Diese Fragen werden mir immer wieder zum Prozessmanagement gestellt. Gerne antworte ich darauf:

Ich frage 3 Kollegen zu einem bestimmten Prozess und bekomme 5 Antworten. Wenn ich ein paar Tage später nochmal etwas nachfrage, wird mir wieder etwas anderes erzählt. Wie soll ich so einen Prozess dokumentieren können?

Das ist tatsächlich die große Herausforderung bei der Prozessaufnahme und -dokumentation.  Es bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter nicht wissen, was sie tun. Viel mehr ist es so, dass den Mitarbeitern nicht sofort alle Schritte einfallen. Außerdem kann es gut sein, dass jeder eine Aufgabe etwas anders durchführt. So kommt es zu den Unterschieden.

Mein Tipp: Bringen Sie alle 3 Kollegen zusammen und dokumentieren den Prozess mit Hilfe von Haftnotizzetteln an einer Metaplanwand. So können die Unterschiedlichen Vorgehensweisen direkt diskutiert werden. Eine andere Möglichkeit wäre, sich die einzelnen Arbeitsschritte direkt am Arbeitsplatz zeigen zu lassen und genau zu beobachten.

Warum soll ich zu einem Arbeitsschritt auch aufschreiben, wer das tut und welche Dateien, Softwareprogramme und andere Sachmittel dafür benutzt werden?

Wenn Sie diese zahlreichen Elemente eines Prozesse auch dokumentieren, arbeiten Sie mit einem sehr hohen Detaillierungsgrad. Oft werden Prozesse gar nicht so detailliert beschrieben. Aber das hat Nachteile: Wenn z.B. ein Mitarbeiter Daten in Excel erfasst, diese ausdruckt, um sie an einen Kollegen weiterzugeben, der dann wiederum Teile davon manuell in Excel erfasst ist dies ein gelinde gesagt nicht ganz optimaler Prozess. Diese Verbesserungspotenziale finden Sie allerdings nur heraus, wenn Sie sich einen Prozess so detailliert anschauen. Auf einer höheren Ebene sehen Sie diese Punkte nicht und denken, der Prozess läuft optimal. 

Wie viele Prozesse sollte ich dokumentieren?

Die einfache Antwort darauf lautet: Alle. Dafür werden Sie aber wahrscheinlich einige Jahre benötigen.

Mein Tipp: Beginnen Sie mit den Kernprozessen. Denn hier wird das Geld verdient. Optimierungsmaßnahmen bringen hier die größten Effekte.

Wie halte ich die Prozessdokumentation immer aktuell?

Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, dass dies in 100% der Prozesse gelingt. Es würde wahrscheinlich bereits helfen, wenn Sie bei jeder Änderung (z.B. Einführung einer neuen Software, Änderungen in der Aufbauorganisation, Umstrukturierungsmaßnahmen) daran denken, auch die Prozesse anzupassen.

Sie wollen durchstarten und Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht nur aufschreiben, sondern auch optimieren? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“.  Hier stelle ich Ihnen ausführlich alle Methoden vor.

Außerdem zeige ich Ihnen eine kostenlose Software, mit der Sie ereignisgesteuerte Prozessketten professionell dokumentieren können.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.