, Richtliniendokumente und Bekanntmachungen geteilt werden.

Infos von Microsoft: StaffHub

Stream

Mit Stream erstellen, laden und teilen Sie Videos sicher. Es ist also im Prinzip YouTube für Unternehmen. Sie können Stream z.B. für für aufgezeichnete Schulungskursen, Präsentationen und Vorträgen nutzen.

Infos von Microsoft: Stream

Schulungsmodul von Microsoft: Anleitungen zu Stream

Sway

Mit diesem Tool können Sie Geschäftsberichte, Unternehmenspräsentationen und interne Newsletter erstellen, indem Sie Texte mit Bilder kombinieren. Im Prinzip ist Sway mit PowerPoint vergleichbar.

Infos von Microsoft: Sway

Videos von Microsoft: Videoanleitungen

Teams

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente. Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). Einige dieser Anwendungen werde ich in weiteren Blog-Artikeln und Videos vorstellen.

Infos von Microsoft: Teams

Videos von Microsoft: Teams Training

ToDo

Mit ToDo können Sie sowohl Ihre beruflichen, als auch privaten Aufgabenlisten verwalten. Es besteht die Möglichkeit, ToDo mit Ihrem Outlook zu verbinden, sodass Sie auf Ihrem SmartPhone alles auf einen Blick sehen.

Infos von Microsoft: ToDo

Visio

Auch Visio war früher im Rahmen des Office-Paketes verfügbar. Mit Visio zeichnen Sie professionell Geschäftsprozesse, Organigramme oder IT-Netzwerke.

Infos von Microsoft: Visio

Die Software alleine macht noch keinen guten Prozess. Wenn Sie lernen möchten, Prozesse zu erheben, dokumentieren und zu verbessern, dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“. In der Bonuslektion zeige ich Ihnen die kostenlose Alternative zu Visio: ArisExpress.

Whiteboard

Mit Whiteboard können Sie online gemeinsam an einer virtuellen Leinwand arbeiten. Es ist perfekt geeignet für entsprechende Smartboards und Tablets.

Infos von Microsoft: Whiteboard

Word

Word ist eines der Standard-Anwendungen in Unternehmen. Typische Anwendungsfälle sind Briefe, Memos, Protokolle, Berichte.

Meine besten Tipps & Tricks zu Word finden Sie auf meinem YouTube-Kanal: Videos ansehen

Yammer

Yammer ist eine unternehmensweite Social-Media-Plattform und vergleichbar mit einem digitalen Schwarzen Brett. Hier können von den Mitarbeitern Dokumente, Statusinformationen und Links gepostet werden.

Infos von Microsoft: Yammer

Welche App für Sie und Ihr Team bzw. Unternehmen sinnvoll ist und Sie dabei unterstützt, Ihre Produktivität zu steigern kann man nicht pauschal sagen. Schauen Sie sich bitte in Ruhe alle Programme an und lassen sich entsprechend beraten. Insbesondere für Tools, die die Zusammenarbeit verbessern, wie z.B. Teams, sollten Sie Regeln vereinbaren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie nicht Zeit sparen, sondern Zeit damit verschwenden.

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