Heute starte ich eine 8-teilige Reihe, in der ich ProjectLibre vorstelle.

Vorab ein kurzer Hinweis: Diese Reihe und die Erklärvideos sind nicht für professionelle Projektmanager gedacht und auch nicht für diejenigen unter euch, die bereits erfolgreich mit MS-Project arbeiten.

Wozu brauche ich ein besonderes Projektmanagement-Tool? Ich habe meine Excel-Liste.

Du hast bereits einige kleinere Projekte bearbeitet? Prima. Wie hast du die Aufgaben, die im Rahmen deines Projektes erledigt werden müssen, aufgelistet und terminiert? In Excel? Gut.

Aber hat es auch gut funktioniert?

Der Start

Wie hat dein Projekt angefangen? Ich vermute, dein Chef kam auf dich zu und hat dir kurz erklärt, worum es geht. Und das du jetzt den „Hut auf hast“ für dieses Thema.

Dann hast du dir etwas Zeit genommen und eine kurze Liste erstellt, was zu tun ist. Dabei hast du bereits eine Reihenfolge der Aufgaben festgelegt und dir ein Fälligkeitsdatum überlegt.

Die Aufgabenplanung

Natürlich kannst du so ein Thema nicht ganz alleine bearbeiten und hast ein paar Kollegen aus anderen Abteilungen bzw. Aufgabenbereichen hinzugenommen. Dann habt ihr euch getroffen.

Während der Besprechung hast du den Kollegen erklärt, worum es geht und ihr habt die Aufgabenliste ergänzt. Jeder konnte sich einbringen. Die Fälligkeitstermine festzulegen war sicherlich nicht ganz einfach, weil jeder andere Vorstellungen dazu hatte.

Die Kapazitätsplanung

Gleich bei dem ersten Meeting stellt sich heraus, dass einige Aufgaben erst später bearbeitet werden können, weil ein Kollege in diesem Zeitraum 2 Wochen Urlaub hat.

Ein anderer Kollege ist auch mit vielen anderen Themen beschäftigt und kann sowieso nur max. 6 Stunden in der Woche in deinem Projekt mitarbeiten.

Die Probleme

Am Anfang warst du noch zuversichtlich und dachtest, das wird schon irgendwie funktionieren. Mit der Zeit stellst du fest, dass Aufgaben nicht termingerecht erledigt werden. Weil aber spätere Aufgaben davon abhängen, dass der Vorgänger fertig ist, verschiebt sich der Endtermin für dein Projekt immer wieder. Es geht nicht richtig voran.

Deine Excel-Liste wird mit der Zeit immer länger und so richtig den Überblick hast du, wenn du ehrlich bist, auch nicht mehr.

Professionalisiere deine Planung

Wenn du in der Vergangenheit öfters gemerkt hast, dass deine einfache Excel-Liste für deine Projekte nicht ausreichen und du viel Zeit in die Pflege dieser Liste steckst, dann wird es Zeit, dass du deine Projektplanung professionalisierst.

D.h. du benötigst eine Projektmanagement-Software. Hier kannst du

• Deine Aufgaben mit Start- und Enddatum planen
• Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben darstellen
• Zwischen der Dauer der Aufgabe (in Tagen) und dem Arbeitsaufwand (in Stunden) unterscheiden
• Die Verfügbarkeit der Projektmitglieder bei deiner Planung berücksichtigen (z.B. Urlaube, Dienstreisen, Feiertage)
• Herausfinden, ob du deine Kollegen an einzelnen Tagen zu sehr verplant hast und dies korrigieren
• Pufferzeiten erkennen (nicht jedes Mal, wenn eine Aufgabe ein paar Tage später fertig wird, verschiebt sich das Projektende)
• Auf einem Blick erkennen, welches Projektmitglied welche Aufgaben erledigen soll
• Das Budget für dein Projekt verwalten
• Ganz einfach jeden Monat einen Projektstandsbericht erstellen.

Ein Projektmanagement-Tool ist sicherlich teuer und schwer zu erlernen

Nein.

Du kannst natürlich MS-Project einsetzen. Diese Software ist nicht ganz billig. Dazu kannst du auch noch ein mehrtägiges Seminar belegen, um den Umgang mit diesem Tool zu erlernen.

Aber wenn dir das zu zeitaufwändig und zu teuer ist, dann nutze doch einfach die kostenlose Variante: ProjectLibre In diesem Blog-Artikel zeige ich dir, wie du die Software herunterlädst und mit deinem Projekt startest. In den weiteren Teilen dieser Serie erkläre ich dir weitere Details. Die Videos sind ca. 15-25 min. lang. Insgesamt dauern die 8 Videos zusammen ca. 2,5 Stunden. Damit bist du gut gerüstet, um dein nächstest Projekt besser zu planen und somit noch erfolgreicher abzuschließen.

Aber Vorsicht: Die Software alleine macht noch keine gute Planung aus. Und es gibt auch keine Garantie, dass das Projekt ohne Probleme verläuft. Aber der Aufwand für dich, um dieses Projekt zu managen reduziert sich.

Los geht’s…