Selbst produzierte Zeitdiebe vermeiden

Wecker

In der heutigen Zeit ist es unmöglich, alle Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten. Man spricht auch von Informationsflut und vielen fällt es zunehmend schwerer noch dagegen anzukommen.

Machen Sie sich immer wieder bewusst, dass es nicht darauf ankommt, viel zu wissen, sondern darauf, das jeweils Richtige. Und was richtig für Sie ist, entscheiden Sie durch Ihre Ziele. Oft reicht es auch aus, zu wissen wo etwas steht, damit man bei Bedarf darauf zurück greifen kann.

Lesefallen vermeiden

Konsequentes Informationsmanagement beginnt also bei Ihnen selbst. Vermeiden Sie die folgenden Lesefallen:

  • Aufschieberitis: lassen Sie nicht zu, dass Ihr „innerer Schweinehund“ unnötige Informationen als willkommene Ablenkung sieht oder als Gelegenheit, eine unangenehme Aufgabe aufzuschieben.
  • Neugier: lesen Sie nicht aus purer Neugierde peppig aufgemachte Informationen (Vorsicht gerade im Internet!), die Ihnen unter dem Strich nichts bringen, aber viel Zeit kosten.
  • Unsicherheit: glauben Sie nicht daran, dass jegliches Ignorieren von Informationen schlimme Konsequenzen hätte. Das Gegenteil ist er Fall. Oft kann man sehr einfach entscheiden, ob die Information wichtig für die eigene Arbeit ist, oder nicht.

 


Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement habe ich in folgendem E-Book zusammengestellt (für mehr Infos einfach auf das Bild klicken):

Teil 3

Zahlen, Zahlen, Zahlen…

Excel-Berechnung

Erst heute habe ich es wieder in einem Coaching am Arbeitsplatz erlebt: einzelne Mitarbeiter erstellen bzw. pflegen umfangreiche Excel-Listen, um Übersichten und Auswertungen zu erstellen, die man nicht so einfach aus den bestehenden Systemen, wie z.B. SAP herausziehen kann. Dies kostet oft viel Zeit, da die Zahlen und andere Informationen manuell abgeschrieben werden müssen. Ich habe auch schon Fälle kennengelernt, wo Führungskräfte 30 Stunden pro Monat mit dem Erstellen von Zahlen-Übersichten verwenden.

Mein Tipp: hinterfragen Sie diese vielen Excel-Listen.

  • Wer ließt die Übersichten und Auswertungen eigentlich?
  • Was passiert dann weiter mit den Informationen (werden Maßnahmen daraus abgeleitet?)
  • Werden die Auswertungen immernoch benötigt? Oder wollten Sie nur für einen gewissen Zeitraum überwachen?
  • Müssen die Listen überhaupt tages-, wochen- oder monatsaktuell sein, oder würde ein seltener Rhythmus ausreichen?
  • Können die Informationen auch automatisch, z.B. über Berichte aus dem ERP-System, ausgewertet werden?
  • Können die Informationen auch aus dem ERP-System nach Excel exportiert werden?

Weniger ist oft mehr. Daher sollten Sie sich auf die wichtigsten Zahlen und Aussagen beschränken, statt viele Excel-Listen zu pflegen.

Arbeitsplatzorganisation? Brauche ich nicht!

Ist es nicht komisch? Das Training zum Thema Arbeitsplatzorganisation und Selbstmanagement wird in der Regel nur von denen gebucht, die sich bereits mit diesem Thema auseinandergesetzt haben. D.h. von Leuten, die schon einiges bei sich verbessert haben und nun noch mehr machen wollen. Aber die Personen, die so ein Training viel dringender benötigen würden, erkennen für sich dieses Potenzial nicht und denken „Brauche ich nicht!“.

Aber es ist auch schwer für die Personalentwicklung oder die Führungskraft auf diese Kollegen zuzugehen und zu sagen „Wie sieht denn dein Arbeitsplatz aus! Du brauchst da mal ein Training!“.

Dabei ist dieses Thema für jeden wichtig und interessant. Und sind wir mal ehrlich: wir haben in der Regel weder im Studium noch in der Ausbildung gelernt, wie man sich gut organisiert, aber es wird von jedem erwartet, dass er es gut kann. Ich hoffe, dass Sie durch meinen Blog den einen oder anderen Tipp umsetzen können. Empfehlen Sie mich gerne weiter!

Wie gut sind Sie organisiert?

Frau am Schreibtisch verzweifelt
Es ist nicht leicht, messbar zu machen, wie gut man organisiert ist. Ein Indiz könnte ein voller E-Mail- bzw. Papierposteingang sein, ein anderer die Höhe der Papierstapel auf dem Schreibtisch oder die Anzahl der Überstunden. Aber es gibt noch viele andere Faktoren, die Aufschluss dazu geben können, wie effizient und effektiv Sie arbeiten. Dazu hat das PEP-Institut den Office Excellence Index (OPX) entwickelt.
Wie gehen Sie vor?
Sie ermitteln anhand eines Fragebogens den Status Ihrer persönlichen Office Excellence zwischen 0% und 100% auf der Basis der PEP-Benchmarks. Sie basieren auf dem 20-jährigen Know-how des PEP-Instituts. In Ihrer Auswertung sehen Sie auf einen Blick, an welchen Punkten Sie persönlich beginnen können, die zeitraubenden Anteile Ihrer Arbeit zu reduzieren und mehr Kapazität und Zeit für Ihre wirklich wichtigen Aufgaben zu gewinnen.
Füllen Sie bitte den OPX-Fragebogen als allgemeine Orientierungshilfe ohne jegliche Verpflichtung aus (http://www.pep-coaching.com/OPX/anonym.php5) . Unmittelbar danach erhalten Sie eine grafische Auswertung Ihrer Office-Performance.
Sie können sich auch für die kostenpflichtige Variante entscheiden, über die Sie eine individuelle Auswertung mit konkreten Handlungsempfehlungen erhalten (Kostenpunkt: 65,- Euro zzgl. MwSt.)

Wie der elektronische Posteingang nach dem Urlaub schnell wieder leer wird

Hilfe

Vielleicht hatten Sie über Ostern auch ein paar Tage frei. Nun kommen Sie an Ihren Arbeitsplatz zurück und finden wieder zahlreiche E-Mails im Posteingang. Damit Sie schnell wieder einen Überblick über den Posteingang bekommen und ihn leeren können, empfehle ich Ihnen das Eisenhower-Prinzip anzuwenden.

Dabei wird zwischen „wichtig“ und „dringend“ unterschieden. Ob eine Sache dringend ist, ist schnell festgestellt. Aber ob etwas wichtig ist, fällt meißtens etwas schwerer. Mein Tipp: überlegen Sie sich hier, welche Konsequenzen es für Sie oder das Unternehmen haben könnte, wenn Sie die Mail nicht heute bearbeiten.

Danach entscheiden Sie: E-Mails, die

  • wichtig und dringend sind bearbeiten Sie sofort, insbesondere wenn Sie nur kurze Zeit dafür benötigen.
  • wichtig, aber nicht dringend sind planen Sie über die Aufgaben konkret ein, d.h. Sie legen fest, an welchem Tag Sie die E-Mail bearbeiten wollen.
  • dringend, aber nicht wichtig sind können Sie delegieren oder auch hinterfragen (denn manchmal sind die Dinge dann doch nicht ganz so dringend, wie erst dargestellt).
  • weder dringend noch wichtig sind verschieben Sie in einen Unterordner „später bearbeiten“ und legen sich eine Erinnerung in einer Woche in den Kalender.

Abwesenheitsnotiz

Globus

Vielleicht machen Sie zu Ostern ein paar Tage Urlaub oder der Sommerurlaub steht bald an. Wie immer aktivieren Sie wahrscheinlich den Abwesenheitsassistenten. Aber was schreibt man in den Text?

Wenn es dazu eine Unternehmens- oder Abteilungsvorgabe gibt, dann verwenden Sie natürlich diese.

Ansonsten habe ich mal ein paar Beispiele zusammengetragen, die ich hier auch kommentiere:

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau xxxx (Durchwahl -xxx) oder Herrn xxxx (Durchwahl -xxx). Eine automatische Weiterleitung Ihrer Nachricht erfolgt nicht.

Der Text ist insgesamt gut gelungen, mir fehlt aber noch ein Hinweis darauf, in welchen Fällen ich welchen Kollegen anrufen soll.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012.

Der Text ist zu kurz, da keinen Hinweis auf einen Vertreter gibt und es ist auch nicht klar, was mit den Mails passiert.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. Ich werde Ihre Nachricht schnellstmöglich nach meiner Rückkehr beantworten. Sollten Sie kurzfristig Informationen benötigen, so sprechen Sie bitte Frau xxxx unter xxxx/xxx-xx an oder schicken Sie Ihre Anfrage an xxx@musterfirma.de In dringenden Fällen rufen Sie mich gerne unter xxx(Handy-Nr.) an. Herzlichen Dank!

Mir gefällt, dass ich die Vertreterin sowohl telefonisch, als auch per Mail erreichen kann. Aber will derjeniger wirklich im Urlaub auf dem Handy angerufen werden?

Hallo! Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin zur Zeit nicht erreichbar. Ihre Mails werden nicht weitergeleitet. Ich werde sie nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten.  In dringenden Fällen wenden Sie sich an das xxxbüro: xxx/xxxx-xx.

Hier fehlt der Hinweis, wann die Person wieder im Büro ist.

Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin im Urlaub und kehre am xx.xx. an meinen Arbeitsplatz zurück. Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen bin ich Mobil erreichbar. Mit freundlichen Gruß

Da die Angabe der Handy-Nr. fehlt, ist der Hinweis nur für „Insider“.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012.  
Bitte wenden Sie sich an den Verteiler xyz. Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten.

Da ein unternehmensinterner Verteiler genannt wurde, kann man sich als Externer an niemanden in dringenden Fällen wenden.

Guten Tag, ich bin z. Zt. nicht im Büro. Sie erreichen mich wieder am Dienstag, xx.xx.2012. Bitte beachten Sie, dass ich keinen Zugriff auf meine E-Mails habe und Ihre Nachricht nicht automatisch weiter geleitet wird. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau xxx Tel.: xxx/xxx-xx oder xxx@musterfirma.de. Vielen Dank. Mit freundlichem Gruß

Guter Text, alles drin. Gutes Beispiel.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Mitarbeiterin Frau xxxx  Sie hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen Frau xxx unter nachstehender E-Mail-Adresse: xxx@musterfirma.de  Mit freundlichen Grüßen

Guter Text, sehr freundlich geschrieben. Mir fehlt aber noch die Telefon-Nr. der Vertreterin.

Sehr geehrte/r Absender/in, Sie erreichen mich wieder ab dem xx.xx.2012. Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meine Kolleginnen aus der Musterabteilung. Danke und Gruß

Leider fehlen hier die Kontaktdaten der Kolleginnen. Also nur unternehmensintern hilfreich.

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am xx.xx.12 wieder im Hause. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an mein Team.

Auch hier fehlen die Kontaktdaten der Kollegen. Also auch nur unternehmensintern hilfreich.

Sehr geehrte Damen und Herren, ich befinde mich voraussichtlich vom xx.xx.2012 bis einschließlich xx.xx.2012 nicht im Hause. Bitte beachten Sie, dass alle eingehenden E-Mails an Herr xxxx weiter geleitet werden. In dringenden Fällen senden Sie ihr Anliegen bitte an xxx@musterfirma.de. Telefonisch erreichen Sie Herrn xxx unter xxxx/xxx-xxx. Mit freundlichen Grüßen

Hier finde ich gut, dass ich als Absender darüber informiert werde, an wen die Mails weitergeleitet werden. Warum ich in dringenden Fällen dem Vertreter trotzdem nochmal meine Mail schicken soll, ist mir aber nicht klar.