Erst heute habe ich es wieder in einem Coaching am Arbeitsplatz erlebt: einzelne Mitarbeiter erstellen bzw. pflegen umfangreiche Excel-Listen, um Übersichten und Auswertungen zu erstellen, die man nicht so einfach aus den bestehenden Systemen, wie z.B. SAP herausziehen kann. Dies kostet oft viel Zeit, da die Zahlen und andere Informationen manuell abgeschrieben werden müssen. Ich habe auch schon Fälle kennengelernt, wo Führungskräfte 30 Stunden pro Monat mit dem Erstellen von Zahlen-Übersichten verwenden.
Mein Tipp: hinterfragen Sie diese vielen Excel-Listen.
- Wer ließt die Übersichten und Auswertungen eigentlich?
- Was passiert dann weiter mit den Informationen (werden Maßnahmen daraus abgeleitet?)
- Werden die Auswertungen immer noch benötigt? Oder wollten Sie nur für einen gewissen Zeitraum überwachen?
- Müssen die Listen überhaupt tages-, wochen- oder monatsaktuell sein, oder würde ein seltener Rhythmus ausreichen?
- Können die Informationen auch automatisch, z.B. über Berichte aus dem ERP-System, ausgewertet werden?
- Können die Informationen auch aus dem ERP-System nach Excel exportiert werden?
Weniger ist oft mehr. Daher sollten Sie sich auf die wichtigsten Zahlen und Aussagen beschränken, statt viele Excel-Listen zu pflegen.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
Da kann ich nur „JA!“ und „AMEN!“ dazu sagen! Dasselbe ist auch meine Beobachtung und ich bin immer wieder erstaunt, wie lange diese „Heiligen Kühe“ oftmals existieren, ohne dass sie hinterfragt werden. Bei einem Kunden hat die Assistentin jahrelang aufwändige Excellisten gepflegt, aus der die Anwesenheit bestimmter Personen – das waren allerdings über 30 – hervorging für die jeweils kommenden Woche. Als ich sie bat, mal genaues Feedback einzuholen, wer die genau liest und für wen das wichtig ist, wurde diese Sisyphus-Arbeit endlich eingestellt! FRAGEN HILFT! 😉