Täglich etwas besser werden

gemeinsam zum Ziel

Mein Eindruck aus vielen Gesprächen mit Mitarbeitern verschiedener Unternehmen, Branchen und Hierarchien ist, dass immer wieder gemeckert wird, was alles schlecht läuft, aber im Grunde die Mitarbeiter es doch ganz gut finden, wenn sich nicht ständig etwas ändert. Beständigkeit und Routine gibt Sicherheit. Veränderungen verunsichern dagegen. Wenn die Verunsicherung sogar in Angst übergeht (z.B. Angst den Arbeitsplatz zu verlieren), dann kann das sehr lähmend wirken.

Kennen Sie auch den Spruch: „Wer sich nicht ändert, wird verändert.“?

Ein Unternehmen muss sich immer wieder den Marktgegebenheiten anpassen. Es müssen immer wieder neue Produkte entwickelt, neue Märkte und Kunden erschlossen, Trends beobachtet und der Wettbewerb analysiert werden. Wenn dies nicht passiert, dann verliert man immer mehr Kunden, verkauft immer weniger Produkte und muss immer wieder Mitarbeiter entlassen.

Für Sie selbst, aber auch für Ihr Unternehmen ist daher sehr wichtig, dass Sie immer besser werden – und zwar täglich! Dies ist auch unter dem Begriff „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) bekannt. Dahinter steckt eine detaillierte Vorgehensweise, die ich hier nicht näher erklären möchte. Es geht mir auch nicht darum, dass Sie aufwändige Projekte initiieren sollen (das können Sie aber natürlich trotzdem gerne tun) und Workshops zu diesem Thema einrichten (was aber trotzdem sinnvoll wäre). Ich möchte Ihnen heute einen Denkanstoß geben, um Sie dazu zumotivieren, in kleinen Schritten täglich etwas besser zu werden.

Stellen Sie sich doch einfach am Beginn des Arbeitstages folgende Frage:

Was machen Sie, um heute besser zu sein als gestern und was unternehmen Sie morgen, um dann besser zu sein, als heute?

 


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Muss der Chef immer in "Cc" stehen?

Mail

Heute wende ich mich an Führungskräfte. Wie hoch ist bei Ihnen der Anteil an Cc-Mails? Sicherlich sehr hoch. Aber muss das auch immer so sein?

Häufig erlebe ich in Firmen, dass es zur Unternehmenskultur gehört, sich ständig abzusichern. Einerseits setzten die Mitarbeiter ihren Chef in „Cc“, damit der über alles informiert ist. Andererseits wollen die Chefs auch immer über alles genau informiert werden.

Aber wann lesen Sie das alles?

Und ist es immer notwendig als Chef, über alles informiert zu werden?

Ich denke: Nein!

Schließlich haben Sie doch gute und erfahrene Mitarbeiter in Ihrem Team. Wenn Sie den Mitarbeitern mehr Vertrauen schenken und Ihnen zutrauen, dass Sie Probleme auch alleine lösen können, dann erfahren diese eine höhere Wertschätzung. Informiert werden sollten Sie nur, wenn die nächste Eskalationsstufe greift. Dann wäre es aber besser, den gesamten Vorgang in einem persönlichen Gespräch zu klären und gemeinsam nach Lösungsmöglichkeiten zu suchen.

Wer kommt alles in Cc?

Netzwerk

Da ich auf meinen letzten Beitrag einige Reaktionen bekommen habe, schreibe ich heute nochmal zum Thema Cc-Mails.

Ich beobachte immer wieder, dass bei E-Mails sowohl im „An“- als auch im „Cc“-Feld eine Vielzahl an Kollegen und Vorgesetzte stehen. Aber ist das wirklich notwendig? Warum werden so viele Personen mit einer Mail informiert? Will man sich absichern? Ist die Information wirklich für jeden interessant?

Ich denke, je mehr Cc-Mails jemand erhält, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er sie gar nicht oder erst nach Wochen liest. Daher erreicht der Absender letztendlich nicht das, was er ursprünglich beabsichtigt hat – eine zeitnahe Information über einen Vorgang.

Daher meine Tipps für Sie:

  • reduzieren Sie Anzahl der Personen, denen Sie eine E-Mail schicken auf das Notwendigste
  • überlegen Sie, ob Sie einen Sachverhalt vielleicht besser in der nächsten Besprechung oder am Telefon mit den Kollegen klären können
  • lassen Sie sich selbst von unnötigen Verteilern streichen
  • reagieren Sie nicht sofort auf E-Mails, bei denen Sie nur in Cc stehen (siehe vorherigen Artikel)

Umgang mit Cc-Mails

Maus als @

Bekommen Sie auch täglich zahlreiche E-Mails, bei denen Sie in Kopie bzw. „Cc“ stehen? Werden diese Mails von Ihnen genauso behandelt, wie die Mails, bei denen Sie im „An“-Feld stehen? Dann verschwenden Sie vermutlich viel Zeit.

Der Absender wollte Sie nur über einen Vorgang in Kenntnis setzen und hat Ihnen daher die Mail nur in Kopie zugeschickt. D.h. Sie müssen nicht aktiv werden, sondern brauchen die Mail nur zu lesen. Der Absender sollte dabei nicht erwarten, dass Sie das sofort tun.

Mein Tipp für Sie: richten Sie für Mails, die Sie in Kopie erhalten, eine Regel ein, mit der die Mails automatisch in einen Unterordner „Cc-Mails“ verschoben werden. Reservieren Sie sich dann im Kalender Zeit, um diese Mails z.B. um 16:00 zu lesen. Denn bei Cc-Mails reicht es in der Regel aus, diese einmal am Tag zu sichten. Ordnen Sie dann die Mails thematisch in entsprechende Unterordner zu, löschen Sie sie oder falls notwendig, beantworten Sie sie.

Aufschieberitis: was Sie dagegen tun können

Aktenstapel getragen

Im letzten Artikel habe ich über die Ursachen von Aufschieberitis geschrieben. Heute möchte ich Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie zukünftig die wichtigen Aufgaben rechtzeitig angehen können.

  • setzen Sie sich realistische Ziele
  • unterteilen Sie große/umfangreiche Aufgaben in kleinere Teilschritte
  • überlisten Sie sich, indem Sie bewußt eine frühe Deadline setzen
  • planen Sie Ihre Aufgaben konkret ein, d.h. legen Sie genau fest, an welchem Tag Sie sie erledigen wollen
  • halten Sie sich an Ihre Aufgabenplanung
  • belohnen Sie sich, wenn Sie einen Teilschritt erreicht haben

Aufschieberitis

Frau am Schreibtisch verzweifelt

Kennen Sie das auch? Statt an einem wichtigen Projekt weiterzuarbeiten, beantworten Sie lieber erstmal unwichtige Mails. Statt eine umfangreiche Auftragsbestätigung zu schreiben, machen Sie erstmal Ihre Ablage.

Aufschieber sind nicht einfach faul, vielmehr haben Sie Mühe, die Prioritäten richtig zu setzen. Es werden erstmal unwichtigere Dinge erledigt, statt die wichtigen Aufgaben anzufangen. Denn das verschafft ein schnelles Erfolgserlebnis.

Aufschieberitis hat verschiedene Ursachen. Eine davon ist Perfektionismus. Betroffene verschieben die Aufgaben immer wieder, aus Angst, den hohen Ansprüchen nicht genügen zu können.

Ein anderer Grund fürs Aufschieben ist die Aufgabe selbst, die keinen Spaß macht, oder die Annahme, nur unter Druck wirklich gute Arbeit abliefern zu können. Dabei ist das meistens eine Art Selbstbetrug: wenn das Resultat nicht gut genug ist, dann hat man die Ausrede, zu spät angefangen zu haben.

Was Sie gegen Aufschieberitis tun können, erfahren Sie im nächsten Artikel.

Planen mit der ALPEN-Methode

ALPEN

Heute möchte ich Ihnen die ALPEN-Methode vorstellen, mit der Sie Ihren Tagesplan erstellen können. Die einzelnen Buchstaben stehen für die jeweiligen Vorgehensweisen, die notwendig sind:

A – Aufgaben auflisten (alle Aufgaben des Tages, erstmal unsortiert, auflisten)

L – Länge der Aufgaben einschätzen (wieviel Zeit werden Sie voraussichtlich für die Erledigung der Aufgabe benötigen?)

P – Pufferzeiten einplanen (Tipp: verplanen Sie nur 60% Ihres Tages, sodass noch genug Zeit für Unvorhergesehenes bleibt)

E – Entscheiden, was wichtig ist (Prioritäten setzen, ggf. Aufgaben delegieren)

N – Nachprüfen, welche Aufgaben erledigt sind (abhaken und offene Aufgaben für die nächsten Tage übertragen)

Mit dieser Methode können Sie natürlich auch Ihre Woche planen oder sie für Ihr Projektmanagement nutzen.