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FAQ zum Prozessmanagement

Diese Fragen werden mir immer wieder zum Prozessmanagement gestellt. Gerne antworte ich darauf:

Ich frage 3 Kollegen zu einem bestimmten Prozess und bekomme 5 Antworten. Wenn ich ein paar Tage später nochmal etwas nachfrage, wird mir wieder etwas anderes erzählt. Wie soll ich so einen Prozess dokumentieren können?

Das ist tatsächlich die große Herausforderung bei der Prozessaufnahme und -dokumentation.  Es bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter nicht wissen, was sie tun. Viel mehr ist es so, dass den Mitarbeitern nicht sofort alle Schritte einfallen. Außerdem kann es gut sein, dass jeder eine Aufgabe etwas anders durchführt. So kommt es zu den Unterschieden.

Mein Tipp: Bringen Sie alle 3 Kollegen zusammen und dokumentieren den Prozess mit Hilfe von Haftnotizzetteln an einer Metaplanwand. So können die Unterschiedlichen Vorgehensweisen direkt diskutiert werden. Eine andere Möglichkeit wäre, sich die einzelnen Arbeitsschritte direkt am Arbeitsplatz zeigen zu lassen und genau zu beobachten.

 

Warum soll ich zu einem Arbeitsschritt auch aufschreiben, wer das tut und welche Dateien, Softwareprogramme und andere Sachmittel dafür benutzt werden?

Wenn Sie diese zahlreichen Elemente eines Prozesse auch dokumentieren, arbeiten Sie mit einem sehr hohen Detaillierungsgrad. Oft werden Prozesse gar nicht so detailliert beschrieben. Aber das hat Nachteile: Wenn z.B. ein Mitarbeiter Daten in Excel erfasst, diese ausdruckt, um sie an einen Kollegen weiterzugeben, der dann wiederum Teile davon manuell in Excel erfasst ist dies ein gelinde gesagt nicht ganz optimaler Prozess. Diese Verbesserungspotenziale finden Sie allerdings nur heraus, wenn Sie sich einen Prozess so detailliert anschauen. Auf einer höheren Ebene sehen Sie diese Punkte nicht und denken, der Prozess läuft optimal. 

 

Wie viele Prozesse sollte ich dokumentieren?

Die einfache Antwort darauf lautet: Alle. Dafür werden Sie aber wahrscheinlich einige Jahre benötigen.

Mein Tipp: Beginnen Sie mit den Kernprozessen. Denn hier wird das Geld verdient. Optimierungsmaßnahmen bringen hier die größten Effekte.

 

Wie halte ich die Prozessdokumentation immer aktuell?

Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, dass dies in 100% der Prozesse gelingt. Es würde wahrscheinlich bereits helfen, wenn Sie bei jeder Änderung (z.B. Einführung einer neuen Software, Änderungen in der Aufbauorganisation, Umstrukturierungsmaßnahmen) daran denken, auch die Prozesse anzupassen.


 

Sie wollen durchstarten und Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht nur aufschreiben, sondern auch optimieren? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“.  Hier stelle ich Ihnen ausführlich alle Methoden vor.

Außerdem zeige ich Ihnen eine kostenlose Software, mit der Sie ereignisgesteuerte Prozessketten professionell dokumentieren können.

Einstieg ins Prozessmanagement

In welchen Fällen werden in Ihrem Unternehmen Projektmanagement-Methoden eingesetzt? Meiner Erfahrung nach sind es häufig Produktentwicklungs- und Kundenprojekte. Heute möchte ich einen weiteren Aspekt hinzufügen: die Prozesse. Aus meiner Sicht haben viele Projekte das Ziel, Prozesse zu verbessern. Auch die Einführung einer neuen Software, dient der Prozessoptimierung.

So gibt es viele Überscheidungen des Projektmanagements mit dem Qualitätsmanagement und dem Geschäftsprozessmanagement.

Definition Geschäftsprozess

Aber was ist eigentlich ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess findet funktions- und organisationsübergreifend statt und verknüpft wertschöpfende Aktivitäten. Er ist auf die Kundenerwartungen ausgerichtet.

 

Der Detaillierungsgrad

Wenn man einen Geschäftsprozess beschreibt, dann gibt es unterschiedliche Detaillierungsgrade. Man beginnt mit dem Wertschöpfungsprozess. Dieser wird dann in Teilprozesse aufgeteilt. Die Teilprozesse werden mit ihren einzelnen Prozessschritten beschrieben. Auf der untersten Detaillierungsebene gibt es dann die konkreten Arbeitsschritte.

 

Ziele der Prozessdokumentation

Wenn Sie die konkreten Arbeitsschritte beschreiben, dann haben Sie eine Arbeitsanweisung für Ihre Mitarbeiter erstellt. Aber auch für die Einführung einer neuen Software benötigen Sie diesen Detaillierungsgrad, um genau ermitteln zu können, welche Arbeitsweisen sich durch die neue Software verändern. Auch für Prozessoptimierungsprojekte ist es wichtig, den aktuellen Stand zu dokumentieren. Hierbei könnte es aber ausreichend sein, die Prozessschritte zu beschreiben. Wenn Sie einen Prozess dann im Laufe des Projektes verbessern, sollten Sie den neuen Stand ebenfalls für alle sichtbar machen. Wenn Sie dagegen eine Mitarbeiterbedarfsplanung aufbauen wollen, benötigen Sie nicht nur die Prozessschritte, sondern auch Aussagen darüber, wie lange ein Prozessschritt dauert und wie häufig er z.B. in einem Monat von den Mitarbeitern ausgeführt wird. Vielleicht streben Sie aber auch eine ISO-Zertifizierung an und benötigen daher die Prozessdokumentation.

 

Prozess-Ziele

An einen Prozess werden in der Regel hohe Anforderungen gestellt:

    • Qualität (Null-Fehler, dauerhaftes hohes Qualitätsniveau)
    • Zeit (geringe Durchlaufzeiten, kurze Liefertermine, Termintreue)
    • Kosten (maximale Kapazitätsauslastung, geringer Ressourcenverbrauch, niedrige Prozesskosten)

Diese Ziele stehen in einem Spannungsfeld zueinander. Um ein hohes Qualitätsniveau zu erreichen benötigt man in der Regel viel Zeit und es entstehen hohe Kosten. Aber dieses „Magische Dreieck“ ist Ihnen ja bereits vom Projektmanagement bekannt. So muss man auch bei den Prozessen immer einen guten Ausgleich zwischen diesen drei Zielen schaffen.

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Sollen Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen dokumentieren und verbessern? Dann empfehle ich Ihnen meinen Basiskurs Prozessmanagement.

In diesem Videokurs erkläre ich Ihnen in ca. 2,5 Stunden die wichtigsten Methoden, mit denen Sie sofort starten können.

 

Ist ein Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen etabliert?

Der globale Wettbewerbsdruck steigt und die Behauptung auf den Märkten wird für viele Unternehmen zunehmend schwieriger. Die Geschäftsmodelle werden komplexer und die Wertschöpfungsketten länger und verzweigter. Mehr denn je ist organisatorische Kompetenz gefragt; sie bildet die Grundlage für den zukünftigen Unternehmenserfolg. Organisatorische Kompetenz zeigt sich in einer ausgeprägten Kundenauftragsorientierung und Qualitätsverantwortung. Um sie aufzubauen, müssen sich die Unternehmen auf ihre Geschäftsprozesse konzentrieren.

Prozesse werden bisher nur dokumentiert, aber nicht gemessen oder verbessert

In einer Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers wurde untersucht, wie weit verschiedene Unternehmen das Geschäftsprozessmanagement bereits etabliert haben. Außerdem sollten die wesentlichen Elemente für ein effizientes, zukunftsorientiertes und gleichzeitig praxisbezogenes Management von Geschäftsprozessen herausgearbeitet werden. (Zur Studie hier klicken)

Festgestellt wurde, dass derzeit gerade erst einmal die systematische Dokumentation von Geschäftsprozessen erfolgt, was einen wesentlichen ersten Schritt darstellt, aber noch lange nicht das Ziel ist. Eine konsequente Messung der Prozessleistung anhand definierter Kennzahlen, die die Basis für die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen liefern können, wird nur von ganz wenigen Unternehmen durchgeführt.

Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass für die erfolgreiche Ausgestaltung eines funktionsfähigen Geschäftsprozessmanagements folgende Punkte berücksichtigt werden sollten:

      • Das Geschäftsprozessmanagement muss als Führungsfunktion im Unternehmen organisatorisch verankert und mit den notwendigen Entscheidungskompetenzen ausgestattet sein.
      • Nicht nur wertschöpfende, sondern auch administrative Geschäftsprozesse müssen gleichermaßen in das Geschäftsprozessmanagement einbezogen werden.
      • Für die effiziente Durchführung des Geschäftsprozessmanagements müssen konsequent analytische IT-Systeme eingesetzt werden.
      • Die Messung der Leistung von Geschäftsprozessen muss IT-unterstützt anhand von Prozessleistungsindikatoren erfolgen.

 

Ich kann den ersten beiden Punkten zustimmen, habe aber bei der Messung durch IT-Systeme Bedenken. Zum einen sehe ich einen hohen Aufwand, der notwendig ist, Prozesse so zu gestalten, dass sie durch IT-Systeme ausgewertet werden können und brauchbare Ergebnisse für Kennzahlen liefern. Zum anderen sehe ich die Gefahr der zu starken Überwachung der Mitarbeiter.

Wenn z.B. gemessen wird, wie lange ein Mitarbeiter benötigt, um Stammdaten in einer Datenbank zu erfassen, kommt bei dem Kollegen, der während der Eingaben einen Telefonanruf annimmt, ein schlechter Wert heraus.

Keine Zeit für die Prozessoptimierung

Eine Studie von SAP mit dem Titel „Einfachere Geschäftsprozesse 2015: Strategische Ziele erreichen„ kommt zu folgenden Erkenntnissen: die meisten Mitarbeiter sind zu sehr damit beschäftigt, wichtige Projekte und ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Sie können sich deshalb nicht eingehend mit der Vereinfachung von Geschäftsprozessen befassen.

Allerdings werden für komplexe Prozesse immer mehr Ressourcen benötigt, um die Unternehmensziele zu erreichen. Sie könnten an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden. Durch einen erhöhten bürokratischen Aufwand verlangsamt Komplexität auch die internen Prozesse. Solche Verzögerungen führen zu Frustration bei Kunden, Lieferanten und Partnern. Sie bevorzugen dann Wettbewerber. Wenn das Erreichen von Zielen innerhalb des Unternehmens zu schwierig wird, wandern Talente ab und Know-how geht verloren.

Vereinfachte Strukturen bringen dagegen viele Vorteile: bessere Kundenwahrnehmung, höhere Rentabilität, geringere Kosten, stärkere Mitarbeiterbindung und effektive Zusammenarbeit. Darüber hinaus werden Redundanzen minimiert und die Effizienz verbessert.

Aber wie kann man denn nun seine Prozesse vereinfachen?

Der Vorschlag ist, ein Projekt für die Verschlankung von Prozessen einzurichten, in dem sich einige Mitarbeiter eine Zeit lang ausschließlich mit diesem Thema beschäftigen. Dieses Projekt sollte einen hohen Stellenwert im Unternehmen haben. Gleichzeitig muss aber auch klar sein, dass die Mitarbeiter durch die Vereinfachung von Prozessen nicht ihren Job verlieren. Sonst werden sie nicht kooperieren.

Meine Erfahrung deckt sich mit der Empfehlung aus der Studie, dass Unternehmen die Komplexität verringern können, indem sie die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt ausgewählten Ansprechpartnern zur Verfügung stellen.

Dabei können entsprechende IT-Systeme helfen. Dass in dieser Studie viel Wert auf diesen Punkt gelegt wird, sollte uns nicht verwundern, da SAP ja solche IT-Systeme verkauft.

Aber meine Erfahrung ist auch, dass Prozesse zeitaufwändiger und fehleranfälliger werden, wenn die Schnittstellen zwischen den Systemen nicht ordentlich funktionieren. Wenn also ein Mitarbeiter Daten aus einer Software manuell in eine andere Software übertragen muss.

Oder wenn die Informationen in vielen verschiedenen Systemen verwaltet werden. So habe ich mal bei einem Trainingsteilnehmer folgendes beobachtet: er sollte als Einkäufer ein bestimmtes Produkt nachbestellen. In einer Datenbank hat er nachgesehen, von welchen Lieferanten dieses Produkt angeboten wird. In einer anderen Datenbank hat er die Preise recherchiert, um sie vergleichen zu können. Wiederum in einer anderen Datenbank hat er die Lieferbedingungen nachgelesen (z.B. ob ein bestimmter Lieferant nur die Bestellung annimmt, wenn eine gewisse Mindestgröße erreicht wurde). Ich weiß noch, dass er noch eine weitere Datenbank benötigte, aber ich kann mich nicht mehr erinnern, wofür. Mir war inzwischen schon ganz schwindelig geworden.

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Webinarreihe Effizienz-Starter-Tools – mit diesen 6 Tools können Sie Zeittreiber in kürzester Zeit identifizieren, quantifizieren und eliminieren

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Der folgende Beitrag stellt die Webinarreihe „Effizienz-Starter-Tools“ vor. Meine Gastautorin, Dipl.-Ing. oec. und REFA-Lehrerin Heide Fischer, hat diese Tools aus der Erfahrung zahlreicher Beratungsprojekte zusammengestellt. Sie hat speziell diese 6 Methoden und Werkzeuge für die ausgewählte Zielgruppe von Unternehmern, Führungskräften und Prozessoptimierern zusammengestellt, die am Beginn eines Optimierungsprozesses stehen.

Diese Methoden können extrem vielseitig eingesetzt werden: In der Produktion und Fertigung, Verwaltung, auf Baustellen, im Gesundheitswesen, im Schiffbau und in vielen anderen Branchen.

Die Ausgangssituation: Ein Neustart

Stellen Sie sich vor: Sie beginnen neu in einem Unternehmen. Und zwar, weil es dort nicht rund läuft und Sie Ordnung schaffen sollen. Es ist egal, ob Sie diese Aufgabe als neuer Geschäftsführer oder Führungskraft vor der Brust haben oder ob Sie als Unternehmensberater gerufen wurden. Die Voraussetzungen sind die gleichen: Sie wissen so gut wie nichts. Sie kennen keine Mitarbeiter. Sie kennen die Abläufe nicht. Sie haben nur eine vage Vorstellung vom Produktprogramm. Vielleicht sind Sie vom Fach und haben etwas Ahnung von der Technologie, aber eigentlich spielt das keine Rolle. Auf jeden Fall müssen Sie sich schnell in die Materie einarbeiten, denn Ihr Auftraggeber möchte Erfolge sehen.

Oder stehen Sie vielleicht schon mit dem Rücken zur Wand? Die Geschäfte laufen schlecht, die Kosten rennen Ihnen davon. Die Fehlerquote ist unbefriedigend und die Stimmung unter den Mitarbeitern ebenfalls. Sie wissen, dass Sie dringend etwas ändern müssen. Aber wie?

Wie lösen Sie diese Aufgabe?

Wie lösen Sie diese Aufgabe? Wie packen Sie diesen eigentlich viel zu großen und rutschigen Knochen so, dass er nicht mehr wegflutscht und Sie endlich an das Innere, den Kern, die Ursachen kommen? Wie starten Sie die Mammutaufgabe Prozessoptimierung und Neuausrichtung? Wo setzen Sie an? Die größte Schwierigkeit ist nämlich, sich nicht zu verzetteln und den Weg konsequent geradeaus zu gehen.

Vor genau dieser Aufgabe stand ich schon in mehreren Projekten. Es gibt eine vergleichsweise einfache und bewährte Methode, den roten Faden zu finden: Zeiten messen. Und zwar am besten selbst.

Zeiten messen?! Wieso? Ist REFA nicht out? Wird nicht sowieso schon alles schon digital erfasst?

Meine Erfahrung zeigt: NEIN, ist es nicht und nein, wird es nicht. Und selbst was elektronisch erfasst wird, ist häufig nur ein halbgares Sammelsurium von Daten, das selten wirklich ausgewertet bzw. meist nicht auf Plausibilität geprüft wird und häufig dadurch entsteht, dass die Mitarbeiter irgendwann irgendwas am Display drücken, weil sie ihre Ruhe haben wollen.

Zeit ist Geld – das ist aktueller denn je!

Ich bin sicher, dass auch Sie diesen Spruch kennen:“ Time is Money!“ Aber vergleichsweise wenige Unternehmen verstehen die tiefe Weisheit, die sich in dieser Erkenntnis verbirgt. Geschweige denn, setzen sie um.

Ich bin der Meinung: Wenn Sie Ihre Prozesse in den Griff bekommen wollen, müssen Sie die Zeiten kennen. Ein wichtiger Nebeneffekt: Wenn Sie die Zeiten kennen, kennen Sie auch die Abläufe. Und damit kommen Sie an den Kern der Probleme. Korrekte Zeiten sind die Basis für korrekte Preiskalkulationen, für eine korrekte Kapazitätsplanung, für einen korrekten Personaleinsatz, für eine korrekte Materialbedarfsplanung. Mit anderen Worten: Ohne aktuelle und richtige Fertigungszeiten werden Sie Ihre Prozesse in der Produktion nie in den Griff bekommen.

Auch der zweite Aspekt – die Kenntnis der Abläufe – ist extrem wichtig. Wenn Sie die detaillierten Abläufe, also die Reihenfolge der Prozessschritte, kennen, erkennen Sie auch, wo sich die Verschwendung verbirgt. Und mit diesem Wissen haben Sie alle Hebel in der Hand, um den großen Dampfer wieder in die richtige Fahrrinne zu manövrieren. Um danach auf Kurs zu bleiben, gibt es eine Vielzahl von Tools aus dem Industrial Engineering und Lean Methodenkoffer, auf die ich hier nicht näher eingehen will – das würde einfach den Rahmen sprengen.

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Eine einfache Methode – ohne Vorkenntnisse anwendbar

Mir geht es jetzt erst einmal darum, dass Sie den Ansatz finden, wie Sie die Prozessoptimierung anschieben können. Ich habe dafür eine besondere Analyse-Methode entwickelt, die Sie ohne REFA- oder Lean-Vorkenntnisse sofort einsetzen können, weil ich sie als Schritt-für-Schritt-Anleitung konzipiert habe. Ich habe diese Methode die 360°-Prozessanalyse genannt.

Mit der 360°-Prozessanalyse ermitteln Sie in einem Zeitraum von einer bis fünf Wochen (je nachdem, wieviel Zeit Sie täglich in die Analyse investieren wollen oder können) die Zeitstrukturen in Ihrem Verantwortungsbereich. Egal, ob für Produktion und Fertigung, Verwaltung, Baustelle, Schiffbau oder Pflege und Gesundheit, um nur einige Branchen zu nennen. Während der Analyse kommen Sie zwangsläufig mit den Shopfloor-Mitarbeitern ins Gespräch. Also mit den Spezialisten vor Ort. Ihre Aufgabe ist einfach: Beobachten, eine Strichliste führen und sich Notizen zu den Gesprächen mit den Mitarbeitern machen.

So werden Sie in kürzester Zeit der Spezialist für die Abläufe. Durch die täglichen Rundgänge erkennen Sie bald selbst schon, wo Optimierungsbedarf besteht. Das Template für die 360°-Prozessanalyse ist soweit vorbereitet, dass Sie nur wenige Anpassungen machen müssen. Sie erhalten sogar eine vorbereitete Kick-Off-Präsentation. Sie können also sofort starten.

Im Ergebnis halten Sie am Ende der Analysezeit statistisch abgesicherte Zeitanteile in der Hand. Sie wissen, wieviel Prozent der Schichtzeit die Maschinen tatsächlich laufen, sie kennen die Wartezeiten, die Störzeiten, die Zeitanteile für das Rüsten und die Materialversorgung. Sie erkennen damit also die Zeittreiber und finden so den Hebel, wie Sie am schnellsten die größten Optimierungseffekte erzielen können.

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Zahlen, Daten, Fakten – Rechnen Sie die Zeit in Geld um

Time is Money – Sie können mit den Stundensätzen aus der Kostenrechnung jeden Zeitanteil in Geld umrechnen. Damit haben Sie wasserdichtes Argumentationsmaterial in der Hand. Zahlen, Daten und Fakten statt Bauchgefühl (Wobei – nichts gegen das Bauchgefühl. Das kann sehr wertvoll und hilfreich sein.)

Erfahrungsgemäß ist das Erschließen der ersten großen Potentiale meist nicht mit großen Investitionen verbunden, sondern durch eine Verbesserung der Abläufe oder auch der Anordnung und Ausstattung der Arbeitsplätze sehr schnell möglich. In der Regel setzen Sie damit eine Eigendynamik in der Prozessoptimierung in Gang, wenn die Mitarbeiter sehen, dass ihre Vorschläge umgesetzt werden.

Mehr Informationen in meiner kostenlosen Webinar-Reihe Effizienz-Starter-Tools

Die 360°-Prozessanalyse gehört zu den von mir so genannten Effizienz-Starter-Tools. In einer Webinar-Reihe gehe ich auf diese Tools im Einzelnen ein und zeige Ihnen, wie sie wirksam eingesetzt werden. In dem ersten Webinar erhalten Sie einen Überblick, in den anderen 4 Webinaren stelle ich Ihnen die Tools detailliert vor. Falls Sie sich für diese – übrigens kostenlose – Webinar-Reihe interessieren, gehen Sie bitte auf die Website der Effizienz-Starter-Tools.

Meine Meinung: Die Ermittlung von Zeitanteilen ist ein erster wichtiger Schritt, da Sie damit die Black Box der tatsächlichen Abläufe und Prozessschritte öffnen.

Starten Sie jetzt gleich und melden Sie sich für die Webinarreihe an.

 

 

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Über die Autorin:

Heide Fischer hilft Unternehmern, die Ursachen für Probleme in der Produktion aufzudecken und dauerhaft zu beseitigen. Dafür stellt sie erprobte und praxisgerechte Tools zur Verfügung und unterstützt ihre Kunden mit Beratungs- und Coachingangeboten. Sie ist Wirtschaftsingenieurin, REFA-Industrial Engineer und REFA-Betriebswirtin für Controlling, REFA-Lehrerin für Kostenwesen und langjähre Unternehmensberaterin mit Spezialisierung auf Zeitwirtschaft und Prozessoptimierung. In 17 Jahren Unternehmensberatung hat sie in über 50 Unternehmen der verschiedensten Branchen Potentiale von mehr als 3,8 Millionen Euro erschlossen.

Standardisierte Symbole zur Beschreibung von Prozessen

Wenn Sie damit beginnen, Prozesse zu beschreiben, dann stellt sich die Frage nach dem „Wie“. Häufig beobachte ich, dass Prozesse in Form von Fließtexten beschrieben werden. Dies ist allerdings sehr aufwändig in der Erstellung und nicht leicht zu lesen, da der Mitarbeiter nicht auf einem Blick erkennen kann, wie die einzelnen Schritte ablaufen sollen.

Daher gibt es standardisierte Symbole, die man für die Beschreibung von Arbeitsabläufen benutzen kann. Dies ist wesentlich übersichtlicher. Es haben sich verschiedene Standards herausgebildet. Einen davon möchte ich Ihnen heute kurz vorstellen.

Business Process Model and Notation (BPMN)

BPMN-Poster

Die „Business Process Model and Notation“ (BPMN, deutsch Geschäftsprozessmodell und -notation) ist eine grafische Spezifikationssprache im Prozessmanagement. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Arbeitsabläufe modelliert und dokumentiert werden können. Es gibt verschiedene Symbole für Aktivitäten, Ereignisse, Daten, Verbindungen zwischen den Elementen und Verzweigungen.

Der Schwerpunkt der BPMN liegt auf der Notation, d. h. auf der grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen.

BPMN ist verwandt mit den Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK).

Wie schon erwähnt, gibt es verschiedene Möglichkeiten und Methoden, Prozesse zu dokumentieren. In meinem Basiskurs Prozessmanagement stelle ich Ihnen 23 verschiedene Methoden vor und erläutere die jeweiligen Vor- und Nachteile. Möchten Sie mehr über BPMN und EPK erfahren? Dann klicken Sie hier:

Button Informationen zum Kurs

Das Poster können Sie sich als PDF-Datei herunterladen, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Leider lässt sich das Poster nicht mehr in ausgedruckter Form bestellen.

Warum Prozesse kontinuierlich verbessert werden müssen

Häufig erzählen mir meine Trainingsteilnehmer, dass sich im Unternehmen ständig etwas ändert. Prozesse werden verändert, Abteilungen zusammengelegt oder ausgelagert, Aufgaben zwischen Abteilungen hin- und hergeschoben, neue Softwareprogramme eingeführt oder die bestehenden geändert.

Viele Mitarbeiter sehnen sich aber danach, dass die Dinge so bleiben, wie sie sind.

Warum? Weil sie immer wieder etwas Neues lernen müssen und es einige Zeit dauern wird, bis sie sich an das neue Verfahren gewöhnt haben und alles wieder Routine geworden ist.

„Wenn du dir Feinde machen willst, versuche etwas zu verändern.“

Das sagte schon Thomas Woodrow Wilson (1856 – 1924), US-amerikanischer Historiker und 28. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Dann wird es Sie sicherlich interessieren, warum ich der Meinung bin, dass Prozesse ständig verbessert werden müssen.

Zu jedem Ergebnis gehört ein Prozess

Sie messen wahrscheinlich den Geschäftserfolg Ihres Betriebes bereits mit einigen Kennzahlen. Die wichtigste Kennzahl ist sicherlich der Gewinn. Aber es gibt auch noch weitere, wie z.B. der Deckungsbeitrag, die Personalkostenquote, aber auch weichere Kennzahlen, wie z.B. die Kundenzufriedenheit.

Diesen Geschäftserfolg erreichen Sie mit Hilfe von verschiedenen Prozessen. Wenn Ihre Prozesse effizient ablaufen, Sie Ihren Betrieb auf den Kunden ausgerichtet haben und Sie qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen erstellen, dann wird wahrscheinlich Ihr Gewinn hoch sein. Wenn aber Ihre Prozesse noch nicht optimal sind, dann fällt ihr Gewinn geringer aus, als er sein könnte.

 

Weniger Gewinn trotz gleichbleibender Prozesse

Nun denken Sie sich vielleicht, dass Sie einmalig Ihre Prozesse optimieren müssen und dann werden Sie dauerhaft erfolgreich sein.

Aber dabei ist Ihnen ein fataler Denkfehler unterlaufen.

Wenn ein Prozess gleich gut bleibt, wird trotzdem nach einem Jahr damit weniger Geld verdient.

Warum? Die Gründe liegen auf der Hand:

  • Die Lohnkosten steigen durch Gehaltserhöhungen.
  • Die Materialkosten steigen durch die Inflation.

Sie sollten also Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern, um die ständig steigenden Kosten auszugleichen.

Kontinuierliche Prozessverbesserung führt zu dauerhaften Erfolg

Auch für kleine und mittelständische Unternehmen ist die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse ein wichtiges Thema. Der Ausspruch von Voltaire (Zitat): „Der Bessere ist der Feind des Guten.“ gilt für jedes Unternehmen und abhängig von seiner Größe und der Branche. Denn nur, wenn Sie besser sind, als Ihr Mitbewerber, werden Sie weiterhin Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen gewinnbringend verkaufen können.

Sie wollen Ihre eigenen Kompetenzen zum Thema Prozessmanagement stärken? Dann empfehle ich Ihnen meinen Basiskurs Prozessmanagement. In diesem Video-Kurs erkläre ich Ihnen kurz und prägnant die wichtigsten Methoden für eine systematische Vorgehensweise. Der Kurs wendet sich speziell an Führungskräfte und Sachbearbeiter in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

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Für mehr Informationen zum Basiskurs Prozessmanagement bitte auf den folgenden Button klicken:

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