Visitenkarten in Outlook abspeichern

Visitenkarte

Wenn Sie noch etwas Zeit zum Aufräumen haben oder einfach nach dem Mittagessen im sogenannten „Suppenkoma“ eine einfache, aber doch wichtige Aufgabe erledigen wollen, dann nehmen Sie sich doch mal Ihre Visitenkartensammlung vor.

Man steckt insbesondere auf Messen viele Visitenkarten ein, aber verwalten Sie diese Kontaktdaten auch für sich sinnvoll? Häufig sehe ich an den Arbeitsplätzen große Stapel davon oder, wenn sich jemand schon mal die Mühe gemacht hat, Visitenkartenbücher, die voll sind. Viel besser wäre es aber die Kontaktdaten z.B. in Outlook zu verwalten. Hier haben Sie die Möglichkeit, im Textfeld noch Anmerkungen zu der Person zu machen (z.B. auf welcher Messe sie sich kennengelernt haben oder für welche Produkte dieser Ansprechpartner der Spezialist ist) und Sie können Kategorien vergeben (z.B. Lieferant für x-Produkt).

  • Gehen Sie erstmal die gesammelten Visitenkarten durch und werfen die weg, die veraltet sind und die Ihnen nicht mehr bekannt vorkommen.
  • Erfassen Sie dann die für Sie wichtigen Informationen in die Kontaktverwaltung/in das Adressbuch Ihres E-Mail-Programms.

Falls Sie bereits eine E-Mail dieser Person bekommen haben, können Sie die E-Mail-Adresse mit einem Klick in Ihre Kontakte in Outlook übernehmen:

  • öffnen Sie die Mail
  • klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse des Absenders
  • klicken Sie dann auf den Punkt „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“ im Kontextmenü

Visitenkarte übernehmen

Sommer, Sonne – Schwitzen im Büro

Ruhe

Erst haben wir uns über das schlechte Wetter in diesem Sommer beschwert, nun schwitzen wir im Büro… Wie soll man sich da noch konzentrieren?

Da ich selbst jahrelang in einem Eckbüro gearbeitet habe (vormittags die Sonne durch die einen Fenster, nachmittags durch die anderen Fensterm dazu noch eine laute Verkehrskreuzung davor), gibt es heute meine Überlebens-Tipps:

  • morgens um 7:00 Uhr mit der Arbeit beginnen
  • jetzt die Fenster weit öffnen
  • die wichtigsten Aufgaben gleich am Morgen erledigen (dazu gehört nicht unbedingt das Lesen von E-Mails)
  • die Fenster und Jalousien im 8:00 Uhr schließen
  • solange die Konzentration noch reicht, zügig weiterarbeiten
  • alle Besprechungstermine, die nach 15:00 Uhr stattfinden auf den Vormittag oder in einen kühlen Raum verschieben
  • viel trinken
  • zum Mittag etwas Leichtes essen
  • nach dem Mittag zum Endspurt starten
  • spätestens um 15:00 Uhr, wenn die Temperatur im Büro unerträglich wird, Feierabend machen
  • ins Freibad gehen :-), denn ab dem Wochenende soll das Wetter wieder schlechter werden

Falls Sie nicht die Möglichkeit haben, früh Feierabend zu machen, dann suchen Sie sich einen kühleren Raum zum Arbeiten. Vielleicht können Sie das Büro eines Kollegen nutzen. der gerade im Urlaub ist. Oder wie sieht es in der Kantine aus? Dort gibt es am Nachmittag viele freie Plätze.

Wie schön sieht es hinter Ihrem Schreibtisch aus?

 

Pinnwand

Wenn ich in meinen Trainings an die Arbeitsplätze der Teilnehmer komme, erhalte ich sofort einen ersten Eindruck. Dazu gehört auch die Wand hinter dem Schreibtisch. Manchmal ist dort eine Pinnwand oder eine Magnettafel angebracht. Und dort hängen mehr oder weniger üppig mehr oder weniger veraltete, vergilbte und verknickte Zettel.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Vielleicht haben Sie auch Zettel direkt an die Wand geklebt oder auf die Schranktüren? Lassen Sie auch hier einmal den Blick kritisch schweifen und räumen Sie auf!

  • Werfen Sie alles weg, was veraltet und vergilbt ist.
  • Legen Sie die Informationen, die Sie behalten wollen, ab (z.B. in eine Infomappe).
  • Soll tatsächlich weiterhin etwas an der Wand hängen bleiben, dann hängen Sie es ordentlich auf (z.B. in einer Klarsichthülle).
  • Tragen Sie sich im Kalender ein, wann Sie die Wand wieder aufräumen wollen.

Ordnung schaffen auf dem Desktop

Desktopsymbole

Mein letzter Artikel bezog sich auf das Aufräumen der Zeitschriften. Vielleicht haben Sie ja auch noch etwas Zeit für die nächste Aufgabe: räumen Sie Ihren Desktop auf.

Häufig sehe ich einen sehr vollen und unübersichtlichen Desktop auf dem PC. Es gibt Verknüpfungen zu Software-Programmen, zu Dateiordnern oder einzelnen Dateien und häufig wurden auch einzelne Dateien an diesem Ort „Zwischengeparkt“. Wie sieht es bei Ihnen aus?

  • Überprüfen Sie, ob Sie alle Software-Verknüpfungen noch benötigen.
  • Sind die Verknüpfungen zu Dateiordnern noch aktuell und sinnvoll?
  • Legen Sie Dateien, die jetzt nur auf dem Dektop liegen auf Ihrem Teamlaufwerk ab.
  • Löschen Sie alles, was veraltet oder überflüssig ist.
  • Nun ordnen Sie die Icons für Sie sinnvoll und übersichtlich an.

Zeit zum Aufräumen: Zeitschriften

zeitschriftenstapel

Wir haben gerade Urlaubszeit. Die Sonne scheint und vielleicht ist dies die Zeit des Jahres, zu der es bei Ihnen am Arbeitsplatz etwas ruhiger ist. Jetzt haben Sie Zeit für die Aufgaben, die Sie schon immer mal machen wollten. Vielleicht gehört ja auch das Aufräumen des Büros dazu.

Beginnen Sie doch einfach bei den Zeitschriften.

  • Nehmen Sie sich den Stapel der Zeitschriften vor, die Sie noch lesen wollen.
  • Überfliegen Sie das Inhaltsverzeichnis und entscheiden Sie schnell, was für Sie interessant sein könnte.
  • Markieren Sie sich die entsprechenden Seiten, um sie dann später zu scannen bzw. zu kopieren.
  • Schauen Sie dann in Ihre Schränke und Sideboards.
  • Wenn Sie dort auch Zeitschriften gestapelt haben, dann gehen Sie diese Exemplare auch noch durch. Ich denke viele davon sind nicht mehr aktuell, sodass Sie sie einfach entsorgen können.
  • Falls es ein Zeitschriftenarchiv in Ihrer Abteilung gibt, legen Sie dort die nicht mehr benötigten Zeitschriften ab, ansonsten geben Sie die Zeitschriften ggf. an die Kollegen weiter.
  • Fragen Sie sich aber auch, ob Sie die Zeitschrift überhaupt benötigen. Falls nein: diskutieren Sie in der nächsten Abteilungsrunde, ob die Zeitschrift weiter abonniert werden soll, oder abbestellt werden kann.

Viel Spaß dabei!

Entschleunigung: langsam laufen

Wer schneller läuft, kommt unwesentlich früher ans Ziel, dafür aber gehetzt.

Bringt es Ihnen wirklich etwas, wenn Sie dem Bus oder der Straßenbahn hinterher laufen, nur weil die nächste Linie „erst“ in 5 oder 10 Minuten kommt?

Und was können Sie daraus für Ihre Arbeit ableiten?

Entschleunigung: To-Do-Listen

Legen Sie realistische To-Do-Listen an, in die auch Kleinigkeiten aufgenommen werden (z.B. über die Aufgaben und Nachverfolgungsfähnchen in Outlook).

Hören Sie auf, eben noch dieses und jenes zu machen.

Erledigen Sie die geplanten Aufgaben. Es ist ein wunderbares Gefühl am Ende des Tages zu sehen, was man alles geschafft hat.