Zeitverschwendung ist ärgerlich. Man verliert Zeit, die man gut für andere Aufgaben nutzen könnte.
Wie Sie Ihre Zeitfallen aufdecken
Erstellen Sie ein Zeitprotokoll, das Sie eine Woche lang führen. Dafür können Sie sich eine Excel-Datei anlegen oder ein entsprechendes Formular ausdrucken und in Papierform führen. Notieren Sie dort wann eine Tätigkeit begonnen und geendet hat und errechnen Sie die Dauer. So ein Zeitprotokoll könnte wie folgt aussehen:
Analysieren Sie Ihr Zeitprotokoll:
- Welche Tätigkeit hat sehr lange gedauert?
- Bei welcher Tätigkeit stand der Aufwand in einem schlechten Verhältnis zum Ergebnis?
- Welche Tätigkeiten hätten Sie delegieren können?
- An welcher Aufgabe haben Sie immer wieder weitergearbeitet, weil Sie zwischendurch ständig unterbrochen wurden?
- Auf welche Tätigkeit hätten Sie auch verzichten können?
Maßnahmen entwickeln
Überlegen Sie sich, welche Maßnahmen Sie ergreifen könnten, um Zeitfallen zukünftig zu vermeiden. Gehen Sie dann die einzelnen Maßnahmen nach und nach an.
Dieses Zeitprotokoll sollten Sie regelmäßig wiederholen, sodass Sie auch überprüfen können, was sich durch Ihre Maßnahmen geändert hat.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
