Der geschenkte Tag

Sonnenuhr

Heute ist der 29.02., das heißt dieses Jahr ist ein Schaltjahr und hat einen Tag mehr, als die anderen Jahre. Ihnen wurde also ein ganzer Tag Zeit geschenkt!

Und was machen Sie damit?

Nutzen Sie den heutigen Tag doch mal dafür Ihr Zeit- und Selbstmanagement zu überprüfen:

  • Passt ihr Work-Life-Balance noch?
  • Wofür hätten Sie gerne mehr Zeit?
  • Haben Sie in letzter Zeit immer mal wieder in den gleichen Situationen „Ja“ gesagt, aber „Nein“ gemeint?
  • Setzen Sie die Prioritäten noch richtig? Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge?
  • Überprüfen Sie Ihre Arbeitsroutinen.

Schalten Sie heute doch mal einen Gang runter. Räumen Ihren Schreibtisch auf. Machen Sie heute mal etwas früher Feierabend und nutzen die Zeit für einen Spaziergang im Wald. Oder rufen Freunde an, bei denen Sie sich schon lange nicht mehr gemeldet haben. Oder besuchen Sie Ihre Oma im Altersheim. Oder lesen Sie ein Buch. Oder machen Sie mal wieder Sport.

Viel Spaß dabei!

Stellvertretung regeln

gespräch

Wenn ich mit meinen Trainingsteilnehmern über das Thema Stellvertretung spreche, dann höre ich häufig, dass ja alles geregelt ist, da man vor dem Urlaub eine Übergabe macht und während des Urlaubs der Abwesenheitsagent aktiviert wird, wo der Vertreter genannt wird. Das ist grundsätzlich eine gute Regelung, aber was passiert bei plötzlicher Krankheit? Wer kümmert sich dann um den elektronischen Posteingang? Findet der Vertreter sich dann auch noch ohne Übergabe in den Unterlagen zurecht? Das Thema Stellvertretung ist für mich so wichtig, dass man es meiner Meinung nach eindeutig regeln sollte. Dazu gehört, dass Sie folgende Punkte schriftlich festhalten:

  • Wer vertritt wen?
  • Durchführung einer Übergabe vor und nach dem Urlaub
  • Was wird von dem Vertreter erwartet (er kann ja nicht den anderen Arbeitsplatz vollständig übernehmen)?
  • Wie lautet der Text der Abwesenheitsmitteilung?
  • Freischaltung des Posteingangs und Kalenders für den Vertreter
  • Wie macht der Vertreter kenntlich, welche E-Mails während der Abwesenheit bearbeitet wurden?

Außerdem sollte natürlich die Papier- und Dateiablage leicht verständlich sein.

Diese Regelungen sollte auch Teil des Office-Handbuchs sein.

Mehr PEP im Team

»Mehr PEP im Team!« basiert auf dem erfolgreichen Personal Excellence Program und zeigt, dass gerade im Team die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich ist: Effektivität ist nur dann möglich, wenn der Einzelne und die Gruppe Hand in Hand arbeiten. Die Autoren stellen sieben Produktivitätsfaktoren vor, mit denen Manager aller Ebenen lernen, worauf es beim Leiten eines Teams ankommt und wie sie ihre Mitarbeiter zu mehr Motivation und Erfolg führen. Das Ziel heißt: Mehr leisten mit weniger Aufwand!

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Endlich Freitag!

to-do-liste

Heute ist mal wieder Freitag. Die Woche ist (fast) vorbei. Ab Mittag wird es wahrscheinlich etwas ruhiger. Das Telefon klingelt nur noch selten und die Kollegen verabschieden sich nach und nach ins Wochenende.

Aber halt! Bevor Sie Feierabend machen, sollten Sie sich noch Zeit für Ihr Selbstmanagement nehmen. Folgende Dinge können Sie am Freitagnachmittag gut erledigen:

  • gehen Sie die vergangene Woche nochmal gedanklich durch: was lief gut? Wo kann ich noch besser werden? Was will ich in der nächsten Woche anders machen?
  • schauen Sie sich die gesendeten E-Mails an (falls Sie das nicht sowieso schon jeden Abend machen): was kann gelöscht werden, was muss abgelegt werden, wo müssen Sie nochmal nachhaken?
  • erledigen Sie Ihre Papierablage von der Woche.
  • verschaffen Sie sich einen Überblick über die nächste Woche: welche Termine stehen an? Was muss noch vorbereitet werden? Welche Aufgaben haben Sie für die nächste Woche geplant? Müssen Prioritäten anders gesetzt werden? Was sollten Sie heute noch an Kollegen delegieren?

Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen

Meike Kranz


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Informationsfluss: geregelt oder spontan?

besprechung2

Heutzutage wird man in der Regel mit Informationen überschwemmt. Man erhält viele E-Mails und muss zwischen wichtig und unwichtig entscheiden. Man sitzt einerseits in vielen Besprechungen und bekommt manche Informationen nur „zwischen Tür und Angel“ oder über den Flurfunk mit.  Oft sagen mir Führungskräfte, dass eine regelmäßige Teambesprechung nicht notwendig ist, weil man doch so eng beieinander sitzt und viel miteinander redet und außerdem die Bürotür ja immer offen ist und die Mitarbeiter jederzeit reinkommen können, wenn sie Fragen haben.
Aber bekommen auf diesem Weg wirklich alle Mitarbeiter immer die wichtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt? Ich vermute: Nein.
Besser ist es, wenn Sie regelmäßig eine Teambesprechung durchführen. Themen könnten dabei sein:
• Neues vom Vorstand/Geschäftsführung
• Stand der Zielerreichung (falls Sie bestimmte Kennzahlen regelmäßig  monitoren)
• Jeder berichtet kurz über seine aktuellen Projekte und Aufgaben
• Ausblick auf die nächsten 2 Wochen: welche wichtigen Termine bzw. Aufgaben stehen an?

Wie häufig sollte eine Teambesprechung durchgeführt werden?

Es gibt mehrere mögliche Varianten. So könnten Sie sich z.B. alle 2 Wochen für ca. 1 Stunde treffen.  Oder es gibt 1x im Monat eine ausführliche Runde und wöchentlich eine kurze Besprechung im Stehen über ca. 20 min. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, sich jeden Morgen ca. 10-15 min. im Stehen zu treffen, um die wichtigsten Dinge für den Tag zu klären. Oder wenn die Abteilung etwas größer ist (z.B. 40 Mitarbeiter) und diese in 4 Teams aufgeteilt ist, dann könnte es 1x im Monat ein Treffen mit allen 40 Mitarbeitern geben, wo die Abteilungsleitung Neues vom Vorstand berichtet und den Stand der Zielerreichung vorstellt und alle 2 Wochen die Mitarbeiter über ihre aktuellen Projekte in den kleineren Teambesprechungen berichten und außerdem alle 2 Wochen die Abteilungsleitung sich mit den Teamleitern trifft.

Wie sollten diese Teambesprechungen organisiert sein?

Legen Sie den Besprechungsrhythmus fest und laden alle zu einem Serientermin für das ganze Jahr ein. Sie können eine Datei auf dem Teamlaufwerk als Themenspeicher hinterlegen, sodass jeder Mitarbeiter die Themen notieren kann, die aus seiner Sicht beim nächsten Treffen besprochen werden sollten. Wenn in der Teambesprechung Aufgaben an einzelne Mitarbeiter delegiert werden, dann führen Sie diese in einem Handlungsplan (z.B. eine Excel-Tabelle für das ganze Jahr). Und überlegen Sie sich, wie Sie sicherstellen wollen, dass auch die Mitarbeiter, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, die wichtigsten Informationen erhalten.


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Mit PEP an die Arbeit

Den Arbeitsalltag effektiv zu planen und zu gestalten lernt man in keiner Ausbildung und an keiner Uni. Viele Berufstätige sind überfordert, wenn es darum geht, ihre Arbeit zielorientiert zu managen. Systematische Hilfe bietet das bewährte »Personal Efficiency Program« (PEP).

Im modernen Berufsalltag werden mobile und flexible Arbeitsformen immer mehr zum Standard. Doch die Einführung von neuen Arbeitsformen muss (leider) nicht automatisch zu einem professionelleren und effizienteren Arbeitsstil führen. E-Mails, Intranet, Internet und E-Commerce sowie ortsunabhängiges virtuelles Arbeiten erzeugen eine nicht endende Informationsflut und erhöhen den Arbeitsdruck. Viele Unternehmen sind in stetigem Wandel begriffen, der auch eingeübte Arbeitsabläufe erfasst. Die Informationsverarbeitung im Unternehmensalltag ist so komplex geworden, dass ein Paradigmenwechsel im Arbeitsstil notwendig ist.

Das »Persönliche Effektivitäts Programm« (PEP) ist eine Anleitung zur Effektivitätssteigerung im Job und versteht sich als Hilfe zur Selbsthilfe. Das Buch versetzt gestresste und informationsüberflutete Berufstätige in die Lage, ein persönliches »Reengineering« durchzuführen. Es gibt den Lesern Strategien an die Hand, wie Sie sich eine effektive Arbeitsumgebung selbst schaffen und vor allem, wie sie Effektivität nachhaltig im Arbeitsalltag aufrechterhalten.

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Video zum Thema Office-Handbuch

Heute habe ich ein Video erstellt, in dem ich Ihnen erkläre, wie Sie ein Office-Handbuch erstellen, welche Vorgehensweise ich Ihnen empfehle und ich ein paar Anregungen zum Inhalt gebe.

 

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Neue Ablagestruktur auch beim "Tatort" ein Thema

Vielleicht haben Sie auch am Sonntag (29.01.12) den Tatort „Schmuggler“ in der ARD gesehen.

Dort hat eine neue Sekretärin die Papierablage neu sortiert. Vorher lagen alle Zeugenaussagen zu einem Fall direkt beim Fall. Sie hat die Ablagestruktur verändert, sodass die einzelnen Zeugenaussagen unter den Namen der Zeugen zu finden sind. Die Kommissare finden dieses neue System aber unpraktisch, da sie nun mehrere Ordner aus dem Regal ziehen müssen, um sich einen Überblick über den Fall zu verschaffen. Die Sekretärin hat durch ihr neues System zwar die Anzahl der Ordner verringern können, aber die Kommissare müssen mehr Zeit beim Suchen verwenden.

Was lernen wir daraus?

  1. Eine Sekretärin sollte nicht ohne Absprache mit den Kollegen die Ablagestruktur verändern (das gilt auch für Führungskräfte oder andere Kollegen – auch wenn es nur gut gemeint ist).
  2. Wichtig für den Aufbau einer sinnvollen Ablagestruktur ist die Frage, wie später nach den Informationen gesucht wird. (im Tatort: man wird sich wahrscheinlich in ein paar Jahren noch an den Fall, aber nicht an die Namen der einzelnen Zeugen erinnern, daher ist es besser, alle Zeugenaussagen zum Fall abzuheften)
  3. Manchmal ist es besser mehr Zeit für das Ablegen von Informationen zu verwenden, wenn später diese Informationen schneller gefunden werden können.

Was kann man tun, wenn eine Datei/Information in verschiedene Ordner passt?

  • in Papier: ein Blatt Papier in den anderen Ordner abheften mit dem Hinweis, wo das Original liegt (man muss nicht alles kopieren, sondern kann auch Schmierpapier dafür verwenden)
  • in Dateien: die Datei in einem Ordner ablegen und eine Verknüpfung zu dieser Datei in den anderen Ordner schieben.

 


Mehr Informationen zur Verbesserung der Teamablagen erhalten Sie, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Windows: Pop-Up-Verknüpfung in der Taskleiste

Pop-Up

Vielleicht wollen Sie regelmäßig schnell und einfach Dateien aus einem bestimmten Ordner auf Ihrem Laufwerk öffnen. Oder vielleicht wollen Sie auch nur kurz nachsehen, ob dort schon bestimmte Dateien abgelegt wurden. Dafür empfehle ich Ihnen eine Pop-up-Verknüpfung zu diesem Ordner in der Taskleiste abzulegen. Der Vorteil ist: die Taskleiste ist immer sichtbar, egal welches andere Programm Sie gerade geöffnet haben.

Die Beschreibung zur Vorgehensweise finden Sie in folgender PDF-Datei:

12-01-25 Windows_Pop-up-Verknüpfung in der Taskleiste

 


Falls Sie die Dateiablagestruktur auf dem Teamlaufwerk verbessern möchten, dann könnte mein All-in-one-Paket interessant für Sie sein, mit dem Sie in nur 3 Stunden eine neue Ordnerstruktur entwickeln können. Mehr Informationen dazu erhalten Sie, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Suchen Sie noch, oder finden Sie schon?

Ordnerstruktur

Heute geht es um die Dateiablage auf dem Teamlaufwerk. Wie sieht es da bei Ihnen aus? Müssen Sie immer wieder Dateien suchen, auch wenn Sie sie erst vor kurzem abgelegt haben? Oder gucken Sie schon gar nicht mehr auf das Teamlaufwerk, sondern speichern Ihre Dateien auf dem persönlichen Laufwerk, da Sie sie dort schneller finden?

Oft sehe ich auf dem Teamlaufwerken eine wilde Mischung aus verschiedenen Ordnern:

  • Ordner von Mitarbeitern, die schon seit 5 Jahren ausgeschieden sind
  • thematische Ordner
  • „Schriftverkehr“
  • „Sonstiges“
  • „Präsentationen“
  • „Word“
  • etc.

Oft ist die Ordnerstruktur organisch über die Jahre gewachsen. Meißtens findet man auch doppelte Ordner, oder Ordner mit gleichem Inhalt aber unterschiedlichem Namen. Letztendlich entsteht das, weil irgendwann jemand nicht wußte, wo er seine Datei ablegen soll und deshalb einfach einen neuen Ordner angelegt hat.

Es lohnt sich, die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk zu verbessern, denn dann können Sie eine echte Wissensbasis aufbauen, wo alle Mitarbeiter notwendige Informationen finden.

Mein Tipp: setzen Sie sich mit allen Mitarbeitern aus der Abteilung/dem Team zusammen und entwickeln gemeinsam eine neue Ablagestruktur. Nur so kann sich jeder einbringen und weiß hinterher auch, wo was abgelegt werden soll.

Oft erlebe ich, dass dabei herauskommt, dass die Mitarbeiter alle unterschiedlich arbeiten und jeder irgendwelche Vorlagen selbst erstellt hat, die die Kollegen gar nicht kennen, aber gut gebrauchen können. D.h. über das Thema  Ordnerstruktur ergeben sich auch häufig Diskussionen darüber, wie man arbeitet. Das kann sehr spannend werden…

Weitere Tipps zum Aufbau der Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk werde ich demnächst hier in meinem Blog einstellen.


In meinem All-in-one-Paket zeige ich Ihnen, wie Sie in nur 3 Stunden die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk optimieren. Für mehr Informationen dazu auf den folgenden Button klicken:

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