Wie delegierte Aufgaben termingerecht erledigt werden

Im 6. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ zeige ich Ihnen, wie Sie als Sekretärin bzw. Assistentin dabei unterstützen können, dass delegierte Aufgaben termingerecht erledigt werden.


Wie können Sie den Überblick über delegierte Aufgaben behalten?

Als Führungskraft ist Ihr Chef an verschiedenen Projekten und wichtigen Themen beteiligt. Aber er erledigt nicht alle Aufgaben selbst. Natürlich delegiert er Aufgaben an seine Mitarbeiter.

Jeden Tag. Bei jeder Besprechung.

Aber wie kann er dabei noch den Überblick behalten? Und wie können Sie ihn dabei unterstützen?

Vielleicht hat Ihr Chef nach einiger Zeit auch das eine oder andere Arbeitspaket vergessen. Er dachte sicherlich, wenn er es delegiert hat, dann wird es auch termingerecht erledigt. Umso frustrierender ist es für ihn, in Meetings zu erfahren, dass einige Dinge doch nicht wie erwartet geregelt wurden. Es zu Terminverschiebungen kommt.

Was können Sie tun, damit das seltener passiert?

Der erste Schritt

Sie können nur aktiv werden, wenn Sie alle Informationen, also alle Protokolle erhalten. Auch wenn Ihr Chef in einem kurzen Mitarbeitergespräch Aufgaben delegiert hat, müssen Sie in Kenntnis gesetzt werden. Da er vielleicht nicht immer gleich daran denkt, sollten Sie diese Informationen einfordern.

Außerdem benötigt Ihr Chef eine gute Möglichkeit, Aufgaben auch elektronisch zu delegieren. Dafür bieten sich die Aufgaben in Outlook, OneNote oder auch Tools wie z.B. Trello an.


Sie kennen die Aufgabendelegation in Outlook noch nicht? Dann empfehle ich Ihnen mein Outlook-Handbuch, in dem ich dies Schritt-für-Schritt erkläre: Outlook-Handbuch

Die Funktionen von OneNote sind Ihnen nicht vertraut? Dann sehen Sie sich doch einfach meine Erklär-Videos dazu an: OneNote

Von Trello haben Sie noch nichts gehört? Hier gebe ich Ihnen eine Einführung: Trello


Wichtig ist dabei auch, dass nur ein Tool genutzt wird und nicht mehrere Systeme gleichzeitig. Sonst verlieren Sie zu schnell den Überblick.

Was Sie dann im nächsten Schritt tun können, erkläre ich im folgenden Video:

 

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