Wenn Sie noch etwas Zeit zum Aufräumen haben oder einfach nach dem Mittagessen im sogenannten „Suppenkoma“ eine einfache, aber doch wichtige Aufgabe erledigen wollen, dann nehmen Sie sich doch mal Ihre Visitenkartensammlung vor.
Man steckt insbesondere auf Messen viele Visitenkarten ein, aber verwalten Sie diese Kontaktdaten auch für sich sinnvoll? Häufig sehe ich an den Arbeitsplätzen große Stapel davon oder, wenn sich jemand schon mal die Mühe gemacht hat, Visitenkartenbücher, die voll sind. Viel besser wäre es aber die Kontaktdaten z.B. in Outlook zu verwalten. Hier haben Sie die Möglichkeit, im Textfeld noch Anmerkungen zu der Person zu machen (z.B. auf welcher Messe sie sich kennengelernt haben oder für welche Produkte dieser Ansprechpartner der Spezialist ist) und Sie können Kategorien vergeben (z.B. Lieferant für x-Produkt).
- Gehen Sie erstmal die gesammelten Visitenkarten durch und werfen die weg, die veraltet sind und die Ihnen nicht mehr bekannt vorkommen.
- Erfassen Sie dann die für Sie wichtigen Informationen in die Kontaktverwaltung/in das Adressbuch Ihres E-Mail-Programms.
Falls Sie bereits eine E-Mail dieser Person bekommen haben, können Sie die E-Mail-Adresse mit einem Klick in Ihre Kontakte in Outlook übernehmen:
- öffnen Sie die Mail
- klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse des Absenders
- klicken Sie dann auf den Punkt „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“ im Kontextmenü
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
