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So dokumentieren Sie Wissen digital

Aus aktuellem Anlass spielen viele große, aber auch kleine Unternehmen mit dem Gedanken, spontan das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Wer von zu Hause aus arbeitet, benötigt Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Ein kurzer Austausch mit den Kollegen ist nur noch mit Hilfe von technischen Lösungen möglich.

Klar im Vorteil sind die Mitarbeiter und Betriebe, die rechtzeitig damit begonnen haben, Dateien, Informationen und Wissen digital abzulegen und zur Verfügung zu stellen.

Wer dagegen viel mit Haftnotizzetteln, Schmierzetteln, handschriftlichen Listen und Papierunterlagen arbeitet, muss entweder schwer zwischen Büro und dem Zuhause tragen, oder stellt schnell fest, dass etwas fehlt.

Die reine Dateiablage reicht nicht aus

Wer digital arbeiten möchte, denkt wahrscheinlich zu erst daran, dass das Papier eingescannt und als Datei abgelegt werden muss. Das ist auch tatsächlich die Basis. Aber die Informationen in den Dateien reichen oft nicht aus.

Es fehlt das Wissen dazu. Mit Wissen meine ich

  • was wirklich wichtig ist im Text
  • Anmerkungen dazu
  • Verweise zwischen verschiedenen Texten
  • Kombination von Texten, Fotos, Screenshots etc.

Diese Möglichkeiten bietet auch eine gut gestaltete und übersichtliche Dateiablagestruktur nicht.

Das digitale Notizbuch

Aus meiner Sicht bietet ein digitales Notizbuch alle Möglichkeiten, um aus Informationen „Wissen“ zu machen.

Es gibt sicherlich auch dafür verschiedene Tools, die Sie nutzen können. Aber falls Sie schnell, einfach und unkompliziert ein digitales Notizbuch einrichten möchten, sollten Sie auf eine Software zurückgreifen, die wahrscheinlich bereits auf Ihrem PC installiert ist. So müssen Sie nicht erst noch die IT-Abteilung einbinden, die dann eine neue Software kaufen und installieren muss.

Ihr digitales Notizbuch heißt OneNote. Dieses Tool ist Teil des Microsoft-Office-Paketes und steht Ihnen daher bereits zur Verfügung.

Es ist – kurz gesagt – die Software, die weit verbreitet, aber wenig bekannt ist.

Vorteile von OneNote

OneNote bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, die Sie auch dafür nutzen können, Wissen zu dokumentieren und im Team zu veröffentlichen.

  • Übersichtlichkeit: Das Notizbuch können Sie einfach mit Hilfe von Abschnitten und Seiten strukturieren.
  • Freigabe für die Kollegen: Entweder geben Sie Ihr komplettes Notizbuch für Ihre Kollegen frei, oder gewähren nur einzelnen Personen Zugriff auf bestimmte Abschnitte. Dies können Sie mit wenigen Klicks selbständig tun und behalten die Kontrolle.
  • Verschiedene Dateiformate: Sie können in OneNote Inhalte aus verschiedenen Dateien einfügen. Dies ist mit den gängigen Dateiformaten möglich.
  • Anmerkungen: Wichtige Textpassagen mit einem Textmarker hervorheben, Details einkringeln, Anmerkungen hinzufügen. Das alles ist mit OneNote problemlos möglich.
  • Kennzeichnungen: Mit Hilfe von Kategorien können Sie Inhalte z.B. als wichtig markieren, oder Fragen hinzufügen. Auch Prioritäten lassen sich darstellen.
  • Checklisten: Abläufe können Sie gut in Checklisten umwandeln. Den Stand der Dinge und die nächsten Schritten erkennen Sie anhand der Haken.
  • Notizen: Sehr komfortabel ist die Funktion, die es Ihnen ermöglicht zu Word-Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen Notizen hinzuzufügen.
  • Informationen finden: Die Suchfunktion umfasst in OneNote sämtliche Inhalte, d.h. es werden nicht nur Texte, sondern auch Bilder und Ihre Anmerkungen durchsucht.

Einen ersten Eindruck von OneNote erhalten Sie auf meinem YouTube-Kanal.

Wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind, dann empfehle ich Ihnen mein OneNote-Tutorial. Hier zeige ich Ihnen einige Anwendungsbeispiele und erkläre alle Funktionen mit bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitungen. So können Sie sofort durchstarten und noch digitaler Arbeiten.

Wissen dokumentieren: Papier oder digital?

Wer effizient arbeiten will, der braucht einen schnellen Zugriff auf Informationen. Aber häufig ist nicht nur die reine Information (z.B. ein Fachartikel) wichtig, sondern auch Anmerkungen dazu (z.B. vom Chef, wie vergleichbare Fälle im Betrieb behandelt werden). Oder auch Hinweise von erfahrenen Kollegen zu Abläufen und bestimmten Vorgehensweisen. Auf die Vor- und Nachteile einer Wissenssammlung in Papier verglichen mit einer digitalen Variante gehe ich in diesem Artikel genauer ein.


Wann ist eine Wissenssammlung sinnvoll?

Klare Antwort: Immer.

Auch langjährige Mitarbeiter schauen in Spezialfällen in ihren Notizen nach. Aber insbesondere neuen Mitarbeitern kann durch eine Wissenssammlung die Einarbeitung deutlich erleichtert werden, sodass sie schneller produktiv werden.

Oder nehmen wir als Beispiel die vielen Tipps & Tricks zu Softwareprogrammen, die die einzelnen Mitarbeiter „drauf“ haben, von denen die Kollegen aber nur zufällig oder gar nicht erfahren.

Eine Wissenssammlung, die Informationen und Anmerkungen vereint, ist besonders wertvoll auf Dienstreisen, in Kundenbesuchen oder der Arbeit im Homeoffice, die nun einige Firmen aufgrund des Corona-Virus für ihre Mitarbeiter in Erwägung ziehen. Also immer dann, wenn man nicht einfach mal einen Kollegen fragen kann.

Wenn Sie eine solche Wissenssammlung in Ihrem Betrieb oder Abteilung aufbauen möchten, sollten Sie eine grundsätzliche Entscheidung treffen: Papier oder digital?

Ihre Wissenssammlung in Papier

Qualitätsmanagement-Handbuch, Organisations-Handbuch, Sammlung von Fachartikeln, Prozessbeschreibungen, Checklisten, Vorlagen, Schulungsunterlagen, Handbücher für Geräte – es gibt viele Stellen, an denen Sie dokumentiertes Wissen in Ihrem Unternehmen finden. Häufig hat jeder Mitarbeiter eine kleine Sammlung an seinem Schreibtisch. Der Vorteil: Jeder kann individuelle handschriftliche Anmerkungen hinzufügen.

Selbst wenn Sie gerade an Ihrem Computer arbeiten, können Sie das dokumentierte Wissen neben sich auf den Schreibtisch legen, falls notwendig, auch mehrere Seiten nebeneinander, wenn die Informationen verteilt sind.

Aber diese papierhafte Dokumentation hat auch einen großen Nachteil: Die fehlende Stichwortsuche. Es ist also nicht ganz einfach, die benötigten Informationen zu finden.

Auch die Verteilung der Informationen und Aktualisierung gestaltet sich oft sehr aufwändig. Ich erinnere mich noch gut an ein QM-Handbuch. Es war gut strukturiert, sodass wir Informationen relativ schnell finden konnten. Aber dann kam einmal im Monat ein Päckchen mit Austauschseiten. Und ganz ehrlich: Kein Kollege hatte wirklich Lust, die neuen Seiten an die richtige Stelle zu heften und die alten Seiten wegzuwerfen. Und wirklich gelesen wurden die neuen Informationen – ehrlich gesagt – auch nicht von jedem. Irgendwann wurde der Stapel mit den Austauschseiten immer größer und damit war unser QM-Handbuch nicht mehr aktuell. Das gab natürlich Ärger von der Chefin.

Ihre digitale Wissenssammlung

Bei einer digitalen Wissenssammlung, die entweder im Intranet, oder auf dem Laufwerk zur Verfügung steht, funktioniert die Verteilung der Aktualisierungen sehr viel einfacher: Ein Kollege ist zentral dafür zuständig.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die dokumentationsübergreifende Stichwortsuche. Ich muss mich also nicht durch eine detaillierte Struktur und Ablagesystematik arbeiten, sondern gebe in eine Suchmaske das Stichwort ein, nach dem ich suche.

Im Suchergebnis werden mir dann allerdings die Dokumente nacheinander angezeigt, sodass ich nicht mehrere Seiten nebeneinander legen kann. Ich kann zwar für jedes Dokument ein Fenster bzw. Tab öffnen, aber das wird schnell unübersichtlich auf dem Bildschirm.

Ein weiterer Nachteil der zentralen und digitalen Lösung: In der Regel kann nicht jeder Mitarbeiter individuelle Anmerkungen anfügen.

Hier noch einmal die Vor- und Nachteile beider Möglichkeiten im Überblick:

Wie entscheiden Sie?

Aus meiner Sicht sprechen die Vorteile eindeutig für die digitale Variante. Häufig liegen die Informationen bereits digital vor (in Form von Dateien oder E-Mails), sodass ein Medienwechsel einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Und die Stichwortsuche zum schnellen Finden von Informationen ist notwendig, um effizient arbeiten zu können.

Für welchen Weg haben Sie sich in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung entschieden? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

Wissenszugang ersetzt Wissen

In diesem Beitrag gehe ich nun etwas genauer auf die These ein, dass Wissenszugang das Wissen ersetzt.

Was ist damit gemeint?

Wenn wir ständig online sind, dann haben wir auch ständig Zugriff auf das Internet. Und dort ist sehr viel Wissen gespeichert, das mehr oder weniger schnell und einfach gefunden werden kann.

Wozu muss man dann noch etwas selbst wissen?

Diese Fragen stellen sich sicherlich viele Auszubildenden der „Generation Z“, die sich im Rahmen ihrer Berufsausbildung Fachwissen aneignen sollen.

Warum es trotzdem gut ist, über eigenes Wissen zu verfügen und welche Herausforderungen für Unternehmen entstehen, darum geht es in diesem Video:

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Wenn geistiges Kapital in Rente geht

gespräch

Langjährige Mitarbeiter, die in Rente gehen, nehmen häufig wertvolles Wissen mit. Leider wird die Übergabe an die Kollegen oft nur nebenbei und schnell mal gemacht. Dabei geht es doch nicht nur um Faktenwissen, sondern auch um Beziehungen zu Kollegen, Kunden/Lieferanten und Erfahrungen. Mit welchen Methoden Sie den Wissenstransfer strukturieren können, zeigen folgen Konzepte, die hier nur beispielhaft genannt werden sollen und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Außerdem geht es mir hier ausdrücklich nicht darum, Werbung für die Beratungsfirmen zu machen. Aber vielleicht können Ihnen die genannten Konzepte  Ideen geben, ihr eigenes Unternehmenskonzept zum Thema Wissenstransfer zu entwickeln.

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Unternehmens-Wikis

Wiki

Jeder von uns kennt Wikipedia als eine Möglichkeit, Informationen zu finden. Diese Technik kann man auch unternehmensintern einsetzen, um Wissen zu verwalten und zu verbreiten. Die Idee dabei ist, dass Mitarbeiter Wissenswertes eintragen, abrufen und gegebenenfalls ändern oder ergänzen können. Man braucht also nicht, wie beim Intranet spezielle IT-Kenntnisse und es gibt auch keine Instanz, die die Informationen erst prüft und dann veröffentlicht. Die Software ist kostenlos zu haben. Bei der Einführung sollte man sich aber beraten lassen, um Anfängerfehler zu vermeiden.

Aber bedenken Sie bitte dabei, dass die technische Realisierung nicht den Erfolg garantiert. Wichtig bleibt auch bei Unternehmens-Wikis eine Vertrauenskultur.

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So habe ich bei einem meiner Kunden erlebt, dass ein Wiki eingerichtet wurde, später aber Vertrauen gefehlt hat: das Vertrauen, dass die Mitarbeiter fachlich korrekte Einträge schreiben (es sollten also alle Einträge von einem Spezialisten nochmals geprüft und dann freigegeben werden) und das Vertrauen, dass die Mitarbeiter das Wissen nicht abziehen (damit die Mitarbeiter, für die die Informationen sein sollten, nicht damit zur Konkurrenz ziehen, wurde ihnen der Zugriff auf das Wiki verwehrt). Da muss man sich nicht wundern, dass das ganze Projekt scheiterte…

Den Wissensschatz bergen

Gedankenaustausch

Das vorhandene Wissen der Mitarbeiter ist vielfältig. Dabei ist es gar nicht so einfach, sein Wissen aufzuschreiben, um es für andere verfügbar zu machen. Oft wissen wir gar nicht, was wir alles wissen.

Heute möchte ich Ihnen einige Methoden vorstellen, wie Sie den Wissensschatz bergen können:

    • mit Hilfe von Mindmaps können Themengebiete einfach dargestellt werden. Außerdem kann durch ein gemeinsames Brainstorming und daraus resultierende Assoziationen das Wissen der Mitarbeiter „herausgekitzelt“ werden.
    • in Arbeitskreisen, Foren oder regelmäßigen Erfahrungsaustauschen kann auf das Wissen der Mitarbeiter zurückgegriffen oder gemeinsam Lösungen entwickelt werden.
    • spezielle Software oder Datenbanken, wie z.B. Wikis sind Werkzeuge, mit denen das Wissen der Mitarbeiter dokumentiert und weitergegeben werden kann.
    • nach Abschluss eines Projektes sollten die „Lessons Learned“ dokumentiert werden, damit sie für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen.
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Wissensweitergabe braucht Vertrauen

Vertrauen

Das Teilen und Weitergeben von Wissen ist in vielen Unternehmen nicht selbstverständlich. Wenn die individuelle Leistung und der persönliche Wissensvorsprung honoriert wird, dann werden die Mitarbeiter nicht bereit sein, ihr Wissen Preis zu geben. Wissen abzugeben kann dann negative Konsequenzen haben, weil andere dies zu ihrem Vorteil nutzen können. Oder kurz gesagt: Wissen ist Macht.

 

Die Rahmenbedingungen müssen stimmen

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Die Bereitschaft, das eigene Wissen zu teilen, erfordert also eine vertrauensvolle Umgebung und eine entsprechende Unternehmenskultur. Auch muss es möglich sein, dass jeder Mitarbeiter mitredet, der etwas weiß – unabhängig von der Karrierestufe.

Dabei braucht niemand Angst haben, dass er wertlos für das Unternehmen wird, wenn er sein Wissen den Kollegen zur Verfügung stellt. Man unterscheidet nämlich zwischen dem explizitem und dem stillen Wissen. Das explizierte Wissen ist das, was wir benennen und beschreiben können. Das stille Wissen ist Intuition, also das Wissen, das wir nicht benennen und beschreiben können. Und das macht jeden von uns einzigartig.

 

Informationen sind nicht Wissen

Wissensmanagement

Heute beginne ich eine kleine Reihe zum Thema Wissensmanagement.

Wissen wird zunehmend zu einem wichtigen Rohstoff, über den die Unternehmen verfügen. Ohne Knowhow und Erfahrung läuft nichts. Selbst die Bedienung von Maschinen in der Fertigung ist heutzutage eine komplexe Angelegenheit. Außerdem nimmt der Sektor der wissensintensiven Dienstleistungen immer mehr an Bedeutung zu.

Kurz gesagt: wir werden zu sogenannten Wissensarbeitern.

 

Was ist Wissen?

Beim Wissensmanagement geht es nun darum, das vorhandene Wissen zu speichern, organisieren und für alle verfügbar zu machen. Dabei sollte man aber „Informationen“ nicht mit „Wissen“ gleichsetzen. Wissen beruht auf Verstehen. Die Informationen müssen in einen Zusammenhang eingeordnet werden und das können in der Regel nur die Menschen selbst. Kleines Beispiel: wenn Sie morgens im Radio hören, dass es draußen minus zehn Grad sind, dann ist das eine Information. Sie selbst kombinieren diese Information mit Ihren Erfahrungen zu der Einordnung dass es draußen sehr kalt ist (als Finne würde man das vielleicht anders beurteilen). Daraus ziehen Sie die Schlussfolgerung, dass Sie warme Kleidung anziehen müssen.

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Methoden und Technik(en)

Mit welchen Methoden Sie das Wissen der Mitarbeiter erheben, mit welchen Kanälen und Techniken Sie das Wissen verbreiten und auch das Erfahrungswissen älterer Mitarbeiter, die in Rente gehen, sichern können beschreibe ich in den nächsten Artikeln.