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A little Weihnachtsgedicht

Geschenke zu Weihnachten

Eigentlich nehmen sich viele von uns jedes Jahr vor, dass Weihnachten mal besinnlich, ruhig und stressfrei ablaufen soll. Der Weihnachtsbaum soll nicht so üppig geschmückt, die weihnachtliche Beleuchtung in den Fenstern reduziert werden, das Weihnachtsessen soll ganz schlicht sein und man schenkt sich ja eigentlich auch gar nichts mehr.

Das es dann doch wieder anders kommt, sehen Sie in diesem Video von extra 3:

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Falls Sie noch auf der Suche ein einem Geschenk sind, das wirklich sinnvoll ist, dann stöbern Sie doch mal in meinen Online-Produkten. Vielleicht ist ja etwas geeignetes dabei.

Horst Schlämmer liest aus der Weihnachtsgeschichte

Ein Klassiker…

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Fakten-Check Weihnachten

Weihnachtsmann, Knecht Ruprecht, das Christkind und der Nikolaus – wer ist eigentlich für was zuständig?

Was gibt es zu Essen an Weihnachten?

Was feiert man an Weihnachten?

Diese Dinge hat Luke Mockridge Kinder gefragt. Die Antworten gibts in diesem Video zu sehen:

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Wer jetzt denkt, dass es doch schade ist, dass kein Kind weiß, warum wir Weihnachten feiern, dem möchte ich die Fragen auf die Arbeit bezogen stellen:

  • Wer ist eigentlich im Betrieb für was zuständig?
  • Wie kann man Mitarbeiter motivieren?
  • Welchen Nutzen haben Ihre Kunden von Ihren Produkten / Dienstleistungen?
  • Warum machen Sie eigentlich, was Sie tun?
  • Welchen Sinn hat Ihre Arbeit?

Eigentlich ja auch ganz einfache Fragen. – Oder?

Wenn Ihnen spontan keine Antworten dazu einfallen, dann wird es Zeit, dass Sie für sich selbst darüber ausführlicher nachdenken und dies auch einmal im Team mit Ihrem Vorgesetzten zusammen tun sollten. Es könnte sein, dass dabei Probleme auf den Tisch kommen und Lösungen erarbeitet werden….

So gestalten Sie schnell ein weihnachtliches Dokument

Schnell noch eine Weihnachtskarte erstellen, oder eine Einladung zur Weihnachtsfeier? Eine Menükarte oder weihnachtliche Adressetiketten? Benötigen Sie kurzfristig einen Geschenkgutschein?

Das alles können Sie mit wenigen Klicks mit Word oder Excel gestalten. Und damit Sie nicht Zeit damit verschwenden, sich ein tollen Design auszudenken, empfehle ich Ihnen die kostenlosen Vorlagen von Microsoft.

Die finden Sie hier: https://templates.office.com/de-de/weihnachten

Einfach stöbern, aussuchen, herunterladen und anpassen. Hier ein paar Beispiele:

Welche Vorlage gefällt Ihnen am Besten? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Alle Jahre wieder! Der Ablauf- und Terminplan

Der Ablauf- und Terminplan

Nun detaillieren wir die Projektplanung und erstellen ein Gantt-Chart. Dies ist eine sehr verbreitete Methode und sehr typisch für das Projektmanagement.

Und wie funktioniert das?

Sie kombinieren alle Arbeitspakete aus dem Projektstrukturplan mit den Meilensteinen aus dem Phasenplan. Anschließend legen Sie fest, wann die Aufgabe beginnt und wann sie endet bzw. wie lange sie dauert.

Nun ist es ja nicht so ganz einfach den Aufwand zu schätzen und Termine zu planen. Deshalb habe ich eine kleine Checkliste für Sie zusammengestellt:

Um das Gantt-Chart zu erstellen, empfehle ich Excel zu nutzen. Wenn Sie in Excel auf Datei – Neu gehen und im Suchfeld das Wort „Projekt“ eingeben, werden Ihnen verschiedene Vorlagen angezeigt.

Im Gantt-Chart sehen wir nun die verknüpften Informationen. Ziele dieser Übersicht sind:

  • die Reihenfolge der Aufgaben bestimmen
  • Abhängigkeiten ermitteln
  • festlegen, welche Aufgaben parallel ablaufen können

 

Schauen wir uns zwei Beispiele an:

 

  1. Schlitten beladen und Geschenke ausliefern:
    Das ist ein ganz typischer Fall: Das Ausliefern der Geschenke kann erst beginnen, wenn der Schlitten auch beladen ist. Die zweite Aufgabe wartet also darauf, dass die erste abgeschlossen ist.
  2. Wunschzettel bearbeiten und Geschenke zaubern:
    Kurz nachdem die Bearbeitung der Wunschzettel begonnen hat, kann der Weihnachtsmann die ersten Geschenke zaubern. Beide Aufgaben starten also beinahe zeitgleich, nur mit einem kurzen Zeitpuffer. Hier können Aufgaben parallelisiert werden.

 

Alle Aufgaben wurden definiert, nun sind auch Reihenfolge und Termine klar. Dann wird nur noch festgelegt, wie viele Wichtel und Rentiere genau an den Aufgaben arbeiten. Und dann kann Weihnachten kommen!

Geschafft! Ich wünsche allen eine frohe Weihnacht!

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Hier noch einmal ein kurzer Rückblick auf alle Schritte, die wir für die Vorbereitung des Weihnachtsfestes gemacht haben:

 

Alle Jahre wieder! Der Projektstrukturplan

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Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist ein etwas sperriges Instrument aus dem Projektmanagement. Vielleicht fragen Sie sich, warum wir denn nun noch einen Plan benötigen. Warum fangen wir nicht einfach an? Er ist wirklich nützlich! Denn:

  • in ihm sind alle Arbeitspakete enthalten, die im Projekt bearbeitet werden müssen
  • er wird übersichtlich in einer Baumstruktur dargestellt
  • die Arbeitspakete sind die Basis für die Delegation von Aufgaben an die Projektmitarbeiter
  • er wird als Ausgangsbasis für die weitere Feinplanung genutzt.

Ich habe für Sie eine Übersicht erstellt, die das Prinzip des Projektstrukturplans erklärt:

Wie Sie beim Erstellen vorgehen, bleibt Ihnen überlassen. Vielleicht fällt es Ihnen leichter, zuerst die Arbeitspakete zu definieren und dann diese zu Unteraufgaben zu clustern (zusammenzufassen), um diese dann Teilaufgaben bzw. Teilprojekten zuzuordnen. Oder Sie gehen von oben nach unten vor, vom Groben zum Detail.

Am Ende sollten Arbeitspakete entstanden sein, die an die Wichtel delegiert werden können. Und so sieht der Projektstrukturplan für das Weihnachtsprojekt aus (ich habe dafür eine SmartArt-Grafik „Hierarchie“ genutzt):

Die Arbeitspakete

Die Kästchen auf der untersten Ebene sind nun die Arbeitspakete. Was genau in einem Arbeitspaket zu tun ist, wird in einem Formular festgehalten. Warum? Wissen nicht alle, was zu tun ist? Nicht unbedingt! Viele der Wichtel werden besonders für die Weihnachtszeit aus anderen Bereichen hinzugezogen. Statt ihnen immer alles zu erklären, können sie zumindest für den ersten Start die Beschreibung lesen, in der alle wichtigen Informationen enthalten sind. Ich habe dafür eine Word-Vorlage erstellt:

Ich habe ein Arbeitspaket beispielhaft ausgefüllt. Die weiteren Arbeitspaket-Dokumente können Sie entsprechend erstellen:

Um die einzelnen Arbeitspakete und die Termine übersichtlicher darzustellen, sollten Sie ein Gantt-Chart erstellen. Dazu mehr im nächsten Artikel dieser Serie!


Passende Vorlagen und Checklisten zum Projektmanagement habe ich für Sie in einem Paket zusammengefasst. Einfach hier bestellen: Checklisten für Projekte

Alle Jahre wieder! Projektphasen und Meilensteine

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Weihnachten rückt näher!

Im Gegensatz zu vielen von uns, die jedes Jahr aufs Neue vom nahenden Fest überrascht werden, wird im Weihnachtsdorf vernünftig geplant. Und das ist auch gut so! Man stelle sich die vielen traurigen Kinder vor, die sonst zu Weihnachten plötzlich ohne Geschenke dastehen!

Der Projektphasenplan

Im ersten Schritt der Zeitplanung wird zunächst ein grober Phasenplan erstellt. Das Schöne an einem Phasenplan:

  • Er ist schnell erstellt! Man muss noch nicht großartig ins Detail gehen.
  • Die grafische Darstellung ist für alle Beteiligten leicht erfassbar.
  • Er zeigt, welche groben Phasen in welcher Reihenfolge ablaufen.
  • Es werden die wichtigsten Entscheidungspunkte im Projekt definiert – die Meilensteine!

Was lernen wir daraus? Die Projektmanagement-Methoden sind nicht immer 1:1 nutzbar. Sie müssen vom Projektleiter auf das jeweilige Projekt angepasst werden. Also: Das Projekt muss sich nicht den Methoden anpassen, sondern die Methoden dem Projekt. Hier muss sich niemand verbiegen.

Meine Checkliste zu den Projektphasen passt eher für die Einführung eines neuen Produktes. Daher habe ich die Benennung der Phasen auf unser Projekt angepasst.

  • Das Grobkonzept entspricht bei uns der Planungsphase.
  • Die Realisierung der Vorbereitung.
  • Die Einführung ist bei uns die Auslieferung.
  • Die Erhaltung der Abschluss.

Und so sieht der Phasenplan für unser Weihnachtsprojekt aus:

Im nächsten Schritt müssen wir die einzelnen Phasen noch weiter konkretisieren und Aktivitäten und Ziele benennen. Herausgekommen ist dabei die folgende Tabelle:

Die Meilensteine

Nun geht es weiter mit den Meilensteinen (im Phasenplan als rote Rauten sichtbar). Hierbei ist es wichtig, dass klar ist, woran man erkennen kann, ob der Meilenstein erreicht wurde. Außerdem sollten Sie einen Termin für den Meilenstein festlegen. Hier haben wir allerdings ein kleines Problem: Sie haben die Projektleitung Ende November vom Weihnachtsmann übernommen. Eigentlich hätte das Projekt, wie in jedem Jahr, Anfang Oktober starten müssen. Aber wie schon erwähnt: der Weihnachtsmann wird langsam zu alt und hat dieses Projekt ein paar Wochen vor sich hergeschoben. Er wusste natürlich genau, dass das Projekt ihn sehr viel Kraft kosten wird. Allein der Gedanke daran hat ihn überfordert. Statt einen neuen Projektleiter zu suchen, hat er sich mit anderen Kleinigkeiten beschäftigt. Erst als die Wichtel, unterstützt von der Wichtelgewerkschaft so richtig Druck gemacht haben, hat er sich aufraffen können. Nun ist der Zeitplan noch enger, als sonst. Daher sollten Sie nicht vergessen, Überstunden für die Wichtel anzumelden, denn ohne ein paar Nachtschichten wird es nicht zu schaffen sein.

Erinnern wir uns doch noch einmal an das magische Dreieck:

Die Termine sind gefährdet. Daher ist unser Dreieck nicht mehr im Gleichgewicht. Am Budget können wir nichts ändern. Die Auslieferung kann auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Wir können also nur entweder die Verpackung vereinfachen, indem alle Kinder Gutscheine erhalten. Das hätte den weiteren Vorteil, dass es für den Weihnachtsmann nicht so anstrengend wird, da die Gutscheine per Seriendruck von den Wichteln erstellt werden können. Allerdings wird diese Maßnahme die Kinder nicht zufrieden machen. D.h. unser Ziel für das nächste Jahr wieder mindestens 1,5 Milliarden Weihnachtssterne könnte nicht erreicht werden. Es bleibt also nur als Steuerungsmaßnahme, die Anordnung von Überstunden. Aber wir wissen, dass die Wichtel dazu bereit sind, da sie die Überstunden locker in den folgenden Monaten ausgleichen können.

Nun also zu unseren Meilensteinen:

Im nächsten Teil erstellen Sie zusammen mit den Wichteln einen Projektstrukturplan.


Sie haben Lust bekommen, selbst ein Projekt zu leiten? Einen schnellen Einstieg erhalten Sie mit meinem kostenlosen E-Book „Projekte effizient managen“. Einfach hier bestellen: Projekte effizient managen

 

Alle Jahre wieder! Die Projektorganisation und -kommunikation

Die Projektorganisation

Ich denke, es ist klar, dass an diesem Projekt ziemlich viele Wichtel und ein paar Rentiere beteiligt sind. Jeder Wichtel ist auf eine bestimmte Aufgabe spezialisiert. Damit Sie als Projektleiter nicht mit jedem sprechen müssen, sollten Sie eine Projektorganisation einrichten.

Sie bilden also verschiedene Teilprojekte und benennen jeweils einen Teilprojektleiter. Sie führen dann nur noch Besprechungen mit den Teilprojektleitern durch. Und die wiederum kommunizieren in Teamsitzungen mit den jeweiligen Wichteln. Wir richten 3 Teilprojekte ein: Wunschzettelbearbeitung, Verpackung, Transport. Jedes Teilprojekt besteht aus 2-3 Teams.

Diese Struktur lässt sich gut in einem Organigramm darstellen:

In jedem Team gibt es natürlich auch noch sehr unterschiedliche Aufgabengebiete. Damit die Einarbeitung der Wichtel schnell erfolgen kann, sollten Sie Tätigkeitsbeschreibungen erstellen.

Aus den letzten Jahren können Sie auf erfahrene Wichtel zurückgreifen. Dennoch kann es sein, dass ein Wichtel mit seinen Aufgaben nicht zufrieden war und etwas Neues ausprobieren möchte. Daher sollten Sie Zeit für Bewerbungsgespräche einplanen. Außerdem sollten Sie mit den Teilprojektleitern besprechen, wer im Team das neue Teammitglied einarbeitet.

Der Weihnachtsmann als Lenkungsgremium

Und der Weihnachtsmann?

Wie bereits gesagt, hat er sich aus der Projektleiterrolle zurückgezogen. Aber ein wachsames Auge möchte er natürlich trotzdem über das Projekt haben! Und so wirkt er in der Rolle des Lenkungskreises auf das Projekt ein. Seine Aufgaben:

  • Überwachung des Projektfortschrittes von außen
  • Treffen von Entscheidungen, die von dem Projektleiter nicht allein getroffen werden
  • Unterstützung mit guten Ratschlägen

 

Spielregeln im Projekt

Der Weihnachtsmann ist in dieser Rolle wirklich sehr aufgehoben! Das Projekt profitiert von seinen umfangreichen Erfahrungen aus der Vergangenheit. Und er hat nicht das Gefühl, so langsam auf’s Altenteil abgeschoben zu werden.

Bei der Risikoanalyse haben wir ja herausgefunden, dass es wichtig ist, dass sich die Wichtel und Rentiere wohl fühlen. Dazu gehört auch, dass die Stimmung bei allen gut ist. Daher sollten Sie Spielregeln für Ihr Projekt erarbeiten. Ich habe bereits einen Vorschlag erarbeitet. In der Diskussion mit den Wichteln und Rentieren wurden dann folgende Regeln gemeinsam beschlossen:

Diese Spielregeln sollten Sie gut sichtbar im Weihnachtsdorf aufhängen.

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Ihnen gefallen meine Vorlagen und Checklisten zum Projektmanagement und Sie möchten sie für Ihre eigenen Projekte nutzen? Kein Problem. Sie können das Vorlagenpaket hier bestellen:

Praxisleitfaden Projektmanagement (klick)

Alle Jahre wieder! Die Risiken

Risiken sind üblicherweise nicht gerade das Lieblingsthema aller Projektmanager.

Wer beschäftigt sich schon gern mit Dingen, die schief laufen können?

Dabei kann man es auch viel positiver sehen: Je früher ich Risiken erkenne, desto eher bin ich in der Lage zum Gegensteuern. Es geht also nicht darum, sich auf die negativen Dinge zu konzentrieren, sondern proaktiv alles zu tun, um Probleme zu vermeiden.

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Risikomanagement

Zum Thema Risikomanagement habe ich eine Übersicht zum Vorgehen erstellt:

Risikoanalyse

Um herauszubekommen, welche Risiken wirklich bedrohlich sind für unser Projekt, nehmen wir eine Bewertung vor:

  1. Eintrittswahrscheinlichkeit:
    Wie wahrscheinlich in % ist es, dass das Risiko auch tatsächlich eintritt?
  2. Tragweite:
    Wie hoch ist der Schaden, wenn das Risiko eintritt?

Der Schaden in diesem Projekt wird in Weihnachtssternen gemessen. Störungen im Projekt führen dazu, dass die Zufriedenheit sinkt – ein ganz wunderbares Messkriterium für die Auswirkung von Risiken.

Ich habe die Daten in eine Risikobewertungsmatrix in Excel eingegeben. Anhand der Position der Punkte erkennt man, wie hoch die Folgen und die Eintrittswahrscheinlichkeit sind. Je größer ein Punkt ist, desto größer ist die Relevanz für das Projekt.

Im roten Bereich liegt die Krankheit des Weihnachtsmannes. Er ist schon recht alt und war in den letzten Monaten häufiger einmal unpässlich. Darum gibt er ja auch die Projektleitung ab. Je nachdem, wie kurz vor Weihnachten er krank werden würde, würde die Auswirkung unterschiedlich sein. Wenn es erst am 23.12. passiert, dann hat er ja bereits so gut wie alle Weihnachtsgeschenke herbei gezaubert (dafür trinkt er eine Tasse Weihnachtstee und rubbelt an der Tasse, wie man bei KIKA lernen kann). Er würde also „nur“ bei der Geschenkübergabe fehlen. Wenn er aber viel früher erkrankt und keine Geschenke mehr zaubern kann, dann bekommen wir ein Problem. Viele Kinder würden dann nicht ihre Wünsche erfüllt bekommen. Wir können auch leider nicht die fehlenden Geschenke einfach in Geschäften kaufen oder im Internet bestellen, da dort unsere Währung „Weihnachtssterne“ nicht akzeptiert wird. Wir wären also auf Spenden angewiesen.

Alle Risiken beschreibe ich in der nächsten Tabelle kurz, daher erläutere ich an dieser Stelle nicht alles im Detail.

Maßnahmen ableiten

Zu wissen, wie bedrohlich die Risiken für das Projekt sind? Gut!

Ableiten, wie wir mit den Risiken umgehen: Besser!

Um wirklich gut vorbereitet zu sein, sollten wir präventive Maßnahmen ergreifen und uns auch korrektive Maßnahmen rechtzeitig überlegen.

Wir sind vorbereitet. Im nächsten Artikel schauen wir uns die Projektorganisation einmal näher an!


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