Die Sommerferien stehen vor der Tür. Vielleicht auch Ihr Sommerurlaub? Oft wird es in den letzten Tagen vor dem Urlaubsbeginn etwas stressig: Sie wollen noch die letzten Aufgaben erledigen und alles auf dem Weg bringen, sodass Sie mit einem guten Gewissen wegfahren können. Beginnen Sie ruhig ein paar Tage früher.
- Schalten Sie Ihren Vertreter für Ihren elektronischen Posteingang frei (so muss der Absender einer E-Mail diese nicht mehrmals versenden).
- Leeren Sie Ihren Posteingang, sodass Ihr Vertreter einfacher erkennen kann, welches die neu eingegangenen Mails sind.
- Erklären Sie Ihrem Vertreter, wie Sie die Unterordner in Ihrem Posteingang organisiert haben.
- Legen Sie gemeinsam fest, welche Mails in Ihrer Abwesenheit bearbeitet werden sollen und welche liegen bleiben können, bis Sie wieder zurück sind.
- Erläutern Sie Ihre Papierablage (Ordner, Hängemappen, Körbe etc.).
- Schauen Sie auch gemeinsam auf die Dateiablage, sodass Ihr Vertreter im Bedarfsfall schnell Informationen finden kann.
- Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Themen und machen Sie Notizen, wie der Stand der Dinge dazu aktuell ist und was Ihr Vertreter in Ihrer Abwesenheit dazu erwarten kann.
- Aktivieren Sie am letzten Tag den Abwesenheitsassistenten und schalten Ihr Telefon auf den Vertreter um.
- Blocken Sie den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub in Ihrem Kalender und vereinbaren Sie mit Ihrem Vertreter, wann Sie sich an diesem Tag für die Übergabe zusammen setzen.
Letzter Tipp: erholen Sie sich gut im Urlaub 🙂
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
