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Was ist Ihre Strategie beim Umgang mit den Urlaubsmails?

Sommer 🍧 – Sonne 🌞 – Urlaub ✈️- E-Mail-Frust 📨📨📨

Alle freuen sich auf den Sommerurlaub. Zeit mit der Familie, andere Länder kennenlernen, entspannen oder Aktiv-Urlaub. Jeder möchte den Arbeitsalltag vergessen und auf neue Gedanken kommen.

Aber gelingt das auch?

Während Sie Urlaub machen läuft Ihr E-Mail-Postfach voll. Wenn Sie dann ins Büro zurückkehren warten 500 oder mehr Mails auf Sie, die Sie lesen und bearbeiten müssen. Da ist die Erholung schnell vorbei.

Um dies zu vermeiden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Mich hat interessiert, was in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Folgende Antworten standen zur Auswahl:

  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails nicht weitergeleitet werden
  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails an meinen Vertreter weitergeleitet werden
  • Mein Vertreter ist für meinen Posteingang freigeschaltet und kann jederzeit meine Mails lesen und bearbeiten
  • Wir arbeiten nur noch mit Funktionspostfächern, daher ist die Bearbeitung der Mails immer gewährleistet
  • Ich lese und bearbeite meine Mails auch im Urlaub
  • sonstiges

Der Datenschutz spielt eine Rolle

Als ich die Abonnenten meines Newsletters zur Umfrage eingeladen habe, habe ich viele Abwesenheitsmitteilungen erhalten.

Oft stand dort, dass aus Datenschutzgründen die Mails nicht weitergeleitet werden. Dies stimmt auch mit dem Ergebnis der Umfrage überein.

Ergebnisse der Umfrage

Aber ist das auch die beste Strategie?

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung schalten, dann sammeln sich die Mails während Ihres Urlaubs an. Sie benötigen dann wahrscheinlich 2 Tage, um alles zu bearbeiten. Vielleicht hat der Absender sich auch an Ihren Vertreter gewandt, der dann wiederum Sie in seiner Antwort in Kopie gesetzt hat. D.h. Sie haben nicht nur die eigentlichen 500 Mails durchzuarbeiten, sondern auch noch die 100-200 Antworten darauf.

Das gleiche Problem gibt es bei einer Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung an den Vertreter. Ihr Vertreter erhält dadurch nicht nur seine eigenen 50-100 Mails pro Tag, sondern auch noch Ihre dazu, fühlt sich aufgefordert alle zu beantworten und das potenziert das Mailaufkommen zusätzlich.

Beide Varianten verschlimmern das Problem eigentlich noch.

Anders ist es, wenn der Vertreter für Ihr Postfach freigeschaltet ist. In diesem Fall, kann er 1-2 Mal am Tag Ihre Mails durchgehen und nur auf die wichtigen und dringenden Anliegen antworten. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Ihr Vertreter Ihren Posteingang vor sortiert, sodass Sie nach dem Urlaub sehr schnell erkennen können, um welche Mails Sie sich als erstes kümmern müssen.

Wie Sie sich ein effizientes System aufbauen und welche Einstellungen in Outlook dafür notwendig sind, zeige ich in diesem Webinar: https://chefentlastung.edudip.com/w/368004

Das Gute daran: Nicht nur in der Urlaubszeit, sondern auch bei Abwesenheit durch Krankheit, sind Sie gut vorbereitet.

Das gilt auch bei der Nutzung von Funktionspostfächern. Hier gehen alle Mails an eine allgemeine Abteilungs-Mail-Adresse und können von dort aus von allen Kollegen gelesen und bearbeitet werden. So spielt es genau genommen keine Rolle mehr, wer im Urlaub ist oder krank. Die Bearbeitung von Mails ist immer gewährleistet.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Sowohl bei der Weiterleitung der Mails, als auch bei der Freischaltung des Posteingangs oder auch bei den Funktionspostfächern stellt sich diese Frage. Sie ist aus meiner Sicht ganz einfach zu beantworten: Private Mails dürfen sowieso nicht über die berufliche Mail-Adresse geschrieben werden. In den meisten Unternehmen gibt es dazu eine entsprechende Richtlinie oder Arbeitsanweisung, die die Mitarbeiter unterschreiben müssen. Daher gibt es nichts, was geschützt werden muss.

Sie erhalten vertrauliche Mails?

Für Bewerbungen sollten Sie ein entsprechendes Funktionspostfach einrichten. Wenn Sie in einem vertraulichen Projekt mitarbeiten, sollte dieses Projekt ein Funktionspostfach erhalten. So können Sie vermeiden, dass vertrauliche Mails in Ihrem persönlichen Postfach landen.

Einige haben bei der Umfrage geantwortet, dass sie Mails im Urlaub lesen. Das trägt natürlich nicht zur Erholung bei. Viele meiner Trainingsteilnehmer sagen mir aber, dass sie am Tag vor dem ersten Bürotag die Mails von zu Hause aus lesen, damit sie sich in Ruhe einen Überblick verschaffen können und wissen, was sie am ersten Tag erwartet. Da es sich dabei häufig um einen Sonntag handelt, vermute ich, dass diese Zeit nicht als Arbeitszeit gebucht wird. Und das ist Schade.

Besser wäre es, nach dem Urlaub 1-2 Tage zwar im Büro zu sein, aber so zu tun, als ob man nicht da wäre. Also: Bürotür zu, Telefon umstellen, keine Besprechungen und neue Mails nicht sofort beantworten. So haben Sie genug Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen.

Wie Sie Schulferien in Ihren Outlook-Kalender importieren

Zu Beginn des Jahres wird in vielen Unternehmen der Urlaubsplan für das Jahr erstellt. Bei der Planung hilft es, wenn man weiß, wann eigentlich Schulferien sind.

Auch wenn Sie keine schulpflichtigen Kinder haben, ist es für Sie sicherlich wichtig, die Schulferien im Kalender anzeigen zu lassen, da Sie häufig Ihre Ansprechpartner in dieser Zeit schlechter erreichen.

Schulferien in Outlook importieren

Sie müssen jetzt nicht sich einen Kalender zur Hand nehmen und die Ferien einzeln in Ihren Outlook-Kalender übertragen. Es geht viel einfacher und schneller.

Dafür rufen Sie bitte die Web-Seite von Schulferien.org auf (hier klicken).

Wählen Sie dort Ihr Bundesland aus und das entsprechende Jahr.

Nun speichern Sie die entsprechende ICal-Datei auf Ihrem PC.

Wechseln Sie nun zu Outlook und importieren dort diese Datei.

-Fertig!-

Die Anleitung sehen Sie auch in diesem Video:

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Urlaubsplan für 2014

Urlaub am Strand

In vielen Unternehmen wird in diesen Tagen der Urlaubsplan für das nächste Jahr erstellt. Dabei müssen verschiedene Interessen berücksichtigt werden. Die Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern können nur in den Ferien Urlaub nehmen, Resturlaube sind bis zu einem bestimmten Datum zu nehmen und die Abteilungsleiter wollen gewährleisten, dass die Teams und Verantwortungsbereiche so besetzt sind, dass die wichtigsten Aufgaben durchgängig erledigt werden können. Dabei soll es auch möglichst gerecht zugehen, d.h. Mitarbeiter, die im Vorjahr zwischen Weihnachten und Neujahr gearbeitet haben, sollen das folgende Jahr frei nehmen dürfen. Dies führt manchmal zu Interessenkonflikten zwischen den Kollegen, die dann nur noch von der Abteilungsleitung aufgelöst werden können.

Mein Tipp für Sie: legen Sie die Urlaubsplanung in die Verantwortung der Mitarbeiter.

Die Mitarbeiter, die sich gegenseitig vertreten (falls es noch keinen Vertretungsplan gibt, sollten Sie unbedingt einen erstellen), sollten sich also zusammensetzen und die Terminwünsche abstimmen. Treten dabei bereits erste Terminkonflikte auf, sollten die Mitarbeiter diese erstmal untereinander klären und Kompromisse aushandeln. Die Urlaubsplanung wird danach auf Abteilungsebene zusammengeführt. Der Abteilungsleiter prüft die Planung aus Sicht der Unternehmens- und Abteilungsinteressen. Werden dabei Probleme deutlich, sollte der Abteilungsleiter entweder mit dem jeweiligen Team oder in der Abteilungsrunde diese lösen.

Im Urlaub arbeiten

Urlaub

Ich habe es im Urlaub wieder selbst beobachten können: es gibt einige Urlauber, die weiterhin arbeiten. D.h. sie sind immer telefonisch erreichbar und bearbeiten ihre E-Mails täglich. Aber ist das wirklich notwendig und sinnvoll?

Wäre es nicht besser, wenn man im Urlaub mal abschalten könnte (und das meine ich wörtlich)? Der Urlaub sollte der Erholung des Mitarbeiters dienen und die Möglichkeit geben, die eigenen „Batterien wieder aufzuladen“.

Aber wie soll das funktionieren, wenn man dann doch weiterarbeitet, nur nicht im Büro, sondern am Strand/Pool/Café etc.?

Wäre es nicht besser, Zeit für die Familie zu haben? Oder ein gutes Buch zu lesen? Vielleicht powern Sie sich aber auch gerne beim Radfahren oder Wandern aus oder lenken Ihre Gedanken gerne durch Besichtigungen auf kulturelle Themen?

Wie haben Sie dieses Jahr Ihren Sommerurlaub verbracht?

  • Haben Sie weder den Kollegen, noch dem Chef, noch wichtigen Kunden Ihre Handy-Nummer (für Notfälle) gegeben?
  • Haben Sie deutlich gemacht, dass Sie Ihre E-Mails im Urlaub nicht lesen und sich auch daran gehalten?
  • Oder haben Sie mit den Kollegen eine feste Uhrzeit vereinbart, zu der sie täglich miteinander telefonieren und berufliche Dinge klären?
  • Haben Sie einmal täglich zu einer festen Uhrzeit Ihre E-Mails bearbeitet?
  • Oder waren Sie für die Kollegen, dem Chef und/oder wichtigen Kunden jederzeit telefonisch erreichbar?
  • Haben Sie laufend Ihre E-Mails bearbeitet?
  • Wenn Sie telefonisch und/oder per E-Mail erreichbar waren: waren die Telefonate bzw. E-Mails wirklich notwendig oder hätten die Probleme nicht auch von den Kollegen bzw. Mitarbeitern ohne Ihre Hilfe gelöst werden können?
  • Sind Sie gerne im Urlaub jederzeit erreichbar, weil Sie sich dann unersetzbar fühlen?
  • Haben Sie Angst etwas zu verpassen, wenn Sie Ihre beruflichen E-Mails nicht täglich lesen?
  • Wenn Sie selbst zwar nicht im Urlaub gearbeitet haben, aber Ihr Chef dies tut: war es wirklich notwendig regelmäßig mit dem Chef Themen zu klären? Hätten Sie es nicht auch alleine geschafft?
  • Konnten Sie im Urlaub abschalten und mal nicht an die Arbeit denken?

Ich freue mich auf einen regen Austausch mit Ihnen.

P.S. Ich selbst habe gegenüber Kollegen und Kunden deutlich gemacht, dass ich in meinem Urlaub nicht telefonisch erreichbar bin und habe auch keine E-Mails gelesen. Das hat mir gut getan und ich konnte auch gedanklich abschalten.

Abwesenheitsnotiz

Globus

Vielleicht machen Sie zu Ostern ein paar Tage Urlaub oder der Sommerurlaub steht bald an. Wie immer aktivieren Sie wahrscheinlich den Abwesenheitsassistenten. Aber was schreibt man in den Text?

Wenn es dazu eine Unternehmens- oder Abteilungsvorgabe gibt, dann verwenden Sie natürlich diese.

Ansonsten habe ich mal ein paar Beispiele zusammengetragen, die ich hier auch kommentiere:

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau xxxx (Durchwahl -xxx) oder Herrn xxxx (Durchwahl -xxx). Eine automatische Weiterleitung Ihrer Nachricht erfolgt nicht.

Der Text ist insgesamt gut gelungen, mir fehlt aber noch ein Hinweis darauf, in welchen Fällen ich welchen Kollegen anrufen soll.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012.

Der Text ist zu kurz, da keinen Hinweis auf einen Vertreter gibt und es ist auch nicht klar, was mit den Mails passiert.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. Ich werde Ihre Nachricht schnellstmöglich nach meiner Rückkehr beantworten. Sollten Sie kurzfristig Informationen benötigen, so sprechen Sie bitte Frau xxxx unter xxxx/xxx-xx an oder schicken Sie Ihre Anfrage an xxx@musterfirma.de In dringenden Fällen rufen Sie mich gerne unter xxx(Handy-Nr.) an. Herzlichen Dank!

Mir gefällt, dass ich die Vertreterin sowohl telefonisch, als auch per Mail erreichen kann. Aber will derjeniger wirklich im Urlaub auf dem Handy angerufen werden?

Hallo! Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin zur Zeit nicht erreichbar. Ihre Mails werden nicht weitergeleitet. Ich werde sie nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten.  In dringenden Fällen wenden Sie sich an das xxxbüro: xxx/xxxx-xx.

Hier fehlt der Hinweis, wann die Person wieder im Büro ist.

Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin im Urlaub und kehre am xx.xx. an meinen Arbeitsplatz zurück. Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen bin ich Mobil erreichbar. Mit freundlichen Gruß

Da die Angabe der Handy-Nr. fehlt, ist der Hinweis nur für „Insider“.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012.  
Bitte wenden Sie sich an den Verteiler xyz. Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten.

Da ein unternehmensinterner Verteiler genannt wurde, kann man sich als Externer an niemanden in dringenden Fällen wenden.

Guten Tag, ich bin z. Zt. nicht im Büro. Sie erreichen mich wieder am Dienstag, xx.xx.2012. Bitte beachten Sie, dass ich keinen Zugriff auf meine E-Mails habe und Ihre Nachricht nicht automatisch weiter geleitet wird. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau xxx Tel.: xxx/xxx-xx oder xxx@musterfirma.de. Vielen Dank. Mit freundlichem Gruß

Guter Text, alles drin. Gutes Beispiel.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Mitarbeiterin Frau xxxx  Sie hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen Frau xxx unter nachstehender E-Mail-Adresse: xxx@musterfirma.de  Mit freundlichen Grüßen

Guter Text, sehr freundlich geschrieben. Mir fehlt aber noch die Telefon-Nr. der Vertreterin.

Sehr geehrte/r Absender/in, Sie erreichen mich wieder ab dem xx.xx.2012. Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meine Kolleginnen aus der Musterabteilung. Danke und Gruß

Leider fehlen hier die Kontaktdaten der Kolleginnen. Also nur unternehmensintern hilfreich.

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am xx.xx.12 wieder im Hause. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an mein Team.

Auch hier fehlen die Kontaktdaten der Kollegen. Also auch nur unternehmensintern hilfreich.

Sehr geehrte Damen und Herren, ich befinde mich voraussichtlich vom xx.xx.2012 bis einschließlich xx.xx.2012 nicht im Hause. Bitte beachten Sie, dass alle eingehenden E-Mails an Herr xxxx weiter geleitet werden. In dringenden Fällen senden Sie ihr Anliegen bitte an xxx@musterfirma.de. Telefonisch erreichen Sie Herrn xxx unter xxxx/xxx-xxx. Mit freundlichen Grüßen

Hier finde ich gut, dass ich als Absender darüber informiert werde, an wen die Mails weitergeleitet werden. Warum ich in dringenden Fällen dem Vertreter trotzdem nochmal meine Mail schicken soll, ist mir aber nicht klar.