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Woran Sie denken sollten, wenn Ihr Chef in den Urlaub fährt

Urlaub am Strand

Sommer, Sonne, Urlaub. – Auch Ihr Chef hat verdient, sich zu entspannen.

Damit es für alle Beteiligten, also sowohl für Ihren Chef, als auch für seinen Vertreter eine erholsame Zeit wird, sollten Sie einige Dinge vorher klären.

Dazu gehört z.B.:

  • Muss der Chef noch vor seinem Urlaub wichtige Entscheidungen treffen?
  • Stehen während der Abwesenheit des Chefs größere Zahlungen an? – Wer hat die Kontovollmacht dafür?
  • Gibt es Entscheidungssituationen, in denen Ihr Chef in jedem Fall vorher kontaktiert werden möchte? Hat er diese genau definiert?

Eine Checkliste können Sie herunterladen, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Einen kurzen Überblick darüber erhalten Sie in diesem Video:

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Urlaubsplan für 2014

Urlaub am Strand

In vielen Unternehmen wird in diesen Tagen der Urlaubsplan für das nächste Jahr erstellt. Dabei müssen verschiedene Interessen berücksichtigt werden. Die Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern können nur in den Ferien Urlaub nehmen, Resturlaube sind bis zu einem bestimmten Datum zu nehmen und die Abteilungsleiter wollen gewährleisten, dass die Teams und Verantwortungsbereiche so besetzt sind, dass die wichtigsten Aufgaben durchgängig erledigt werden können. Dabei soll es auch möglichst gerecht zugehen, d.h. Mitarbeiter, die im Vorjahr zwischen Weihnachten und Neujahr gearbeitet haben, sollen das folgende Jahr frei nehmen dürfen. Dies führt manchmal zu Interessenkonflikten zwischen den Kollegen, die dann nur noch von der Abteilungsleitung aufgelöst werden können.

Mein Tipp für Sie: legen Sie die Urlaubsplanung in die Verantwortung der Mitarbeiter.

Die Mitarbeiter, die sich gegenseitig vertreten (falls es noch keinen Vertretungsplan gibt, sollten Sie unbedingt einen erstellen), sollten sich also zusammensetzen und die Terminwünsche abstimmen. Treten dabei bereits erste Terminkonflikte auf, sollten die Mitarbeiter diese erstmal untereinander klären und Kompromisse aushandeln. Die Urlaubsplanung wird danach auf Abteilungsebene zusammengeführt. Der Abteilungsleiter prüft die Planung aus Sicht der Unternehmens- und Abteilungsinteressen. Werden dabei Probleme deutlich, sollte der Abteilungsleiter entweder mit dem jeweiligen Team oder in der Abteilungsrunde diese lösen.

Vertretungsregelung

Urlaub am Strand

Urlaubszeit ist Vertretungszeit.

Gibt es bei Ihnen eine entsprechende Vertretungsregelung? Diese sollte natürlich nicht nur bei Urlaub und Krankheit, sondern generell gelten. Ich empfehle Ihnen eine entsprechende Übersicht z.B. in Excel zu erstellen, damit jeder Kollege einfach erkennen kann, wer bei Abwesenheit des Hauptverantwortlichen für ein Thema zuständig ist.

  • In die 1. Spalte tragen Sie die Themengebiete ein.
  • In die 2. Spalte den Hauptverantwortlichen.
  • In die 3. Spalte den 1. Vertreter.
  • In die 4. Spalte den 2. Vertreter.
  • Ggf. tragen Sie in eine 5. Spalte Anmerkungen ein.

Denken Sie bitte daran, alle Themen- und Aufgabengebiete zu erfassen (also z.B. auch, wer den Geschirrspüler leert, wenn die Sekretärin Urlaub hat).

Ein Muster für die Übersicht zur Vertretungsregelung können Sie sich hier downloaden: Vertretungsregelung

 

Checklisten für die Urlaubs- und Krankheitsvertretung

krank im Bett

In meinen Trainigs höre ich von den Teilnehmern oft, dass man vor dem Urlaub eine Übergabe der Aufgaben macht. Dabei werden die aktuellen Dinge durchgesprochen und geklärt, was der Vertreter in der Abwesenheit weiterverfolgen soll und was auch liegen bleiben kann.

Aber wie sieht es im Krankheitsfall aus?

Dann muss der Vertreter kurzfristig einspringen und nachvollziehen können, was gerade aktuell vom Kollegen bearbeitet wurde. Dies ist häufig sehr zeitaufwändig und ärgerlich.

Aber auch im Urlaub kann es passieren, dass plötzlich eine Aufgabe übernommen werden muss, die vorher nicht übergeben wurde. Daher empfehle ich Ihnen, sich die Mühe zu machen, Checklisten zu Ihren Aufgaben zu erstellen. Dabei geht es zum Einen um die täglichen Routinetätigkeiten, zum Anderen aber auch um wöchentliche, monatliche und jährliche Aufgaben. Und das Gute daran: die Checklisten helfen nicht nur dem Vertreter, sich schneller einzuarbeiten, sondern dienen Ihnen selbst auch als Gedankenstütze.

Wenn der Chef aus dem Urlaub zurück ist

Netzwerk

Wenn der Chef im Urlaub ist, können die Mitarbeiter viele Dinge selbst regeln. Aber es bleiben doch einige Dinge offen, bei denen man Rücksprache halten will. Am Besten gleich, wenn der Chef wieder aus dem Urlaub zurück ist. – So denken sicherlich alle Kollegen und jeder will der Erste sein.

Damit der Chef einen Überblick bekommt, welcher Mitarbeiter ihn zu welchem Thema sprechen will und somit Prioritäten setzen kann, empfehle ich Ihnen ein Formular in Papierform auszulegen bzw. als Datei auf dem Laufwerk zu speichern und elektronisch zu führen.

Folgende Spalten sollten Sie anlegen:

  • Datum (des Eintrags)
  • Thema/Projekt
  • Was zu klären ist
  • Mitarbeiter

Am ersten Arbeitstag des Chef sollte wie folgt vorgegangen werden:

  • Die Sekretärin, Assistentin oder der Vertreter legt die Liste vor.
  • Der Chef sollte festlegen, in welcher Reihenfolge er mit den Mitarbeitern sprechen will und dies dem Mitarbeitern auch mitteilen, sodass die sich darauf vorbereiten können.

Urlaubsvertretung vorbereiten

Urlaub am Strand

Die Sommerferien stehen vor der Tür. Vielleicht auch Ihr Sommerurlaub? Oft wird es in den letzten Tagen vor dem Urlaubsbeginn etwas stressig: Sie wollen noch die letzten Aufgaben erledigen und alles auf dem Weg bringen, sodass Sie mit einem guten Gewissen wegfahren können. Beginnen Sie ruhig ein paar Tage früher.

  • Schalten Sie Ihren Vertreter für Ihren elektronischen Posteingang frei (so muss der Absender einer E-Mail diese nicht mehrmals versenden).
  • Leeren Sie Ihren Posteingang, sodass Ihr Vertreter einfacher erkennen kann, welches die neu eingegangenen Mails sind.
  • Erklären Sie Ihrem Vertreter, wie Sie die Unterordner in Ihrem Posteingang organisiert haben.
  • Legen Sie gemeinsam fest, welche Mails in Ihrer Abwesenheit bearbeitet werden sollen und welche liegen bleiben können, bis Sie wieder zurück sind.
  • Erläutern Sie Ihre Papierablage (Ordner, Hängemappen, Körbe etc.).
  • Schauen Sie auch gemeinsam auf die Dateiablage, sodass Ihr Vertreter im Bedarfsfall schnell Informationen finden kann.
  • Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Themen und machen Sie Notizen, wie der Stand der Dinge dazu aktuell ist und was Ihr Vertreter in Ihrer Abwesenheit dazu erwarten kann.
  • Aktivieren Sie am letzten Tag den Abwesenheitsassistenten und schalten Ihr Telefon auf den Vertreter um.
  • Blocken Sie den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub in Ihrem Kalender und vereinbaren Sie mit Ihrem Vertreter, wann Sie sich an diesem Tag für die Übergabe zusammen setzen.

Letzter Tipp: erholen Sie sich gut im Urlaub 🙂