Dies ist der 2. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“. Jetzt geht es um die Priorisierung von Mails, Aufgaben, Terminen und Anrufen.

Im 1. Teil dieser Serie habe ich Ihnen als Sekretärin bzw. Assistentin empfohlen, mit Ihrem Chef zu klären, wie Sie ihn unterstützen können. Was ist Ihre Aufgabe, wofür haben Sie die Verantwortung und was ist Ihre Rolle.

Hier geht’s zum 1. Teil: Wie führe ich meinen Chef?

Aber kennen Sie auch die Prioritäten?

Nur wenn Sie wissen, was im Moment wie wichtig ist, werden Sie die richtigen Entscheidungen treffen können.

Dann wird es Ihnen leicht fallen zu erkennen, welcher Termin verschoben werden darf und welcher nicht.

Sie wissen auch, welchen Anrufer Sie auf alle Fälle sofort durchstellen sollen und wen Sie besser abwimmeln.

Sie sind nur dann auch in der Lage, den E-Mail-Posteingang des Chefs durchzuarbeiten, Mails selbständig an die richtige Person weiterzuleiten, andere zu löschen und die wirklich wichtigen Mails zu markieren, damit Ihr Chef weiß, dass er sie noch lesen und beantworten muss.

Wenn ich Sekretärinnen danach frage, woher sie wissen, was wichtig ist, dann höre ich oft: „Das weiß ich. Ich bekomme ja mit, was so läuft.“

Aber liegen Sie damit immer richtig? Gibt es nicht doch auch hier und da Unsicherheiten?

Die Lösung: Sprechen Sie miteinander.

Sie denken jetzt vielleicht: „Das tun wir doch den ganzen Tag.“

Aber das meine ich nicht. Ich empfehle Ihnen mit Ihrem Chef ein tägliches Briefing durchzuführen. Idealerweise findet das Gespräch gleich morgens statt. Sie können sich dann gemeinsam darüber austauschen, was heute anliegt. Ihr Chef berichtet Ihnen vielleicht noch von einer späten Besprechung, Sie können ihn an wichtige Termine erinnern und  Sie erfahren dadurch auch die aktuellen Prioritäten (denn die ändern sich ja ständig – oder?).

Sie sollten dieses Gespräch persönlich führen (also nicht per Mail). In Ausnahmefällen können Sie auch telefonieren (z.B. wenn der Chef bereits mit dem Auto zu einem Termin fährt). Einfacher ist es aber, wenn Sie gemeinsam in seinen Terminkalender sehen und auch spezielle Mails zusammen durchgehen können.

Wahrscheinlich benötigen sie nur 10-15 Minuten. Aber diese exklusive Zeit, stellt auch eine Wertschätzung Ihrer Rolle dar. Oder anders gesagt: Sie als Sekretärin bzw. Assistentin sind es Wert, dass sich Ihr Chef diese Zeit für Sie nimmt. Machen Sie das ruhig deutlich.

Ein guter Nebeneffekt: Sie bekommen die aktuelle Stimmungslage mit und können besser einschätzen, ob ihr Chef heute mehr Ruhe benötigt oder sogar bestimmte Kollegen besser nicht mit ihm telefonieren…

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.