In meinen Trainigs höre ich von den Teilnehmern oft, dass man vor dem Urlaub eine Übergabe der Aufgaben macht. Dabei werden die aktuellen Dinge durchgesprochen und geklärt, was der Vertreter in der Abwesenheit weiterverfolgen soll und was auch liegen bleiben kann.
Aber wie sieht es im Krankheitsfall aus?
Dann muss der Vertreter kurzfristig einspringen und nachvollziehen können, was gerade aktuell vom Kollegen bearbeitet wurde. Dies ist häufig sehr zeitaufwändig und ärgerlich.
Aber auch im Urlaub kann es passieren, dass plötzlich eine Aufgabe übernommen werden muss, die vorher nicht übergeben wurde. Daher empfehle ich Ihnen, sich die Mühe zu machen, Checklisten zu Ihren Aufgaben zu erstellen. Dabei geht es zum Einen um die täglichen Routinetätigkeiten, zum Anderen aber auch um wöchentliche, monatliche und jährliche Aufgaben. Und das Gute daran: die Checklisten helfen nicht nur dem Vertreter, sich schneller einzuarbeiten, sondern dienen Ihnen selbst auch als Gedankenstütze.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
