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Was auf dem Schreibtisch nicht fehlen sollte

Es gibt ein Ordnungsmittel, das auf keinem Schreibtisch fehlen sollte. Ich wundere mich immer wieder, warum bei vielen meiner Kunden dieses eine Teil fehlt, denn für mich ist es einfach selbstverständlich.

Welches Ordnungsmittel Sie auf alle Fälle benötigen, erkläre ich in diesem Video:

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Was gerne gerne auf dem Schreibtisch fehlen darf

Im Video erwähne ich, dass der Schreibtisch leer sein sollte. Das hilft dabei, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Aber viele Schreibtische sind voll – so voll, dass man kaum noch Platz zum Arbeiten hat.

Diese Dinge sollten Sie von Ihrem Schreibtisch verbannen:

Papierstapel

Wie auch schon im Video erwähnt, sollte der Schreibtisch leer sein. Wenn das der Standard im gesamten Unternehmen ist, ist es unter dem Begriff Clean-Desk-Policy bekannt. Wer unbeschriftete Klarsichthüllen aufeinander stapelt, der macht es sich selbst unnötig schwer, die Informationen schnell zu finden.

Besser ist es, die Vorgänge in Hängemappen zu verstauen. Wer einen Rollcontainer mit hoher Schublade hat, kann die Mappen dort unterbringen. Alternativ können die Hängemappen in Kunststoffkästen auf den Schreibtisch oder ins Sideboard gestellt werden. Gut geeignet ist auch das Mappeisystem.

Ablagekästen-Turm

Es ist ja nicht so, dass niemand Ablagekästen nutzt. Oft werden damit hohe Türme gebaut, sodass man den Kollegen dahinter gar nicht mehr sieht (vielleicht ist das ja Absicht? 😉 )

Aber ich rate auch davon ab, Ablagekästen mit „wichtig“, „sehr wichtig“, „super wichtig“ und/oder „mache ich, wenn ich mal Zeit habe“ aufzustellen. Das wird Sie nicht dabei unterstützen, Ihre Aufgaben besser und effizienter zu erledigen.

Legen Sie bitte stattdessen die Unterlagen thematisch ab (s.o.) und planen die Aufgaben konkret ein (z.B. in Outlook). So behalten Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Und falls es zwischendurch eine Nachfrage zu einem Thema gibt, finden Sie die Unterlagen mit einem Griff.

Schreibtischunterlage

Viele Menschen nutzen eine Schreibtischunterlage. Entweder ist es ein großer Papierblock, oder die Unterlage ist aus Kunststoff. Insbesondere der Papierblock verleitet dazu, dass man darauf rum kritzelt. Z.B. während eines Telefongesprächs. Ich bin auch immer erstaunt, was ich unter der Schreibtischunterlage alles finde…

Besser ist es, für Notizen während eines Telefonats einen A5 großen Ringblock zu verwenden. Oder es geht auch Schmierpapier. Wichtig ist dabei, dass am Ende des Tages Aufgaben, die Sie notiert haben, von Ihnen eingeplant werden (z.B. in Outlook). Das Schmierpapier landet dann jeden Tag in den Müll.

Zettel und Post-Its

Zu einem aufgeräumten Schreibtisch gehört auch, dass dort nicht kleine Zettel verstreut sind.

Wichtige Informationen sammeln Sie bitte in einer Infomappe.

Und auf Telefonrückruf-Zettel können Sie verzichten, wenn Sie sich im Team darauf geeinigt haben, jetzt nur noch Telefonrückrufe per Mail zu versenden. Sie können dafür z.B. einen Textbaustein hinterlegen.


Worauf kann man noch verzichten auf dem Schreibtisch? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Warum Sie nicht jeden Tag Ihren Briefkasten leeren sollten

Ich freue mich über diesen Gastartikel von meiner „Kollegin“ Katharina Vollus. Sie ist auch ein großer Fan von Ordnung und Strukturen um dadurch die eigene Produktivität zu steigern. In diesem Beitrag gibt sie wertvolle Tipps zum Umgang mit der immer noch bestehenden Papierflut im Büro.


Die 3-Schritt-Formel für mehr Produktivität mit dem Posteingang

Trotz Digitalisierung hört die Papierflut nicht wirklich auf. Sind die vielen täglich eintreffenden „Papiere“, die bearbeitet und abgeheftet werden wollen auch eine Herausforderung für Sie? Ist Ihr Schreibtisch schneller als Sie gucken können mit diesen Papieren wieder voll und Sie haben das Gefühl, es ist irgendwie alles zu viel? Dann erkläre ich ihnen in diesem Artikel eine einfache 3-Schritt-Formel, die ihnen in Zukunft zu mehr Produktivität und weniger Papierchaos verhilft.

In meinen Coachings “für mehr Fokus bei der Arbeit” sind mir immer wieder bestimmte Verhaltensweisen aufgefallen, die unweigerlich zu einem Art “Stau” bei den Papieren auf dem Schreibtisch führen. Denn das Problem ist oft nicht die eigentlich Unordnung, sondern die fehlende Konsequenz beim Umgang mit den Dokumenten. Es könnte Ihnen auffallen, wenn Sie beim Blick auf das ein oder andere Dokument denken “Ach, da müsste ich auch mal….” oder “Eigentlich wollte ich hier noch etwas machen….”

Die typische unproduktiven Verhaltensweisen:

  1. Zu viel oder vielleicht sogar alles an Papier in den Arbeitsbereich rein lassen
  2. Nicht sortieren und entscheiden wollen
  3. Sich vor der Umsetzung, vor dem Handeln drücken

Meine 3-Schritte-Formel lautet: Reduzieren – Entscheiden – Handeln

Das klingt erstmal super simpel, was klasse ist, um es sich auch zu merken und immer wieder daran zu erinnern. Aber im eigenen Verhalten jeweils nur einen der 3 Schritte zu gehen und nicht auszuweichen ist gar nicht so einfach. Wie oft, schieben wir etwas auf, nehmen erstmal alles auf die Todo-Liste ohne abzuwägen, zögern wir bei der Umsetzung aufgrund von Zweifeln etc?!

Was ich mit den 3 Schritten meine, verrate ich jetzt. Ohne jeweils ganz genau auf alle Details einzugehen. Es geht in diesem Beitrag erstmal um eine grundsätzliche Reflektion und das Fokussieren auf eine Verhaltensänderung.

Meine 3-Schritte-Formel für produktiven Umgang mit den eintreffenden Papieren und Dokumenten

  1. Reduzieren

Wir alle sind nur mit einer gewissen Menge an Willenskraft und Disziplin ausgestattet, die manchmal nicht mehr für die vielleicht lästigen, unangenehmen oder langweiligen Dinge reicht. Daher ist es strategisch entscheidend, wie viel wir überhaupt in den Bereich hineinlassen, wo unser Gehirn drüber nachdenken muss. Gewisse Regeln und Routinen helfen daher, Gehirn-Power zu sparen für die wirklich wichtigen Denkaufgaben.

Eine Routine für Selbstständige wäre, die Post seltener aus dem Briefkasten zu holen um seltener den eigentlichen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Können Sie sich vorstellen, nur jeden zweiten Tag den Briefkasten zu öffnen? Eine weitere einfache aber wirkungsvolle Angewohnheit ist es, die Post schon außerhalb ihres Arbeitszimmers grob durchzuscannen und alles, was offensichtlich Werbung ist sofort zu entsorgen. Dazu gehören auch Briefe von der Bank, dem Energieversorger oder Versicherer deren Inhalt sich nach dem öffnen als werbliche Angebote oder neue Tarife heraus stellt. Ab in Ablage P damit!

Schließlich sollten Sie sich bei jedem Dokument auch nach dem Lesen bzw. Bearbeiten fragen, ob es wirklich aufbewahrt werden muss. Wenn es keine (steuer-) rechtlichen Gründe dafür gibt, könnten Sie noch ein simples Foto machen, um ggf. noch mal drauf zu schauen, aber das meiste kann eigentlich gleich weg. Wie gesagt, alles klaut Aufmerksamkeit und Willenskraft und die brauchen Sie doch wahrlich für andere Dinge.

  1. Entscheiden

Entscheiden ist für mich die Schlüsselqualifikation für Erfolg. Denn nur wenn Sie folgende Fragen schnell entscheiden können, reduzieren Sie nachhaltig Mehrarbeit und sparen definitiv Zeit:

  1. Besteht bei einem Dokument Handlungsbedarf oder nicht?
  2. Was ist genau zu tun bzw. was ist der nächste umsetzbare Schritt den ich jetzt angehen kann?
  3. Dauert die Bearbeitung länger als 3 Minuten?

Mit diesen 3 einfachen Fragen, sind Sie in der Lage jedes Dokument konsequent zu bearbeiten und ggf auch sofort in die Ablage oder den Müll zu befördern. Ok, zugegeben, die zweite Frage nach dem nächsten Umsetzbaren Schritt ist etwas tricky. Aber hier schlummert das meiste Potential. Denn das genaue Formulieren, was Sie überhaupt konkret als nächstes Tun können und werden, macht die baldige Umsetzung sehr viel wahrscheinlicher. “Krankenversicherung klären” ist dabei weniger gut formuliert als “Bei Barmer anrufen und Zahnersatzkostenübernahme erfragen”. Schon weiß das Unterbewusstsein besser, was zu tun ist und denkt sich nicht so schnell Ausweichmanöver aus. Oder, was meinen Sie?

Natürlich gehört zu dem ganzen Komplex Entscheiden auch sich GEGEN eine Sache zu entscheiden. Oder vielmehr FÜR das, was ihnen wichtig ist, sie beruflich oder in anderen wichtigen Lebensbereichen weiter bringt. Wir können nie alles machen. Sie dürfen sich also an den Gedanken gewöhnen, dass immer etwas von der todo-Liste runter fällt. Nur wäre es doch schön, wenn Sie aktiv entscheiden, was nicht runter fallen soll und andere Dinge bewusst gehen lassen. Das reduziert dann auch das schlechte Gefühl wieder nicht alles geschafft zu haben.

Auf die 3. Frage gehe ich gleich beim Thema Handeln noch genauer ein. Nur soviel hier: alles was länger als 3 Minuten dauert, sollte auf einer Aufgabenliste notiert werden. Nutzen Sie bitte nicht die Dokumente selbst als Erinnerung. In einer Liste kann viel besser beschrieben werden, was überhaupt genau zu tun ist und dann mit allen anderen Aufgaben zusammen priorisiert werden.

  1. Handeln

Durch die Selektion mit Hilfe der ersten beiden Verhaltensweisen, also indem Sie konsequent reduzieren und entscheiden, was überhaupt bearbeitet werden muss, sollte schon mal viel weniger überhaupt auf dem Todo-Stapel liegen.

Außerdem ist bereits entschieden, welche Aktionen weniger als 3 Minuten benötigen. Diese können einfach sofort erledigt werden. Denn das Notieren und wieder raus suchen würde schon mehr Zeit in Anspruch nehmen, als es einfach zu tun. Dazu muss man sich zu Beginn ein wenig disziplinieren, aber irgendwann wird das “Sofort erledigen” eine ganz automatische Reaktion.

Für mich ist das zum Beispiel der Punkt “Rechnung bezahlen”. Das erledige ich lieber sofort online, als mir erst einen Reminder in den Kalender oder die Todo-Liste zu setzen und die Rechnung noch weiter auf dem Stapel liegen zu lassen. Falls die Zahlung erst zu einem bestimmten Tag abgebucht werden soll, kann man das ja einfach so im Onlineformular eingeben. Vermutlich scheiden sich hier die Geister, denn bei sehr vielen eintreffenden Rechnungen macht es sicher Sinn, diese gebündelt in einem Rutsch zu bearbeiten. Auch hierfür allein lohnt sich das Entscheiden und Sortieren aus Schritt 2.

Für alle Routine-Tätigkeiten sollte man überlegen, ob es Sinn macht, sie im Block abzuarbeiten und sich dafür auch wöchentliche Termine in den Kalender zu tragen. Ich habe  mir in meiner Todo-App Trello dafür bestimmte Aufgaben-Kärtchen als Wiederholung eingestellt. So kann ich Sie abhaken und bin sicher, dass sie zum richtigen Zeitpunkt einfach wieder auf meiner ToDo-Liste erscheinen.  Wie ich meine Todo-Liste organisiere erfährst du hier.

Fazit

Ich möchte Sie ermutigen, sich in ihrem Verhalten bezüglich der eintreffenden Papiere und die damit verbundenen Aufgaben mal selbst zu beobachten. Und wenn Sie dann ein ausweichendes Verhalten feststellen (egal welcher Art) einfach die 3-Schritt-Formel wiederholen und entweder Reduzieren, Entscheiden oder Handeln. Wenn ihnen diese Inspiration gefallen hat, würde Ihnen sicher auch meine Anleitung zum konsequenten Umgang mit ihren E-Mails gefallen. Lesen Sie mein gratis E-Book zum stressfreien Umgang mit dem Mailpostfach und sparen Sie täglich 30 Minuten ihrer Zeit. Hier anfordern.

 

Über die Autorin

Katharina Vollus ist seit mehr als 10 Jahren Projektmanagerin mit Erfahrung aus der Kreativ Branche und zahlreichen nationalen und internationalen Projekten für Kunden wie BMW, Deutsche Telekom, Bayer Material Science, Saudi Aramco, Samsung etc.

Ihr Anliegen ist es, Menschen dabei zu unterstützen sich auch ihre inspirierende zu fokussieren und das administrative drum herum durch gute Strukturen auf ein Minimum zu reduzieren.

Vieles zum Thema Produktivität, Zeitmanagement und Ziele erreichen lässt sich über Ordnung und Strukturen sehr gut erreichen.

Auf ihrem Blog www.ordnungsmentor.de/blog und über die Facebook-Gruppe „Die Ordnung, die du dir wünschst“

 

Fotos: von Pixabay

Sie haben eine neue Mail

Die tägliche E-Mail-Flut überschwemmt den Posteingang. 50 – 80 – 100 Mails pro Tag sind heutzutage keine Seltenheit mehr. Und alles ist wichtig und dringend…

Bitte lassen Sie sich nicht von den E-Mails verrückt machen. Wenn Sie ständig in Ihren Posteingang schauen und jede neue Mail sofort lesen, werden Sie kaum noch andere Aufgaben schaffen.

Besser ist es, nur 3x am Tag den Posteingang zu sichten und strukturiert abzuarbeiten.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie die Mailbenachrichtigung in Outlook ausschalten. Es wird vielleicht für Sie zu Beginn etwas ungewohnt sein, dieses Fenster nicht immer wieder zu sehen, aber nur so können Sie die ständige Unterbrechung vermeiden.

Denn sind wir mal ehrlich: wir Menschen sind neugierig. Und wenn die Meldung kommt „Sie haben eine neue Mail“, dann schauen wir auch nach, um was es in der Mail geht.

Wie Sie die Mailbenachrichtigung ausschalten, erkläre ich in diesem Video:

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Die tägliche E-Mail-Flut im Griff

Ich höre immer wieder, dass Mitarbeiter von der täglichen E-Mail-Flut überrollt werden. Sie erhalten 60-100 Mails pro Tag und benötigen viel Zeit, um alle Mails zu lesen und zu bearbeiten. Oft bleiben die Mails im Posteingang stehen. Wer für sich deutlich machen will, dass eine Mail noch bearbeitet werden muss, setzt sie wieder auf „ungelesen“. So sammeln sich täglich immer mehr Mails an und nicht selten stehen dann nach einiger Zeit 2.000, 5.000 oder sogar 20.000 Mails im Posteingang. Der Überblick, bei welcher Mail noch was bis wann zu erledigen ist, geht völlig verloren. Teilweise werden die Mails in Unterordner verschoben. Wenn man eine bestimmte E-Mail sucht, dass funktioniert das in der Regel nur noch über die Suchfunktion.

Aber das muss nicht sein.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie ganz einfach und schnell Ihren Posteingang bearbeiten können, sodass sich nichts mehr ansammelt und Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben erhalten:

 

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Entschleunigung: medial abschalten

Wenn ständig das Handy bimmelt oder im Posteingang eine E-Mail einläuft, ist die Ablenkung vorprogrammiert.

Also:

  • Handy aus (insbesondere bei Besprechungen)
  • Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktion („Sie haben eine neue Nachricht erhalten“) in Ihrem E-Mail-Programm aus.
  • Schauen Sie idealerweise nur 3x am Tag in den elektronischen Posteingang und schließen Sie ansonsten das Programm.